สร้างรายงานทางการเงิน
บทความนี้แสดงข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างรายงานทางการเงิน
เมื่อต้องการสร้างรายงาน เปิดข้อกำหนดของรายงาน และเลือก สร้าง บนแถบเครื่องมือ หน้า สถานะคิวรายงาน จะเปิดและระบุที่ตั้งของรายงานของคุณในคิวนั้น
เมื่อการสร้างรายงานมีความคืบหน้า ตัวบ่งชี้สถานะของคิวรายงานต่อไปนี้อาจมองเห็นได้บนหน้า สถานะคิวรายงาน
| สถานะ | รัฐ | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| กำลังจัดคิว | ระหว่างกาล | มีการตรวจสอบความถูกต้องของนิยามรายงานก่อนที่จะมีการจัดวางรายงานในคิวการสร้าง |
| จัดคิว | ระหว่างกาล | รายงานป้อนคิวการสร้างรายงานและรอที่จะประมวลผล |
| กำลังประมวลผล | ระหว่างกาล | โดยทั่วไป สถานะนี้จะเป็นไปตามสถานะ จัดคิวแล้ว และโดยปกติจะเปลี่ยนเป็นสถานะ ขั้นสุดท้าย เมื่อการประมวลผลเสร็จสมบูรณ์ |
| กำลังดำเนินการหลังการประมวลผล | ระหว่างกาล | สถานะนี้จะเป็นไปตามสถานะ กำลังประมวลผล และระบุว่าข้อมูลรายงานทั้งหมดจะถูกรวบรวม แต่การคํานวณนั้นใช้ไม่ได้ เช่น การคํานวณและการรวบรวม |
| กำลังยกเลิก | ระหว่างกาล | การรายงานถูกยกเลิกตามคำขอของผู้ใช้ สถานะนี้ส่งผลให้มีการยกเลิกที่ผู้ใช้ร้องขอสำหรับรายงานในสถานะ จัดคิวแล้ว หรือ กำลังประมวลผล ระบบพยายามจัดวางรายงานในสถานะ ถูกยกเลิก เว้นแต่ระบบจะดำเนินการมาไกลและต้องจัดสรุปในสถานะอื่น |
| ยกเลิก | ขั้นสุดท้าย | รายงานเสร็จสิ้นการประมวลผลแต่ไม่เสร็จสมบูรณ์เนื่องจากหยุดที่ร้องขอโดยผู้ใช้ |
| เสร็จสมบูรณ์ | ขั้นสุดท้าย | รายงานพร้อมใช้งาน |
| ล้มเหลว | ขั้นสุดท้าย | การประมวลผลรายงานเสร็จสิ้นแล้วแต่ไม่ควรมีการใช้ |
โดยค่าเริ่มต้น รายงานที่สร้างขึ้นจะเปิดในวิวเวอร์เว็บ ตัวเลือกต่อไปนี้จะพร้อมใช้งานสำหรับรายงานการสร้าง:
- ตั้งค่ากำหนดการเพื่อสร้างรายงานหรือกลุ่มของรายงานโดยอัตโนมัติ
- ตรวจสอบบัญชีที่สูญหาย หรือข้อมูลในรายงาน และตรวจสอบความถูกต้องของรายงาน
เมื่อคุณสร้างรายงาน ตัวเลือกที่คุณได้ระบุในแท็บ รายงานคำนิยาม จะถูกใช้
สร้างรายงานทางการเงิน
การสร้างรายงานทางการเงิน ไปยัง บัญชีแยกประเภททั่วไป>การสอบถามและรายงาน>รายงานทางการเงิน
- เลือกรายงานที่จะสร้าง และเลือก สร้าง
- กรอกข้อมูลในฟิลด์ วันที่รายงาน และเลือก ตกลง
หลังจากที่มีการสร้างรายงาน รายงานจะพร้อมใช้งานเมื่อต้องการดูในส่วน รายงาน
คุณสามารถเลือกที่จะ ดู หรือ ลบ รายงานได้
