บทช่วยสอน: เปลี่ยนจากสมุดงาน Excel เป็นรายงานที่น่าทึ่งใน Power BI Desktop

ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะต้องสร้างรายงานที่สวยงามตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนสำเร็จภายในเวลา 20 นาที!

ผู้จัดการต้องการดูรายงานเกี่ยวกับตัวเลขยอดขายล่าสุดของคุณ ซึ่งผู้จัดการขอข้อมูลสรุปของฝ่ายบริหารดังต่อไปนี้:

• เดือนและปีใดที่มีผลกำไรมากที่สุด
• บริษัทเห็นความสำเร็จมากที่สุดจากที่ใด (ตามประเทศ)
• ผลิตภัณฑ์และเซกเมนต์ใดที่บริษัทควรลงทุนต่อ

เราสามารถสร้างรายงานนี้ได้ในเวลาไม่นานโดยใช้สมุดงานตัวอย่างด้านการเงินของเรา ซึ่งรายงานขั้นสุดท้ายจะมีลักษณะเช่นนี้ มาเริ่มต้นกันเลย!

ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะเรียนรู้วิธีการ:

ข้อกำหนดเบื้องต้น

• ก่อนที่คุณจะเริ่มต้น คุณจะต้องดาวน์โหลด Power BI Desktop
• หากคุณกำลังวางแผนที่จะเผยแพร่รายงานของคุณในบริการของ Power BI แต่คุณยังไม่ได้ลงทะเบียน โปรดลงทะเบียนสำหรับรุ่นทดลองใช้ฟรี

รับข้อมูล

คุณสามารถรับข้อมูลสำหรับบทช่วยสอนนี้ได้โดยใช้หนึ่งในสองวิธี

รับข้อมูลใน Power BI Desktop

เมื่อคุณเปิด Power BI Desktop ให้เลือก ลองใช้ชุดข้อมูลตัวอย่าง จากพื้นที่ทำงานว่างเปล่า

ถ้าคุณเคยเข้าชมบทช่วยสอนนี้จาก Power BI Desktop ดำเนินการต่อเลยและเลือก โหลดข้อมูล

ดาวน์โหลดตัวอย่าง

คุณยังสามารถดาวน์โหลดเวิร์กบุ๊กตัวอย่างได้โดยตรง

1. ดาวน์โหลดสมุดงาน Excel สำหรับตัวอย่างด้านการเงิน
2. เปิด Power BI Desktop
3. ในส่วน ข้อมูล ของแถบเครื่องมือริบบอน หน้าหลัก ให้เลือก Excel
4. ไปยังตำแหน่งที่คุณบันทึกสมุดงานตัวอย่างไว้ และเลือก เปิด

จัดเตรียมข้อมูลของคุณ

ใน ตัวนำทาง คุณมีตัวเลือกในการ แปลง หรือ โหลด ข้อมูล ตัวนำทางจะแสดงตัวอย่างของข้อมูลของคุณ คุณจึงสามารถตรวจสอบได้ว่าคุณมีช่วงข้อมูลที่ถูกต้อง ชนิดข้อมูลตัวเลขอยู่ในรูปแบบตัวเอียง หากคุณต้องการเปลี่ยน ให้แปลงข้อมูลของคุณก่อนที่จะโหลด หากต้องการให้การแสดงภาพนั้นอ่านได้ง่ายขึ้นหลังจากนี้ เราจะต้องแปลงข้อมูลก่อน ในการแปลงข้อมูลแต่ละครั้ง คุณจะเห็นข้อมูลดังกล่าวถูกเพิ่มในรายการที่ด้านล่าง การตั้งค่าคิวรี ใน ขั้นตอนที่ใช้งาน

1. เลือกตาราง การเงิน และเลือก แปลงข้อมูล

   

2. เลือกคอลัมน์ หน่วยที่ขายได้ บนแท็บแปลง ให้เลือก ชนิดข้อมูล จากนั้นเลือก จํานวน เต็ม เลือก แทนที่รายการปัจจุบัน เพื่อเปลี่ยนชนิดคอลัมน์

   ขั้นตอนการทำความสะอาดข้อมูลยอดนิยมที่ผู้ใช้ทำบ่อยที่สุดคือการเปลี่ยนแปลงชนิดข้อมูล ในกรณีนี้ หน่วยที่ขายได้อยู่ในรูปแบบเลขทศนิยม มันไม่สมเหตุสมผลเลย หากหน่วยที่ขายได้มีจำนวน 0.2 หรือ 0.5 ใช่หรือไม่ ดังนั้น เรามาเปลี่ยนหน่วยดังกล่าวให้เป็นจำนวนเต็มกันเถอะ

