บทช่วยสอน: สร้างโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

บทช่วยสอนนี้แสดงวิธีการสร้างโฟลว์กระบวนการธุรกิจด้วย Power Apps เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณใช้โฟลว์กระบวนการธุรกิจ โปรดดูที่ ภาพรวมโฟลว์กระบวนการธุรกิจ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างโฟลว์งานแบบเคลื่อนที่ โปรดดู สร้างโฟลว์งานแบบเคลื่อนที่

เมื่อผู้ใช้เริ่มต้นโฟลว์กระบวนการธุรกิจ ลำดับขั้นและขั้นตอนของกระบวนการจะแสดงในแถบกระบวนการที่ด้านบนของฟอร์ม:

ข้อกำหนดเบื้องต้น

คุณต้องการ ต่อแผนผู้ใช้ เพื่อสร้างกระบวนการทางธุรกิจให้มีความลื่นไหล แผนสิทธิ์การใช้งาน Dynamics 365 บางแผนรวมแผนต่อผู้ใช้ โฟลว์กระบวนการธุรกิจยังไม่รองรับใน Dataverse for Teams

สร้างโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

1. เปิด ตัวสำรวจโซลูชัน

2. บนบานหน้าต่างการนำทางด้านซ้าย เลือก กระบวนการ

3. บนแถบเครื่องมือ การดำเนินการ เลือก สร้าง

4. ในกล่องโต้ตอบ สร้างกระบวนการ ให้กรอกคอลัมน์ที่จำเป็นทั้งหมด:

   • ใส่ชื่อกระบวนการ ชื่อของกระบวนการจำเป็นต้องไม่ซ้ำกัน แต่ควรจะมีความหมายสำหรับผู้ที่จำเป็นต้องเลือกกระบวนการ คุณสามารถเปลี่ยนภายหลัง

   • ในรายการ ประเภท เลือก โฟลว์กระบวนการธุรกิจ

     คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงประเภทได้หลังจากที่คุณได้สร้างกระบวนการ

   • ในรายการ ตาราง เลือกตารางที่คุณต้องการให้เป็นฐานให้แก่กระบวนการ

     ตารางที่คุณเลือกมีผลต่อคอลัมน์ที่พร้อมใช้งานสำหรับขั้นตอนที่คุณสามารถเพิ่มไปยังขั้นแรกของขั้นตอนของกระบวนการ ถ้าคุณไม่พบตารางคุณต้องการ ให้แน่ใจว่าตารางมีตัวเลือกโฟลว์กระบวนการธุรกิจ (คอลัมน์จะถูกสร้าง) ในข้อกำหนดตาราง คุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงหลังจากบันทึกกระบวนการ

5. เลือก ตกลง

   มีการสร้างกระบวนการใหม่ และตัวออกแบบโฟลว์กระบวนการธุรกิจเปิดขึ้นพร้อมขั้นตอนเดียวที่สร้างไว้แล้วสำหรับคุณ
   

6. เพิ่มลำดับขั้น ถ้าผู้ใช้ของคุณจะดำเนินการจากขั้นตอนทางธุรกิจหนึ่งไปยังอีกขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการ:

   1. ลากส่วนประกอบ ลำดับขั้น จากแท็บ ส่วนประกอบ ไปยังเครื่องหมาย + ในตัวออกแบบ

      

   2. เมื่อต้องการตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับลำดับขั้น เลือกลำดับขั้น แล้วจากนั้นตั้งค่าคุณสมบัติในแท็บ คุณสมบัติ ทางด้านขวาของหน้าจอ:

      • ป้อนชื่อที่แสดง

      • ถ้าต้องการ เลือกประเภทสำหรับลำดับขั้น ประเภท (เช่น รับรอง หรือ พัฒนา) ปรากฏเป็นเครื่องหมายในแถบกระบวนการ

        

      • เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติเสร็จสิ้นแล้ว เลือกปุ่ม นําไปใช้

7. เพิ่มขั้นตอนลงในลำดับขั้น เมื่อต้องการดูขั้นตอนในลำดับขั้น เลือก รายละเอียด ที่มุมล่างขวาของลำดับขั้น เมื่อต้องการเพิ่มขั้นตอนเพิ่มเติม:

   1. ลากส่วนประกอบ ขั้นตอน ไปยังลำดับขั้นจากแท็บ ส่วนประกอบ

      

   2. เลือกขั้นตอน และจากนั้น ตั้งค่าคุณสมบัติในแท็บ คุณสมบัติ :