เมื่อต้องการสร้างรายงานโดยใช้ ตัวออกแบบรายงาน เปิดข้อกำหนดของรายงาน และจากนั้นเลือกปุ่ม สร้าง บนแถบเครื่องมือ หน้า สถานะคิวรายงาน จะเปิด และระบุที่ตั้งของรายงานของคุณในคิวนั้น โดยค่าเริ่มต้น รายงานที่สร้างขึ้นจะเปิดในวิวเวอร์เว็บ
อะไรสิ่งที่คาดหวังเมื่อมีการส่งคำขอสร้างรายงาน
- เมื่อลูกค้าส่งคำขอสร้างรายงานแล้ว รายงานควรปรากฏในหน้า สถานะคิวรายงาน ภายใต้ รายการคิวรายงาน
- หากมีการส่งคำขอการสร้างรายงานหลายรายการพร้อมกัน สามารถประมวลผลรายงานได้สูงสุดสามรายงานพร้อมกันบนอินสแตนซ์บริการกระบวนการรายงานทางการเงิน และสามารถประมวลผลรายงานได้สูงสุดห้ารายงานพร้อมกันในสภาพแวดล้อม
- คิวการสร้างรายงานเป็นคิว FIFO
- การสร้างรายงานสามารถยกเลิกได้ก่อนที่จะเข้าสู่สถานะสุดท้าย โดยเลือกรายงานแล้วคลิก ลบ เมื่อรายงานถูกยกเลิกเรียบร้อยแล้ว รายงานจะเป็น ยกเลิกแล้ว
กลุ่มรายงาน
กลุ่มรายงานเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสร้างรายงานหลายฉบับพร้อมกัน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณทราบว่าเมื่อสิ้นเดือน ผู้ใช้ของคุณสร้างรายงานแปดรายงานทุกเดือน สร้างกลุ่มรายงานและเลือก สร้าง ให้กับแต่ละรายงานจากแปดรายงานในกลุ่ม คุณสามารถเลือก สร้าง ให้กับกลุ่มรายงานและจะมีการสร้างรายงานขึ้นแปด ฉบับในขั้นตอนเดียว เมื่อสร้างรายงานในกลุ่มรายงานที่เลือกแล้ว คุณสามารถไปที่ รายงานทางการเงิน (บัญชีแยกประเภททั่วไป > การสอบถามและรายงาน > รายงานทางการเงิน)เพื่อดูแต่ละรายงาน เมื่อต้องการตั้งค่ากลุ่มรายงาน ให้ดำเนินการขั้นตอนต่อไปนี้
- ใน Report Designer เลือก กลุ่มรายงาน
- เลือกนิยามรายงานที่มีอยู่เพื่อรวมไว้ในกลุ่มรายงานของคุณ
- เลือกแทนที่บริษัท รายละเอียด และการตั้งค่าวันที่จากรายงานแต่ละฉบับที่จะรวมอยู่ในกลุ่ม เราขอแนะนำให้ตั้งค่า บริษัทว่า รอบระยะเวลาปี และ ระดับรายละเอียด ของแต่ละรายงาน
- บันทึกกลุ่มรายงาน
กำหนดการสร้างรายงาน
บริษัทมากมายมีชุดรายงานหลักที่รันตามช่วงเวลาที่กำหนดไว้เพื่อให้สอดคล้องกับกระบวนการธุรกิจของบริษัท คุณสามารถจัดกำหนดการรายงานที่จะสร้างเป็นประจำ เช่นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายปี ซึ่งอาจเป็นรายงานฉบับเดียวหรือกลุ่มรายงานที่มีบริษัทหลายแห่ง คุณต้องป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณสำหรับแต่ละบริษัทที่ระบุ เช่น บริษัทในคำนิยามลำดับการรายงาน ถ้าข้อมูลประจำตัวไม่ถูกต้อง รายงานจะแสดงเฉพาะข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึง เช่น บริษัทที่คุณล็อกออนเข้าในเวลานั้น ข้อมูลขาออกจะถูกอ่านเป็นลำดับแรกจากกลุ่มรายงาน แล้วจากแต่ละรายงาน