   

3. เลือกคอลัมน์ เซกเมนต์ เราต้องการให้เซกเมนต์มองเห็นได้ง่ายขึ้นในแผนภูมิในภายหลัง ดังนั้นเราจะจัดรูปแบบคอลัมน์เซกเมนต์ บนแท็บ แปลง ให้เลือก จัดรูปแบบ จากนั้นเลือก ตัวพิมพ์ใหญ่

   

4. ให้ย่อชื่อคอลัมน์จาก ชื่อเดือน เป็น เดือน เท่านั้น ดับเบิลคลิกที่คอลัมน์ ชื่อเดือน และเปลี่ยนชื่อเป็น เดือน เท่านั้น

   

5. ในคอลัมน์ ผลิตภัณฑ์ ให้เลือกรายการแบบหล่นลงและยกเลิกการเลือกกล่องซึ่งอยู่ถัดจาก มอนแทนา

   เราทราบว่าผลิตภัณฑ์มอนแทนาถูกยกเลิกเมื่อเดือนที่แล้ว ดังนั้นเราต้องการกรองข้อมูลนี้จากรายงานของเราเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

   

6. คุณจะเห็นว่าการแปลงข้อมูลแต่ละครั้งถูกเพิ่มในรายการที่ด้านล่าง การตั้งค่าคิวรี ใน ขั้นตอนที่ใช้งาน แล้ว

   

7. กลับไปที่แท็บ หน้าหลัก เลือก ปิดและใช้งาน ข้อมูลของเราเกือบจะพร้อมสำหรับการสร้างรายงานแล้ว

   คุณเห็นสัญลักษณ์ซิกมาในรายการเขตข้อมูลหรือไม่ Power BI ตรวจพบว่าเขตข้อมูลเหล่านั้นเป็นตัวเลข Power BI ยังแสดงเขตข้อมูลวันที่ด้วยสัญลักษณ์ปฏิทิน

   

เครดิตเพิ่มเติม: เขียนนิพจน์ใน DAX

การเขียน หน่วยวัด และสร้างตาราง ในภาษา สูตร DAX มีประสิทธิภาพพิเศษมากกับการสร้างรูปแบบข้อมูล มีข้อมูลมากมายที่ต้องเรียนรู้เกี่ยวกับ DAX ในการจัดทำเอกสารของ Power BI ในตอนนี้ เราจะเขียนนิพจน์พื้นฐานและรวมสองตารางเข้าไว้ด้วย

1. บน ริบ บอน หน้าแรก ให้เลือก หน่วยวัด ใหม่

   

2. พิมพ์นิพจน์นี้เพื่อเพิ่มตัวเลขทั้งหมดในคอลัมน์หน่วยที่ขายได้

   Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])    
   

3. เลือกเครื่องหมายถูกเพื่อดำเนินการ

   

4. เวลา นี้ให้เลือก มุมมองข้อมูลทางด้านซ้าย

   

5. บน ริบ บอน หน้าแรก ให้เลือก ตาราง ใหม่

   

6. พิมพ์นิพจน์นี้เพื่อสร้างตารางปฏิทินของวันที่ทั้งหมดระหว่างวันที่ 1 มกราคม 2013 ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2014

   Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),Date(2014,12,31))    
   

7. เลือกเครื่องหมายถูกเพื่อดำเนินการ

   

8. ตอนนี้ ให้เลือก มุมมอง แบบรูปภาพทางด้านซ้าย

   

9. ลาก เขตข้อมูล วันที่จากตาราง การเงินไปยังเขตข้อมูล วันที่ในตารางปฏิทินเพื่อรวมตารางและสร้าง ความสัมพันธ์ ระหว่างตารางต่าง ๆ

   

บันทึกรายงานของคุณ

คุณได้แปลงและโหลดข้อมูลของคุณแล้ว ในตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะสร้างรายงานของคุณ ในบานหน้าต่างเขตข้อมูลทางด้านขวา คุณจะเห็นเขตข้อมูลในรูปแบบข้อมูลที่คุณสร้างขึ้น

