เตรียมการโยกย้ายข้อมูลไปยัง Power BI

บทความนี้อธิบายเกี่ยวกับการดำเนินการที่คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะโยกย้ายไปยัง Power BI

ขั้นตอนก่อนการโยกย้ายข้อมูลนั้นเน้นที่การวางแผนล่วงหน้า ซึ่งเป็นการเตรียมการที่สำคัญก่อนการย้ายด้วยวิธีการโยกย้ายข้อมูลทั้งห้าขั้นตอน ขั้นตอนก่อนการโยกย้ายข้อมูลส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นครั้งเดียว แต่สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ อาจต้องทำขั้นตอนบางส่วนซ้ำสำหรับแต่ละหน่วยงานธุรกิจหรือพื้นที่แผนก

ข้อมูลที่ส่งออกมาจากขั้นตอนก่อนการโยกย้ายข้อมูลรวมถึงแบบจำลองนโยบายการกำกับดูแล การวางแผนการปรับใช้ระดับสูงเบื้องต้น นอกเหนือจากคลังรายงานและข้อมูลที่จะโยกย้าย ข้อมูลเพิ่มเติมจากกิจกรรมในขั้นตอนที่ 1, 2 และ 3 เป็นสิ่งที่จำเป็นในการประมาณระดับความพยายามอย่างเต็มที่ในการโยกย้ายโซลูชันแต่ละรายการ

สร้างการวิเคราะห์และการประเมินต้นทุน/ประโยชน์

ข้อควรพิจารณาที่สำคัญหลายประการในระหว่างการประเมินเบื้องต้นรวมถึงการได้รับ:

• ความชัดเจนในเรื่องธุรกิจและกลยุทธ์ BI เพื่อก้าวไปสู่สถานะในอนาคตที่ต้องการ:
• ความชัดเจนเกี่ยวกับความสำเร็จ และวิธีการวัดผลความก้าวหน้าและความสำเร็จของการเริ่มต้นการโยกย้ายข้อมูล
• ผลลัพธ์การคำนวณการประมาณการต้นทุนและผลตอบแทนต่อการลงทุน (ROI)
• ผลลัพธ์ที่ประสบความสำเร็จสำหรับการริเริ่มใช้งาน Power BI ที่มีประสิทธิผลหลาย ๆ ครั้งซึ่งมีขอบเขตและระดับความซับซ้อนที่น้อยกว่า

ระบุผู้ถือผลประโยชน์ร่วมและการสนับสนุนจากผู้บริหาร

ข้อควรพิจารณาหลายประการในการระบุผู้ถือผลประโยชน์ร่วมประกอบด้วย:

• ตรวจสอบความสอดคล้องกับผู้ถือผลประโยชน์ร่วมในกรณีธุรกิจและกลยุทธ์ BI
• รวมตัวแทนจากทั่วทั้งหน่วยธุรกิจ—แม้ว่าจะกำหนดให้ทำการโยกย้ายเนื้อหาภายหลังในตารางเวลาก็ตาม—เพื่อทำความเข้าใจแรงจูงใจและความกังวล
• เกี่ยวโยงกับผู้สนับสนุน Power BI ในช่วงต้น
• สร้างและปฏิบัติตามแผนการสื่อสารกับผู้ถือผลประโยชน์ร่วม

สร้างแบบจำลองนโยบายการกำกับดูแลเบื้องต้น

รายการที่สำคัญหลายรายการซึ่งต้องแก้ไขก่อนการใช้งาน Power BI่ ประกอบด้วย:

• เป้าหมายเฉพาะสำหรับการใช้งาน Power BI และส่วนที่ Power BI เหมาะกับกลยุทธ์ BI โดยรวมสำหรับองค์กร
• วิธีการที่จะใช้ในการจัดการบทบาทผู้ดูแลระบบ Power BI โดยเฉพาะในองค์กรแบบกระจายอำนาจ
• นโยบายที่เกี่ยวข้องกับการบรรลุผลสำเร็จเกี่ยวกับข้อมูลที่เชื่อถือได้: การใช้แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ การแก้ไขปัญหาคุณภาพของข้อมูล และการใช้คำศัพท์ที่สอดคล้องกันและคำจำกัดความทั่วไป
• กลยุทธ์ความปลอดภัยและสิทธิความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสำหรับแหล่งข้อมูล รูปแบบข้อมูล รายงาน และการนำส่งเนื้อหาให้กับผู้ใช้ภายในและผู้ใช้ภายนอก
• วิธีการตอบสนองต่อการปฏิบัติตามข้อบังคับภายในและภายนอก กฎระเบียบ และข้อกำหนดการตรวจสอบอย่างถูกต้อง

ดำเนินการวางแผนการปรับใช้เบื้องต้น

การวางแผนการปรับใช้เบื้องต้นเกี่ยวข้องกับการกำหนดมาตรฐาน นโยบาย และการกำหนดลักษณะสำหรับการใช้งาน Power BI ขององค์กร

โปรดทราบว่าขั้นตอนที่ 2 อ้างอิงการวางแผนการปรับใช้ระดับโซลูชัน กิจกรรมขั้นที่ 2 ควรเคารพการตัดสินใจระดับองค์กรทุกครั้งที่ทำได้

รายการที่สำคัญบางอย่างซึ่งต้องจัดการในช่วงต้นของการใช้งาน Power BI ประกอบด้วย :

• การตัดสินใจเกี่ยวกับการตั้งค่าผู้เช่า Power BI ซึ่งควรจัดทำเป็นเอกสาร
• การจัดการพื้นที่ทำงาน การตัดสินใจซึ่งควรจัดทำเป็นเอกสาร
• การพิจารณาและการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและกระบวนการแจกจ่ายเนื้อหา เช่น แอป พื้นที่การทำงาน การแบ่งปัน การสมัครใช้งาน และการฝังเนื้อหา
• การกำหนดค่าที่เกี่ยวข้องกับโหมดชุดข้อมูล เช่น โหมดการนำเข้า โหมด DirectQuery หรือรวมทั้งสองโหมดในการประกอบแบบจำลอง
• การรักษาความปลอดภัยข้อมูลและการเข้าถึง
• การทำงานกับชุดข้อมูลที่ใช้ร่วมกันสำหรับการนำกลับมาใช้ใหม่
• การใช้การรับรองความถูกต้องของข้อมูลเพื่อส่งเสริมการใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้และน่าเชื่อถือ
• การใช้ประเภทของรายงานที่แตกต่างกัน รวมทั้ง รายงาน Power BI รายงาน Excel หรือรายงานแบบแบ่งหน้าสำหรับกรณีการใช้งานหรือหน่วยธุรกิจที่แตกต่างกัน
• เปลี่ยนแนวทางการจัดการสำหรับการจัดการอาร์ทิแฟกต์ BI แบบรวมศูนย์ และอาร์ทิแฟกต์ BI ที่จัดการทางธุรกิจ
• แผนการฝึกอบรมสำหรับผู้บริโภค ผู้สร้างรูปแบบข้อมูล ผู้เขียนรายงาน และผู้ดูแลระบบ
• สนับสนุนผู้เขียนเนื้อหาโดยใช้เทมเพลต Power BI Desktop ภาพแบบกำหนดเองและมาตรฐานการออกแบบรายงานที่จัดทำเป็นเอกสาร
• ขั้นตอนและกระบวนการจัดการความต้องการของผู้ใช้ เช่น การขอใบอนุญาตการใช้งานใหม่ การเพิ่มแหล่งข้อมูลเกตเวย์ใหม่ การได้รับสิทธิ์ในแหล่งข้อมูลเกตเวย์ การขอพื้นที่ทำงานใหม่ การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์เกี่ยวกับพื้นที่ทำงาน และข้อกำหนดทั่วไปอื่น ๆ ที่อาจพบได้เป็นประจำ

