เข้าถึงตารางที่แนะนำของ Power BI ในชนิดข้อมูลขององค์กรแบบ Excel

  • บทความ
  • 2 นาทีในการอ่าน

ตารางที่แนะนำ เป็นวิธีการเชื่อมโยงข้อมูลของคุณใน Excel ไปยังข้อมูลใน Power BI สิ่งนี้ช่วยให้การเพิ่มข้อมูลระดับองค์กรไปยังแผ่นงาน Excel ของคุณเป็นไปได้ง่ายขึ้น ในแกลเลอรีชนิดข้อมูลใน Excel คุณสามารถค้นหาข้อมูลจากตารางที่แนะนำในชุดข้อมูล Power BI ได้ บทความนี้จะอธิบายวิธีการ

คุณสร้างชุดข้อมูลใน Power BI หรือไม่? อ่านเกี่ยวกับ การตั้งค่าตารางที่แนะนำใน Power BI Desktop

หมายเหตุ

ใน Excel คุณยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลจากชุดข้อมูล Power BI ใด ๆ ที่คุณสามารถเข้าถึงได้ใน Power BI ดูที่ วิธีอื่น ๆ ในการเข้าถึงชุดข้อมูล Power BI จาก Excel ในบทความ " วิเคราะห์ใน Excel สำหรับ Power BI" สำหรับรายละเอียด

ตารางที่แนะนำในชุดข้อมูล Power BI จะปรากฏเป็น ชนิดข้อมูล บนแถบเครื่องมือริบบอน ข้อมูล ในแกลเลอรี ชนิดข้อมูล Excel

ภาพหน้าจอของแกลเลอรีชนิดข้อมูลในแถบเครื่องมือริบบอนข้อมูล Excel

เมื่อขยาย แกลเลอรี่จะแสดงชนิดข้อมูลทั่วไป เช่น สินค้าในคลัง และ ภูมิศาสตร์ เสริมด้วยชนิดข้อมูล 10 อันดับแรกของ องค์กร ที่คุณสามารถใช้งานได้ -- ตารางที่แนะนำจากชุดข้อมูล Power BI

ภาพหน้าจอของแกลเลอรีชนิดข้อมูล Excel

หากต้องการค้นหาข้อมูลในตารางที่แนะนำของ Power BI ให้เลือกเซลล์หรือช่วงในแผ่นงาน Excel ที่มีค่าตรงกับค่าในตารางที่แนะนำ เลือกลูกศร เพิ่มเติม ถัดจากแกลเลอรี่ชนิดข้อมูล

สกรีนช็อตของไอคอนเพิ่มเติมในแกลเลอรีชนิดข้อมูล Excel

หากคุณพบตารางที่คุณกำลังมองหา ให้กดเลือก นอกเหนือจากนี้ เลือก เพิ่มเติมจากองค์กรของคุณ Excel จะแสดงตารางที่แนะนำทั้งหมดที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในบานหน้าต่าง

สกรีนช็อตของการเลือกจากองค์กรของคุณ (ตัวอย่าง)

Excel จะแสดงตารางที่แนะนำทั้งหมดที่คุณสามารถเข้าถึงได้ ในบานหน้าต่าง ตัวเลือกข้อมูล ให้พิมพ์ในกล่อง ตัวกรอง เพื่อจำกัดตัวเลือกของคุณ เลือกตารางที่คุณต้องการใช้

ภาพหน้าจอของข้อมูลองค์กร Excel, ตารางชนิดข้อมูลผู้จัดหา

หาก Excel พบแถวที่ตรงกันซึ่งมีระดับความน่าเชื่อถือสูง เซลล์จะเชื่อมโยงกับแถวเหล่านั้นทันที ไอคอนหน่วยข้อมูลที่เชื่อมโยงกันจะระบุเซลล์ที่เชื่อมโยงกับแถวใน Power BI

ภาพหน้าจอของไอคอนหน่วยข้อมูลที่เชื่อมโยง

หากเซลล์อาจมีแถวที่ตรงกันมากกว่าหนึ่งแถว เซลล์จะแสดงไอคอนเครื่องหมายคำถาม และบานหน้าต่าง ตัวเลือกข้อมูล จะเปิด ในตัวอย่างต่อไปนี้เราเลือกช่วงจาก B3:B9 จากนั้นเลือกตารางที่แนะนำของ Power BI จัดเก็บ แถวทั้งหมดมีรายการที่ตรงกัน ยกเว้นเซลล์ B9 "508 - พาซาดีนา ลินด์ซี" ตัวเลือกข้อมูล แสดงการจับคู่ที่เป็นไปได้สองค่าเดียวกันในสองตารางที่แตกต่างกัน