เราจะสร้างรายงานขั้นสุดท้ายพร้อมด้วยวิชวลหนึ่งภาพกัน

วิชวล 1: เพิ่มชื่อเรื่อง

1. บนแถบเครื่องมือริบบอน แทรก ให้เลือก กล่องข้อความ พิมพ์ "สรุปสำหรับฝ่ายบริหาร - รายงานการเงิน"

2. เลือกข้อความที่คุณพิมพ์ไว้ ตั้งค่าขนาดแบบอักษรเป็น 20 และตัวหนา

   

3. ปรับขนาดกล่องให้พอดีกับหนึ่งบรรทัด

วิชวล 2: กำไรตามวันที่

ในตอนนี้ คุณจะต้องสร้างแผนภูมิเส้นเพื่อดูว่าเดือนและปีใดที่มีกำไรสูงสุด

1. จากบานหน้าต่างเขตข้อมูล ให้ลากเขตข้อมูล กำไร ไปยังที่ว่างบนพื้นที่ทำงานในรายงานของคุณ ตามค่าเริ่มต้น Power BI จะแสดงแผนภูมิคอลัมน์ที่มีหนึ่งคอลัมน์เป็นการแสดงผลกำไร

2. ลากเขตข้อมูล วันที่ ไปยังวิชวลเดียวกัน ถ้าคุณสร้างตารางปฏิทินใน เครดิตเพิ่มเติม: สร้างตารางใน DAX ก่อนหน้าในบทความนี้ ให้ลากเขตข้อมูล วันที่ จากตารางปฏิทินของคุณแทน

   Power BI อัปเดตแผนภูมิคอลัมน์เพื่อแสดงกำไรตามช่วงเวลาสองปี

   

3. ในส่วน เขตข้อมูล ของบานหน้าต่างการแสดงภาพ ให้เลือกรายการแบบหล่นลงในค่า แกน เปลี่ยน วันที่ จาก ลำดับของวันที่ เป็น วันที่

   

   Power BI อัปเดตแผนภูมิคอลัมน์เพื่อแสดงกำไรตามช่วงเวลาแต่ละเดือน

   

4. ในบานหน้าต่างการการแสดงภาพ ให้เปลี่ยนชนิดการแสดงภาพเป็น แผนภูมิเส้น

   

   ในตอนนี้ คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าเดือนธันวาคม 2014 มีกำไรมากที่สุด

วิชวล 3: กำไรตามประเทศ

สร้างแผนที่เพื่อดูว่าประเทศใดมีผลกำไรสูงสุด

1. จากบานหน้าต่างเขตข้อมูล ให้ลากเขตข้อมูล ประเทศ ไปยังที่ว่างบนพื้นที่ทำงานของรายงานเพื่อสร้างแผนที่

2. ลากเขตข้อมูล กำไร ไปยังแผนที่

   Power BI สร้างภาพแผนที่พร้อมฟองอากาศที่เป็นตัวแทนผลกำไรของแต่ละพื้นที่

   

   ดูเหมือนว่ายุโรปจะมีประสิทธิภาพกว่าอเมริกาเหนือ

วิชวล 4: ยอดขายตามผลิตภัณฑ์และเซกเมนต์

สร้างแผนภูมิแท่งเพื่อกำหนดว่าบริษัทและเซกเมนต์ใดที่ควรลงทุน

1. ลากสองแผนภูมิที่คุณสร้างไปยังพื้นที่ทำงานครึ่งบนโดยวางไว้ข้าง ๆ กัน เว้นที่ว่างบางส่วนทางด้านซ้ายของพื้นที่ทำงานไว้

2. เลือกพื้นที่ว่างในพื้นที่ทำงานของรายงานครึ่งล่าง

3. ในบานหน้าต่างเขตข้อมูล ให้เลือกเขตข้อมูล ยอดขาย ผลิตภัณฑ์ และ เซกเมนต์

   Power BI จะสร้างแผนภูมิคอลัมน์แบบคลัสเตอร์โดยอัตโนมัติ

4. ลากแผนภูมิ เพื่อปรับให้กว้างพอที่จะเติมที่ว่างด้านล่างแผนภูมิสองรายการด้านบน

   

   ดูเหมือนว่าบริษัทควรลงทุนต่อในผลิตภัณฑ์พาซิโอและมุ่งเน้นที่ธุรกิจขนาดเล็กและภาครัฐ