เมื่อกำหนดการรายงานถูกสร้างและบันทึก กำหนดการรายงานนั้นจะแสดงอยู่ในบานหน้าต่างนำทางภายใต้ กำหนดการรายงาน คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดระเบียบรายงานได้ หากรายงานฉบับเดียวในกำหนดการไม่รัน รายงานอื่นๆ ทั้งหมดจะยังคงรันต่อไป
สำคัญ
หากต้องการสร้าง แก้ไข และลบกำหนดการรายงาน คุณต้องมีบทบาทของผู้ออกแบบหรือผู้ดูแลระบบ เมื่อรันรายงานหนึ่ง ข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ที่สร้างการจัดกำหนดการถูกใช้ในการสร้างรายงาน
สร้างกำหนดการรายงาน
ใน Report Designer ในเมนู ไฟล์ เลือก ใหม่ แล้วเลือก กำหนดการรายงาน กล่องโต้ตอบ กำหนดการรายงานใหม่ จะเปิดขึ้น
ภายใต้ การตั้งค่า เลือกรายงานเดียวหรือกลุ่มรายงานเพื่อจัดกำหนดการ มีเพียงรายงานหรือกลุ่มรายงานสำหรับการเลือกบริษัทหรือบล็อคส่วนประกอบที่คุณล็อกออนอยู่เท่านั้นที่พร้อมใช้งาน
เลือกกล่องกาเครื่องหมายที่ ใช้งานนี้ เพื่อกำหนดการรายงานนั้น มีเพียงผู้สร้างรายงานหรือผู้ดูแลระบบเท่านั้นที่สามารถเรียกใช้งานหรือยกเลิกการใช้งานกำหนดการรายงานได้
เลือกปุ่ม สิทธิ์ เพื่อป้อนข้อมูลประจำตัวของบริษัท ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลการล็อกออนของคุณจะถูกนำมาใช้สำหรับบริษัทที่คุณกำลังล็อกออน ถ้าบริษัทอื่น ๆ รวมมาด้วย เช่น ในการรายงานคำนิยามแผนภูมิ เลือก ใช้ข้อมูลประจำตัวแยกต่างหากแล้ว ป้อนข้อมูลประจำตัวสำหรับบริษัทอื่น ๆ ที่รวมอยู่ในกำหนดการจัดทำรายงาน คุณสามารถเลือก การรับรองความถูกต้องของ Windows หรือพิมพ์ชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสำหรับแต่ละบริษัทได้ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย บันทึกข้อมูลประจำตัว เพื่อบันทึกข้อมูลประจำตัวสำหรับบริษัทเหล่านี้ และเลือก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
ภายใต้ ความถี่ในฟิลด์ เริ่มการเกิดซ้ำ เลือกวันที่จัดกำหนดการเพื่อเริ่มต้น ตามค่าเริ่มต้น ระบบจะเลือกวันที่ระบบปัจจุบันของคอมพิวเตอร์ไคลเอนต์
ในฟิลด์ รันรายงาน เลือกเวลาควรรันรายงาน หากคุณป้อนเวลาที่ถึงก่อนเวลาระบบปัจจจุบัน รายงานจะรันในวันที่กำหนดถัดไป
