Lägga till en chattrobot i Microsoft Teams

Viktigt!

Power Virtual Agents-funktioner ingår nu i Microsoft Copilot Studio efter betydande investeringar i generativ AI och förbättrade integrationer mellan Microsoft Copilot.

Vissa artiklar och skärmbilder kan referera till Power Virtual Agents när vi uppdaterar dokumentation och utbildning.

Nu när du har publicerat informationen kan du göra roboten tillgänglig för användarna i Microsoft Teams så att du, dina team och den större organisationen kan interagera med den. Du måste publicera roboten minst en gång innan användarna kan interagera med roboten i Microsoft Teams.

Du kan:

  • Anpassa robotens utseende i Microsoft Teams
  • Installera roboten själv i Microsoft Teams
  • Dela installationslänken med andra användare
  • Visa roboten i Microsoft Teams appbutik.
    • Visa roboten för delade användare genom att lägga till den i Microsoft Teams appbutik, avsnittet skapad av kollegor.
    • Dela roboten med organisationen genom att skicka in administratörsgodkännandet till Microsoft Teams appbutik som har skapats av organisationen.
  • Lägg till en teamkanal.
  • Hämta det förhandsgenererade Teams-appmanifestet för att distribuera det inom din Microsoft Teams-klientorganisation.

När du lägger till roboten i Microsoft Teams delas en del data, till exempel robotinnehåll och chattinnehåll från slutanvändaren med Microsoft Teams. Dina data kan flyta utanför organisationens efterlevnad och geografiska eller regionala gränser. Mer information finns i Microsoft Teams app sekretesspolicyn.

Förutsättningar

Ansluta din bot till Microsoft Teams-kanalen

När du har publicerat roboten minst en gång kan du ansluta roboten till Microsoft Teams-kanalen så att användarna kan chatta med roboten i Microsoft Teams.

Kommentar

Vi rekommenderar att du aktiverar säkerhetsinställningarna för robotar byggda för Microsoft Teams eller intern användning av anställda, så att du kan se till att roboten inte är tillgänglig för enskilda personer utanför organisationen.

Anslut till Microsoft Teams:

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Aktivera Teams.

    I den utfällbara Microsoft Teams-menyn väljer du Aktivera Teams för att aktivera delning

    Kommentar

    Om det här alternativet inte visas är Microsoft Teams-kanalen kanske redan aktiverad.

Anpassa robotens utseende i Microsoft Teams

Att ge rätt beskrivning och utseende åt roboten innan det blir tillgänglig för andra användare är viktigt eftersom det ger dem information om syftet med roboten och dess varumärke (när det är tillämpligt).

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Redigera information om du vill ändra robotens ikon, färg och beskrivningar. De visas i Microsoft Teams appbutiken och fliken Om för appen när användaren har installerat roboten. Läs rekommendationerna om Microsoft Teams-ikonformat.

    Du kan ändra ikon, bakgrunds färg och beskrivningar

    Viktigt!

    Uppdateringar av robotens information gäller inte användare som redan har installerat robotens från en delad länk eller avsnittet Skapat av kollegor. De måste installera om roboten för att få uppdateringarna.

    Uppdateringar av robotens information gäller inte robotar som har godkänts av en administratör. Du måste skicka in roboten igen för godkännande för att få de senaste uppgifterna uppdaterade för användarna.

  4. Välj Mer om du vill lägga till ytterligare information:

    • Utvecklarens namn

    • Webbplats

    • Sekretessprincip

    • Användningsvillkor

      Du bör ange den här informationen så att användaren får information om roboten. Läs ämnet Sekretesspolicy och användningsvillkor för mer information och exempel.

  5. Välj Spara om du vill gå tillbaka till skärmen där du kan göra din robot tillgänglig i Teams. Dina uppdateringar om färg, ikon och beskrivning visas.

Kommentar

Ikonanpassning i det här avsnittet gäller endast botavataren för botar som är det godkänd av administratör och gäller inte för användare som installerar roboten med en direkt installationslänk eller från Microsoft Teams appbutik avsnittet Skapad av din kollega. Du kan anpassa robotens avatar genom Anpassa utseendet och känsla i roboten.

Ikon för robotens avatar i Teams-chatt.

Installera en robot som en app i Microsoft Teams

När du har publicerat en robot kan du lägga till den i din egen version av Microsoft Teams direkt från Microsoft Copilot Studio appen.

Viktigt!

Nytt innehåll i en nyligen publicerad robot visas inte i konversationer som pågår just nu. Efter 30 minuters inaktivitetstid uppdateras roboten.

Du kan skriva Start over i en befintlig konversation för att starta en ny konversation direkt och se de senaste uppdateringarna för roboten.