วิชวล 5: ตัวแบ่งส่วนข้อมูลปี

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการกรองวิชวลบนหน้ารายงานให้เป็นการเลือกที่เฉพาะเจาะจง ในกรณีนี้ เราสามารถสร้างตัวแบ่งส่วนข้อมูลที่แตกต่างกันสองตัวเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการแต่ละเดือนและปีให้แคบลง ตัวแบ่งส่วนข้อมูลหนึ่งใช้เขตข้อมูลวันที่ในตารางต้นฉบับ อีกตารางหนึ่ง ใช้ตารางวันที่ที่คุณอาจสร้างขึ้นเป็น "เครดิตเพิ่มเติม" ก่อนหน้านี้ในบทช่วยสอนนี้

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลวันที่โดยใช้ตารางต้นฉบับ

1. ในบานหน้าต่างเขตข้อมูล ให้เลือก เขตข้อมูล วันที่ในตารางการเงิน ลากไปยังพื้นที่ว่างทางด้านซ้ายของพื้นที่รายงาน

2. ในบานหน้าต่างการแสดงภาพ เลือก ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

   Power BI จะสร้างตัวแบ่งส่วนช่วงตัวเลขโดยอัตโนมัติ

   

3. คุณสามารถลากปลายเพื่อกรอง หรือเลือกลูกศรในมุมขวาบน และเปลี่ยนเป็นตัวแบ่งส่วนข้อมูลชนิดอื่นได้

ตัวแบ่งส่วนข้อมูลโดยใช้ตาราง DAX

1. ในบานหน้าต่างเขตข้อมูล ให้เลือก เขตข้อมูล วันที่ในตารางปฏิทิน ลากไปยังพื้นที่ว่างทางด้านซ้ายของพื้นที่รายงาน

2. ในบานหน้าต่างการแสดงภาพ เลือก ตัวแบ่งส่วนข้อมูล

3. ในส่วนเขตข้อมูลของบานหน้าต่างการแสดงภาพ ให้เลือกรายการแบบหล่นลงใน เขตข้อมูล ลบไตรมาสและวันออก เพื่อเก็บไว้แต่ปีและเดือน

   

4. ขยายแต่ละปีและปรับขนาดวิชวล เพื่อให้มองเห็นทุกเดือนได้อย่างชัดเจน

   

   นี่คือตัวแบ่งส่วนข้อมูลเราจะใช้ในรายงานที่เสร็จสมบูรณ์

ในตอนนี้หากผู้จัดการของคุณขอดูเฉพาะข้อมูลในปี 2013 คุณสามารถใช้ตัวแบ่งส่วนข้อมูลเพื่อเลือกปีหรือเดือนที่เฉพาะเจาะจงของแต่ละปีได้

เครดิตเพิ่มเติม: จัดรูปแบบรายงาน

หากคุณต้องการจัดรูปแบบแสงบนรายงานนี้เพื่อเพิ่มการปรับแต่งมากขึ้น นี่คือขั้นตอนง่าย ๆ:

ธีม

• บนแถบเครื่องมือริบบอน มุมมอง ให้เปลี่ยนธีมเป็น ฝ่ายบริหาร

  

จัดการแสดงภาพให้เป็นระเบียบ

ทำการเปลี่ยนแปลงต่อไปนี้บนแท็บ จัดรูปแบบ ในบานหน้าต่างการแสดงภาพ

1. เลือกวิชวล 2 ในส่วน ชื่อเรื่อง ให้เปลี่ยน ข้อความชื่อเรื่อง เป็น “กำไรตามเดือนและปี” และเปลี่ยน ขนาดข้อความ เป็น 16 pt ตั้งค่า เงา เป็น เปิด

2. เลือกวิชวล 3 ในส่วน ลักษณะแผนที่ ให้เปลี่ยน ธีม เป็น โทนสีเทา ในส่วน ชื่อเรื่อง ให้เปลี่ยน ขนาดข้อความ ของชื่อเรื่องเป็น 16 pt ตั้งค่า เงา เป็น เปิด

3. เลือกวิชวล 4 ในส่วน ชื่อเรื่อง ให้เปลี่ยน ขนาดข้อความ ของชื่อเรื่องเป็น 16 pt ตั้งค่า เงา เป็น เปิด

4. เลือกวิชวล 5 ในส่วน ตัวควบคุมการเลือก ให้ตั้งค่า แสดงตัวเลือก “เลือกทั้งหมด” เป็น เปิด ในส่วน ส่วนหัวของตัวแบ่งส่วนข้อมูล เพิ่ม ขนาดข้อความ เป็น 16 pt