      1. ป้อนชื่อที่แสดงสำหรับขั้นตอน
      2. ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเพื่อทำขั้นตอนให้เสร็จสิ้น ให้เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจากรายการแบบหล่นลง
      3. เลือก จำเป็น ถ้าจะกำหนดให้ผู้ใช้ต้องกรอกข้อมูลในตัวเลือกเพื่อดำเนินการขั้นตอนให้เสร็จสมบูรณ์ก่อนที่จะย้ายไปยังลำดับถัดไปของกระบวนการ
      4. เลือก นำไปใช้ เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

   Note

   • หากคุณตั้งค่าคอลัมน์แบบบูลีนสองตัวเลือกเป็น จำเป็น ผู้ใช้ไม่สามารถดำเนินการต่อได้เว้นแต่ค่าคอลัมน์คือ ใช่ ผู้ใช้ต้องทำเครื่องหมายคอลัมน์ว่าเสร็จสิ้นก่อนที่จะไปยังขั้นตอนถัดไป
   • ถ้า ใช่ หรือ ไม่ เป็นค่าคอลัมน์ที่ยอมรับได้ จากนั้นคุณควรทำให้คอลัมน์เป็นทางเลือกแทนคอลัมน์แบบบูลีนสองตัวเลือก

8. เพิ่มสาขา (เงื่อนไข) ลงในโฟลว์กระบวนการ เมื่อต้องการเพิ่มเงื่อนไขการโยงหัวข้อ:

   1. ลากส่วนประกอบ เงื่อนไข จากแท็บ ส่วนประกอบ ไปยังเครื่องหมาย + ระหว่างสองขั้นตอน

      

   2. เลือกเงื่อนไข และจากนั้นตั้งค่าคุณสมบัติในแท็บ คุณสมบัติ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติการโยงหัวข้อ ดู ยกระดับโฟลว์กระบวนการธุรกิจด้วยการโยงหัวข้อ เมื่อคุณตั้งค่าคุณสมบัติสำหรับเงื่อนไขเสร็จสิ้น เลือก นําไปใช้

9. เพิ่มเวิร์กโฟลว์ เมื่อต้องการเรียกใช้เวิร์กโฟลว์:

   1. ลากส่วนประกอบ เวิร์กโฟลว์ จากแท็บ ส่วนประกอบ ไปที่ขั้นตอน หรือไปที่รายการ เวิร์กโฟลว์ส่วนกลาง ในตัวออกแบบ สิ่งที่คุณเพิ่มเข้าไปขึ้นอยู่กับรายการต่อไปนี้:

      • ลากไปที่ขั้นตอน เมื่อคุณต้องการทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์บนรายการหรือจบการทำงานของขั้น ส่วนประกอบของเวิร์กโฟลว์ต้องยึดตามตารางหลักเดียวกันตามขั้นตอน
      • ลากไปยังรายการเวิร์กโฟลว์ส่วนกลาง เมื่อคุณต้องการให้เวิร์กโฟลว์ทริกเกอร์เมื่อมีการเรียกใช้กระบวนการ หรือกระบวนการจะถูกเก็บถาวร (เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็น เสร็จสมบูรณ์ หรือ ถูกละทิ้ง) ส่วนประกอบของเวิร์กโฟลว์ต้องยึดตามตารางหลักเดียวกันกับขั้นตอน

   2. เลือกเวิร์กโฟลว์ และจากนั้นตั้งค่าคุณสมบัติในแท็บ คุณสมบัติ:

      1. ป้อนชื่อที่แสดง
      2. เลือกเวลาที่ควรจะมีการทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์
      3. ค้นหาเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานตามความต้องการที่มีอยู่ซึ่งตรงกับตารางของลำดับขั้น หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่โดยการเลือก สร้าง
      4. เลือก นำไปใช้ เมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว

   สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ โปรดดู กระบวนการเวิร์กโฟลว์

10. เมื่อต้องการตรวจสอบความถูกต้องของโฟลว์กระบวนการธุรกิจ เลือก ตรวจสอบความถูกต้อง บนแถบการดำเนินการ

11. เพื่อบันทึกกระบวนการเป็นแบบร่าง ในขณะที่คุณทำงานไปด้วย เลือก บันทึก ในแถบการดำเนินการ

    Important

    ตราบเท่าที่กระบวนการยังเป็นแบบร่าง ผู้ใช้จะไม่สามารถใช้งานได้

12. เพื่อเริ่มการใช้งานกระบวนการ และทำให้พร้อมใช้งานแก่ทีมของคุณ เลือก เริ่มการใช้งาน บนแถบการดำเนินการ