Lägg till roboten i din egen version av Teams innan du delar den med andra.

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Öppna robot för att installationsmeddelandet ska startas i Microsoft Teams. Välj Lägg till om den ska läggas till som en app i Teams. Detta installerar bara roboten för dig.

    Installera roboten själv i Teams panel

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj tillgänglighetsalternativ och välj Kopiera länk

    Viktigt!

    Endast användare som har tillgång till roboten kan använda installationslänken för att installera roboten. Du kan dela roboten och ge användare åtkomst till chatten med roboten.

    Kopiera länk från Teams tillgänglighetsalternativ.

  4. Dela den kopierade länken med användare och installera länken i Microsoft Teams.

Visa roboten i Microsoft Teams appbutik

När du har publicerat roboten kan du visa den i Microsoft Teams appbutik så att användarna kan hitta och installera den.

Visa för delade användare

Du kan dela din roboten med andra genom att lägga till den i Microsoft Teams appbutik, skapad för organisationen>skapad av avdelningen för dina kollegor. Endast delade användare hittar roboten där.

Viktigt!

Endast delade användare kan hitta och installera roboten i Microsoft Teams appbutik i avsnittet Skapad av dina kollegor. Den visas inte för alla i organisationen även om den är konfigurerad så att alla kan använda roboten. För att visa roboten för organisationen, skicka roboten för administratörens godkännande att visas i Microsoft Teams appbutiken i avsnittet skapats av organisationen.

Roboten kan bara visas i Microsoft Teams appbutik i avsnittet Skapad av kollegor när det totala antalet delade användare inte överstiger klientorganisationens Teams appbutik identifieringspolicy. För att visa boten utanför organisationens policygräns, samarbeta med din administratör för att visa roboten för organisationen.

Avsnittet Skapat av dina kollegor längst ned i avsnittet Inbyggd för organisationen i Teams appbutik.

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Tillgänglighetsalternativ.

  4. Välj Visa för mina team och delade användare och granska vem som har åtkomst till roboten.

    Visa en robot i Teams appbutik, avsnittet skapat av din kollega.

  5. Kontrollera att kryssrutan Synlig av dina kollegor är markerad och välj Dela.

    Markera kryssrutan Visad av dina kollegor när du delar användargränssnitt.

  6. Detta kommer automatiskt att lägga till roboten till avsnittet Skapad av dina kolleger och visar en grön etikett Tillagd i Teams på sidan för tillgänglighetsalternativ.

    I utfällningen visas att artikeln har lagts till i Teams.

Kommentar

Om appen inte visas i avsnittet Byggd av dina arbetskamrater kanske din Teams-app cachelagrar information.

Prova att logga ut och sedan in igen (om du använder skrivbordsappen) eller uppdatera webbläsaren (om du använder Teams-webbappen).

Ta bort roboten från avsnittet Byggd av dina arbetskamrater

Du kan ta bort roboten så att den inte visas i avsnittet Byggd av dina arbetskamrater. Detta påverkar inte användare som redan har installerat roboten.

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Tillgänglighetsalternativ.

  4. Välj Visa för mina kollegor och delade användare och avmarkera kryssrutan Visas i Byggd av dina arbetskamrater.

    Avmarkera kryssrutan Visad av dina kollegor när du delar användargränssnitt.

  5. Välj dela. Nu kommer roboten inte längre att visas i Microsoft Teams appbutiken Skapad av dina kollegor.

Visa organisationen

Du kan dela boten med din organisation genom att skicka in din robot för administratörsgodkännande för att visas iSkapad för din organisation>Skapad av dina kollegor. Det här är ett bra sätt att distribuera din robot i större omfattning genom att samarbeta med administratören och distribuera robot till alla i organisationen, eller en delmängd användare.

Avsnittet Skapat av din organisation längst ned i avsnittet Skapad för organisationen i Teams appbutik.

Administratörer kan också förinstallera och fästa roboten för användarna i organisationen så att de kan komma åt dem direkt från appfältet i Microsoft Teams.

Innan du skickar roboten till din organisation bör du kontrollera att:

  • Roboten är klar att släppas och följer företagets standarder, regler och policyer.
  • Du koordinerar med andra robotchefer: när robot har skickats in kan den inte skickas på nytt av en annan användare förrän den föregående överföringen har godkänts eller avvisats av en administratör.
  • Du har tagit bort roboten från avsnittet Byggd av dina arbetskamrater. Om du skickar din robot för administratörsgodkännande kan roboten visas på två ställen. Information om att ta bort din robot finns i instruktionerna.

Kommentar

När en robot har godkänts av en administratör kommer robotens tillgänglighet i avsnittet Byggd av din organisation att hanteras helt av din administratör. Endast en administratör kan ta bort roboten från avsnittet Byggd av din organisation.

