ตั้งค่าข้อตกลงการสร้างใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ข้อตกลง Field Service อนุญาตให้องค์กรสร้างใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ พร้อมรายละเอียด ความถี่ และช่วงวันที่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยส่วนใหญ่แล้วข้อตกลงจะใช้สำหรับกำหนดการบำรุงรักษาที่องค์กรต้องดำเนินการตรวจสอบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนเกี่ยวกับอุปกรณ์

นี่เป็นวิธีต่างๆ ที่สามารถกำหนดค่าและใช้ข้อตกลงได้ ข้อตกลงสร้าง:

• การตรวจสอบใบสั่งงานประจำวัน ที่ผู้มอบหมายงานกำหนดโดยผ่านบอร์ดกำหนดการหรือระบบจัดการกำหนดการ
• ใบสั่งงานการบำรุงรักษารายเดือน ซึ่งกำหนดโดยอัตโนมัติโดยการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากร
• ใบสั่งงานรายสัปดาห์ ซึ่งข้อตกลงกำหนดทรัพยากรเดียวกันทุกครั้งในเวลาเริ่มต้นที่กำหนด
• ใบสั่งงานแบบครั้งเดียวในแต่ละเดือน เพื่อตรวจสอบสินทรัพย์ของลูกค้าหลายรายที่สถานที่ตั้งของลูกค้า
• ใบสั่งงานแบบหลายรายการในแต่ละปี เพื่อตรวจสอบสินทรัพย์หลายรายที่สถานที่ตั้งของลูกค้า
• ใบแจ้งหนี้รายไตรมาส เพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การใช้ข้อตกลง คุณจำเป็นต้อง:

1. สร้าง ข้อตกลง กำหนดรายละเอียดระดับสูง เช่น ลูกค้า ช่วงวันที่ และราคาตลาด
2. สร้าง การตั้งค่าการจองของข้อตกลง ที่ซึ่งคุณจะกำหนดความถี่ในการสร้างใบสั่งงานสำหรับข้อตกลง รวมถึงรายละเอียดพื้นฐานของใบสั่งงานในท้ายที่สุด เช่น ชนิดใบสั่งงาน
3. เพิ่ม เหตุการณ์ข้อตกลง ผลิตภัณฑ์ การบริการ และ งานการบริการ ที่กำหนดรายละเอียดเฉพาะของงาน ที่จะดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของแต่ละใบสั่งงานที่สร้างขึ้น
4. เปิดใช้งาน ข้อตกลง และ วันที่จองของข้อตกลง จะถูกสร้างขึ้นพร้อมกับใบสั่งงานเป็นวันที่เข้าถึง

มาดู 2 สถานการณ์เพื่อแสดงว่าข้อตกลงสามารถสร้างใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร

ข้อกำหนดเบื้องต้น

• Field Service v6.1+

• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งงาน เช่น บัญชี ชนิดเหตุการณ์ ผลิตภัณฑ์ การบริการ และงานการบริการ ที่กำหนดค่าไว้ในระบบของคุณ

• พิจารณาการระบุคำนำหน้าของข้อตกลง และหมายเลขการเริ่มต้น (ตัวเลือก) ไปที่ส่วน Field Service > การตั้งค่า จากนั้น ข้อตกลง

ป้อน คำนำหน้าของข้อตกลง และ หมายเลขการเริ่มต้นข้อตกลง

การทำเช่นนั้นจะระบุ หมายเลขข้อตกลง เมื่อข้อตกลงใหม่ถูกสร้างขึ้น

สถานการณ์จำลอง 1: สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติสำหรับการบำรุงรักษาสินทรัพย์

องค์กรต้องทำการบำรุงรักษารายเดือนบนชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ติดตั้ง ณ ที่ตั้งของลูกค้าในอีก 2 ปีข้างหน้า พวกเขาต้องการใช้ Dynamics 365 Field Service เพื่อสร้างงานบำรุงรักษาโดยอัตโนมัติ ในช่วงกลางของแต่ละเดือน โดย บางส่วน ที่มีความยืดหยุ่น พวกเขาต้องการผู้มอบหมายงานเพื่อกำหนดงานบำรุงรักษษรายเดือนให้กับช่างเทคนิคภาคสนามที่ดีและเหมาะสมที่สุด และเรียกเก็บเงินลูกค้าสำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์ในราคาที่ตกลงกัน

เราจะใช้ข้อตกลง - รวมถึงทรัพย์สินของลูกค้า ชนิดเหตุการณ์ และรายการราคา - เพื่อกำหนดสถานการณ์นี้

ขั้นตอนที่ 1: สร้างข้อตกลง

จากเมนูหลัก ไปที่ Field Service > ข้อตกลง > +สร้าง

กรอกข้อมูลองค์กรของคุณ ใช้คำแนะนำเครื่องมือที่ใช้งานง่ายเป็นแนวทาง

• บัญชีบริการ & บัญชีการเรียกเก็บเงิน : เช่นเดียวกับฟิลด์ใบสั่งงาน บัญชีบริการจะกำหนดว่าข้อตกลงใบสั่งงานจะเกิดขึ้นที่ใด ในขณะที่บัญชีการเรียกเก็บเงินจะกำหนดว่าใบแจ้งหนี้จะส่งไปที่ใคร