13. เพื่อให้การควบคุมผู้ที่สามารถสร้าง อ่าน ปรับปรุง หรือลบอินสแตนซ์โฟลว์กระบวนการธุรกิจ เลือก แก้ไข Security role บนแถบคำสั่งของตัวออกแบบ ตัวอย่างเช่น สำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการบริการ คุณสามารถให้เข้าถึงแบบเต็มรูปแบบแก่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าได้ เพื่อเปลี่ยนแปลงอินสแตนซ์โฟลว์กระบวนการธุรกิจ แต่ให้การเข้าถึงอินสแตนซ์แบบสำหรับอ่านอย่างเดียวแก่พนักงานขาย ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถตรวจสอบกิจกรรมหลังการขายสำหรับลูกค้าของพวกเขาได้

ในหน้าจอ Security Roles เลือกชื่อของบทบาทที่จะเปิดหน้าข้อมูล Security Role เลือกแท็บ โฟลว์กระบวนการธุรกิจ และจากนั้น กำหนดสิทธิ์การใช้งานที่เหมาะสมในโฟลว์กระบวนการธุรกิจสำหรับ security role

ระบุสิทธิ์การใช้งาน โดยการเลือกปุ่มตัวเลือกที่เหมาะสม และคลิก บันทึก สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิ์การใช้งาน ดู สิทธิ์การใช้งานของโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

ถัดไป อย่าลืมกำหนด security role ให้กับผู้ใช้ที่เหมาะสมในองค์กรของคุณ

แก้ไขโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

เพื่อแก้ไขโฟลว์กระบวนการธุรกิจ เปิดตัวสำรวจโซลูชัน เลือก กระบวนการ และจากนั้นเลือก โฟลว์กระบวนการธุรกิจ จากรายการของกระบวนการต่างๆ ที่คุณต้องการแก้ไข

เมื่อคุณเลือกชื่อของโฟลว์กระบวนการธุรกิจที่คุณต้องการแก้ไข จากรายการของกระบวนการต่างๆ ระบบจะเปิดขึ้นในตัวออกแบบ ที่ซึ่งคุณสามารถทำการปรับปรุงใดๆ ที่คุณต้องการได้ ขยาย รายละเอียด ภายใต้ชื่อของกระบวนการ เพื่อเปลี่ยนชื่อ หรือเพิ่มคำอธิบาย และดูข้อมูลเพิ่มเติม

สิ่งอื่น ๆ ที่ควรรู้เกี่ยวกับโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

แก้ไขขั้นตอน
ขั้นตอนของกโฟลว์กระบวนการธุรกิจมีสูงสุด 30 ขั้น

คุณสามารถเพิ่มหรือเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติของลำดับขั้นต่อไปนี้:

• ชื่อลำดับขั้น

• ตาราง คุณสามารถเปลี่ยนตารางสำหรับขั้นตอนใดๆ ยกเว้นขั้นแรก

• ประเภทลำดับขั้น ประเภทช่วยให้คุณสามารถจัดกลุ่มขั้นตอนตามชนิดของการดำเนินการ มีประโยชน์สำหรับรายงานที่จะจัดกลุ่มแถวโดยใช้ลำดับขั้นที่อยู่ ตัวเลือกสำหรับประเภทขั้นตอนที่มาจากตัวเลือกส่วนกลาง ประเภทขั้นตอน คุณสามารถเพิ่มตัวเลือกเพิ่มเติมเพื่อให้ตัวเลือกส่วนกลางนี้ตั้งค่าและเปลี่ยนแปลงป้ายชื่อของตัวเลือกที่มีอยู่ถ้าคุณต้องการ นอกจากนี้คุณสามารถลบตัวเลือกเหล่านี้ถ้าคุณต้องการ แต่เราขอแนะนำให้คุณรักษาตัวเลือกที่มีอยู่ คุณจะไม่สามารถเพิ่มตัวเลือกเดียวกันกลับมาได้ถ้าคุณลบเอกสารนั้น ถ้าคุณไม่ต้องการที่จะใช้ เปลี่ยนป้ายเป็น "ไม่ใช้"

• ความสัมพันธ์ ป้อนความสัมพันธ์เมื่อระยะก่อนหน้านี้ในกระบวนการขึ้นอยู่กับตารางที่แตกต่างกัน สำหรับขั้นตอนที่กำหนดไว้แล้ว เลือก เลือกความสัมพันธ์ เพื่อระบุความสัมพันธ์ที่จะใช้เมื่อมีการย้ายไปมาระหว่างสองขั้น ขอแนะนำให้คุณเลือกความสัมพันธ์สำหรับสิทธิประโยชน์ดังต่อไปนี้:

  • ความสัมพันธ์มักจะมีคอลัมน์แมปที่กำหนดผ่านข้อมูลระหว่างแถว และลดการป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติ

  • เมื่อคุณเลือก ขั้นตอนถัดไป บนแถบกระบวนการสำหรับแถว แถวใดๆ ที่ใช้ความสัมพันธ์จะแสดงรายการในลำดับกระบวนการ ดังนั้นจึงควรใส่แถวในกระบวนการ นอกจากนี้ คุณสามารถใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อสร้างแถวโดยอัตโนมัติ เพื่อให้ผู้ใช้เพียงแค่เลือกแทนที่จะสร้างรายการหนึ่งที่ราบกระบวนการต่อไป

การแก้ไขขั้นตอน
แต่ละขั้นตอนสามารถมีขั้นตอนถึง 30 ขั้น

เพิ่มสาขา
เมื่อต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับการเพิ่มสาขาไปยังลำดับขั้น โปรดดูที่ เพิ่มโฟลว์กระบวนการธุรกิจด้วยการโยงหัวข้อ

เมื่อต้องการทำให้โฟลว์กระบวนการธุรกิจพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้ คุณต้องลำดับขั้นตอนของกระบวนการ เปิดใช้งาน Security role และเริ่มการใช้งาน

ตั้งค่าลำดับโฟลว์กระบวนการ
ถ้ามีกโฟลว์กระบวนการธุรกิจมากกว่าหนึ่งสำหรับตาราง (ชนิดของแถว) คุณจำเป็นต้องตั้งค่ากระบวนการที่ถูกกำหนดให้เป็นแถวใหม่โดยอัตโนมัติ บนแถบคำสั่ง เลือก ขั้นตอนการประมวลผลใบสั่ง สำหรับแถวใหม่หรือแถวที่ยังไม่มีขั้นตอนการประมวลผลที่เกี่ยวข้องกัน จะใช้โฟลว์กระบวนการธุรกิจแรกที่ผู้ใช้มีการเข้าถึง

เปิดใช้งาน Security Role
ผู้ใช้มีการเข้าถึงโฟลว์กระบวนการธุรกิจ โดยขึ้นอยู่กับสิทธิ์การใช้งานที่กำหนดไว้ในโฟลว์กระบวนการธุรกิจใน security role ที่กำหนดให้กับผู้ใช้

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ดูแลระบบ และ ผู้กำหนดค่าระบบ Security role สามารถดูโฟลว์กระบวนการธุรกิจใหม่เท่านั้น

หากต้องการระบุสิทธิ์การใช้งานสำหรับโฟลว์กระบวนการธุรกิจ ให้เปิดโฟลว์กระบวนการธุรกิจที่จะแก้ไข จากนั้นเลือก แก้ไข Security role บนแถบคำสั่งของตัวออกแบบโฟลว์กระบวนการธุรกิจ ดูขั้นตอนที่ 13 ภายใต้ สร้างโฟลว์กระบวนการธุรกิจ ตามแสดงไว้ก่อนหน้าในหัวข้อนี้

เปิดใช้งาน
ก่อนที่ทุกคนจะสามารถใช้โฟลว์กระบวนการธุรกิจ คุณต้องเริ่มต้นการใช้งาน ในแถบคำสั่ง เลือก เปิดใช้งาน หลังจากยืนยันการเปิดใช้งาน โฟลว์กระบวนการธุรกิจจะพร้อมใช้งาน ถ้าโฟลว์กระบวนการธุรกิจมีข้อผิดพลาด คุณจะไม่สามารถเรียกใช้งานจนกว่าจะแก้ไขข้อผิดพลาด

เพิ่มการดำเนินการตามความต้องการไปยังโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

Dynamics 365 (online) เวอร์ชัน 9.0 การปรับปรุงแนะนำคุณลักษณะโฟลว์กระบวนการธุรกิจ: การทำให้โฟลว์กระบวนการธุรกิจเป็นอัตโนมัติด้วยขั้นตอนการดำเนินงาน คุณสามารถเพิ่มปุ่มไปยังโฟลว์กระบวนการธุรกิจที่จะทริกเกอร์การดำเนินการหรือเวิร์กโฟลว์ได้

