ใช้ส่วนประกอบด้านการควบคุม

หลังจากที่คุณคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมและทรัพยากรของคุณ คุณอาจเริ่มคิดถึงกระบวนการด้านการควบคุมสำหรับแอปของคุณ คุณอาจต้องการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแอปของคุณจากผู้สร้าง หรือตรวจสอบตัวเชื่อมต่อหรือการใช้แอปที่เฉพาะเจาะจง ข้อมูลเพิ่มเติม: ตั้งค่าส่วนประกอบการกำกับดูแล และ ดู วิธีการใช้โซลูชันส่วนประกอบหลัก

โซลูชันส่วนประกอบด้านการควบคุมประกอบด้วย สินทรัพย์ที่เกี่ยวข้องกับผู้ดูแลระบบและผู้สร้าง ข้อมูลเพิ่มเติม: ตั้งค่าส่วนประกอบด้านการควบคุม

นี่คือรายละเอียดของสินทรัพย์ที่มาจากส่วนประกอบด้านการควบคุม:

• การจัดการสภาพแวดล้อม Microsoft Teams

  • ขอให้เจ้าของกลุ่มคนระบุเหตุผลทางธุรกิจ (โฟลว์)
  • อีเมลต้อนรับเจ้าของกลุ่มคนใหม่ (โฟลว์)
  • โฟลว์กระบวนการธุรกิจสำหรับการตรวจสอบสภาพแวดล้อม

• กระบวนการตรวจสอบตัวอย่าง

  • ศูนย์การปฏิบัติตามกฎระเบียบของนักพัฒนา (แอปพื้นที่ทำงาน)
  • คำขอรายละเอียดการปฏิบัติตามข้อกำหนด (โฟลว์)
  • โฟลว์กระบวนการธุรกิจสำหรับการตรวจสอบทรัพยากร

• เก็บถาวรแอปที่ไม่ได้ใช้

  • จัดเก็บและล้างข้อมูลโฟลว์และแอป - เริ่มการอนุมัติและตรวจสอบการอนุมัติ (โฟลว์)
  • App Archive และ Clean Up View (แอปพื้นที่ทำงาน)

ตาราง

การอนุมัติการเก็บ

แสดงให้เห็นถึงงานการอนุมัติการเก็บถาวรที่เริ่มต้นในระหว่างโฟลว์การเก็บแอปถาวรและการล้างข้อมูล

โฟลว์

ผู้ดูแลระบบ Microsoft Teams | ขอเหตุผลทางธุรกิจเมื่อสร้างสภาพแวดล้อม Microsoft Teams

โฟลว์นี้รันทุกวันและตรวจสอบว่าได้สร้างสภาพแวดล้อมชนิดใหม่ Microsoft Teams ขึ้นหรือไม่ เจ้าของทีมที่สร้างสภาพแวดล้อม Microsoft Teams จะได้รับการ์ดที่ปรับเปลี่ยนได้ผ่าน Teams ที่แจ้งให้ระบุเหตุผลทางธุรกิจ

นอกจากนี้ โฟลว์นี้ยังส่งอีเมลต้อนรับไปยังเจ้าของทีมใหม่ เพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของพวกเขา ลิงก์ไปยังเอกสารนโยบายที่คุณตั้งไว้เป็นส่วนหนึ่ง การกำหนดการตั้งค่า CoE รวมอยู่ในอีเมลนี้

บันทึกสำเนาของโฟลว์นี้ หากคุณต้องการเปลี่ยนข้อความในอีเมลหรือการ์ดที่ปรับเปลี่ยนได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการกำกับดูแล Microsoft Teams ในชุดเริ่มต้น CoE: กระบวนการตรวจสอบสภาพแวดล้อม Microsoft Teams

ผู้ดูแลระบบ Microsoft Teams | การทำความสะอาดรายสัปดาห์ของสภาพแวดล้อม Microsoft Teams

โฟลว์นี้ทำงานทุกสัปดาห์และลบสภาพแวดล้อมที่:

• สร้างขึ้นมากกว่า 7 วัน ที่ผ่านมา และไม่มีเหตุผลทางธุรกิจหรือในกรณีที่ผู้ดูแลระบบปฏิเสธเหตุผลทางธุรกิจ
• สร้างขึ้นมากกว่า 90 วัน ที่ผ่านมาและไม่มีแอปหรือโฟลว์ในสภาพแวดล้อม

สภาพแวดล้อมจะได้รับการลบออกจากผู้เช่า และทำเครื่องหมายว่าลบในตารางสภาพแวดล้อมของชุดเริ่มต้น CoE คุณสามารถดูสภาพแวดล้อมที่ได้รับการลบใน มุมมองผู้ดูแลระบบ Power Platform

บันทึกสำเนาของโฟลว์นี้ในกรณีที่คุณต้องการทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับเกณฑ์เมื่อสภาพแวดล้อมได้รับการลบ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการกำกับดูแล Microsoft Teams ในชุดเริ่มต้น CoE: กระบวนการตรวจสอบสภาพแวดล้อม Microsoft Teams

ผู้ดูแลระบบ | เก็บถาวรและล้างข้อมูล v2 (เริ่มการอนุมัติสำหรับแอพ)

การตรวจสอบแอปที่ไม่มีการแก้ไขหรือใช้ในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา (สามารถตั้งค่าคอนฟิกช่วงเวลานี้ได้) และถามเจ้าของแอป (ผ่านการอนุมัติโฟลว์) ว่าสามารถลบแอปได้หรือไม่

ขอแนะนำให้เจ้าของแอปสำรองข้อมูลของแอปในกรณีที่ต้องการกู้คืนแอปในภายหลัง

โฟลว์นี้เริ่มกระบวนการอนุมัติและเขียนงานการอนุมัติไปยังตาราง Dataverse การอนุมัติการเก็บถาวร

ปรับแต่ง: โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์นี้จะกำหนดการอนุมัติให้กับเจ้าของแอป ในการทดสอบในสภาพแวดล้อมการดีบัก ซึ่งคุณไม่ต้องการเกี่ยวข้องกับผู้ใช้ คุณสามารถอัปเดต ตัวแปรสภาพแวดล้อม ProductionEnvironment เป็น ไม่ และการอนุมัติจะถูกส่งไปยังบัญชีผู้ดูแลระบบแทน

ผู้ดูแลระบบ | เก็บถาวรและล้างข้อมูล v2 (เริ่มขั้นตอนการอนุมัติ)

ในทำนองเดียวกันกับโฟลว์ก่อนหน้า แต่สำหรับโฟลว์มากกว่าสำหรับแอป โฟลว์นี้จะตรวจสอบโฟลว์ที่ไม่มีการแก้ไขในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา (สามารถตั้งค่าคอนฟิกช่วงเวลานี้ได้) และถามเจ้าของโฟลว์ (ผ่านการอนุมัติโฟลว์) ว่าสามารถลบโฟลว์ได้หรือไม่

ขอแนะนำให้เจ้าของโฟลว์สำรองข้อมูลของแอปในกรณีที่ต้องการกู้คืนแอปในภายหลัง

โฟลว์นี้เริ่มกระบวนการอนุมัติและเขียนงานการอนุมัติไปยังตาราง Dataverse การอนุมัติการเก็บถาวร

ปรับแต่ง: โดยค่าเริ่มต้น โฟลว์นี้จะกำหนดการอนุมัติให้กับเจ้าของโฟลว์ ในการทดสอบในสภาพแวดล้อมการดีบัก ซึ่งคุณไม่ต้องการเกี่ยวข้องกับผู้ใช้ คุณสามารถอัปเดต ตัวแปรสภาพแวดล้อม ProductionEnvironment เป็น ไม่ และการอนุมัติจะถูกส่งไปยังบัญชีผู้ดูแลระบบแทน

ผู้ดูแลระบบ | เก็บแอปและล้างข้อมูล v2 (ตรวจสอบการอนุมัติ)