• สถานะระบบ : กำหนดหากว่าข้อตกลงกำลังดำเนินการอยู่ในขณะนั้น ตั้งค่าเป็น ประมาณการ ในขณะที่สร้างข้อตกลงใหม่และเพิ่มรายละเอียด เราจะตั้งค่าเป็น เปิดใช้งาน ในภายหลัง เมื่อเราพร้อมที่จะเริ่มดำเนินการใบสั่งงานและส่งใบแจ้งหนี้

• วันที่เริ่มต้น & สิ้นสุด: กำหนดระยะเวลาของข้อตกลง

• รายการราคา : ระบุราคาของผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลง และควบคุมรายการราคาที่มีอยู่ในใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจากข้อตกลงนี้ เพิ่มผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดที่จะใช้ในระหว่างข้อตกลงลงในรายการราคาข้อตกลง โดยปกติแล้วข้อตกลงประกอบด้วยราคาที่เจรจาไว้สำหรับสินค้าและบริการ ที่มักจะสะท้อนให้เห็นในรายการราคาใหม่ทั้งหมด รายการราคาในใบแจ้งหนี้และใบสั่งงานที่เป็นผลลัพธ์ สามารถปรับปรุงได้ด้วยตนเองตามต้องการ

ในแท็บ อื่นๆ คุณสามารถป้อนรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น อาณาเขตการบริการ ใบสั่งงานที่เป็นผลลัพธ์ควรเป็นส่วนหนึ่งของ และ เวลาในการสร้างเรกคอร์ด ซึ่งระบุเวลาของวันของใบสั่งงาน ใบแจ้งหนี้ และเรกคอร์ดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงนี้ควรถูกสร้างขึ้น การกำหนดนี้เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากบางองค์กรไม่ต้องการข้อตกลงในการสร้างใบสั่งงานในช่วงกลางของวันทำการ หากไม่มีการตั้งค่าไว้ ค่าเริ่มต้นจะเป็นค่าใน Field Service การตั้งค่า

สุดท้าย บันทึก

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการเกิดขึ้นประจำของการจอง

เมื่อมีการสร้างข้อตกลงแล้ว ให้ระบุความถี่ที่ใบสั่งงานควรจะถูกสร้างขึ้น

ในส่วน การตั้งค่าการจอง เลือก +เพิ่มเรกคอร์ดการตั้งค่าการจอง

กรอกข้อมูลของคุณเพื่อสร้างกำหนดการของข้อตกลง ใช้คำแนะนำเครื่องมือที่ใช้งานง่ายเป็นแนวทาง

• ชื่อ: ใส่ชื่อของกำหนดการของข้อตกลง ตัวอย่าง เช่น อาจจะเป็น "การบำรุงรักษารายเดือน" การตั้งชื่อมีความสำคัญ เนื่องจากข้อตกลงสามารถมีการเกิดขึ้นประจำของการจองได้หลายครั้ง สำหรับอินสแตนซ์ องค์กรการบริการอาจดำเนินการบำรุงรักษารายสัปดาห์และรายเดือน ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเดียวกัน

การตั้งค่าใบสั่งงาน

• สร้างใบสั่งงานอัตโนมัติ : ตั้งค่าเป็น ใช่ เพื่อให้ข้อตกลงนี้สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ ระบบจะสร้างใบสั่งงานตามพื้นฐานการสะสม ใบสั่งงานที่ได้สร้างขึ้นจะปรากฏในมุมมองใบสั่งงานที่ใช้งานอยู่ ที่มีสถานะเป็น เปิด-ไม่ได้จัดกำหนดการ หากตั้งเป็น ไม่ คุณต้องสร้างใบสั่งงานด้วยตนเองสำหรับกำหนดการแต่ละวัน ดังที่เราจะสำรวจในบทความนี้ภายหลัง

• จำนวนวันล่วงหน้าในการสร้างใบสั่งงาน : กำหนดจำนวนวันก่อนวันบริการที่คาดว่าใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้น ถ้าคุณเลือกจำนวนวันล่วงหน้าหลายวัน รายการคงค้างใบสั่งงานของคุณอาจมีจำนวนมากกว่าที่ต้องการ อย่างไรก็ตาม หากคุณเลือกจำนวนวันล่วงหน้าที่น้อยเกินไปคุณอาจไม่มีเวลาในการจัดเตรียม หากไม่มีการป้อนค่าที่ระดับข้อตกลงแสดงว่ามีการตั้งค่าทั้งสภาพแวดล้อมในแท็บ การตั้งค่า Field Service > ข้อตกลง > สร้างใบสั่งงานข้อตกลงล่วงหน้า X วัน หากฟิลด์นี้ไม่มีค่า ใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้นล่วงหน้าเจ็ดวันจากวันที่จองตามเวลาในการสร้างเรกคอร์ดที่อยู่ในข้อตกลง