ในพื้นที่ รูปแบบการเกิดซ้ำ ระบุความถี่ที่รันรายงาน โดยค่าเริ่มต้น รายวัน จะถูกเลือก ด้วย ช่วงเวลา (วัน) ค่าของ 1 ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่ รายสัปดาห์รายเดือน และ รายปี
ในพื้นที่ ช่วงของการเกิดซ้ำ เลือก รายงานควรหยุดขณะจะถูกสร้าง
- ไม่มีวันสิ้นสุด– รันกำหนดการรายงานโดยไม่จำกัดเวลา
- กำหนดจำนวนของการเกิดเหตุการณ์– กำหนดการรายงานเรียกใช้สำหรับจำนวนครั้งที่ระบุ และจะปิดใช้งาน
- สิ้นสุดเมื่อ– กำหนดการรายงานสิ้นสุดในวันที่ระบุ
เลือก บันทึก ในโต้ตอบกล่อง บันทึกเป็น ป้อนเฉพาะชื่อและคำอธิบายสำหรับกำหนดการรายงานนั้น
เมื่อต้องการคัดลอกกำหนดการรายงาน คุณต้องมีบทบาทเป็นผู้ออกแบบหรือผู้ดูแลระบบ แม้ว่าผู้ดูแลระบบได้ปรับเปลี่ยนกำหนดการรายงาน รายงานจะยังรักษาข้อมูลประจำตัวของผู้ใช้ที่สร้างรายงานนั้น
คัดลอกกำหนดการรายงาน
- ใน Report Designer เลือก กำหนดการรายงาน ในบานหน้าต่างนำทาง และเปิดกำหนดการรายงานเพื่อคัดลอก
- ในเมนู ไฟล์ เลือก บันทึกเป็น แล้วป้อนชื่อใหม่กับคำอธิบายสำหรับกำหนดการในกล่องโต้ตอบ บันทึกเป็น เลือก ตกลง และกำหนดการใหม่จะแสดงขึ้นในบานหน้าต่างนำทาง
- ในการจัดกำหนดการใหม่ ปรับเปลี่ยนฟิลด์และข้อมูลที่จำเป็น และเลือก บันทึก บนแถบเครื่องมือ หรือเลือก บันทึก ในเมนู ไฟล์
เมื่อต้องการลบกำหนดการรายงาน คุณต้องเป็นเจ้าของกำหนดการรายงานนั้น หรือมีบทบาทเป็นผู้ดูแลระบบ
ลบกำหนดการรายงาน
- ใน Report Designer เลือก กำหนดการรายงาน ในบานหน้าต่างนำทาง
- เลือกกำหนดการรายงานเพื่อลบ แล้วเลือก ลบ หรือกดคีย์ ลบ
- ในกล่องโต้ตอบการตรวจสอบการลบ เลือก ใช่ เพื่อลบกำหนดการรายงานอย่างถาวร ถ้าคุณไม่มีสิทธิ์ในการลบกำหนดการนั้น ข้อความจะแสดงขึ้น และรายงานนั้นจะลบไม่ได้
ข้อมูลประจำตัวและกำหนดการของรายงาน
ถ้าคุณไม่ได้ป้อนข้อมูลประจำตัวที่จำเป็นสำหรับบริษัททั้งหมดที่รวมอยู่ในรายงาน คุณได้รับข้อความต่อไปนี้เมื่อคุณบันทึกกำหนดการรายงาน: "คุณต้องป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณสำหรับบริษัทที่มีอยู่ในกำหนดการรายงานนี้ เลือกปุ่ม สิทธิ์ เพื่อป้อนข้อมูลประจำตัวของคุณ"
ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้เข้าสู่ระบบบริษัท A โดยใช้ล็อกออนและรหัสผ่านของตนเอง ผู้ใช้สร้างกำหนดการสำหรับการรายงานที่ใช้คำนิยามแผนภูมิการรายงานเพื่อรวบรวมข้อมูลจากหลายบริษัท เมื่อบันทึกกำหนดการรายงานนี้ ระบบจะขอให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลประจำตัวสำหรับบบริษัทอื่นๆ ที่ถูกระบุอยู่ในคำนิยามลำดับการรายงาน เมื่อข้อมูลประจำตัวของคุณหมดอายุ รายงานที่ได้รับผลกระทบในกำหนดการรายงานจะไม่ถูกสร้างจนกว่าจะได้รับการปรับปรุงข้อมูลประจำตัว ข้อความจะแสดงขึ้นในคิวรายงานเพื่อชี้ว่า ต้องอัปเดตสิทธิ กำหนดการรายงานจะล้มเหลวถ้ามีสถานการณ์สมมติต่อไปนี้เกิดขึ้น (เนื่องจากใช้ข้อมูลส่วนบุคคล):
