Exportera data som används för att skapa en visualisering

Vem kan exportera data

Om du har behörighet till data kan du se och exportera de data som Power BI använder för att skapa en visualisering. Data är ofta konfidentiella eller begränsade till vissa användare. I dessa fall kommer du inte att kunna se eller exportera dessa data. Mer information finns i avsnittet Överväganden och begränsningar i slutet av det här dokumentet.

Visa och exportera data

Om du vill se de data som Power BI använder för att skapa en visualisering, kan du visa dessa data i Power BI. Du kan också exportera dessa data till Excel som en .xlsx- eller .csv-fil. Alternativet för att exportera data kräver en Pro- eller Premium-licens samt redigeringsbehörigheter för datamängden och rapporten. Om du har åtkomst till instrumentpanelen eller rapporten, men aktuella data klassificeras som strikt konfidentiella, tillåter inte Power BI att du exporterar dessa data.

Här kan du se Will exportera data från en visualisering i sin rapport, spara den som .xlsx-fil och öppna den i Excel. Prova sedan själv genom att följa de stegvisa anvisningarna under videon. Observera att en äldre version av Power BI används i den här videon.

Exportera data från en Power BI-instrumentpanel

1. Välj Fler åtgärder (...) i det övre högra hörnet i visualiseringen.

   

2. Välj alternativet Exportera data.

   

3. Power BI exporterar aktuella data till en .csv-fil. Om du har filtrerat visualiseringen filtreras även .csv-exporten.

4. Din webbläsare uppmanar dig att spara filen. När du har sparat .csv-filen, öppnar du den i Excel.

   

Exportera data från en rapport

Om du vill följa med kan du öppna exempelrapporten för anskaffningsanalys i redigeringsvyn i Power BI-tjänsten. Lägg till en ny tom rapportsida. Följ sedan stegen nedan för att lägga till en sammansättning, en hierarki och ett filter på visualiseringsnivå.

Skapa ett staplat kolumndiagram

1. Skapa ett nytt staplat kolumndiagram.

   

2. I fönstret Fält väljer du Plats > land/region, plats > ort och faktura > Rabattprocent. Du kan behöva flytta Rabattprocent till brunnen Värden.

   

3. Ändra sammanställningen för Rabattprocent från Antal till Medelvärde. I brunnen Värden väljer du pilen till höger om Rabattprocent (det kan vara Antal rabattprocent) och sedan Medelvärde.

   

4. Lägg till ett filter i Stad, markera alla städer och ta sedan bort Atlanta, GA.

   

5. Öka detaljnivån en nivå nedåt i hierarkin. Aktivera ökad detaljnivå och öka detaljnivån till nivån Stad.

   

Vi är nu redo att testa båda alternativen för dataexport.

Exportera sammanfattade data

Välj alternativet för Sammanfattade data om du vill exportera data för det som visas i visualiseringen. Den här typen av export visar bara de data (kolumner och mått) som används för att skapa det visuella objektet. Om visualiseringen har en aggregering exporterar du aggregerade data. Om du till exempel har ett stapeldiagram med fyra staplar får du fyra rader med Excel-data. Sammanfattade data är tillgängliga i Power BI-tjänsten som .xlsx och .csv samt i Power BI Desktop som .csv.

1. Välj ellipsen i det övre högra hörnet av visualiseringen. Välj Exportera data.

   

   Eftersom visualiseringen har ett aggregat (du ändrade Antal till genomsnitt) har du två alternativ i Power BI-tjänsten:

   • Sammanfattade data

   • Underliggande data

   För mer information om att förstå mängder kan du läsa Mängder i Power BI.

   Anteckning

   I Power BI Desktop har du endast alternativet att exportera sammanfattade data som en .csv-fil.

2. För Exportera data väljer du Sammanfattade data och antingen .xlsx eller .csv och sedan Exportera. Power BI exporterar data.

   

3. När du väljer Exportera får du ett meddelande om att spara filten från webbläsaren. Öppna filen i Excel när du har sparat den. Om du använder Power BI-appen i Microsoft Teams får du inte samma prompter. Den exporterade filen sparas i den lokala mappen för nedladdningar.

   

   I det här exemplet visar vår Excel-export en summa för varje ort. Atlanta ingår inte i resultaten eftersom vi har filtrerat bort det. Den första raden i vårt kalkylblad visar de filter som Power BI använde vid extraheringen av data.

   • Alla data som används av hierarkin exporteras, inte bara de data som används för den aktuella detaljnivån för det visuella objektet. Till exempel hade vi ökat detaljnivån ned till stadsnivå, men vår export innehåller även landsdata.

