Mönster: Projektledning

Organisationer behöver en central plats för att hantera flera projekt eftersom de ser till att olika team uppnår sina mål och uppfyller framgångskriterier som planerat.

Några vanliga användningsfall för projekthantering är bland annat att hantera nya produktförslag, skapa projektplaner och följa upp milstolpar samt leda teamets resultathantering.

Microsoft Power Platform innehåller en lösning utan kod, med lite kod som organisationer kan använda för att skapa enkla lösningar för att hantera projekt under hela livscykeln. Den här artikeln innehåller flera verkliga exempel på hur kunder har använt Microsoft Power Platform för att skapa effektiva projekthanteringsprogram och arbetsflöden.

Så här känner du igen projekthanteringsmönstret

Illustration av projekthanteringsmönstret med planering, spåra och granska steg.

Affärsgrupper inom organisationer ser behov av ett verktyg för att hantera projekt, spåra förloppet och övervaka verksamhetens resultat.

I ett normalt projekthanteringsscenario kan du:

  1. Planera arbetet med att hantera idéer, planer, uppgifter och milstolpar.

  2. Spåra förloppet mot planen, meddela intressenterna om projektstatus och eskalera blockerare om det behövs.

  3. Granska förloppet, övervaka förloppet och visualisera viktiga aspekter av hur projektet fortskrider.

Så här använder kunderna projekthanteringsmönstret

Appen Custom Air Products and Services Traveler

Läs hela berättelsen.

Custom Air Products & Services, Inc. (CAPS) är en Houston-baserad leverantör av värme-, ventilations- och luftkonditioneringslösningar (VVS) som specialiserat sig på design, konstruktion, installation, modifiering och service av luftkonditioneringsutrustning inom både industri- och kommersiella segment inom VVS-industrin.

CAPS projektledningsteamet behövde en skräddarsydd lösning för att spåra hela livscykeln för VVS-enheter när de passerade tillverkningsprocessen, med fokus på kvalitetskonstruktion. Lösningen som behövs för att kunna anpassas så att den uppfyller varje avdelnings behov, samt för att spåra kvalitetskontroller och låta respektive ägare logga ut på varje stadium i processen. Dessutom vill teamet ge alla i organisationen möjlighet att rapportera om problem via sina mobila enheter. Ett av de viktigaste problemen de hade var att "Traveler"-dokumentet ett pappersdokument—som användes för att spåra kvalitetskontroller—gick förlorat.

Rebecca Sackett, dataanalytikerassistent hittade Power Apps i sin Office 365 prenumeration och experimenterade med att skapa program mot SharePoint-listor för att ersätta manuella processer. Rebecca skapade en Power Apps-lösning för att digitalisera traveler-dokumentet, som hette CAPS Traveler. Projektledare och intressenter använder den huvudsakliga Traveler-hanteringsappen för att få en översikt över alla aktiva projekt, se nyckelstatistik och hantera test- och fraktkalendrarna.

Skärmbild av kalendervy för CAPS traveler-program.

Projektansvariga initierar projekt och lägger till information för varje obligatoriskt steg, t.ex. fab, måla, elektrisk, och test. Personal på varje avdelning använder sedan en mobilapp som har anpassats med specifika frågor till avdelningen. Senare sorterar centralteamet alla data och använder rapporterna för att identifiera vanliga orsaker till varför ett visst steg inte har utförts.

Anpassad signeringsapp för elektriska teamet som är en av tio anpassade program.

Det finns tio sådana signeringsappar förutom huvudsakliga hanteringsapparna, och de kan alla läsa och skriva data i samma uppsättning SharePoint-listor. När alla steg har slutförts genomför någon i kvalitetskontrollens team en slutgiltig signering. Ett flöde utlöses sedan automatiskt för att skapa en PDF-rapport.

Bild på flöden som används för att skapa slutrapporten och själva rapporten.

Appen Environment Canterbury InZone

Läs hela berättelsen.

Environment Canterbury (ECan) samarbetar med de olika lokalerna på Nya Zeeland med program för miljöresultat som består av flera milstolpar och relaterade projekt. De hade behov av en lösning som skulle ge bättre enhetlighet i olika projekt, högre synlighet och snabbare åtkomst till data.

Med ett program kan områdesansvariga och projektdeltagare se status för sina projekt. Alla projekt taggas med zonen och specifika milstolpar, och alla milstolpar är taggade med det som på lång sikt gäller. Appen har ett anpassat färgschema som gör det enkelt att skilja mellan och navigera mellan projekt, milstolpar och resultat. Alla skärmar för projekt är gröna, milstolparna är blåa och de är orangea.

Skärmbild på InZone-program.

Meddelanden skickas för att fråga om datauppdateringar och eskalera om projekt inte uppdateras när det behövs. Flödena används också för att anropa specifika vyer och generera HTML-tabellbaserade–sammanfattande e-postmeddelanden med alla objekt som relaterar till en viss person i ett enda e-postmeddelande.

