Skapa ett flöde för att hantera projektgodkännandenCreate a flow to manage project approvals

Obs! Den här artikeln ingår i en självstudie som använder PowerApps, Microsoft Flow och Power BI med SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Var noga med att läsa introduktionen för att få en översikt samt relaterade hämtningar.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

I den här uppgiften skapar vi ett flöde för processen att godkänna projekt.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow är integrerat med SharePoint, så det är enkelt att skapa ett flöde direkt från en lista.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Flödet vi skapar utlöses när ett objekt läggs till i listan Projektbegäranden.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Flödet skickar ett e-postmeddelande till projektgodkännaren som godkänner eller avvisar begärandet direkt i ett e-postmeddelande.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Flödet skickar sedan ett godkännande eller avvisande i ett e-postmeddelande till projektets beställare och uppdaterar SharePoint-listorna.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Steg 1: Konfigurera flödesmallenStep 1: Configure the flow template

  1. I listan Projektbegäranden klickar eller trycker du på Flöde och därefter Skapa ett flöde.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Skapa ett flöde

  2. Klicka eller tryck på Skicka e-postmeddelande för godkännande när ett nytt objekt läggs till i den högra rutan.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Skapa ett godkännandeflöde

  3. Om du inte redan är inloggad loggar du in på SharePoint och Outlook. Klicka eller tryck sedan på Fortsätt.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Logga in för att använda mallen

    Nu kan du se mallen för det här flödet, redo att slutföras.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Rutorna i flödet motsvarar steg.The boxes in the flow represent steps. Indatan hämtas från föregående steg, samt genom att du anger den.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Varje steg kan sedan ge utdata till efterföljande steg.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Godkännandemall

  4. Skriv ett namn som är giltigt i din klientorganisation i rutan Tilldelad till.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    E-postkontakt för godkännande

    Nästa ruta i flödet svarar på projektgodkännarens beslut och dirigerar flödet till någon av de två förgreningarna: Om ja eller Om nej.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Villkor för godkännande

Steg 2: Skapa åtgärder för Godkänn = jaStep 2: Create actions for Approve = yes

Den här förgreningen skickar som standard ett e-postmeddelande med godkännande till begäranden.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Vi ska också uppdatera listan Projektförfrågningar och lägga till ett objekt på listan Projektinformation eftersom projektet har godkänts.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Klicka eller tryck på Informera objektets skapare om godkännande i förgreningen Om ja, och visa sedan standardalternativen för det e-postmeddelande som har skickats till begäranden genom att välja Redigera.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Redigera e-postinställningar

  2. Som standard skickas ett e-postmeddelande till den person som skapade listobjektet, med ämnesraden och meddelandetexten som visas.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Du kan uppdatera dessa om du vill.You can update these if you like.

    Standardinställningar för e-post

  3. Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd.Click or tap Add an Action.

    Lägga till en åtgärd

  4. Under Välj en åtgärd söker du efter ”SharePoint”. Klicka eller tryck sedan på SharePoint – Uppdatera objekt.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Åtgärden Uppdatera objekt

  5. Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametrar för att uppdatera objekt

  6. Markera rutan ID och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    List-ID för dynamiskt innehåll

    Det dynamiska innehållet är tillgängligt i hela flödet, baserat på föregående steg.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. I det här fallet är informationen för SharePoint-listan tillgänglig och vi kan använda den i de åtgärder som vi skapar.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Välj rutan Title, sök efter ”Title” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Title.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  8. I rutan Godkänd anger du ”Ja”.In the Approved box, enter "Yes". Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.This part of the flow should now look like the following image.