Skicka till avsnittet Byggd av din organisation

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Tillgänglighetsalternativ.

  4. Bekräfta att robot inte visas för teammedlemmar eller delade användare. Ta bort den om det står Lagt till i Teams.

  5. Välj Visa för alla i min organisation.

    Visa robot till organisationen i alternativen för paneltillgänglighet för Teams.

  6. Granska kraven för inskickning och välj Skicka för administratörens godkännande.

    Kommentar

    Se till att du granskar innehållet och att det är klart för en administratörsgranskning. Du måste skicka en ny förfrågan till administratören om att uppdatera ikonen och beskrivningarna för robotar som tidigare har godkänts.

    När uppdateringen av roboten har godkänts, får alla nya och befintliga användare av roboten i Teams uppdateringen.

    Detta gäller endast för robotinformationen. Du kan fortsätta att göra innehållsuppdateringar till roboten genom att publicera det senaste innehållet utan att behöva skicka det på nytt till administratören.

  7. Ett avslutande meddelande om att bekräfta visas. Välj Ja för att fortsätta. Roboten skickas till din administratör för godkännande och en anmärkning visas som anger statusen för din överföring.

    Statusen har en orange notering med information om statusen för inskickat material, inklusive namnet på robot, versionsnummer och aktuell status för godkännande

    Kommentar

    När du har skickat roboten för administratörsgodkännande bör du inte ändra åtkomstinställningen för roboten så att den blir mindre än alla i organisationen.

    Detta skulle innebära att användare i organisationen inte kan chatta med roboten när de har installerat den från Microsoft Teams-appbutikens avsnitt Byggd av din organisation.

    Arbeta med administratören och Microsoft Teams app-policyn om vem som kan hitta och installera roboten.

  8. Du måste vänta på att administratören godkänner den. Du kan kontrollera den senaste statusen genom att välja Uppdatera eller öppna fönstret Gör roboten tillgängligt för andra från sidan Publicera.

  9. Efter att administratören har godkänt roboten uppdateras statusen till Godkänd. Du kan direkt öppna roboten och dela länken till den godkända versionen med andra användare.

  10. Alternativt kan du samarbeta med administratören och föra fast eller installera appen för användare med Microsoft Teams app-policyn så att de kan hitta appen direkt i sin Microsoft Teams vänster app.

Kommentar

Om din app inte visas i avsnittet Byggd av din organisation även om den är markerad som Godkänd kanske din Teams-app cachelagrar information.

Prova att logga ut och sedan in igen (om du använder skrivbordsappen) eller uppdatera webbläsaren (om du använder Teams webbapp).

Lägg till en robot i ett team

I Microsoft Teams kan du lägga till robotar till team. När du lägger till robotar kan teammedlemmarna @mention roboten i alla teamkanaler och alla teammedlemmar får se svaret från roboten. Den här funktionen är användbar för scenarier där:

  • Du stöder samarbete, som att dela den senaste säljrapportinsikten med resten av säljteamet.
  • Du vill tillåta varje teammedlem att interagera med teamet i en teamkanal eller via privat chatt utan att behöva installera själva programmet manuellt.

Tillåt dina användare att lägga till den här roboten i ett team

Med det här alternativet kan användare lägga till rollen i alla team som de är med i när de lägger till roboten i Microsoft Teams.

När du har aktiverat det här alternativet kan alla användare som installerar roboten från Teams-appbutiken eller via installationslänken se alternativet att lägga till användaren i ett team i Microsoft Teams. Teammedlemmar kan också ta bort roboten från ett team.

Viktigt!

Roboten kommer att konfigureras så att alla i organisationen kan chatta med den. Detta säkerställer att alla teammedlemmar har behörighet att prata med teamets kanaler. Vi rekommenderar att du inte ändrar säkerhetsinställningarna när du har aktivera funktionen för att förhindra att användare ser behörighetsfel när de interagerar med teamets kanaler.

Tillåt dina användare att lägga till den en robot i ett team:

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Redigera detaljer.

  4. Välj Tillåt dina användare att lägga till den här roboten i ett team .

    Kryssrutan är markerad för att tillåta användare att lägga till robot i team som de är en del av

  5. Välj Spara.

Microsoft Teams cachelagrar information, så det kan ta en stund innan användarna ser alternativet att lägga till roboten i ett team. Användare kan uppdatera webbläsaren eller logga in och ut ur Microsoft Teams klientdatorn så att ändringarna återspeglas direkt.

Om du tidigare har skickat in roboten för godkännande av administratör, måste du skicka igen efter att ha aktiverat det här alternativet. Administratören måste godkänna ändringarna innan användarna kan lägga till ändringarna i sina team från Microsoft Teams appbutik i avsnittet "Skapad av din org".