ภาพหน้าจอของบานหน้าต่างตัวเลือกข้อมูล Excel

ตัวเลือกข้อมูลองค์กรสามารถส่งกลับแถวจากหลายตารางที่แนะนำได้ Excel จะจัดกลุ่มแถวที่อาจตรงกันตามชนิดข้อมูลเดิม Excel จะเรียงลำดับชนิดข้อมูลโดยยึดตามแถวที่อาจตรงกันที่มีประสิทธิภาพที่สุด ใช้ลูกศรเชฟรอนเพื่อยุบและขยายชนิดข้อมูลไปยังแถวที่ตรงกัน

ภาพหน้าจอของบานหน้าต่างตัวเลือกข้อมูล Excel ที่มีความเป็นไปได้หลายรายการ

สำหรับคำแนะนำแต่ละรายการ ให้เลือกชื่อแถวในหน้าต่าง ตัวเลือกข้อมูล เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมภายในแถว เพื่อช่วยให้คุณเลือกแถวที่ถูกต้อง หลังจากที่คุณพบแถวแล้ว ให้กด เลือก เพื่อเชื่อมโยงแถวกับเซลล์ใน Excel

ภาพหน้าจอของรายละเอียดตัวเลือกข้อมูล

ขณะนี้ คุณได้สร้างการเชื่อมต่อระหว่างค่าในแผ่นงาน Excel ของคุณและข้อมูลในตารางที่แนะนำของ Power BI คุณสามารถสำรวจข้อมูลนั้นได้ ใช้ข้อมูลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการรายงาน Excel ของคุณ

การเลือกไอคอน การ์ด ในเซลล์เพื่อแสดงบัตรที่มีข้อมูลจากเขตข้อมูลใด ๆ และเขตข้อมูลจากการคำนวณในตารางที่แนะนำ ชื่อของการ์ดแสดงค่าของเขตข้อมูลป้ายชื่อแถวในตารางที่แนะนำ

ภาพหน้าจอของรายละเอียดหน่วยข้อมูลที่เชื่อมโยง

เลือกไอคอน แทรกข้อมูล จากนั้นเลือกชื่อเขตข้อมูลจากรายการเขตข้อมูลเพื่อเพิ่มค่าลงในเส้นตาราง

ภาพหน้าจอของเลือกชื่อเขตข้อมูล

ค่าเขตข้อมูลหนึ่งหรือหลายค่าถูกวางลงในเซลล์ที่อยู่ติดกัน สูตรเซลล์หมายถึงเซลล์ที่เชื่อมโยงและชื่อเขตข้อมูล ดังนั้นคุณสามารถใช้ข้อมูลในฟังก์ชัน Excel ได้

ภาพหน้าจอของสูตรเซลล์ Excel

ใช้สูตรเซลล์

ในตาราง Excel คุณสามารถอ้างอิงไปยังคอลัมน์ตารางที่มีการเชื่อมโยง จากนั้นเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้การอ้างอิง . (ช่วงเวลา)

ภาพหน้าจอของการอ้างอิงช่วงเวลา Excel

เช่นเดียวกันในเซลล์ คุณสามารถอ้างอิงไปยังเซลล์และใช้การอ้างอิง . (ช่วงเวลา) เพื่อเรียกเขตข้อมูลได้

ภาพหน้าจอของการอ้างอิงช่วงเวลาเซลล์

แสดงการ์ด เปลี่ยนแปลง หรือแปลงเป็นข้อความ

เซลล์ที่เชื่อมโยงได้เพิ่มตัวเลือกเมนูการคลิกขวาแล้ว คลิกขวาที่เซลล์ นอกจากตัวเลือกตามปกแล้ว คุณจะเห็นรายการต่อไปนี้ด้วย:

  • แสดงการ์ดชนิดข้อมูล
  • ชนิดของข้อมูล > แปลงเป็นข้อความ
  • ชนิดของข้อมูล > เปลี่ยน
  • รีเฟรช

ภาพหน้าจอของคลิกขวา แปลงเป็นข้อความ

แปลงเป็นข้อความ นำการเชื่อมโยงกับแถวในตารางที่แนะนำ Power BI ออก ที่สำคัญคือข้อความในเซลล์จะเป็นค่าป้ายชื่อแถวของเซลล์ที่เชื่อมโยง ถ้าคุณเชื่อมโยงเซลล์ไปยังแถวที่คุณไม่ได้ตั้งใจ ให้เลือก เลิกทำ ใน Excel เพื่อคืนค่าเซลล์เริ่มต้น