   • Våra exporterade data aggregeras. Vi får en totalsumma, en rad, för varje stad.

   • Eftersom vi tillämpade filter på visualiseringen exporteras data enligt filtret. Observera att den första raden visar Applied filters: City is not Atlanta, GA (Tillämpade filter: Stad är inte Atlanta, GA).

Exportera underliggande data

Välj det här alternativet om du vill se data i det visuella objektet* och _ ytterligare data från datauppsättningen (mer information finns i diagrammet nedan). Om det visuella objektet har en aggregering tas den bort om du väljer _ Underliggande data*. I det här exemplet visar Excel-exporten en rad för varje Stadsrad i vår datamängd och rabattprocenten för varje post. Power BI plattar ut data i stället för att aggregera dem.

När du väljer Exportera, exporterar Power BI aktuella data till en xlsx-fil och webbläsaren uppmanar dig att spara filen. Öppna filen i Excel när du har sparat den.

1. Välj ellipsen i det övre högra hörnet av det visuella objektet. Välj Exportera data.

   

   Eftersom visualiseringen har ett aggregat (du ändrade Antal till genomsnitt) har du två alternativ i Power BI-tjänsten:

   • Sammanfattade data

   • Underliggande data

   För mer information om att förstå mängder kan du läsa Mängder i Power BI.

   Anteckning

   I Power BI Desktop har du endast alternativet att exportera sammanfattade data.

2. Från Exportera data väljer du Underliggande data och sedan Exportera. Power BI exporterar data.

   

3. När du väljer Exportera får du ett meddelande om att spara filten från webbläsaren. Öppna filen i Excel när du har sparat den. Om du använder Power BI-appen i Microsoft Teams får du inte samma prompter. Den exporterade filen sparas i den lokala mappen för nedladdningar.

   

   • Den här skärmbilden visar bara en liten del av Excel-filen. Det innehåller fler än 100 000 rader.

   • Alla data som används av hierarkin exporteras, inte bara de data som används för den aktuella detaljnivån för det visuella objektet. Till exempel hade vi ökat detaljnivån ned till stadsnivå, men vår export innehåller även landsdata.

   • Eftersom vi tillämpade filter på visualiseringen exporteras data enligt filtret. Observera att den första raden visar Applied filters: City is not Atlanta, GA (Tillämpade filter: Stad är inte Atlanta, GA).

Anpassa användarupplevelsen för dataexport

Användare som beviljas åtkomst till en rapport beviljas åtkomst till hela den underliggande datauppsättningen, om inte säkerhet på radnivå (RLS) begränsar åtkomsten. Rapportförfattare och Power BI-administratörer kan använda de funktioner som beskrivs nedan för att anpassa användarupplevelsen.

• Rapportförfattare bestämmer vilka exportalternativ som är tillgängliga för användare.

• Power BI-administratörer kan inaktivera vissa eller alla dataexportalternativ för deras organisation.

• Datamängdsägare kan ange säkerhet på radnivå (RLS). RLS begränsar åtkomsten till skrivskyddade användare. Men om du har konfigurerat en apparbetsyta och gett medlemmar redigeringsbehörighet tillämpas inte RLS-roller för dem. Mer information finns i Säkerhet på radnivå.

• Rapportförfattare kan dölja kolumner så att de inte visas i listan Fält. Mer information finns i Egenskaper för datamängd

Dessa anpassade användarupplevelser begränsar inte vilka data som användare kan komma åt i datauppsättningen. Använd säkerhet på radnivå (RLS) i datauppsättningen så att varje persons autentiseringsuppgifter avgör vilka data de har åtkomst till.

Skydda data när de exporteras från Power BI

• Rapportförfattare kan klassificera och märka rapporter med Microsoft Information Protection-känslighetsetiketter. Om känslighetsetiketten har skyddsinställningar kommer Power BI att tillämpa dessa skyddsinställningar när du exporterar rapportdata till Excel-, PowerPoint- eller PDF-filer. Endast behöriga användare kan öppna skyddade filer.

• Säkerhets- och Power BI-administratörer kan använda Microsoft Cloud App Security för att övervaka användarnas åtkomst och aktiviteter, utföra riskanalyser i realtid och ange etikettspecifika kontroller. Organisationer kan till exempel använda Microsoft Cloud App Security till att konfigurera en princip som förhindrar att användare laddar ned känsliga data från Power BI till ohanterade enheter.

Exportera underliggande data

Vad som visas när du väljer Underliggande data kan variera. Du kanske behöver hjälp från din administratör eller IT-avdelning för att förstå den här informationen.