ชนิดของใบสั่งงาน ลำดับความสำคัญ สรุปข้อมูลใบสั่งงาน และ สถานที่ปฏิบัติงาน ที่ป้อนที่นี่จะถูกส่งผ่านไปยังใบสั่งงานที่เป็นผลลัพธ์

การตั้งค่าการจอง

• สร้างการจองอัตโนมัติ : ตั้งค่าเป็น ใช่ เพื่อให้ระบบจองใบสั่งงานที่ถูกสร้างขึ้น (ไม่ว่าจะสร้างโดยอัตโนมัติหรือสร้างด้วยตนเอง) หากตั้งเป็น ใช่ คุณต้องระบุ ทรัพยากรที่ต้องการ และ เวลาเริ่มต้นที่ต้องการ สำหรับการจอง หากตั้งเป็น ไม่ ใบสั่งงานที่สร้างขึ้นจะต้องถูกกำหนดผ่านกระบวนการจัดกำหนดการปกติ: ด้วยตนเอง ด้วยระบบจัดการกำหนดการ หรือด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากร

• ฟิลด์ ความยืดหยุ่นก่อนการจอง และ ความยืดหยุ่นหลังการจอง ระบุจำนวนวันก่อนและหลังวันที่กำหนดการคาดหมาย ใบสั่งงานได้รับอนุญาตให้มีหมายกำหนดการ สิ่งเหล่านี้จะเติมฟิลด์ การเริ่มต้นของกรอบเวลาวันที่ และ การสิ้นสุดของกรอบเวลาวันที่ ในใบสั่งงานที่ถูกสร้างขั้น เพื่อช่วยระบบจัดการกำหนดการ ตัวอย่าง เช่น หากคุณวางแผนที่จะทำการบำรุงรักษารายเดือน ในวันที่ 8 ของแต่ละเดือน และตั้งค่าความยืดหยุ่นก่อนและหลังการจองเป็น 7 วัน ดังนั้นใบสั่งงานสามารถกำหนดเป็นระหว่างวันที่ 1 และวันที่ 15 ของแต่ละเดือน

• การเริ่มต้นของกรอบเวลา และ การสิ้นสุดของกรอบเวลา สามารถถูกระบุเพื่อสร้างกรอบเวลาสำหรับใบสั่งงานที่สร้างขึ้น และจะถูกนำมาพิจารณา โดยตัวช่วยจัดกำหนดการ (ตัวอย่าง: ใบสั่งงานควรถูกกำหนดเป็นระหว่าง 8.00 น. ถึง 12.00 น.)

ถัดไป คุณต้องกำหนดรูปแบบสำหรับใบสั่งงานที่จะสร้าง เลือก การเกิดขึ้นประจำของการจอง บนแถบคำสั่งด้านบน

ใช้หน้าต่างป๊อบอัพเพื่อกำหนดการเกิดขึ้นประจำ

ตัวอย่างโดยทั่วไป คือ:

• ทุกสัปดาห์
• ทุกเดือน
• ทุกสามเดือน
• รายปี
• วันจันทร์แรกของทุกเดือน
• ทุกวันศุกร์อื่นๆ

คุณยังสามารถกำหนดวันได้เอง ใบสั่งงานควรจะถูกดำเนินการหากรูปแบบไม่ได้สะท้อนถึงความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่าง เช่น อาจมีข้อตกลงในการให้บริการในวันหยุดต่างๆ ตลอดทั้งปี

• ลักษณะการทำงานของวันที่สิ้นสุด : ป้อนลักษณะการทำงานของวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เฉพาะเจาะจง ช่วยให้คุณสามารถสร้างใบสั่งงานสำหรับทั้งหมด หรือบางส่วนของระยะเวลาของข้อตกลง เลือก ไม่มีวันที่สิ้นสุด หมายถึงใบสั่งงานควรถูกสร้างขึ้นจนกว่าจะถึงวันที่สิ้นสุดข้อตกลง

สุดท้าย บันทึก

ดูรายละเอียดในส่วนข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการกำหนดค่าในตอนท้ายของบทความนี้ สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับการนำเข้าการทำซ้ำการจอง

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มรายละเอียดงานของข้อตกลง

หลังจากตั้งค่า ข้อตกลง เพื่อกำหนดรายละเอียดระดับสูง และ การตั้งค่าการจองของข้อตกลง เพื่อกำหนดการเกิดขึ้นประจำ ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดงานที่ควรดำเนินการ

การกำหนดนี้สามารถทำได้โดยการเพิ่มชนิดของเหตุการณ์ ผลิตภัณฑ์ การบริการ และงานของการบริการ ลงในข้อตกลง

จาก การตั้งค่าการจองของข้อตกลง เลือก + เพิ่มเรกคอร์ดเหตุการณ์การจองของข้อตกลง ใช้คำแนะนำเครื่องมือเป็นแนวทางในการระบุรายละเอียดของเหตุการณ์ และจากนั้น เลือก บันทึก & ปิด

