Självstudie: Från Excel-arbetsbok till proffsig rapport i Power BI Desktop

  • Artikel
  • 8 minuter för att läsa

I den här självstudien lär du dig att skapa en proffsig rapport på bara 20 minuter!

Skärmbild av färdig Power BI-rapport.

Din chef vill ha en rapport över dina senaste försäljningssiffror. Rapporten ska ge svar på följande frågor:

  • Vilken månad och vilket år var vinsten störst?
  • Var är försäljningen störst (efter land)?
  • Vilken produkt och vilket segment bör företaget fortsätta investera i?

Vi kan snabbt skapa den här rapporten med hjälp av vår exempelarbetsbok med ekonomiska data. Så här ser den slutliga rapporten ut. Då sätter vi igång!

I den här självstudien får du lära dig att:

  • Ladda ned exempeldata på två olika sätt
  • Förbereda data med några transformeringar
  • Skapa en rapport med en rubrik, tre visuella objekt och ett utsnitt
  • Publicera rapporten till Power BI-tjänsten så att du kan dela den med dina kollegor

Förutsättningar

Hämta data

Du kan hämta data för den här självstudien på ett av två sätt.

Hämta data i Power BI Desktop

När du öppnar Power BI Desktop väljer du Prova en exempeldatamängd från den tomma arbetsytan.

Skärmbild av Prova en exempeldatamängd på arbetsytan.

Om du har kommit till den här självstudien från Power BI Desktop kan du välja Läs in data.

Skärmbild av två sätt att använda exempeldata > Läs in data.

Ladda ned exemplet

Du kan också ladda ned exempelarbetsboken direkt.

  1. Ladda ned Excel-arbetsboken Financial Sample.
  2. Öppna Power BI Desktop.
  3. Välj Excel i avsnittet Data på fliken Start.
  4. Navigera till den plats där du sparade exempelarbetsboken och välj Öppna.

Förbereda dina data

I navigatören kan du välja att transformera eller läsa in data. Navigatören visar en förhandsgranskning av dina data så att du kan kontrollera att dataområdet stämmer. Numeriska datatyper visas i kursiv stil. Om du behöver göra ändringar kan du transformera dina data innan du läser in dem. För att göra det enklare att förstå visualiseringarna senare ska vi transformera våra data nu. När du transformerar data läggs transformeringen till i listan under Frågeinställningar i Tillämpade steg

  1. Välj tabellen Financials (Ekonomi) och välj sedan Transformera data.

    Skärmbild av navigatören i Power BI med ekonomiska exempeldata.

  2. Välj kolumnen Units Sold (Sålda enheter). På fliken Transformera väljer du Datatyp och sedan Helt tal. Ändra kolumntypen genom att välja Ersätt aktuell.

    Det vanligaste dataförberedelsesteget är att byta datatyp. I vårt exempel uttrycks de sålda enheterna i decimalform. Men det är meningslöst att visa 0,2 eller 0,5 av en såld enhet? Så vi ändrar det till heltal.

    Skärmbild som visar hur du ändrar ett decimaltal till ett heltal.

  3. Välj kolumnen Segment. Vi vill göra segmenten lättare att se i diagrammet senare, så vi formaterar kolumnen Segment. Välj Format på fliken Transformera och välj sedan VERSALER.

    Skärmbild som visar hur du ändrar rubriker från gemener till versaler.

  4. Vi vill också korta ned kolumnnamnet från Month Name (Namn på månad) till bara Month (Månad). Dubbelklicka på kolumnen Month Name (Namn på månad) och ändra till Month (Månad).

    Skärmbild som visar hur du kortar ned kolumnnamnet.

  5. Välj listrutan i kolumnen Product (Produkt) och avmarkera rutan bredvid Montana.

    Eftersom vi vet att produkten Montana togs ur försäljning förra månaden vill vi filtrera bort dessa data från rapporten för att undvika förvirring.

    Skärmbild som visar hur du tar bort Montana-värden.

  6. Du ser att transformeringarna har lagts till i listan under Frågeinställningar i Tillämpade steg.

    Skärmbild som visar listan med tillämpade steg.

  7. Välj Stäng och tillämpa på fliken Start. Snart är allt klart för att skapa rapporten.

    Ser du Sigma-symbolen i fältlistan? Power BI har identifierat dessa fält som numeriska. Och datumfältet visas med en kalendersymbol.

    Skärmbild av fältlistan med numeriska fält och datumfältet.

Extra kredit: Skriva ett uttryck i DAX

Att skriva mått och skapa tabeller i DAX-formelspråket är mycket kraftfullt för datamodellering. Du kan lära dig massor om DAX i Power BI-dokumentationen. För tillfället ska vi skriva ett grundläggande uttryck och koppla två tabeller.

  1. I menyfliksområdet Start väljer du Nytt mått.

    Skärmbild av ikonen Nytt mått i menyfliksområdet Start.

  2. Skriv det här uttrycket för att lägga till alla tal i kolumnen Enheter sålda.

    Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])

  3. Välj bockmarkeringen för att bekräfta.

    Skärmbild av DAX-uttrycket Totalt antal sålda enheter.