- มีการเพิ่มบริษัทใหม่ไปยังรายงานแผนภูมิสำหรับแต่ละรายงาน
- รายงานในกลุ่มรายงานถูกแก้ไข
- รายงานใหม่สำหรับบริษัทที่เพิ่มเข้ามาถูกเพิ่มในกลุ่มรายงาน
เมื่อต้องการดำเนินต่อ เลือกปุ่ม สิทธิ์ ในกล่องโต้ตอบ การจัดกำหนดรายงาน และจากนั้น ป้อนข้อมูลประจำตัวที่เหมาะสม
คุณลักษณะการวิเคราะห์บัญชีที่ขาดไป
คุณสามารถค้นหาบัญชีและมิติทางการเงินต่างๆที่อาจหายไปในคำนิยามแถว คำนิยามแผนภูมิการรายงาน และข้อกำหนดของรายงานในบล็อคส่วนประกอบทั้งหมด จะเป็นประโยชน์เมื่อคุณสร้าง หรืออัปเดตบัญชีหรือสร้างบล็อกส่วนประกอบต่าง ๆ ในระหว่างรอบระยะเวลาอันสั้น และคุณต้องการตรวจสอบว่า ข้อมูลใหม่ทั้งหมดจะรวมอยู่ในรายงานของคุณ
บัญชีที่ขาดหายไปถูกกำหนดโดยใช้ค่าต่ำสุด และสูงสุดจากคำนิยามแถว หรือคำนิยามแผนภูมิการรายงาน และจากนั้น แสดงรายการของบัญชีที่ไม่ได้อยู่ในคำนิยามแถวหรือคำนิยามแผนภูมิรายงาน แต่อยู่ในข้อมูลทางการเงิน หากบัญชีที่ขาดไปมีค่าสูงหรือต่ำกว่าค่าในคำนิยามแถว บัญชีนั้นจะไม่รวมอยู่ในรายงานบัญชีที่ขาดไป
คำแนะนำ
เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบความถูกต้อง ควรรันกระบวนการนี้ก่อนที่คุณจะสร้างรายงานประจำเดือน และเมื่อคุณสร้างบล็อคส่วนประกอบใหม่
รายงานที่มีช่วงของค่าน้อยจะไม่พบในบัญชีสูญหาย เมื่อเป็นไปได้ ใช้ช่วงในบล็อกส่วนประกอบซึ่งจะถูกรวมเมื่อสร้างบัญชีใหม่ หากข้อกำหนดของรายงานใดๆ ถูกตั้งค่าเป็นบริษัท @ANY จากนั้นคุณจะสามารถล็อกออนไปยังบริษัทที่เฉพาะเจาะจงและรันการวิเคราะห์บัญชีที่ขาดไปสำหรับบริษัทนั้นได้
หมายเหตุ
ถ้ามีการเพิ่มบริษัทใหม่ คุณต้องเพิ่มบริษัทใหม่เป็นแผนภูมิรายงานในรายงานใด ๆ ที่มีอยู่ หรือบริษัทจะไม่ถูกรวมในการวิเคราะห์บัญชีที่ขาดหายไป
ดำเนินการวิเคราะห์บัญชีที่สูญหาย
ใน Report Designer เลือก เครื่องมือ แล้วเลือก วิเคราะห์บัญชีที่สูญหาย
ในฟิลด์ ตัวกรองบริษัท เลือกบริษัทที่จะกรองผลลัพธ์ หรือเลือก ทั้งหมด (ไม่มีตัวกรอง) เพื่อแสดงผลลัพธ์จากบริษัทที่พร้อมใช้งานทั้งหมด
ในฟิลด์ ตัวกรองมิติ เลือกมิติเพื่อกรองข้อมูลผลลัพธ์ หรือเลือก ทั้งหมด (ไม่มีตัวกรอง) เพื่อดูรายละเอียดข้อมูลมิติทั้งหมดที่มีอยู่สำหรับมิติที่พร้อมใช้งานทั้งหมด