สร้างสถาปัตยกรรมเบื้องต้น

สถาปัตยกรรมโซลูชันของ BI ของคุณจะพัฒนาและเติบโตขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป งานการตั้งค่า Power BI ที่ต้องจัดการทันทีประกอบด้วย:

• การตั้งค่าผู้เช่า Power BI และการรวมเข้ากับ Azure Active Directory:
• กำหนดผู้ดูแลระบบ Power BI
• จัดหาและกำหนดสิทธิ์การใช้งานของผู้ใช้เบื้องต้น
• กำหนดค่าและตรวจสอบการตั้งค่าผู้เช่า Power BI
• ตั้งค่าบทบาทพื้นที่ทำงาน และกำหนดการเข้าถึงกลุ่มความปลอดภัยของ Azure Active Directory และผู้ใช้
• กำหนดค่ากลุ่มเครื่องเกตเวย์ข้อมูลเบื้องต้น—ด้วยแผนที่จะอัปเดตอย่างเป็นประจำ
• จัดหาสิทธิ์การใช้งานความจุแบบพรีเมียมเบื้องต้น (ถ้ามี)
• กำหนดค่าปริมาณการใช้งานความจุพรีเมียม—ด้วยแผนที่จะจัดการอย่างต่อเนื่อง

กำหนดเกณฑ์ความสำเร็จในการโยกย้าย

งานแรกคือการทำความเข้าใจว่าความสำเร็จเป็นอย่างไรสำหรับการโยกย้ายโซลูชันส่วนบุคคล คำถามที่คุณอาจถามมีดังนี้:

• อะไรคือแรงจูงใจและวัตถุประสงค์เฉพาะสำหรับการโยกย้ายข้อมูลครั้งนี้? สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ดูภาพรวมการโยกย้ายข้อมูลใน Power BI (พิจารณาสาเหตุการโยกย้าย) บทความนี้อธิบายถึงสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการโยกย้ายข้อมูลไปยัง Power BI คุณต้องระบุวัตถุประสงค์ของคุณไว้ที่ระดับองค์กรด้วย นอกเหนือจากนั้น การโยกย้ายโซลูชัน BI แบบเดิมอาจได้รับประโยชน์อย่างมากจากการประหยัดต้นทุน ในขณะที่การโยกย้ายโซลูชัน BI แบบเดิมอาจมุ่งเน้นที่การได้รับประโยชน์จากการเพิ่มประสิทธิภาพแบบเวิร์กโฟลว์
• ต้นทุน/ประโยชน์หรือ ROI ที่คาดหวังสำหรับการโยกย้ายข้อมูลนี้คืออะไร? การทำความเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับความคาดหมายที่เกี่ยวข้องกับต้นทุน ความสามารถที่เพิ่มขึ้น ลดความซับซ้อน หรือเพิ่มความคล่องตัวเป็นประโยชน์ในการวัดผลความสำเร็จ ซึ่งสามารถให้หลักการชี้นำเพื่อช่วยในการตัดสินใจในระหว่างกระบวนการโยกย้ายข้อมูล
• อะไรคือตัวชี้วัดผลงานหลัก (KPI) ที่จะใช้ในการวัดผลความสำเร็จ? รายการต่อไปนี้จะนำเสนอตัวอย่าง KPI บางส่วน:
  • จำนวนรายงานที่แสดงผลจากแพลตฟอร์ม BI เดิมลดลงเดือนต่อเดือน
  • จำนวนรายงานที่แสดงผลจาก Power BI เพิ่มขึ้นเดือนต่อเดือน
  • จำนวนรายงานผู้บริโภค Power BI เพิ่มขึ้นทุกไตรมาสต่อไตรมาส
  • เปอร์เซ็นต์ของรายงานที่โยกย้ายข้อมูลไปยังการผลิตตามวันที่เป้าหมาย
  • การลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการออกใบอนุญาตปีต่อปี

จัดเตรียมคลังรายงานที่มีอยู่

การจัดตรียมคลังรายงานที่มีอยู่ในแพลตฟอร์ม BI เดิมเป็นขั้นตอนสำคัญในการทำความเข้าใจสิ่งที่มีอยู่แล้ว ผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้เป็นข้อมูลในการประเมินระดับความพยายามในการโยกย้ายข้อมูล กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดเตรียมรายการคลังทั้งหมดอาจรวมถึง:

1. คลังรายงาน: รวบรวมรายการรายงานและแดชบอร์ดที่ผู้สมัครโยกย้าย
2. คลังแหล่งข้อมูล: รวบรวมรายชื่อแหล่งข้อมูลทั้งหมดที่เข้าถึงโดยรายงานที่มีอยู่ ซึ่งควรมีทั้งแหล่งข้อมูลขององค์กรตลอดจนแหล่งข้อมูลของแผนกและส่วนบุคคล กระบวนการนี้อาจค้นพบแหล่งข้อมูลที่แผนกไอทีไม่รู้จักมาก่อน ซึ่งมักเรียกกันว่า Shadow IT
3. บันทึกการตรวจสอบ: รับข้อมูลจากบันทึกการตรวจสอบแพลตฟอร์ม BI เดิม เพื่อทำความเข้าใจรูปแบบการใช้งานและช่วยในการจัดลำดับความสำคัญ ข้อมูลสำคัญที่จะได้รับจากบันทึกการตรวจสอบประกอบด้วย:
   • จำนวนครั้งโดยเฉลี่ยของแต่ละรายงานที่ปฏิบัติการต่อสัปดาห์/เดือน/ไตรมาส
   • จำนวนรายงานผู้บริโภคเฉลี่ยต่อสัปดาห์/เดือน/ไตรมาส
   • รายงานแต่ละรายงานสำหรับผู้บริโภค โดยเฉพาะรายงานที่ใช้โดยผู้บริหาร
   • วันที่ล่าสุดแต่ละรายงานถูกปฏิบัติการ

ตรวจค้นตัวเลือกอัตโนมัติ

เป็นไปไม่ได้ที่จะทำให้กระบวนการแปลง Power BI เป็นแบบอัตโนมัติแบบ end-to-end โดยสมบูรณ์

การรวบรวมคลังข้อมูลและรายงานที่มีอยู่เป็นตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับระบบอัตโนมัติ เมื่อคุณมีเครื่องมือที่มีอยู่ซึ่งสามารถทำให้คุณได้ ขอบเขตที่สามารถใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับบางส่วนของกระบวนการโยกย้ายข้อมูล—เช่น การรวบรวมรายการคลังที่มีอยู่—ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณมีเป็นอย่างมาก

ขั้นตอนถัดไป

ในบทความถัดไปในชุดการโยกย้ายข้อมูล Power BI นี้จะเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนที่ 1 ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมและจัดลำดับความสำคัญของข้อกำหนดเมื่อโยกย้ายไปยัง Power BI

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ:

• การแปลง BI ของ Microsoft
• การวางแผนเอกสารทางเทคนิคเกี่ยวกับการปรับใช้ Power BI สำหรับองค์กร
• มีคำถามหรือไม่ ลองถามชุมชน Power BI
• มีข้อเสนอแนะไหม สนับสนุนแนวคิดในการปรับปรุง Power BI

คู่ค้า Power BI ที่มีประสบการณ์พร้อมที่จะช่วยองค์กรของคุณให้ประสบความสำเร็จด้วยกระบวนการโยกย้ายข้อมูล หากต้องการตรวจสอบรายชื่อของพันธมิตรของ Power BI ไปที่พอร์ทัลของพันธมิตรของ Power BI