  4. Välj nu vyn Data till vänster.

    Skärmbild av ikonen för datavy.

  5. I menyfliksområdet Start väljer du Ny tabell.

    Skärmbild av ikonen för ny tabell.

  6. Skriv det här uttrycket för att generera en kalendertabell med alla datum mellan 1 januari 2013 och 31 december 2014.

    Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),Date(2014,12,31))

  7. Välj bockmarkeringen för att bekräfta.

    Skärmbild av DAX-uttrycket Calendar.

  8. Välj nu Modellvy till vänster.

    Skärmbild av ikonen för modellvyn.

  9. Dra fältet Datum från tabellen financials till fältet Datum i tabellen Calendar för att koppla tabellerna och skapa en relation mellan dem.

    Skärmbild av relationen mellan datumfält.

Bygga upp din rapport

Nu när du har transformerat och läst in dina data är det dags att skapa rapporten. I fältrutan till höger ser du fälten i datamodellen som du skapade.

Nu ska vi skapa den slutliga rapporten, en visualisering i taget.

Skärmbild av alla element i rapporten, efter nummer.

Visuellt objekt 1: Lägg till en rubrik

  1. Välj Textruta på menyfliken Infoga. Skriv ”Executive Summary – Finance Report” (Sammanfattning – ekonomisk rapport).

  2. Markera texten som du precis skrev. Välj teckenstorlek 20 och fetstil.

    Skärmbild av rubrikformatering.

  3. Ändra storlek på rutan så att den får plats på en rad.

Visuellt objekt 2: Vinst efter datum

Nu ska du skapa ett linjediagram för att se vilken månad och vilket år som hade störst vinst.

  1. Dra fältet Profit (Vinst) från fältrutan till ett tomt område på rapportarbetsytan. Som standard visas ett stapeldiagram med en kolumn, Profit (Vinst), i Power BI.

  2. Dra fältet Date (Datum) till samma visuella objekt. Om du skapade en kalendertabell med extra kredit: Skapa en tabell i DAX tidigare i den här artikeln drar du fältet Datum från tabellen Kalender i stället.

    Stapeldiagrammet uppdateras så att vinsten för de två åren visas.

    Skärmbild som visar stapeldiagrammet över vinsten.

  3. I avsnittet Fält i fönstret Visualiseringar väljer du listrutan för axelns värde. Ändra Date (Datum) från Datumhierarki till Datum.

    Skärmbild av hur du ändrar Datumhierarki till Datum.

    Stapeldiagrammet uppdateras så att vinsten för varje månad visas.

    Skärmbild som visar stapeldiagrammet efter månad.

  4. I fönstret Visualiseringar ändrar du visualiseringstypen till Linjediagram.

    Skärmbild som visar hur du ändrar från stapeldiagram till linjediagram.

    Nu kan du enkelt se att vinsten var störst i december 2014.

Visuellt objekt 3: Vinst efter land

Skapa en karta för att se vilket land som hade störst vinst.

  1. Dra fältet Country (Land) från fältrutan till ett tomt område på rapportarbetsytan för att skapa en karta.

  2. Dra fältet Profit (Vinst) till kartan.

    Power BI skapar ett visuellt kartobjekt med bubblor som representerar den relativa vinsten för varje plats.

    Skärmbild av hur du skapar ett diagram med en karta.

    Det ser ut att gå bättre i Europa än i Nordamerika.

Visuellt objekt 4: Försäljning efter produkt och segment

Skapa ett stapeldiagram för att se vilka företag och segment företaget bör investera i.

  1. Dra de två diagrammen som du har skapat och placera dem bredvid varandra i den övre halvan av arbetsytan. Spara lite plats på vänster sida av arbetsytan.

  2. Välj ett tomt område i den nedre halvan av rapportarbetsytan.

  3. Välj fälten Sales (Försäljning), Product (Produkt) och Segment i fältrutan.

    Power BI skapar automatiskt ett grupperat stående stapeldiagram.

  4. Dra diagrammet så att det fyller området under de två diagrammen ovanför.

    Skärmbild av ett grupperat stående stapeldiagram.

    Det verkar som företaget bör fortsätta investera i Paseo-produkten och rikta in sig på segmenten Small Business (Mindre företag) och Government (Myndigheter).

Visuellt objekt 5: Utsnitt för år

Utsnitt är ett bra verktyg för att filtrera fram ett specifikt urval i visualiseringarna på en rapportsida. I det här fallet kan vi skapa två olika utsnitt för att begränsa prestanda för varje månad och år. Ett utsnitt använder datumfältet i den ursprungliga tabellen. Den andra använder datumtabellen som du kanske har skapat för "extra kredit" tidigare i den här självstudien.

Datumutsnitt med den ursprungliga tabellen

  1. I fönstret Fält väljer du fältet Datum i tabellen Financials. Dra den till det tomma området till vänster på arbetsytan.

  2. Välj Utsnitt i fönstret Visualiseringar.

    Power BI automatiskt ett numeriskt intervall utsnitt.

    Skärmbild av utsnittet Datum numeriskt intervall.