เพิ่มเวิร์กโฟลว์ตามความต้องการหรือการดำเนินการโดยใช้ขั้นตอนการดำเนินการ

สมมติว่า เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการรับรองคุณสมบัติของโอกาสทางการขาย องค์กร Contoso จำเป็นต้องให้โอกาสทางการขายทั้งหมดถูกตรวจทานโดยผู้ตรวจทานที่กำหนดไว้ ในเวลาต่อมา องค์กร Contoso ได้สร้างการดำเนินการที่:

• สร้างแถวงานที่กำหนดให้กับผู้ตรวจทานโอกาสทางการขาย
• ผนวก "พร้อมใช้งานสำหรับการตรวจทาน" ไปยังหัวข้อของโอกาสทางการขาย นอกจากนี้ Contoso จำเป็นต้องสามารถเรียกใช้การดำเนินการเหล่านี้ตามความต้องการได้ เพื่อรวมงานเหล่านี้ไว้ในกระบวนการรับรองคุณสมบัติของโอกาสทางการขาย การดำเนินการที่ต้องปรากฏในโฟลว์กระบวนการธุรกิจของโอกาสทางการขาย เมื่อต้องการเปิดใช้งานฟังก์ชันนี้ เลือก ในฐานะที่เป็นขั้นตอนการดำเนินการของโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

ถัดไป ขั้นตอนการดำเนินการถูกเพิ่มลงในโฟลว์กระบวนการธุรกิจของโอกาสทางการขายของ Contoso จากนั้น มีการตรวจสอบและการปรับปรุงโฟลว์กระบวนการ

ขณะนี้ สมาชิกของ salesforce ของ Contoso สามารถเริ่มการดำเนินการจากขั้นตอนกระบวนการธุรกิจ การรับรองโอกาสทางการขาย ตามความต้องการ โดยการเลือก ดำเนินการ ได้

ข้อจำกัดของการใช้ขั้นตอนการดำเนินการในโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

• การดำเนินการไม่พร้อมใช้งานเป็นขั้นตอนการดำเนินการ ถ้าพารามิเตอร์อินพุทหรือเอาท์พุทมีชนิดเป็น Table EntityCollection หรือ OptionSet (ตัวเลือก) การดำเนินการที่มีพารามิเตอร์เอาท์พุท EntityReference มากกว่าหนึ่งรายการ หรือพารามิเตอร์อินพุท EntityReference จำนวนใดๆ ไม่พร้อมใช้งานในรูปของขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินการที่ไม่เกี่ยวข้องกับตารางหลัก (การดำเนินการส่วนกลาง) ไม่พร้อมใช้งานเป็นขั้นตอนการดำเนินการ

ศูนย์การดำเนินการ

เมื่อคุณต้องการดูรายการของโฟลว์กระบวนการธุรกิจที่คุณมีส่วนเกี่ยวข้อง ให้ตรวจสอบศูนย์การดำเนินการแบบรวมศูนย์

ในศูนย์การดำเนินการแบบรวม คุณจะเห็นกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดที่คุณได้กำหนดที่แถวตาราง Microsoft Dataverse ที่กระบวนการใช้อย่างน้อยหนึ่งแถว ตัวอย่างเช่น ถ้ากระบวนการทางธุรกิจใช้ตาราง ลูกค้าเป้าหมาย และ โอกาสทางการขาย ใน Dataverse คุณจะเห็นอินสแตนซ์ทั้งหมดของกระบวนการนี้ซึ่งมีการมอบหมายแถวลูกค้าเป้าหมายหรือโอกาสทางการขายให้คุณ

ดูอินสแตนซ์ทั้งหมดที่กำลังทำงานภายใต้แท็บ ใช้งานอยู่ จากแท็บนี้ คุณสามารถดูรายละเอียดต่อไปนี้:

• ชื่อของกระบวนการ
• ลำดับขั้นปัจจุบันสำหรับแต่ละกระบวนการ
• เจ้าของแถว Dataverse ที่เกี่ยวข้องกับลำดับขั้นที่ใช้งานอยู่
• เวลานับตั้งแต่มีการสร้างอินสแตนซ์

เลือกอินสแตนซ์เพื่อเปิดในแท็บใหม่ หรือเลือกเพื่อคัดลอกลิงก์ แชร์ลิงก์ผ่านทางอีเมล ละทิ้ง หรือลบอินสแตนซ์

ขั้นตอนถัดไป

• ภาพรวมโฟลว์กระบวนการธุรกิจ
• ปรับปรุงโฟลว์กระบวนการธุรกิจด้วยการโยงหัวข้อ
• ภาพรวมของการอนุมัติ
• ขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับการเพิ่มโฟลว์แบบทันทีไปยังโฟลว์กระบวนการธุรกิจ