เมื่อคุณเพิ่มเหตุการณ์ลงในข้อตกลง ผลิตภัณฑ์ การบริการ งานการบริการ และคุณลักษณะที่เกี่ยวข้อง จะถูกเพิ่มเข้าไปในข้อตกลง และไปยังใบสั่งงานตามที่ถูกสร้างขึ้น ดูหมายเหตุเกี่ยวกับ "คัดลอกรายการเหตุการณ์ไปยังข้อตกลง" ในข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการกำหนดค่าในตอนท้ายของบทความนี้

หากคุณไม่ต้องการใช้ชนิดเหตุการณ์ คุณสามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ การบริการ และงานการบริการลงในข้อตกลงได้โดยตรง

สินทรัพย์ของลูกค้าที่มีข้อตกลง

หากคุณต้องการใช้ข้อตกลงสำหรับการบำรุงรักษาสินทรัพย์ของลูกค้า ให้ใช้เหตุการณ์ข้อตกลง

โดยการระบุสินทรัพย์ของลูกค้าในเหตุการณ์ข้อตกลง คุณสามารถกำหนดงานที่เกิดซ้ำซึ่งควรดำเนินการในอุปกรณ์เฉพาะ และสร้างประวัติการให้บริการ คุณยังสามารถเพิ่มชนิดของเหตุการณ์ได้หลายชนิด ในการตั้งค่าการจองของข้อตกลงแต่ละประเภทด้วยสินทรัพย์ของลูกค้า

ใช้ตัวอย่างเหตุการณ์ของสองเหตุการณ์สำหรับการบำรุงรักษารายเดือน องค์กรสามารถ:

1. ดำเนินการขั้นตอนการบำรุงรักษาสองชนิดที่แตกต่าง (ชนิดของเหตุการณ์) ในสินทรัพย์เดียวกันของลูกค้า
2. ทำตามขั้นตอนการบำรุงรักษาแบบเดียวกัน (ชนิดของเหตุการณ์) ในสินทรัพย์ที่แตกต่างกันสองรายการของลูกค้า ตราบใดที่สินทรัพย์ทั้งสองอยู่ในสถานที่เดียวกันตามที่กำหนดโดยบัญชีผู้ใช้บริการ

ขั้นตอนที่ 4: เปิดใช้งานข้อตกลง และดูใบสั่งงาน

สุดท้าย หลังจากรายละเอียดระดับสูง การเกิดขึ้นประจำ และงานถูกกำหนดแล้ว ขั้นตอนสุดท้ายคือ เปิดใช้งาน ข้อตกลง เพื่อเริ่มสร้างเรกคอร์ดที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่บำรุงรักษา และใบสั่งงาน โดยทั่วไปจะกระทำหลังจากผู้จัดการได้ตรวจสอบและเป็นที่ยอมรับของลูกค้า การเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมในสถานะของข้อตกลง ให้พิจารณาใช้ค่า สถานะย่อยของข้อตกลง สถานะย่อยของข้อตกลงที่กำหนดเองยังสามารถสร้างขึ้นได้

จากข้อตกลง ให้ตั้งค่าฟิลด์ สถานะระบบ เป็น ใช้งาน การทำเช่นนี้จะก่อให้เกิดการสร้างวันที่จองที่แสดงถึงวันที่ควรจะดำเนินการบริการ

เมื่อเวลามาถึงวันที่จอง ใบสั่งงานจะถูกสร้างขึ้นตามฟิลด์ จำนวนวันล่วงหน้าในการสร้างใบสั่งงาน วันที่จองจะมีสถานะเป็น ประมวลผลแล้ว พร้อมกับค้นหาใบสั่งงานที่สร้างขึ้น

คุณยังสามารถสร้างใบสั่งงานด้วยตนเองสำหรับแต่ละวันที่จองได้ด้วย วิธีการนี้สามารถใช้ได้หากคุณตั้งค่า สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ เป็น ไม่ หรือสำหรับกรณีเฉพาะกิจที่คุณต้องสร้างใบสั่งงานก่อนหน้าที่กำหนดไว้

หากคุณตัดสินใจที่จะมีข้อตกลง สร้างการจองโดยอัตโนมัติ ใบสั่งงานจะถูกกำหนดเป็นทรัพยากรที่ต้องการ เมื่อใบสั่งงานถูกสร้างขึ้น

ขั้นตอนที่ 5: ดำเนินการใบสั่งงานของข้อตกลง

เมื่อใบสั่งงานถูกสร้าง พวกเขาจะปรากฏท่ามกลางใบสั่งงานอื่นๆ ในมุมมอง ใบสั่งงานที่ใช้งาน

ใบสั่งงานที่สร้างขึ้นจะมีรายละเอียดทั้งหมดที่ระบุไว้ในข้อตกลง เช่น รายการราคา ชนิดของใบสั่งงาน ชนิดของเหตุการณ์ สินทรัพย์ของลูกค้า และอื่นๆ

การค้นหาข้อตกลงจะถูกระบุไว้ในส่วน การตั้งค่า

หลังจากเลือกปุ่มใบสั่งงาน จอง และทริกเกอร์ระบบจัดการกำหนดการ พารามิเตอร์เวลา การเริ่มต้นค้นหา และ การสิ้นสุดการค้นหา จะแสดงถึงวันที่จอง