ในช่วงเวลาที่กำหนด ให้ตรวจสอบการตอบกลับการอนุมัติที่สร้างขึ้นโดยขั้นตอนการอนุมัติเริ่มต้นที่อธิบายไว้ข้างต้น และหากได้รับการอนุมัติใหม่ จะทำเครื่องหมายวันที่ที่ได้รับการอนุมัติเพื่อให้โฟลว์การจัดเก็บและล้างข้อมูล v2 (ล้างและลบ) (อธิบายด้านล่าง) สามารถลบได้หลังจากที่ผู้ใช้มีเวลาเก็บถาวร

หากได้รับการอนุมัติในอดีต แต่ก่อนลบ ระบบจะส่งการแจ้งเตือนให้เก็บแอปหรือโฟลว์ก่อนที่จะลบ

ผู้ดูแลระบบ | เก็บถาวรและล้างข้อมูล v2 (ล้างและลบ)

ทำงานเป็นประจำทุกวันและทำความสะอาดสองงานสำหรับเวิร์กโฟลว์

1. ลบคำขอที่หมดเวลา ลบออกจากตารางการอนุมัติการเก็บถาวร คำขอที่ไม่ได้รับการอนุมัติทั้งหมดที่สร้างขึ้นเมื่อเดือนที่แล้ว

2. ลบโฟลว์และแอปที่ได้รับอนุมัติให้ลบเกิน 3 สัปดาห์ที่แล้ว (กำหนดค่าได้)

ปรับแต่ง: ตามค่าเริ่มต้น โฟลว์นี้จะไม่ลบแอปและโฟลว์ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณพร้อมสำหรับสิ่งนั้นอย่างชัดเจน ในการเริ่มต้นการลบโฟลว์และแอป ให้อัปเดต ตัวแปรสภาพแวดล้อม ลบอัตโนมัติเมื่อเก็บ เป็น ใช่

ผู้ดูแลระบบ | การตั้งค่า - คำขอเก็บถาวรที่ถูกละเว้น

โฟลว์นี้ทำงานเพียงครั้งเดียวเพื่อเติมค่าล่วงหน้าสำหรับระยะเวลาที่ผู้คนละเว้นคำขอเก็บถาวรสำหรับแอปและโฟลว์ โฟลว์นี้เป็นตัวเลือกเพิ่มเติม ค่าจะเติมเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเก็บถาวรในที่สุด ซึ่งเป็นโฟลว์ที่ใช้เวลานานในการอัปเดตแอปและโฟลว์ทั้งหมดในคลังของคุณ

ผู้ดูแลระบบ | การอนุมัติที่ถูกละเว้นของผู้จัดการอีเมล

โฟลว์นี้ทำงานร่วมกับโฟลว์เก็บถาวรและล้างข้อมูลอื่นๆ โดยจะมองหาการอนุมัติจากระบบนี้ที่ผู้ผลิตละเว้นเป็นเวลาหนึ่งเดือนขึ้นไป และส่งรายการเหล่านี้ให้ผู้จัดการ เพื่อขอความช่วยเหลือโดยสนับสนุนให้พนักงานอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอ

ออบเจ็กต์ที่ถูกละเลยของคำขอที่มอบหมายใหม่ (หลัก)

ในแต่ละวัน สิ่งนี้จะรวบรวมออบเจ็กต์ที่ถูกละเลยทั้งหมดในผู้เช่าและพยายามเชื่อมโยงกับผู้จัดการของเจ้าของเดิม จากนั้นจะส่งบันทึกย่อของบอทของทีมไปยังผู้จัดการแต่ละคนที่ได้รับผลกระทบ และแจ้งให้พวกเขาทราบว่ามีออบเจกต์ที่ต้องล้างข้อมูล จากนั้นจะเรียกใช้โฟลว์รองสำหรับผู้จัดการแต่ละคนพร้อมกัน
สำหรับออบเจ็กต์ที่ถูกละเลยซึ่งไม่สามารถแก้ไขให้กับผู้จัดการคนก่อนได้ ออบเจ็กต์นั้นจะส่งรายการไปยังอีเมลของผู้ดูแลระบบเพื่อให้ผู้ดูแลระบบทราบว่าออบเจ็กต์ใดที่ถูกละเลยจะต้องล้างข้อมูลด้วยตนเอง