*I Power BI Desktop-tjänsten visas ett mått i listan Fält med en kalkylatorikon i rapportvyn. Mått kan skapas i Power BI Desktop.

Ange exportalternativ för

Power BI-rapportdesigners styr vilka typer av alternativ för export av data som är tillgängliga för deras kunder. Alternativen är:

• Tillåt slutanvändarna att exportera sammanfattade data från Power BI-tjänsten eller Power BI-rapportservern

• Tillåt slutanvändarna att exportera sammanfattade och underliggande data från tjänsten eller rapportservern

• Tillåt inte slutanvändare att exportera alla data från tjänsten eller rapportservern

  Viktigt

  Vi rekommenderar att rapportdesigner går tillbaka till gamla rapporter och återställer exportalternativet manuellt, om det behövs.

För att ange de här alternativen:

1. Börja i Power BI Desktop.

2. I det övre vänstra hörnet, väljer du alternativet Fil > och alternativet > Inställningar.

3. Under AKTUELL FIL väljer du Rapportinställningar.

   

4. Gör ditt val från avsnittet Exportera data.

Du kan även uppdatera den här inställningen i Power BI-tjänsten.

Det är viktigt att observera att om Power BI-administratörens portalinställningar är i konflikt med rapportinställningarna för Exportera data, åsidosätter administratörsinställningarna inställningarna för dataexport.

Överväganden och begränsningar

Dessa överväganden och begränsningar gäller för Power BI Desktop och Power BI-tjänsten, inklusive Power BI Pro och Premium.

• Om du vill exportera data från ett visuellt objekt, måste du ha Skapa-behörighet för den underliggande datamängden.

• Det maximala antal rader som Power BI Desktop och Power BI-tjänsten kan exportera från en rapport i importläge till en .csv-fil är 30 000.

• Det maximala antal rader som programmen kan exportera från en rapport i importläge till en .xlsx-fil är 150 000.

• Exportera med hjälp av Underliggande data fungerar inte om:

  • versionen är äldre än från 2016.

  • tabellerna i modellen saknar en unik nyckel.

  • en administratör eller rapportdesigner har inaktiverat den här funktionen.

• Export med Underliggande data fungerar inte om alternativet Visa objekt utan data är aktiverat för den visualisering som Power BI exporterar.

• När du använder DirectQuery är den maximala mängd data som Power BI kan exportera 16 MB okomprimerade data. Ett oönskat resultat kan vara att du exporterar mindre än det maximala antalet rader, som är 150 000. Det är troligt om

  • Det finns många kolumner. Försök att minska antalet kolumner och exportera igen.

  • det finns data som är svåra att komprimera

  • andra faktorer är inblandade som påverkar filstorleken och minskar antalet rader som Power BI kan exportera.

• Om visualiseringen använder data från mer än en datatabell och det inte finns någon aktiv relation för dessa tabeller i datamodellen, exporterar Power BI endast data för den första tabellen.

• Power BI anpassade visuella objekt och visuella R-objekt stöds inte för närvarande.

• I Power BI kan du byta namn på ett fält (en kolumn) genom att dubbelklicka på fältet och skriva ett nytt namn. Power BI refererar till det nya namnet som ett alias. Ibland kan det hända att en Power BI-rapport innehåller dubbla fältnamn, men Excel tillåter inte dubbletter. Så när Power BI exporterar data till Excel, återställs ett fältalias till de ursprungliga fältnamnen (kolumnnamnen).

• Om det finns Unicode-tecken i .csv-filen, visas texten inte korrekt i Excel. Valutasymboler och främmande ord är exempel på Unicode-tecken. Du kan öppna filen i Anteckningar, då visas Unicode korrekt. Om du vill öppna filen i Excel, är lösningen att importera .csv-filen. För att importera filen till Excel:

  1. Öppna Excel.

  2. Gå till fliken Data.

  3. Välj Hämta externa data > Från text.

  4. Gå till den lokala mappen där filen lagras och välj .csv-filen.

• När du exporterar till .csv undantas vissa tecken med en inledande ' för att förhindra skriptkörning när den öppnas i Excel. Detta händer när:

  • Kolumnen definieras som typen ”Text” i datamodellen och
  • Det första tecknen i texten är något av följande: =, @, +,-

• Power BI-administratörer kan inaktivera export av data.

• Om en dynamisk formatsträng tillämpas på ett mått bevarar inte exporterade data den här formateringen i Excel. Visuellt specifik formatering, till exempel procentandelen av totalsumman för ett mått, bevaras inte i Excel.

Har du fler frågor? Fråga Power BI Community