รวบรวมข้อกำหนดเพื่อโยกย้ายข้อมูลไปยัง Power BI

บทความนี้จะอธิบายถึง ขั้นตอนที่ 1 ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมและจัดลำดับความสำคัญของข้อกำหนดเมื่อโยกย้ายข้อมูลไปยัง Power BI

ความสำคัญของขั้นตอนที่ 1 คือการรวบรวมข้อมูลและการวางแผนสำหรับโซลูชันส่วนบุคคลที่จะถูกโยกย้ายข้อมูลไปยัง Power BI

ผลลัพธ์จากขั้นตอนที่ 1 ประกอบด้วยข้อกำหนดโดยละเอียดที่ได้รับการจัดลำดับความสำคัญ อย่างไรก็ตาม กิจกรรมเพิ่มเติมในขั้นตอนที่ 2 และ 3 จะต้องเสร็จสิ้นเพื่อประมาณระดับความพยายามอย่างเต็มที่

ข้อกำหนดการรวบรวม

สินค้าคงคลังของสิ่งประดิษฐ์ BI ที่มีอยู่รวบรวมในขั้นตอนการโยกย้ายข้อมูลล่วงหน้าจะกลายเป็นอินพุตสำหรับความต้องการของโซลูชันใหม่ที่จะสร้างใน Power BI การรวบรวมข้อกำหนดเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำความเข้าใจสถานะปัจจุบันตลอดจนรายการที่ผู้ใช้ต้องการเปลี่ยนแปลงหรือปรับโครงสร้างใหม่เมื่อรายงานได้รับการออกแบบใหม่ใน Power BI ข้อกำหนดโดยละเอียดจะเป็นประโยชน์สำหรับการวางแผนการปรับใช้โซลูชันในขั้นตอนที่ 2ในระหว่างการสร้างพิสูจน์แนวคิดในขั้นตอนที่ 3และเมื่อสร้างโซลูชันที่พร้อมใช้งานในการผลิตในขั้นตอนที่ 4

รวบรวมข้อกำหนดของรายงาน

การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับรายงานอย่างละเอียดง่ายต่อการอ้างอิง เช่น:

• วัตถุประสงค์ ผู้ชม และการกระทำที่คาดหวัง: ระบุวัตถุประสงค์และกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรายงาน ตลอดจนผู้ชม ขั้นตอนการวิเคราะห์ และการดำเนินการที่คาดว่าจะดำเนินการโดยผู้บริโภครายงาน
• วิธีที่ผู้บริโภคใช้ในการรายงาน: พิจารณาการมีอยู่ก่อนแล้วกับผู้บริโภครายงานของรายงานที่มีอยู่เพื่อทำความเข้าใจว่าพวกเขาทำอะไรกับรายงานนั้นอย่างแท้จริง คุณอาจได้เรียนรู้ว่าองค์ประกอบบางอย่างของรายงานสามารถกำจัดหรือปรับปรุงได้ใน Power BI เวอร์ชันใหม่ กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับการลงทุนเวลาเพิ่มเติม แต่ก็มีประโยชน์สำหรับรายงานที่สำคัญหรือรายงานที่ถูกใช้บ่อย
• เจ้าของและผู้เชี่ยวชาญเรื่องสำคัญ: ระบุเจ้าของรายงานและผู้เชี่ยวชาญเรื่องใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายงานหรือโดเมนข้อมูล พวกเขาอาจกลายเป็นเจ้าของรายงาน Power BI ใหม่ในอนาคตได้ รวมถึงข้อกำหนดด้านการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่เฉพาะเจาะจง (ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะแตกต่างกันระหว่างโซลูชันที่จัดการด้วยไอทีและโซลูชันที่จัดการทางธุรกิจ) ตลอดจนการอนุมัติและการลงชื่อออกซึ่งจะต้องมีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในอนาคต
• วิธีการจัดส่งเนื้อหา: ชี้แจงความคาดหวังของผู้บริโภคสำหรับการจัดส่งเนื้อหา ซึ่งอาจเป็นการดำเนินการตามความต้องการการดำเนินการแบบโต้ตอบฝังอยู่ในแอปพลิเคชันแบบกำหนดเองหรือการส่งมอบตามกำหนดเวลาโดยใช้การสมัครรับอีเมล นอกจากนี้ยังอาจมีข้อกำหนดในการเรียกใช้การแจ้งเตือนอีกด้วย
• ความต้องการในการโต้ตอบ: พิจารณาว่า ต้องมีและ ดี ที่มีความต้องการในการโต้ตอบ เช่น ตัวกรอง การดูรายละเอียดแนวลึก หรือการแอคชันการเจาะลึกรายละเอียด
• แหล่งข้อมูล: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการค้นพบแหล่งข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการในรายงานและเข้าใจถึงความต้องการเวลาในการตอบสนองของข้อมูล (ความใหม่ของข้อมูล) ระบุข้อมูลแนวโน้มในอดีตและข้อกำหนดแบบสแนปช็อตข้อมูลสำหรับแต่ละรายงานเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของข้อมูล เอกสารแหล่งข้อมูลยังมีประโยชน์ในภายหลังเมื่อดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลของรายงานใหม่ด้วยข้อมูลต้นฉบับแล้ว
• ข้อกำหนดความปลอดภัย: ชี้แจงข้อกำหนดด้านความปลอดภัย (เช่น ผู้ชมที่ได้รับอนุญาตผู้แก้ไขที่ได้รับอนุญาตและความต้องการด้านความปลอดภัยระดับแถว) รวมถึงข้อยกเว้นใด ๆ สำหรับความปลอดภัยขององค์กรตามปกติ เบันทึกระดับความไวของข้อมูลความเป็นส่วนตัวของข้อมูล หรือข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ/การปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การคำนวณ KPI และกฎทางธุรกิจ: ระบุและจัดทำเอกสารการคำนวณ KPI และกฎทางธุรกิจทั้งหมดที่กำหนดไว้ในรายงานที่มีอยู่เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของข้อมูล
• ข้อกำหนดการใช้งาน เค้าโครง และคอสเมติก: ระบุความต้องการในการใช้งาน เค้าโครง และคอสเมติกที่เฉพาะเจาะจงซึ่งเกี่ยวข้องกับการแสดงข้อมูล ข้อกำหนดการจัดกลุ่ม และการจัดเรียงและการมองเห็นตามเงื่อนไข รวมถึงข้อควรพิจารณาเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการจัดส่งอุปกรณ์เคลื่อนที่
• ความต้องการของการพิมพ์และการส่งออก: พิจารณาว่ามีข้อกำหนดเฉพาะใด ๆ สำหรับการพิมพ์การส่งออกหรือการจัดวางแบบพิกเซลหรือไม่ ความต้องการเหล่านี้จะมีผลต่อประเภทของรายงานที่เหมาะสมที่สุด (เช่น Power BI Excel หรือรายงานแบบแบ่งหน้า) โปรดทราบว่าผู้บริโภครายงานมักให้ความสำคัญกับวิธีที่พวกเขาทำอยู่เสมอ ดังนั้นอย่ากลัวที่จะท้าทายวิธีคิดของพวกเขา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้พูดคุยในแง่ของ การปรับแต่ง มากกว่า เปลี่ยน
• ความเสี่ยงหรือข้อกังวล: พิจารณาว่ามีข้อกำหนดทางเทคนิคหรือหน้าที่อื่น ๆ สำหรับรายงานตลอดจนความเสี่ยงหรือข้อกังวลใด ๆ เกี่ยวกับข้อมูลที่นำเสนอในรายงานเหล่านี้หรือไม่
• เปิดปัญหาและรายการตกค้าง: ระบุการบำรุงรักษาใด ๆ ในอนาคต ปัญหาที่ทราบ หรือคำขอรอการตัดบัญชีเพื่อเพิ่มในงานที่ตกค้างอยู่ในขณะนี้

รวบรวมข้อกำหนดของข้อมูล

รวบรวมข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับข้อมูล เช่น:

• คิวรีที่มีอยู่: ระบุว่ามีคิวรีรายงานที่มีอยู่หรือโพรซีเดอร์ที่เก็บไว้ที่สามารถใช้ได้โดย DirectQuery แบบจำลอง หรือ แบบจำลองการรวมหรือสามารถแปลงเป็นแบบจำลองการนำเข้าได้
• ประเภทของแหล่งข้อมูล: รวบรวมประเภทของแหล่งข้อมูลที่จำเป็นรวมถึงศูนย์รวมแหล่งข้อมูล (เช่นคลังข้อมูลขององค์กร) ตลอดจนแหล่งข้อมูลที่ไม่ได้มาตรฐาน (เช่น ไฟล์แบบแบนหรือไฟล์ Excel ที่เพิ่มแหล่งข้อมูลขององค์กรเพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงาน) การค้นหาว่าแหล่งข้อมูลอยู่ที่ใด เพื่อจุดประสงค์ของการเชื่อมต่อเกตเวย์ข้อมูลก็สำคัญเช่นกัน
• โครงสร้างข้อมูลและความต้องการในการชะล้าง: กำหนดโครงสร้างข้อมูลสำหรับแหล่งข้อมูลที่จำเป็นแต่ละแหล่ง และกิจกรรม การล้างข้อมูลที่จำเป็น
• การรวมข้อมูล: ประเมินว่าจะจัดการการรวมข้อมูลอย่างไรเมื่อมีแหล่งข้อมูลหลายแหล่ง และการวิธีกำหนด ความสัมพันธ์ระหว่างตารางแบบจำลองแต่ละตาราง ระบุองค์ประกอบข้อมูลเฉพาะที่จำเป็นเพื่อลดความซับซ้อนของแบบจำลองและลดขนาดลง
• ข้อมูลแฝงที่ยอมรับได้: กำหนดความต้องของการแฝงข้อมูลสำหรับแหล่งข้อมูลแต่ละแหล่ง ซึ่งจะมีผลต่อการตัดสินใจว่าจะใช้โหมดที่เก็บข้อมูลใด ความถี่ในการรีเฟรชข้อมูลสำหรับตารางแบบจำลองการนำเข้าเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทราบเช่นกัน
• ปริมาณข้อมูลและการปรับขนาด: ประเมินความคาดหวังด้านปริมาณข้อมูลซึ่งจะเป็นปัจจัยในการตัดสินใจ การสนับสนุนแบบจำลองขนาดใหญ่ และการออกแบบ DirectQuery หรือ แบบจำลองโดยรวม การพิจารณาที่เกี่ยวข้องกับความต้องการข้อมูลในอดีตเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องทราบเช่นกัน ในชุดข้อมูลที่มีขนาดใหญ่กว่า การกําหนดการ รีเฟรชข้อมูลแบบเพิ่ม หน่วยก็จําเป็นด้วย
• การวัดผล KPI และกฎทางธุรกิจ: ประเมินความต้องการสำหรับมาตรการ KPI และกฎทางธุรกิจ ซึ่งจะส่งผลต่อการตัดสินใจเกี่ยวกับตำแหน่งที่จะใช้ตรรกะ: ในชุดข้อมูลหรือกระบวนการรวมข้อมูล
• ข้อมูลหลักและแค็ตตาล็อกข้อมูล: พิจารณาว่ามีปัญหาข้อมูลหลักที่ต้องดำเนินการหรือไม่ ตรวจสอบว่าการรวมเข้ากับแค็ตตาล็อกข้อมูลขององค์กรเหมาะสมหรือไม่สำหรับการเพิ่มความสามารถในการค้นพบการเข้าถึงคำจำกัดความหรือการสร้างคำศัพท์ที่สอดคล้องกันซึ่งยอมรับโดยองค์กร
• ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล: ตรวจสอบว่ามีข้อพิจารณาด้านความปลอดภัยหรือความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสำหรับชุดข้อมูลหรือไม่ รวมถึงข้อกำหนด ความปลอดภัยระดับแถว
• เปิดปัญหาและรายการตกค้าง: เพิ่มปัญหาใด ๆ ที่ทราบ ทราบข้อบกพร่องด้านคุณภาพข้อมูล การบำรุงรักษาในอนาคต หรือการร้องขอรอไปยังรายงานที่ตกค้างในขณะนี้

ระบุโอกาสในการปรับปรุง

ในสถานการณ์ส่วนใหญ่จะมีการปรับเปลี่ยนและการปรับปรุงบางอย่างเกิดขึ้น เป็นเรื่องยากที่การโยกย้ายข้อมูลแบบหนึ่งต่อหนึ่งโดยตรงจะเกิดขึ้นโดยไม่มีการปรับโครงสร้างหรือการปรับปรุงใด ๆ การปรับปรุงสามประเภทที่คุณอาจพิจารณา ได้แก่:

• การรวมรายงาน: รายงานที่คล้ายกันอาจรวมเข้าด้วยกันโดยใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่น ตัวกรอง บุ๊กมาร์ก หรือการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ การมีรายงานน้อยลง ซึ่งแต่ละรายงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นสามารถปรับปรุงประสบการณ์สำหรับผู้บริโภครายงานได้อย่างมาก พิจารณาเพิ่มประสิทธิภาพชุดข้อมูลสำหรับถามตอบ (การสอบถามภาษาแบบธรรมชาติ) เพื่อมอบความยืดหยุ่นที่มากขึ้นในการรายงานผู้บริโภคทำให้พวกเขาสามารถสร้างภาพของตนเองได้
• การปรับปรุงประสิทธิภาพ: ในระหว่างการรวบรวมข้อกำหนดมักจะสามารถระบุการปรับปรุงได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อนักวิเคราะห์รวบรวมตัวเลขด้วยตนเองหรือเมื่อสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานได้ Power Queryสามารถมีบทบาทอย่างมากในการแทนที่กิจกรรมด้วยตนเองที่ดำเนินการอยู่ในปัจจุบัน หากนักวิเคราะห์ธุรกิจพบว่าตนเองดำเนินกิจกรรมเดียวกันเพื่อล้างข้อมูลและเตรียมข้อมูลเป็นประจำขั้นตอนการเตรียมข้อมูล Power Query ที่ทำซ้ำได้จะช่วยประหยัดเวลาได้มากและลดข้อผิดพลาด
• การรวมศูนย์ข้อมูลแบบจำลอง: ชุดข้อมูลที่เชื่อถือได้และได้รับการรับรองทำหน้าที่เป็นแกนหลักสำหรับ BI แบบบริการตนเองที่มีการจัดการ ในกรณีนี้ ข้อมูลจะได้รับการจัดการเพียงครั้งเดียวและนักวิเคราะห์มีความยืดหยุ่นในการใช้และเพิ่มข้อมูลนั้นเพื่อตอบสนองความต้องการในการรายงานและการวิเคราะห์

จัดลำดับความสำคัญและประเมินความซับซ้อน

ในขั้นตอนนี้ จะมีคลังเริ่มต้นและอาจรวมถึงข้อกำหนดเฉพาะ เมื่อจัดลำดับความสำคัญของสิ่งประดิษฐ์ BI เริ่มต้นให้พร้อมสำหรับการโยกย้ายแล้ว ข้อมูลรายงานและข้อมูลควรได้รับการพิจารณาร่วมกันและเป็นอิสระจากกัน

ระบุรายงานที่มีลำดับความสำคัญสูงซึ่งอาจรวมถึงรายงานที่:

• สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับธุรกิจ
• มีการดำเนินการบ่อยครั้ง
• เป็นที่ต้องการของผู้นำระดับอาวุโสหรือผู้บริหาร
• เกี่ยวข้องกับความซับซ้อนในระดับที่เหมาะสม (เพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในระหว่างการทำซ้ำการโยกย้ายข้อมูลครั้งแรก)

ระบุข้อมูลที่มีลำดับความสำคัญสูงซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่:

• ประกอบด้วยองค์ประกอบข้อมูลที่สำคัญ
• เป็นข้อมูลองค์กรทั่วไปที่รองรับกรณีการใช้งานจำนวนมาก
• อาจใช้เพื่อสร้างชุดข้อมูลที่ใช้ร่วมกันเพื่อใช้ซ้ำโดยรายงานและผู้เขียนรายงานหลายคน
• เกี่ยวข้องกับระดับความซับซ้อนที่สมเหตุสมผล (เพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จเมื่ออยู่ในการทำซ้ำการย้ายข้อมูลครั้งแรก)

ขั้นตอนถัดไป

ในบทความถัดไปในชุดการโยกย้ายข้อมูล Power BIจะเป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนที่ 2 ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวางแผนการโยกย้ายข้อมูลสำหรับโซลูชัน Power BI แบบเดียว

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ:

• การแปลง BI ของ Microsoft
• การวางแผนเอกสารทางเทคนิคเกี่ยวกับการปรับใช้ Power BI สำหรับองค์กร
• มีคำถามหรือไม่ ลองถามชุมชน Power BI
• มีข้อเสนอแนะไหม สนับสนุนแนวคิดในการปรับปรุง Power BI

คู่ค้า Power BI ที่มีประสบการณ์พร้อมที่จะช่วยองค์กรของคุณให้ประสบความสำเร็จด้วยกระบวนการโยกย้ายข้อมูล หากต้องการตรวจสอบรายชื่อของพันธมิตรของ Power BI ไปที่พอร์ทัลของพันธมิตรของ Power BI