Tillåt inte användare från att lägga till i ett team

Om du inaktiverar det här alternativet förhindrar du att användare lägger till en användare i ett nytt team, men tar inte bort den från team som den redan har lagts till i. Då måste de tas bort manuellt från teamet.

Tillåt inte användare från att lägga till i ett team:

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Redigera detaljer.

  4. Avmarkera kryssrutan Tillåt dina användare att lägga till den här roboten i ett team.

    Kryssrutan är avmarkerad för att inte tillåta användare att lägga till robot i team som de är en del av

  5. Välj Spara.

Konfigurera privat hälsningsfunktion

Privata hälsningar från en robot är användbara när du vill att teammedlemmar ska ha en-mot-en-konversationer med roboten utan att behöva installera roboten manuellt.

Kommentar

Privat hälsningskonfiguration stöds inte om de använder den uppgraderade enhetliga designytan.

När alternativet är aktiverat startar din robot automatiskt en konversation med teammedlemmarna. För att anpassa robotens hälsningsmeddelande, ändra ämne för hälsningssystemet.

Fundera över hur relevant roboten är för teammedlemmarna. Se till att robotens hälsning hjälper dem att förstå vad de ska göra med den, beskriver dess begränsningar och, viktigast av allt, gör dem bekväma att interagera med den.

Så här konfigurerar du när en privat hälsning skickas:

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Inställningar.

    Ingångspunkt för inställningar för att konfigurera privat hälsningsbeteende

  4. Konfigurera privat hälsningsalternativ.

    Privat hälsning till alternativ för användarinställningar

  5. Välj Spara.

Ladda ner robotens Teams-appmanifest (avancerat)

Du kan ladda ner robotens Teams-appmanifest för att göra detaljändringar i manifestet direkt och dela med din administratör eller användare i klientorganisationen. Du kan också direkt överföra appmanifestet till Microsoft Teams om organisationens princip tillåter att du överför anpassade appar.

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Tillgänglighetsalternativ.

  4. Markera Hämta .zip.

    Hämta Zip-fil i appen Team från alternativen för tillgänglighet på teampanelen.

  5. Manifestet skapas som en ZIP-fil och sparas enligt webbläsarens inställningar för att spara.

Koppla bort din robot från Teams

Du kan ta roboten offline så att användarna inte längre kan chatta med roboten i Teams. Detta innebär att roboten inte svarar om någon försöker chatta med den, vilket stör alla som använder roboten. Du bör noga överväga om du behöver koppla bort roboten innan du gör det.

Robotar visas inte längre i Microsoft Teams appbutiken, avsnittet Skapad av din kollega och kan inte installeras via en delad länk. Robotar som läggs till av användarna i Microsoft Teams kommer att fortsätta finnas tills användaren avinstallerar roboten.

För robotar som är godkända av en administratör visas de fortfarande i Microsoft Teams appbutiken Skapad av organisationen. Du måste kontakta administratören för att ta bort roboten

  1. I navigeringsmenyn, under Inställningar, väljer du Kanaler.

  2. Markera Microsoft Teams.

  3. Välj Koppla från Teams.

    Koppla från Teams-kanal i kanalpanelen Teams.

  4. Läs informationen om att koppla från roboten och välj Koppla från om du vill fortsätta.

Du kan alltid återansluta din robot efter att ha kopplat bort den genom att välja Aktivera Teams i fönstret Gör roboten tillgänglig för andra på sidan Publicera.

Kända begränsningar

  • Privat hälsningskonfiguration stöds inte om de använder den uppgraderade enhetliga designytan.
  • För närvarande stöds områden Personal och Team för Microsoft Teams. Gruppchatt stöds inte.
  • Ställa in robotens avatarikon på informationssidan kommer inte att dyka upp för robotar som är godkända av en administratör. Robotar som godkänts av en administratör använder appikonen som robotavatar.
  • Teams har en frekvensbegränsning på robotar. Beroende på dina affärsbehov kanske du vill ha koncisa robotinnehåll för robotar som läggs till i Microsoft Teams.
  • Om din robot har stöd för slutanvändarens autentisering kan användaren inte explicit logga ut. Detta kommer att misslyckas med Microsoft Teams AppSource-certifieringen om du publicerar robotmodulen på instrumentpanelen för säljaren. Detta gäller inte för personlig användning eller för innehavarens användning av robot. Läs mer i publicera Microsoft Teams-appen och AppSource verifieringspolicyn.
  • Om du kopplar bort roboten från Teams kan det ta några minuter innan roboten inte kan nås av användare med Microsoft Teams.