Bild på flöden som genererar olika e-postmeddelanden.

Appen Partners In Health Gift Review

Läs hela berättelsen.

Partners In Health (PIH) åtar sig att ta hand om enskilda organisationer i ungefär halva det varje år, medan den andra delen i huvudsak kommer från offentliga bidrag, företag och organisationer. Den ideella organisationen har cirka 10 anställda som ansvarar för att ta fram 1 000 kronor plus de anställda. PIH ville förbättra möjligheterna att hantera sina ansvarsområden genom att visa dem var de kommer och ge dem en 360-graders vy över sina olika ansvarsområden.

Bella Chih-Ning, analys- och programchef på PIH, skapade ett gåvogranskningsprogram och instrumentpanel för utvärdering och hantering av många olika aspekter av donationer. Med programmet Gift Review kan du se donationer direkt när de kommer in, lägga till relevanta anteckningar och se till att donationerna tilldelas rätt fond. Då skapas en att göra-lista där handläggaren granskar donationen för att säkerställa att den tilldelas rätt kampanj, kodad till rätt typ och tilldelas rätt fond. Den gåvoansvarig kan skicka frågor med e-post till PIH DevOps-teamet direkt i programmet. När allt är klart markeras checklistan som "klar", som blir synlig för deras chefer.

Skärmbild på Partners in Health Gift Review program.

Skärmbild på Partners in Health Gift redigeringsskärm.

"Utbildningen Program på en dag har verkligen öppnat mina ögon för hur enkelt det kan vara att bygga verktyg som rationaliserar processer och gör det möjligt för våra kollegor att bli bättre på sina jobb", säger Bella Chih-Ning.

R3 Retail Project Portfolio-program

Läs hela berättelsen.

Företaget R3 Retail Development erbjuder djup expertis inom projekthanteringskonsultering för att maximera vinsten för matförsäljning, matbearbetning, kommersiell, återförsäljning och små företagskunder över hela USA. R3 hade behov av en mycket anpassad metod för projekthantering från slutet till slut.

Appen Project Portfolio har skapats efter bara 120 timmar och hanterar nu mer än 200 projekt. R3-projektansvariga och de regionala lagringsansvariga som de betjänar använder nu den nya programmet Project Portfolio. Appen har en mängd funktioner som inkluderar:

  • En instrumentpanel som visar en översikt baserad på den inloggade användaren.

  • Projektspårningsinformation som datum, uppgifter, problem, köporder och personer.

  • IP-adress-spårning för alla installerade enheter, t.ex. funktioner.

  • Filöverföringsfunktioner för dokument som arkitekturfiler för VVS-system.

  • Omfattande anpassad affärslogik, t.ex. att automatiskt ange datumvärden utifrån statusposter.

Skärmbild av R3 Project instrumentpanel.

Administratörer kan tilldela säkerhetssäkerhetsroller till specifika appanvändare enligt deras roller. Administratörer kan också konfigurera listan med uppgiftstyper och förväntad tid för varje uppgift, som i sin tur används för att generera förfallodatum automatiskt.

Skärmbild av skärmen för hantering av R3-roller och viktiga instrumentpaneler.

R3 använder Power Automate för att skicka automatiska meddelanden och påminnelser. Alla data lagras i Microsoft Dataverse.

Schemaläggningsverktyg för Capitol Music Group

Läs hela berättelsen.

Capitol Music Group (CMG) såg en möjlighet att modernisera sitt marknadsföringsflöde och schemaläggningsverktyg, tidigare byggda med InfoPath. Ett affärskritiskt program hanterade scheman för nya versioner och—med tiden—för att samla in data för olika typer av versioner och media. CMG vill automatisera rutinprocesser, utvidga synligheten och samarbetet mellan partneretiketter och anpassa sig snabbare till nya marknadsföringskanaler online. Men dess Capitol Scheduling-program hade blivit djupt integrerad i deras processflöden och bestod helt av XML-data som krävde mycket stamkunskap att hantera. De ville ha en strömlinjeformad metod med lite kod för apputveckling och hantering , CMG ville i slutändan migrera sitt program från InfoPath till Microsoft Power Platform, inklusive Power Apps och Power Automate.

Capitol ville att deras team skulle använda det nya schemaläggningsgränssnittet för att enkelt kommunicera, få godkännanden och samarbeta om marknadsföring för olika typer av utgåvor - vare sig det är fysiska, digitala eller videosidorna.

"Med Microsoft Power Platform, har Capitol ett enkelt sätt att dela marknadsföringsinformation över hela produktens livscykel säger Karen Reali, Senior Manager på Universal Music Group. "Det hjälper dem till och med att förenkla och rationalisera projekt mellan skivbolag."

Anteckning

Kan du berätta om dina inställningar för dokumentationsspråk? Svara i en kort undersökning. (observera att undersökningen är på engelska)

Undersökningen tar ungefär sju minuter. Inga personuppgifter samlas in (sekretesspolicy).