การแคชข้อมูลและการรีเฟรช

เมื่อ Excel เชื่อมโยงเซลล์ไปยังแถวในตารางที่แนะนำของ Power BI ค่าเขตข้อมูลทั้งหมดจะถูกดึงออกมาและบันทึกในไฟล์ Excel ทุกคนที่คุณแชร์ไฟล์ด้วยสามารถอ้างอิงถึงเขตข้อมูลใดๆ ได้โดยไม่ต้องร้องขอข้อมูลจาก Power BI

ใช้ปุ่ม รีเฟรชทั้งหมด ในแถบเครื่องมือ ข้อมูล เพื่อรีเฟรชข้อมูลในเซลล์ที่เชื่อมโยง

ภาพหน้าจอของรีเฟรชทั้งหมด

คุณยังสามารถรีเฟรชเซลล์ทีละรายการได้ คลิกขวาที่เซลล์และเลือก ชนิดข้อมูล > รีเฟรช

สิทธิ์การใช้งาน

แกลเลอรีชนิดข้อมูล Excel และประสบการณ์การเชื่อมต่อกับตารางที่แนะนำของ Power BI จะพร้อมใช้งานสำหรับสมาชิก Excel ที่มีแผนบริการ Power BI Pro

ความปลอดภัย

คุณจะเห็นเฉพาะตารางที่แนะนำจากชุดข้อมูลที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงใน Power BI เมื่อรีเฟรชข้อมูล คุณต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงชุดข้อมูลใน Power BI เพื่อเรียกแถว คุณจำเป็นต้อง สร้างหรือเขียนสิทธิ์บนชุดข้อมูล ใน Power BI

Excel แคชข้อมูลที่ส่งกลับสำหรับทั้งแถว ทุกคนที่คุณแชร์ไฟล์ Excel ด้วยสามารถดูข้อมูลสำหรับเขตข้อมูลทั้งหมดในเซลล์ที่เชื่อมโยงทั้งหมดได้

การควบคุมการดูแลระบบ

ผู้ดูแลระบบ Power BI สามารถควบคุมกำหนดบุคคลในองค์กรที่สามารถใช้ตารางที่แนะนำในแกลเลอรีประเภทข้อมูล Excel ได้ ดูอนุญาตให้เชื่อมต่อกับตารางที่แนะนำในบทความพอร์ทัลผู้ดูแลระบบสำหรับรายละเอียด

การตรวจสอบ

บันทึกการตรวจสอบการจัดการแสดงเหตุการณ์เหล่านี้สำหรับตารางที่แนะนำ:

  • AnalyzedByExternalApplication: ให้ผู้ดูแลระบบสามารถมองเห็นว่าผู้ใช้ใดกำลังเข้าถึงตารางที่แนะนำชนิดใด
  • UpdateFeaturedTables: ให้ผู้ดูแลระบบสามารถมองเห็นว่าผู้ใช้ใดกำลังเผยแพร่และอัปเดตตารางที่แนะนำ

สำหรับรายการทั้งหมดของเหตุการณ์บันทึกการตรวจสอบ ดู ติดตามกิจกรรมของผู้ใช้ใน Power BI

ข้อควรพิจารณาและข้อจำกัด

ข้อจำกัดในปัจจุบันมีดังนี้:

  • การรวมพร้อมให้ใช้งานใน Excel สำหรับช่องทางปัจจุบัน

  • ตารางที่แนะนำในชุดข้อมูล Power BI ที่ใช้ความสามารถดังต่อไปนี้ไม่ได้แสดงใน Excel:

    • ชุดข้อมูล DirectQuery
    • ชุดข้อมูลที่มีการเชื่อมต่อสด

  • Excel แสดงเฉพาะข้อมูลในคอลัมน์ คอลัมน์จากการคำนวณ และหน่วยวัดที่กำหนดไว้ในตารางที่แนะนำ ไม่มีรายการต่อไปนี้:

    • หน่วยวัดที่กำหนดในตารางที่เกี่ยวข้อง
    • หน่วยวัดโดยนัยที่คำนวณจากความสัมพันธ์

  • Excel จะแสดงเฉพาะตารางที่แนะนำ (ชนิดข้อมูล) ที่จัดเก็บในพื้นที่ทำงาน Power BI ใหม่เท่านั้น ตารางที่แนะนำที่จัดเก็บไว้ในพื้นที่ทำงานแบบคลาสสิกไม่ได้แสดงเป็นรูปแบบชนิดข้อมูลใน Excel คุณสามารถ อัปเกรดพื้นที่ทำงานแบบคลาสสิกเป็นพื้นที่งานใหม่ใน Power BI