หลังจากใบสั่งงานตามข้อตกลงถูกดำเนินการโดยช่างเทคนิคภาคสนามและปิดโดยผู้จัดการ ใบแจ้งหนี้สำหรับงานที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกสร้างขึ้นซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนใบสั่งงานการออกใบแจ้งหนี้ตามปกติ นี่เป็นความจริงไม่ว่าใบสั่งงานจะเป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงหรือไม่ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทความ วัฎจักรและสถานะของใบสั่งงาน

สถานการณ์ที่ 2: สร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงเป็นใบแจ้งหนี้ที่ถูกสร้างโดยอัตโนมัติสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการ ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นตามการเกิดขึ้นประจำที่กำหนดไว้ และมีผลิตภัณฑ์เดียวกันในราคาเดียวกันในแต่ละครั้ง ใบแจ้งหนี้จะถูกสร้างขึ้นและเรียกเก็บเงินโดยไม่คำนึงถึงว่าใบสั่งงานใดๆ จะถูกดำเนินการหรือไม่ มันเป็นรูปแบบที่คล้ายคลึงกับการที่คุณอาจจ่ายบิลค่าโทรศัพท์มือถือรายเดือนโดยไม่คำนึงถึงจำนวนการโทรหรือข้อความที่คุณส่ง

มากำหนดค่าสถานการณ์ที่ ลูกค้าจ่ายองค์กร Field Service เป็นจำนวนเงินรายไตรมาสสำหรับแผนการบริการ

ขั้นตอนที่ 1: สร้างข้อตกลงหรือเลือกข้อตกลงที่มีอยู่

คุณสามารถเพิ่มใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงในข้อตกลงที่มีอยู่ หรือเพิ่มไปยังข้อตกลงใหม่ คุณสามารถมีข้อตกลงที่มีเพียงใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงเดียวและไม่มีแผนการบำรุงรักษา และกระทั่งมีใบแจ้งหนี้หลายใบสำหรับข้อตกลงเดียว

ในตัวอย่างของเรา เราจะเพิ่มใบแจ้งหนี้รายไตรมาสลงในข้อตกลงที่เราสร้างขึ้น

จากข้อตกลง ไปที่ ตั้งค่าใบแจ้งหนี้ > เพิ่มการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงใหม่

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าการเกิดขึ้นประจำของใบแจ้งหนี้และผลิตภัณฑ์

ในส่วนผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้ ให้เพิ่มผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องการเรียกเก็บเงินลูกค้าตามปกติ ราคาของผลิตภัณฑ์ในใบแจ้งหนี้จะได้มาจากรายการราคาในข้อตกลง

ถัดไป กำหนดความถี่ที่ควรสร้างใบแจ้งหนี้โดยเลือก การเกิดขึ้นประจำของใบแจ้งหนี้ ที่ด้านบน

อย่าลืมที่จะ บันทึก

ขั้นตอนที่ 3: เปิดใช้งานการเกิดขึ้นประจำของใบแจ้งหนี้ และดูใบแจ้งหนี้

เนื่องจากข้อตกลงนี้มีการใช้งานอยู่แล้ว วันที่ในใบแจ้งหนี้จะสร้างหลังจากช่วงเวลาสั้นๆ แต่ไม่ทันที หากคุณเพิ่มการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงในข้อตกลงใหม่ หรือรายการที่มีอยู่ซึ่งมีสถานะโดยประมาณ คุณจะต้องเริ่มการใช้งานข้อตกลง

เมื่อข้อตกลงมีการเปิดใช้งาน วันที่ระบุในใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงจะสร้างขึ้นหลังจากช่วงเวลาสั้นๆ

มันเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงด้วยตนเอง เช่นเดียวกับที่คุณสามารถทำได้กับใบสั่งงานของข้อตกลง

ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับการกำหนดค่า

ในการตั้งค่า Field Service มีค่าเริ่มต้นที่สำคัญที่คุณสามารถตั้งค่าสำหรับข้อตกลง ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบควบคุมวิธีที่องค์กรสร้างข้อตกลง

• สร้างวันที่จอง X เดือนล่วงหน้า : วันที่จองของข้อตกลงช่วยองค์กรวางแผนการบำรุงรักษา อย่างไรก็ตาม หากข้อตกลงครอบคลุมระยะเวลานาน คุณอาจไม่ต้องการสร้างวันที่จองทั้งหมดในคราวเดียว แต่อาจจะเป็น X เดือนล่วงหน้า ค่าเริ่มต้นคือ 12 เดือน

• สร้างใบสั่งงานของข้อตกลง X วันล่วงหน้า : ค่านี้มีอยู่ในการตั้งค่าการจองของข้อตกลง และอาจแตกต่างกันไปสำหรับการเกิดขึ้นประจำของการจองแต่ละครั้ง แต่ค่าเริ่มต้นสามารถตั้งได้ที่นี่

• สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติสำหรับการจองของข้อตกลง : ค่านี้มีอยู่ในการตั้งค่าการจองของข้อตกลง และอาจแตกต่างกันไปสำหรับการเกิดขึ้นประจำของการจองแต่ละครั้ง แต่ค่าเริ่มต้นสามารถตั้งได้ที่นี่

• เวลาในการสร้างเรกคอร์ด : ค่านี้มีอยู่ในข้อตกลง และกำหนดว่าเมื่อใดของวันควรเรกคอร์ดข้อตกลง เช่น วันที่ของการจองและใบสั่งงานควรถูกสร้างขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะบางองค์กรไม่ต้องการให้ข้อตกลงสร้างใบสั่งงานจำนวนมาก ในช่วงกลางของวันทำการที่ผู้บริหารงานกำลังกำหนดและจัดการงานอื่นอยู่

เหตุการณ์หลายรายการกับการเกิดขึ้นประจำหลายครั้ง

เมื่องานของข้อตกลงเพิ่มขึ้น คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเพิ่มเหตุการณ์ของข้อตกลงหลายครั้งในการเกิดขึ้นประจำครั้งเดียว หรือเพิ่มการเกิดขึ้นประจำหลายครั้ง แต่ละครั้งมีหนึ่งเหตุการณ์หรือมากกว่า ต่อไปนี้เป็นบางสิ่งที่ต้องพิจารณา:

• ใครจะเป็นผู้ดำเนินการใบสั่งงาน : การเกิดขึ้นประจำเพียงครั้งเดียวจะสร้างใบสั่งงานเดียว ในขณะที่การเกิดขึ้นประจำหลายครั้งจะสร้างใบสั่งงานหลายใบสั่ง และโดยทั่วไปใบสั่งงานจะดำเนินการโดยบุคคลเดียว หากคุณเห็นว่าข้อตกลงนั้นเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคลคนเดียว การใช้การเกิดขึ้นประจำครั้งเดียวอาจจะดีกว่า เมือการแก้ไขคือใช้ชนิดของเหตุการณ์ด้วย แม่แบบกลุ่มความต้องการ ที่ช่วยกำหนดใบสั่งงานเดียวให้กับหลายทรัพยากร

• การเดินทาง : หากการเกิดขึ้นประจำหลายครั้งสร้างใบสั่งงานหลายอัน นี่อาจสร้างเส้นทางและการเดินทางมากขึ้น

• คุณติดตามสินทรัพย์อย่างไร : บางองค์กรต้องการใบสั่งงานแต่ละรายการ เพื่อเชื่อมโยงกับสินทรัพย์รายการเดียวของลูกค้า วิธีนี้ทำให้พวกเขารู้ว่าเวลาที่ใช้ในใบสั่งงานมีความสัมพันธ์กับเวลาที่ใช้ในการให้บริการสินทรัพย์ซึ่งช่วยในการรายงาน หากเป็นกรณีนี้คุณอาจเลือกที่จะมีการเกิดขึ้นประจำหลายครั้งแต่ละรายการในการสร้างใบสั่งงานหนึ่งรายการ โดยมีเหตุการณ์เดียวที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์รายการเดียว

กำหนดใบสั่งงานของข้อตกลงโดยอัตโนมัติด้วย การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากร

การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากรกำหนดใบสั่งงานโดยอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพชั่วโมงทำงานและเวลาเดินทาง นี่รวมถึงใบสั่งงานที่สร้างจากข้อตกลง หากคุณสนใจที่จะใช้การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากรเพื่อกำหนดใบสั่งงานของข้อตกลง ต่อไปนี้เป็น 3 ตัวเลือก:

1. มีข้อตกลงสร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ และให้แน่ใจว่าใบสั่งงานที่สร้างขึ้นถูกเลือกโดยขอบเขตของการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากร
2. มีข้อตกลงการสร้างและจองใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ และให้แน่ใจว่าทรัพยากรที่ต้องการถูกกำหนดให้เปิดใช้งานสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากร และสถานะการจองของการจองที่เกี่ยวข้องสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ คุณสามารถใช้ตัวเลือกล็อคกำหนดการในการจอง เพื่อให้แน่ใจว่าการจองของข้อตกลงยังคงกำหนดไว้กับทรัพยากร ช่วงเวลา หรือทั้งสองอย่าง
3. สร้างกำหนดการและขอบเขตของการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการทรัพยากรเฉพาะ ที่พิจารณาเฉพาะใบสั่งงานที่สร้างจากข้อตกลง นี่ช่วยให้คุณสามารถตั้งค่าช่วงเวลาและลำดับความสำคัญที่เฉพาะเจาะจง เมื่อมีการเพิ่มประสิทธิภาพข้อตกลงของการจองใบสั่งงาน

การใช้ใบแจ้งหนี้และการให้สิทธิ์กับข้อตกลง

เมื่อตัดสินใจใช้ใบแจ้งหนี้ของข้อตกลง คุณสามารถสร้างข้อตกลงใหม่เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ หรือเพิ่มใบแจ้งหนี้ให้กับข้อตกลงการบริการที่มีอยู่ หากใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงเกี่ยวข้องกับกำหนดการบำรุงรักษา เราขอแนะนำให้มีใบสั่งงานของข้อตกลงที่สร้างขึ้นและใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงที่สร้างขึ้น ให้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเดียวกัน

แม้ว่าคุณจะมีการสร้างใบแจ้งหนี้ของข้อตกลง ใบสั่งงานของข้อตกลงจะยังคงยังคงสร้างใบแจ้งหนี้เมื่อเสร็จสมบูรณ์ และสถานะเป็น ปิด-โพสต์แล้ว หากมีเพียงใบแจ้งหนี้ของข้อตกลงที่แสดงถึงสิ่งที่ควรเรียกเก็บเงินจากลูกค้า คุณจะต้องสร้างกระบวนการโดยไม่คำนึงถึง หรือลดใบแจ้งหนี้ของใบสั่งงาน นี่อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนการปิดใช้งานใบแจ้งหนี้เหล่านั้น หรือใช้รายการราคา และการให้สิทธิ์เพื่อให้แน่ใจว่าผลรวมย่อยของใบสั่งงานและใบแจ้งหนี้ของใบสั่งงานคือ $0

การให้สิทธิ์จะใช้กับการกำหนดราคาใบสั่งงานขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ เช่น บัญชีการบริการ ชนิดของเหตุการณ์ และประเภทของสินทรัพย์ของลูกค้า เป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปในการสร้างชนิดของเหตุการณ์เฉพาะสำหรับลูกค้าโดยเฉพาะซึ่งสรุปงานที่กำหนดเอง ทางเลือกหนึ่งคือการให้สิทธิ์เมื่อมีการเพิ่มชนิดของเหตุการณ์ของข้อตกลงที่กำหนดเอง ลงในใบสั่งงานที่ทำให้ผลิตภัณฑ์และการบริการเป็น $0 โดยลดราคาให้ 100%

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้เยี่ยมชม บทความเรื่องการให้สิทธิ์

นำเข้าการเกิดขึ้นประจำของการจอง

เป็นไปได้ที่จะนำเข้ารูปแบบการเกิดซ้ำของการจองสำหรับการตั้งค่าการจองข้อตกลง (ABS) หรือการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ข้อตกลง (AIS)

• กล่องโต้ตอบการเกิดซ้ำ เมื่อบันทึก จะเติมข้อมูลลงในเรกคอร์ด ABS หรือ AIS
• ฟิลด์ที่เรียกว่า การตั้งค่าการเกิดซ้ำ และจะไม่ปรากฏในฟอร์มตามค่าเริ่มต้น
• ในการนำเข้าการเกิดซ้ำด้วย ABS หรือ AIS หนึ่งเรกคอร์ดขึ้นไปผ่าน CSV เพียงแค่รับสตริงตัวแทนจาก ABS หรือ AIS ที่ได้รับการตั้งค่าคล้ายกับวิธีที่คุณต้องการกำหนดค่าเรกคอร์ดที่นำเข้า
• ด้วยสตริงนั้น คุณจะเห็นว่ามีบางค่าที่ขับเคลื่อนวิธีการทำงานของเรคคอร์ดที่สามารถแยกวิเคราะห์ออกจากสตริงนั้น เช่น วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด ทุกเดือน เป็นต้น
• ใช้สตริงตัวอย่างเหล่านี้เพื่อเติมบันทึกการจองข้อตกลงและบันทึกการตั้งค่าใบแจ้งหนี้ลงในสเปรดชีต และใช้สิ่งนี้เพื่อนำเข้าเรกคอร์ดการกำหนดค่าทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น ดูการเกิดซ้ำในภาพหน้าจอต่อไปนี้ และ XML ที่เกี่ยวข้องด้านล่าง

<root><pattern><period>weekly</period><option>every</option><weeks every='1'><days>1</days><days>2</days><days>3</days></weeks></pattern><range><start>08/01/2020</start><option>endAfter</option><end>10</end></range><datas/></root>

หมายเหตุเพิ่มเติม

• คุณสามารถแก้ไขข้อตกลงที่ใช้งานอยู่ การแก้ไขจะมีสิทธิ์ทันทีและจะอัปเดตข้อตกลงหลังจากช่วงเวลาสั้นๆ

• การแก้ไขการเกิดขึ้นประจำของการจองของข้อตกลงที่ใช้งานอยู่ จะอัปเดตวันที่จองแบบอะซิงโครนัส

• หาก สร้างใบสั่งงานโดยอัตโนมัติ ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ แต่ สร้างการจองโดยอัตโนมัติ ถูกตั้งค่าเป็น ใช่ การจองจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อใบสั่งงานถูกสร้างขึ้นด้วยตนเองจากวันที่จอง

• ข้อตกลงมีไว้เพื่อที่จะดำเนินการในสถานที่ตั้งเดียวซึ่งแสดงโดยบัญชีผู้ใช้บริการ การทำงานในหลายๆ สถานที่ ควรได้รับการกำหนดค่าด้วยข้อตกลงหลายข้อ