เพิ่มรูปร่างพื้นหลังสำหรับชื่อเรื่อง

1. บนแถบเครื่องมือริบบอน แทรก ให้เลือก รูปร่าง > สี่เหลี่ยมผืนผ้า วางไว้ที่ด้านบนของหน้า และขยายความกว้างตามหน้าและความสูงตามชื่อเรื่อง

2. ในบานหน้าต่าง จัดรูปแบบ รูปร่าง ในส่วนเค้าร่าง ให้ เปลี่ยนความโปร่งใส เป็น 100%

3. ในส่วน เติม ให้เปลี่ยน เติมสี เป็น ธีมสี 5 #6B91C9 (น้ำเงิน)

   

4. บนแท็บ จัดรูปแบบ ให้เลือก ส่งไปข้างหลัง > ส่งไปด้านหลัง

5. เลือกข้อความในวิชวล 1, ชื่อเรื่อง และเปลี่ยนสีแบบอักษรเป็น สีขาว

เพิ่มรูปร่างพื้นหลังสำหรับวิชวล 2 และ 3

1. บนแถบเครื่องมือริบบอน แทรก ให้เลือก รูปร่าง > สี่เหลี่ยมผืนผ้า และขยายความกว้างและความสูงของรูปร่างให้พอดีกับวิชวล 2 และ 3
2. ในบานหน้าต่าง จัดรูปแบบ รูปร่าง ในส่วนเค้าร่าง ให้ เปลี่ยนความโปร่งใส เป็น 100%
3. ในส่วน เติม ให้ตั้งค่าสีเป็น สีขาว, สีเข้มกว่า 10%
4. บนแท็บ จัดรูปแบบ ให้เลือก ส่งไปข้างหลัง > ส่งไปด้านหลัง

รายงานที่เสร็จเรียบร้อยแล้ว

รายงานที่ปรับแต่งขั้นสุดท้ายเสร็จแล้วของคุณมีลักษณะเช่นนี้

โดยสรุปแล้วรายงานนี้สามารถตอบคำถามที่ผู้จัดการของคุณอยากรู้มากที่สุดได้:

• เดือนและปีใดที่มีผลกำไรมากที่สุด

  ธันวาคม 2014

• บริษัทเห็นความสำเร็จมากที่สุดจากประเทศใด

  ในยุโรป โดยเฉพาะฝรั่งเศสและเยอรมนี

• ผลิตภัณฑ์และเซกเมนต์ใดที่บริษัทควรลงทุนต่อ

  บริษัทควรลงทุนต่อในผลิตภัณฑ์พาซิโอและมุ่งเน้นที่ธุรกิจขนาดเล็กและภาครัฐ

บันทึกรายงานของคุณ

• จากเมนู ไฟล์ ให้เลือก บันทึก

เผยแพร่ไปยังบริการของ Power BI เพื่อแชร์

หากต้องการแชร์รายงานของคุณกับผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน ให้เผยแพร่รายงานดังกล่าวไปยังบริการของ Power BI เมื่อคุณแชร์กับเพื่อนร่วมงานที่มีบัญชี Power BI พวกเขาสามารถโต้ตอบกับรายงานของคุณแต่ไม่สามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้

1. เลือก เผยแพร่ บนแถบเครื่องมือริบบอน หน้าหลัก ใน Power BI Desktop

   คุณอาจต้องลงชื่อเข้าใช้บริการของ Power BI หากคุณยังไม่มีบัญชีผู้ใช้ คุณสามารถลงทะเบียนสำหรับรุ่นทดลองใช้ฟรีได้

2. เลือกปลายทาง เช่น พื้นที่ทำงานของฉัน ในบริการของ Power BI > เลือก

3. เลือก เปิด 'ชื่อไฟล์ของคุณ' ใน Power BI

   

   รายงานที่เสร็จสมบูรณ์ของคุณเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์

   

4. เลือก แชร์ ที่ด้านบนของรายงานเพื่อแชร์รายงานของคุณกับบุคคลอื่น ๆ

   

ขั้นตอนถัดไป

• บทช่วยสอน: วิเคราะห์ข้อมูลยอดขายจาก Excel และตัวดึงข้อมูล OData

มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่ ลองไปที่ชุมชน Power BI