ออบเจ็กต์ที่ถูกละเลยของคำขอที่มอบหมายใหม่ (รอง)

โฟลว์นี้จะทริกเกอร์ทุกวันสำหรับผู้จัดการทุกคนที่มีออบเจ็กต์ที่เป็นของอดีตพนักงานที่ออกจากบริษัทไปแล้ว โดยจะแสดงโฟลว์ระบบคลาวด์และแอปพื้นที่ทำงานทั้งหมดที่เป็นของพนักงานที่ลาออกจากบริษัทและให้ผู้จัดการตัดสินใจว่าต้องการทำอะไร:

1. ส่งอีเมลรายการให้ตัวเอง
2. เป็นเจ้าของทั้งหมด
3. ลบทั้งหมด
4. มอบหมายให้บุคคลอื่น
5. ดูทีละรายการ

หากพวกเขาเลือกที่จะดูทีละรายการ พวกเขาสามารถตัดสินใจได้อย่างละเอียด

HELPER - CanvasAppOperations Gov

โฟลว์นี้ใช้ในสภาพแวดล้อม แอป และการดำเนินการ เพื่อดำเนินการเช่นเดียวกับ GUID สำหรับผู้สร้างใหม่ หากการดำเนินการนี้คือการมอบหมายความเป็นเจ้าของใหม่
การดำเนินการที่รองรับคือ ลบ และ มอบหมาย (ซึ่งมอบหมายเจ้าของใหม่)
ซึ่งทำการดำเนินการกับวัตถุจริงในผู้เช่า และอัปเดตสินค้าคงคลังด้วย

HELPER - CloudFlowOperations Gov

โฟลว์นี้ใช้ในสภาพแวดล้อม โฟลว์ และการดำเนินการ เพื่อทำการดำเนินการเช่นเดียวกับ GUID สำหรับผู้สร้างใหม่ หากการดำเนินการนี้คือการมอบหมายความเป็นเจ้าของใหม่
การดำเนินการที่รองรับคือ ลบ และ มอบหมาย (ซึ่งมอบหมายเจ้าของใหม่)
ซึ่งทำการดำเนินการกับวัตถุจริงในผู้เช่า และอัปเดตสินค้าคงคลังด้วย

HELPER - ObjectOperations Gov

โฟลว์นี้เรียก HELPER - CanvasAppOperations Gov หรือ HELPER - CloudFlowOperations Gov จากแอป Developer Compliance Center

แอพ

ล้างแอปออบเจ็กต์เก่า

ในขณะที่ผู้สร้างถูกขอให้ตอบสนองหากออบเจ็กต์ยังคงมีประโยชน์กับโฟลว์เก็บถาวรด้านบน บางครั้งพวกเขาก็จะเพิกเฉยต่อคำถามเหล่านี้ ในกรณีดังกล่าว โฟลว์ข้างต้นจะส่งอีเมลนี้ให้ผู้จัดการของตน

ผู้จัดการสามารถคลิกลิงก์ในอีเมลและนำไปที่แอปนี้เพื่อล้างข้อมูล

ซึ่งสามารถเลือกพนักงานที่จะทำงาน แรกได้

จากนั้นให้พนักงานแต่ละคนปฏิเสธการลบหรือส่งการแจ้งเตือน

พวกเขาสามารถส่งบุคคลไปยังแอปเพื่อทำการล้างข้อมูลได้เช่นกัน ซึ่งพวกเขาจะสามารถอนุมัติ/ปฏิเสธการลบสำหรับออบเจ็กต์ทั้งหมดของพวกเขา

มุมมองการล้างและเก็บถาวรแอปและโฟลว์

แอปนี้ให้ผู้ดูแลระบบสามารถดูออบเจ็กต์ทั้งหมดที่กำลังพิจารณาสำหรับการเก็บถาวรและการลบ ผู้ดูแลระบบสามารถกรองไปยังแอปที่ถูกปฏิเสธพร้อมหมายเหตุ เช่น เพื่อตรวจสอบ:

และหากเหตุผลนั้นถูกต้อง พวกเขาสามารถเลือกที่จะยกเว้นออบเจ็กต์จากการเรียกใช้ในอนาคตและพิจารณาการเก็บถาวรและการลบ

ศูนย์การปฏิบัติตามกฎระเบียบของนักพัฒนา

แอปนี้ใช้ใน กระบวนการตรวจสอบ เป็นเครื่องมือสำหรับให้ผู้ใช้ในการตรวจสอบว่าแอป โฟลว์ แชทบอท หรือตัวเชื่อมต่อที่กำหนดเองเป็นไปตามข้อกำหนดหรือไม่ และส่งข้อมูลไปยังผู้ดูแลระบบ CoE เป็นเหตุผลทางธุรกิจเพื่อให้สอดคล้องกับนโยบาย

สิทธิ์: ทันทีที่คุณใช้กระบวนการตรวจสอบแอป แอปนี้จะต้องแชร์กับผู้สร้างแอปของคุณ หากคุณตั้งใจจะใช้กระบวนการนี้ ให้แก้ไขโฟลว์ อีเมล์ต้อนรับ เพื่อเพิ่มผู้ใช้ไปยังกลุ่มความปลอดภัย แล้วแชร์แอปนี้กับกลุ่มความปลอดภัย

ข้อกำหนดเบื้องต้น: แอปนี้ใช้ Microsoft Dataverse หากคุณติดตั้งโซลูชันนี้ในสภาพแวดล้อมการทำงานจริง ผู้ใช้แอปทุกคนต้องมีสิทธิ์ใช้งานแบบพรีเมียม หากคุณติดตั้งโซลูชันนี้ในสภาพแวดล้อม Dataverse for Teams ผู้ใช้ทุกคนต้องมีสิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365

สถานะการปฏิบัติตามข้อบังคับ

สัญญาณไฟจราจรบ่งชี้ว่าทรัพยากรสอดคล้องกับชุดกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพียงใด

• แอป เป็นไปตามข้อกำหนด หากมีการเติมข้อมูล Description ของแอป จะมีการส่งเหตุผลทางธุรกิจ และมีการเผยแพร่แอปในช่วง 60 วันที่ผ่านมา
• โฟลว์ เป็นไปตามข้อกำหนด หากมีการเติมข้อมูล Description ของโฟลว์ จะมีการส่งเหตุผลทางธุรกิจ และโฟลว์จะไม่ถูกระงับ
• แชทบอท เป็นไปตามข้อกำหนด หากมีการเติมข้อมูล Description ของแชทบอทและเหตุผลทางธุรกิจ และแชทบอทจะไม่ถูกระงับ
• ตัวเชื่อมต่อที่กำหนดเอง เป็นไปตามข้อกำหนด หากมีการเติมข้อมูล Description ของตัวเชื่อมต่อที่กำหนดเอง เหตุผลทางธุรกิจ และเงื่อนไขการใช้งาน

ปรับแต่ง: ตรวจสอบว่าเกณฑ์การปฏิบัติตามข้อบังคับตรงกับความต้องการของคุณ และปรับปรุง หากจำเป็น

ผู้สร้างสามารถทำได้ตามการปฏิบัติตามข้อบังคับโดยการให้ข้อมูลเพิ่มเติมผ่านฟอร์ม รายละเอียดการสนับสนุน:

• เหตุผลทางธุรกิจ: อธิบายความต้องการทางธุรกิจและปัญหาที่คุณกำลังแก้ไขด้วยโซลูชันนี้
• ผลกระทบทางธุรกิจ: กำหนดผลกระทบในการดำเนินงานที่โซลูชันนี้มีต่อผู้ที่ใช้งาน
• การจัดการการเข้าถึง: อธิบายผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรนี้ วิธีจัดการการเข้าถึง (การเข้าถึงของผู้ใช้แต่ละคน หรือการเข้าถึงผ่านการเป็นสมาชิกกลุ่ม) และวิธีการจัดการกระบวนการ joiners/movers/leavers
• การขึ้นต่อกัน: อธิบายการขึ้นต่อกันใดๆ ที่โซลูชันนี้ใช้ ตัวอย่างเช่น API ภายนอกหรือภายใน หรือทรัพยากร Azure
• เงื่อนไขการใช้งาน: (สำหรับตัวเชื่อมต่อเท่านั้น) อธิบายว่าสามารถใช้และควรใช้ตัวเชื่อมต่อในสถานการณ์ใด
• มีแผนลดผลกระทบ: สำหรับโซลูชันที่สำคัญ ให้อัปโหลดแผนการลดผลกระทบที่มีรายละเอียดว่าผู้ใช้ทางธุรกิจจะทำอะไรในกรณีที่ไฟดับ

ปรับแต่ง: ตรวจสอบว่าฟอร์ม รายละเอียดการสนับสนุน ตรงกับความต้องการของคุณ และปรับปรุง หากจำเป็น

โฟลว์กระบวนการธุรกิจ

Power Apps BPF การอนุมัติแอป

กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบตรวจสอบขั้นตอนการอนุมัติแอปโดยการจัดรูปแบบการแสดงของขั้นตอนในกระบวนการที่พวกเขากำลังเปิดอยู่ ขั้นตอนการตรวจสอบคือ:

• ตรวจสอบข้อกำหนดของผู้สร้าง
• ประเมินความเสี่ยง
• เน้นแอปในแคตตาล็อกแอป

BPF การอนุมัติโฟลว์

กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบกระบวนการอนุมัติโฟลว์โดยจัดเตรียมการจัดรูปแบบการแสดงของลำดับขั้นในกระบวนการที่กำลังดำเนินการอยู่ ขั้นตอนการตรวจสอบคือ:

• ตรวจสอบข้อกำหนดของผู้สร้าง
• ประเมินความเสี่ยง
• ดำเนินการรีวิวของผู้ดูแลระบบให้เสร็จสมบูรณ์

BPF การอนุมัติของตัวเชื่อมต่อที่กำหนดเอง

กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบกระบวนการอนุมัติของตัวเชื่อมต่อที่กำหนดเองโดยจัดเตรียมการจัดรูปแบบการแสดงของลำดับขั้นในกระบวนการที่กำลังดำเนินการอยู่ ขั้นตอนการตรวจสอบคือ:

• ตรวจสอบข้อกำหนดของผู้สร้าง
• ประเมินความเสี่ยง
• ดำเนินการรีวิวของผู้ดูแลระบบให้เสร็จสมบูรณ์

BPF การอนุมัติของแชทบอท

กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตรวจสอบกระบวนการอนุมัติของแชทบอทโดยจัดเตรียมการจัดรูปแบบการแสดงของลำดับขั้นในกระบวนการที่กำลังดำเนินการอยู่ ขั้นตอนการตรวจสอบคือ:

• ตรวจสอบข้อกำหนดของผู้สร้าง
• ประเมินความเสี่ยง
• ดำเนินการรีวิวของผู้ดูแลระบบให้เสร็จสมบูรณ์

เริ่มการใช้งานโฟลว์กระบวนการธุรกิจ

โฟลว์กระบวนการธุรกิจทั้งหมดถูกปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น เมื่อต้องการเปิดใช้งาน ดำเนินการต่อไปนี้:

1. ไปที่ make.powerapps.com และตั้งค่าสภาพแวดล้อมปัจจุบันเป็นสภาพแวดล้อมเดียวกันกับที่ติดตั้งโซลูชัน CoE

2. เลือก โซลูชั่น > ศูนย์ความเป็นเลิศ

3. เลือก กระบวนการ จากตัวเลือกตัวกรองด้านบน

4. ใน Power Apps การอนุมัติแอป BPF เลือกปุ่มจุดไข่ปลา (...) จากนั้นเลือก เปิด

5. ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าสำหรับ การอนุมัติโฟลว์ BPF การอนุมัติตัวเชื่อมต่อแบบกำหนดเอง BPF และ การอนุมัติแชทบอท BPF