ใน กลุ่มที่จัดตาม ฟิลด์ เลือกตัวเลือกสำหรับการเรียงลำดับผลลัพธ์ คุณสามารถเรียงลำดับผลลัพธ์ตามบล็อคส่วนประกอบที่ได้รับผลกระทบ หรือคุณสามารถเรียงลำดับผลลัพธ์ตามชุดมิติหรือชุดค่า
ตรวจสอบผลลัพธ์ที่แสดง เมื่อคุณเลือกรายการในบานหน้าต่างด้านบน บานหน้าต่างด้านล่างจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับข้อยกเว้น ซึ่งรวมถึงมิติ ค่า และรายงานที่เกี่ยวข้อง
เพื่อเปิดรายการที่ได้รับผลกระทบ เลือกไอคอนการเชื่อมโยงที่จะแสดงในบานหน้าต่างรายการ หรือคลิกขวาที่รายการ และเลือก เปิด เพื่อเลือกหลายรายการ กดคีย์ Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือกสินค้าในบานหน้าต่างด้านล่าง
หากมีค่า บล็อกส่วนประกอบ หรือรายงานใดถูกส่งกลับโดยที่ไม่ควรรวมไว้ในการวิเคราะห์ คลิกขวารายการนั้น แล้วเลือก ไม่รวม หรือเลือกกล่องกาเครื่องหมาย ไม่รวม ที่อยู่ถัดจากรายการ เพื่อลบสินค้าออกจากรายการ สินค้าที่ไม่รวมจะไม่รวมเมื่อรายการถูกรีเฟรช เพื่อเลือกหลายรายการ กดคีย์ Ctrl ค้างไว้ในขณะที่คุณเลือกสินค้าในบานหน้าต่างด้านล่าง หากต้องการดูสินค้าทั้งหมด รวมถึงผลลัพธ์ที่คุณเลือกก่อนหน้านี้เพื่อตัดออกจากการวิเคราะห์ เลือกกล่องกาเครื่องหมาย แสดงบล็อคส่วนประกอบและค่าที่ถูกตัดออก แล้วเลือก รีเฟรช
เลือก รีเฟรช เพื่อรีเฟรชข้อยกเว้นที่คุณระบุไว้ เลือก ใช่ เพื่อทำการรีเฟรชแบบเต็มของผลลัพธ์ทั้งหมด หรือเลือก ไม่ใช่ เพื่อทำการรีเฟรชจ่าหน้าสินค้าบางส่วน
หมายเหตุ
รูปแบบจะได้รับการรีเฟรชอัตโนมัติหลังจากเปิด เว้นแต่มีการเปิดหน้าในช่วง 15 นาทีล่าสุด
เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไข เลือก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
แป้นพิมพ์ลัดสำหรับการวิเคราะห์บัญชีที่สูญหาย
เมื่อคุณดำเนินการวิเคราะห์บัญชีขาดสูญหาย แป้นพิมพ์ลัดต่อไปนี้จะพร้อมใช้งาน
| ถ้าต้องการดำเนินการนี้ | ให้กด |
|---|---|
| กรองตามบริษัท: | Alt + C |
| กรองตามมิติ | Alt + D |
| เลือกฟิลด์ จัดกลุ่มตาม | Alt + G |
| แสดงบล็อคส่วนประกอบและค่าที่ถูกตัดออก | Alt + S |
| รีเฟรชผลลัพธ์ | Alt + R |
| ตัดบล็อคส่วนประกอบที่เลือกออก | Alt + X |
| ตัดคำนิยามแถวที่เลือกออก | Ctrl + B |
| ตัดค่ามิติที่เลือกออก | Ctrl + D |
| เปิดข้อกำหนดของรายงานที่เลือก | Ctrl + R |
| เปิดคำนิยามแถวที่เลือก | Ctrl + O |