  • เมื่อใช้ตารางที่โดดเด่นของ Power BI Excel ข้อมูล Power BI ของคุณอาจได้รับการประมวลผลในภูมิภาคหรือภูมิศาสตร์ที่แตกต่างจากที่เก็บข้อมูลผู้เช่า Power BI ของคุณที่เหลือ

ประสบการณ์ชนิดข้อมูลใน Excel จะคล้ายกับฟังก์ชันการค้นหา โดยจะใช้ค่าเซลล์ที่ให้มาจากแผ่นงาน Excel และค้นหาแถวที่ตรงกันในตารางที่แนะนำของ Power BI ประสบการณ์การค้นหามีลักษณะการทำงานต่อไปนี้:

  • การจับคู่แถวจะขึ้นอยู่กับคอลัมน์ข้อความในตารางที่แนะนำ ซึ่งใช้การจัดทำดัชนีแบบเดียวกันกับความสามารถ Power BI Q&A ซึ่งได้รับการปรับให้เหมาะสมสำหรับการค้นหาภาษาอังกฤษ การค้นหาในภาษาอื่นอาจได้ผลการจับคู่ที่แม่นยำ

  • คอลัมน์ตัวเลขส่วนใหญ่จะไม่ถูกนำมาพิจารณาสำหรับการจับคู่ หากป้ายชื่อแถวหรือคอลัมน์คีย์เป็นตัวเลข จะรวมไว้สำหรับการจับคู่

  • การจับคู่จะขึ้นอยู่กับการจับคู่ที่แน่นอนและการจับคู่คำนำหน้าสำหรับคำค้นหาแต่ละคำ ค่าของเซลล์ถูกแยกตามช่องว่างหรือตัวอักขระช่องว่างอื่นๆ เช่น แท็บ จากนั้นจะถือว่าแต่ละคำเป็นคำที่ใช้ค้นหา ค่าเขตข้อมูลข้อความของแถวจะถูกเปรียบเทียบกับคำที่ใช้ค้นหาแต่ละรายการสำหรับการจับคู่ที่แน่นอนและการจับคำนำหน้า การจับคู่คำนำหน้าจะถูกส่งกลับถ้าเขตข้อมูลข้อความของแถวเริ่มต้นด้วยคำที่ใช้ค้นหา ตัวอย่างเช่น ถ้าเซลล์มี "Orange County" ดังนั้น "Orange" และ "County" เป็นคำที่ใช้ค้นหาที่แยกจากกัน

    • แถวที่มีคอลัมน์ข้อความซึ่งมีค่าที่ตรงกับ "Orange" หรือ "County" จะถูกส่งกลับมา
    • แถวที่มีคอลัมน์ข้อความซึ่งมีค่าเริ่มต้นด้วย "Orange" หรือ "County" จะถูกส่งกลับมา
    • ที่สำคัญคือ แถวที่ประกอบด้วย "Orange" หรือ "County" แต่ไม่ได้เริ่มต้นด้วยสองคำนี้จะไม่ถูกส่งกลับมา

  • Power BI จะส่งกลับผลลัพธ์ที่แนะนำอย่างมากที่สุด 100 แถวสำหรับแต่ละเซลล์

  • ไม่รองรับสัญลักษณ์บางอย่าง

  • ไม่รองรับการตั้งค่าหรือการอัปเดตตารางที่แนะนำในตำแหน่งข้อมูล XMLA

  • ไฟล์ Excel ที่มีรูปแบบข้อมูลสามารถใช้ในการเผยแพร่ตารางที่แนะนำได้ โหลดข้อมูลลงใน Power BI desktop แล้วจึงเผยแพร่ตารางที่แนะนำ

  • การเปลี่ยนชื่อตาราง ป้ายชื่อแถว หรือคอลัมน์คีย์ของตารางที่แนะนำอาจส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ Excel ที่มีเซลล์ที่เชื่อมโยงไปยังแถวในตาราง

  • Excel แสดงเวลาที่มีการดึงข้อมูลจากชุดข้อมูล Power BI เวลานี้ไม่จำเป็นต้องเป็นเวลาที่รีเฟรชข้อมูลใน Power BI หรือเวลาของจุดข้อมูลล่าสุดในชุดข้อมูล ตัวอย่างเช่น สมมติว่าชุดข้อมูลใน Power BI ได้รับการรีเฟรชสัปดาห์ที่ผ่านมา แต่แหล่งข้อมูลพื้นฐานมีอายุหนึ่งสัปดาห์ในตอนที่มีการรีเฟรช ข้อมูลจริงอาจจะมีอายุสองสัปดาห์ แต่ Excel จะแสดงข้อมูลที่มีการเรียกในวันที่/เวลาที่มีการดึงข้อมูลลงใน Excel

ขั้นตอนถัดไป