• ในสถานการณ์ที่คุณต้องการใช้ข้อตกลงเฉพาะสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้ และไม่ใช่สำหรับการสร้างใบสั่งงาน ให้พิจารณาใช้เอนทิตีใบเสนอราคา เป็นส่วนหนึ่งของโซลูชั่น Field Service ซึ่งมีความสามารถที่คล้ายกัน

• ข้อตกลงทำงานโดยไร้ปัญหาร่วมกับ Dynamics 365 Sales ลูกค้าเป้าหมาย> โอกาสทางการขาย > ใบเสนอราคา> กระบวนการสั่งซื้อ การดำเนินการนี้สามารถทได้โดย:

  • การจัดหมวดหมู่ลูกค้าเป้าหมายเป็น การบำรุงรักษาบริการลูกค้าเป้าหมาย
  • การเพิ่มบรรทัดโอกาสทางการขายด้วยรายการของบริการ
  • การสร้างรายการในใบเสนอราคา เป็นรายการของบริการ และเพิ่มการตั้งค่าการจองของใบเสนอราคา

• ฟิลด์ คัดลอกรายการเหตุการณ์ไปยังข้อตกลง ระหว่างการตั้งค่าชนิดของเหตุการณ์มีความสำคัญด้วยเหตุผล 2 ประการ:

  1. เหตุการณ์ที่คุณต้องการเพิ่มในข้อตกลงอาจแตกต่างกันเล็กน้อยจากเหตุการณ์ที่คุณจะเพิ่มในใบสั่งงานเดียว ที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลง ตัวอย่างเช่น โดยปกติแล้วเหตุการณ์จะต้องใช้บริการ 1 ชั่วโมง แต่สำหรับข้อตกลงนั้นคุณได้เจรจากับลูกค้าโดยใช้เวลาไป 2 ชั่วโมง แทนที่จะต้องสร้างชนิดเหตุการณ์ที่สองสำหรับข้อตกลงนี้ คุณสามารถตั้งค่าได้ คัดลอกรายการเหตุการณ์ไปยังข้อตกลง ไปยัง ไม่ เพิ่มเหตุการณ์ลงในข้อตกลง จากนั้นเพิ่มงานบริการ ผลิตภัณฑ์ บริการ และอื่น ๆ ด้วยตนเอง วิธีนี้คุณสามารถใช้ปชนิดเหตุการณ์เดียว กันซึ่งช่วยในการรายงานในภายหลัง ตั้งค่าตัวเลือกนี้เป็น ใช่ และรายการเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจะถูกเพิ่มเข้าไปในข้อตกลง และคุณสามารถยอมรับรายการเหล่านี้หรือเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยจากที่นั่น

หากตั้งเป็น ใช่ รายการข้อตกลงจะถูกสร้างขึ้น

หากตั้งเป็น ไม่, จะไม่ถูกสร้างขึ้น

2. สามารถเพิ่มเหตุการณ์ลงในข้อตกลงสำหรับงานที่เกิดซ้ำได้ ซึ่งหมายความว่าข้อตกลงจะสร้างใบสั่งงานด้วยการแนบเหตุการณ์การสั่งงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า อย่างไรก็ตาม ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้าในบทความนี้ เหตุการณ์นี้สามารถแก้ไขได้เมื่อกระบวนการและกระบวนงานเปลี่ยนแปลง แต่ข้อตกลงอาจครอบคลุมหลายเดือน หรือหลายปี ดังนั้นข้อตกลงควรใช้ชนิดเหตุการณ์ที่มีอยู่ในขณะที่สร้างข้อตกลงหรือใช้การเปลี่ยนแปลงล่าสุดกับชนิดเหตุการณ์ ซึ่งอาจส่งผลให้มีการทำงานที่แตกต่างไปจากที่ตั้งใจไว้ในตอนท้ายของข้อตกลง ตั้งค่าเป็น ใช่ หากเหตุการณ์นั้นยังคงเหมือนเดิมตลอดอายุของข้อตกลง โดยการคัดลอกรายละเอียดเหตุการณ์ไปยังข้อตกลง ณ เวลาที่เปิดใช้งานข้อตกลง ตั้งค่าเป็น ไม่ หากใบสั่งงานที่สร้างขึ้นจากข้อตกลงควรดึงค่ารายละเอียดชนิดเหตุการณ์ล่าสุด เมื่อใบสั่งงานถูกสร้างขึ้นจากข้อตกลง ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นพื้นฐานต่อไปขึ้นอยู่กับฟิลด์ สร้างคำสั่งงาน X วันล่วงหน้า บน การตั้งค่าการจองข้อตกลง
3. รายการจะถูกคัดลอกไปยังข้อตกลง เมื่อมีการเพิ่มลงในข้อตกลง แม้ว่าข้อตกลงจะมีสถานะโดยประมาณ

ดูเพิ่มเติม

• สร้างแม่แบบใบสั่งงานด้วยชนิดของเหตุการณ์

• เพิ่มรายละเอียดบัญชีลงในใบสั่งงาน