  3. Du kan dra ändarna för att filtrera eller välja pilen i det övre högra hörnet och ändra den till en annan typ av utsnitt.

Datumsnitt med DAX-tabellen

  1. I fönstret Fält väljer du fältet Datum i tabellen Kalender. Dra den till det tomma området till vänster på arbetsytan.

  2. Välj Utsnitt i fönstret Visualiseringar.

  3. Välj listrutan i Fält i avsnittet Fält i fönstret Visualiseringar. Ta bort kvartal och dag så att endast år och månad är kvar.

    Skärmbild som visar hur du ändrar datumhierarkin.

  4. Expandera varje år och ändra storlek på det visuella objektet så att alla månader visas.

    Skärmbild som visar ett utsnitt för datumhierarkin.

    Det här är utsnittet som vi ska använda i den färdiga rapporten.

Om chefen nu bara vill se 2013-data kan du använda antingen utsnittet för att välja år eller specifika månader varje år.

Överkurs: Formatera rapporten

Om du vill förbättra rapporten med lite enklare formatering kan du prova funktionerna nedan.

Tema

  • Ändra temat till Executive på menyfliken Visa.

    Skärmbild som visar hur du väljer temat Executive.

Förbättra visualiseringarna

Gör följande ändringar på fliken Format i fönstret Visualiseringar.

Skärmbild som visar fliken Format i fönstret Visualiseringar.

  1. Välj Visuellt objekt 2. Ändra Rubriktext till ”Profit by Month and Year” (Vinst efter månad och år) och Textstorlek till 16 punkter i avsnittet Rubrik. Växla Skugga till På.

  2. Välj Visuellt objekt 3. Ändra Tema till Gråskala i avsnittet Mappningsformat. Ändra rubrikens textstorlek till 16 punkter i avsnittet Rubrik. Växla Skugga till På.

  3. Välj Visuellt objekt 4. Ändra rubrikens textstorlek till 16 punkter i avsnittet Rubrik. Växla Skugga till På.

  4. Välj Visuellt objekt 5. Växla Visa alternativet ”Markera allt” till På i avsnittet Markeringskontroller. Öka Textstorlek till 16 punkter i avsnittet Sidhuvud för utsnitt.

Lägga till en bakgrundsform för rubriken

  1. Gå till menyfliken Infoga och välj Former > Rektangel. Placera rektangeln överst på sidan och ändra storleken till sidans bredd och rubrikens höjd.

  2. I fönstret Formatera figur går du till avsnittet Kontur och ändrar Genomskinlighet till 100 %.

  3. Ändra Fyllningsfärg till Temafärg 5 #6B91C9 (blå) i avsnittet Fyll.

    Skärmbild som visar Temafärg 5.

  4. Gå till fliken Format och välj Flytta bakåt > Placera längst bak.

  5. Markera texten i Visuellt objekt 1, rubriken, och ändra teckenfärgen till Vit.

Lägga till en bakgrundsform för visualisering 2 och 3

  1. Gå till menyfliken Infoga, välj Former > Rektangel och ändra storleken till bredden och höjden på Visuellt objekt 2 och 3.
  2. I fönstret Formatera figur går du till avsnittet Kontur och ändrar Genomskinlighet till 100 %.
  3. I avsnittet Fyll anger du färgen till Vit, 10 % mörkare.
  4. Gå till fliken Format och välj Flytta bakåt > Placera längst bak.

Färdig rapport

Så här ser den slutliga formaterade rapporten ut:

Skärmbild som visar den slutliga, formaterade rapporten.

Den här rapporten ger svar på chefens viktigaste frågor:

  • Vilken månad och vilket år var vinsten störst?

    December 2014

  • Var är försäljningen störst?

    I Europa, särskilt i Frankrike och Tyskland.

  • Vilken produkt och vilket segment bör företaget fortsätta investera i?

    Företaget bör fortsätta investera i Paseo-produkten och rikta in sig på mindre företag och myndigheter.

Spara rapporten

  • Välj Spara på Arkiv-menyn.

Dela rapporten genom att publicera den till Power BI-tjänsten

Om du vill dela rapporten med din chef och dina kollegor publicerar du den till Power BI-tjänsten. När du delar rapporten med kollegor som har ett Power BI-konto kan de interagera med rapporten, men de kan inte spara ändringar.

  1. Välj Publicera på menyfliken Start i Power BI Desktop.

    Du kan behöva logga in till Power BI-tjänsten. Om du inte redan har ett konto kan du registrera dig för en kostnadsfri utvärdering.

  2. Välj ett mål, t.ex. Min arbetsyta i Power BI-tjänsten > Välj.

  3. Välj Öppna ”filens namn” i Power BI.

    Skärmbild som visar hur du öppnar rapporten i Power BI-tjänsten.

    Den färdiga rapporten öppnas i webbläsaren.

    Skärmbild av din slutförda Power BI-rapport i Power BI-tjänsten.

  4. Välj Dela överst i rapporten för att dela rapporten med andra.

    Skärmbild som visar hur du delar rapporten från Power BI-tjänsten.

Nästa steg

Har du fler frågor? Testa Power BI Community.