    Uppdatera lista

  9. Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd igen.Click or tap Add an Action again. Den här gången lägger vi till ett objekt i listan Projektinformation för projektet som godkändes.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Lägga till en åtgärd

  10. Under Välj en åtgärd söker du efter ”SharePoint”. Välj sedan SharePoint – Skapa objekt.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Åtgärden Skapa objekt

  11. Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametrar för att skapa objekt

  12. Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  13. Välj rutan RequestId och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll .Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    List-ID för dynamiskt innehåll

  14. I rutan PMAssigned anger du ”Ej tilldelad”.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.This part of the flow should now look like the following image.

    Slutför att skapa objekt

Steg 3: Granska åtgärd för Godkänn = nejStep 3: Review action for Approve = no

Den här förgreningen skickar som standard ett e-postmeddelande med avvisande till begäranden.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Vi ska också uppdatera listan Projektförfrågningar.We'll also update the Project Requests list. Vi lägger inte till något objekt i listan Projektinformation eftersom projektet inte kommer att fortsätta.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Klicka eller tryck på Informera objektets skapare om avvisande i förgreningen Om nej, och visa sedan standardalternativen för det e-postmeddelande som har skickats till begäranden genom att välja Redigera.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Redigera e-postinställningar

  2. Som standard skickas ett e-postmeddelande till den person som skapade listobjektet, med ämnesraden och meddelandetexten som visas.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Du kan uppdatera dessa om du vill.You can update these if you like.

    Standardinställningar för e-post

  3. Klicka eller tryck på Lägg till en åtgärd.Click or tap Add an Action.

    Lägga till en åtgärd

  4. Under Välj en åtgärd söker du efter ”SharePoint”. Klicka eller tryck sedan på SharePoint – Uppdatera objekt.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Åtgärden Uppdatera objekt

  5. Ange SharePoint-webbplatsens URL och listnamn.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parametrar för att uppdatera objekt

  6. Markera rutan ID och klicka eller tryck sedan på ID i dialogrutan med dynamiskt innehåll.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    List-ID för dynamiskt innehåll

  7. Välj rutan Rubrik, sök efter ”Rubrik” i dialogrutan med dynamiskt innehåll och klicka eller tryck sedan på Rubrik.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Listrubrik för dynamiskt innehåll

  8. I rutan Godkänd anger du ”Nej”.In the Approved box, enter "No". Den här delen av flödet bör nu se ut som följande bild.This part of the flow should now look like the following image.

    Uppdatera lista

  9. Längst upp höger på skärmen klickar eller trycker du på Skapa flödet och sedan Klar.At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    Knappen Klar

    Flödet är slutfört och det bör se ut som följande bild när du minimerar rutorna.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Slutfört flöde

Steg 4: Kör godkännandeflödetStep 4: Run the approval flow

  1. I listan Projektbegäranden klickar du på Snabbredigering och lägger till ett objekt enligt följande:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "Ny skärm till Maggan"Title = "New monitor for Megan"
    • Approved = "Väntande"Approved = "Pending"
    • Description = "Maggan behöver en 24-tums skärm"Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Ny maskinvara"ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "2017-03-02"RequestDate = "02/03/2017"
    • Requestor = "Maggan Björk"Requestor = "Megan Bowen"

      Objekt läggs till i listan

  2. Klicka på Klar överst på sidan när du är färdig.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Kryssmarkering för Klar

  3. Kontrollera inkorgen i godkännarens e-postkonto.Check the inbox of the approver's email account. Det bör finnas ett e-postmeddelande som liknar följande.You should have an email like the following.

    E-postmeddelande till Allan Larsson

  4. När du har klickat på Godkänn eller Avvisa kör flödet en annan process och du får feedback som liknar följande direkt i e-postmeddelandet.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Godkännandeåtgärden är klar

  5. Flödet skickar ett e-postmeddelande till Maggan med Allans svar, som i följande bild.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Det här e-postmeddelandet kommer från Maggan eftersom hon äger flödet.This email comes from Megan because she owns the flow.

    E-post till Maggan Björk

Nästa stegNext steps

Nästa steg i den här självstudien är att skapa en app som hanterar projekt.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.