Azure Rights Management hizmetini kullanarak kullanıcıların dosyaları korumalarına yardımcı olma

Makale
10/18/2023

Kuruluşunuz için Azure Information Protection'ı dağıttıktan ve yapılandırdıktan sonra kullanıcılar, yöneticiler ve yardım masanız için yardım ve rehberlik sağlayın:

Son kullanıcı bilgileri

Hassas bilgiler içeren belge ve e-postaların nasıl ve ne zaman korunduğunu kullanıcılara bildirin. Mümkün olduğunda, mevcut iş akışları için bu bilgileri sağlayın; böylece yeni süreçler sunmak yerine zaten bilinen bir işleme ek adımları dahil edebilir. İşletmenize özgü avantajları (ve riskleri) onlara bildirmenin yanı sıra dosyaları ve e-postaları ne zaman korumaları gerektiği konusunda rehberlik sağladığınızdan emin olun.
Bahşiş

Son kullanıcılar için örnek videolar:
- Microsoft Azure Information Protection
- Azure RMS Belge İzleme ve İptal
Yönetici istrator bilgileri

Bazı uygulamalar, yöneticilerin yapılandırdığı ilkeleri ve ayarları kullanarak otomatik olarak bilgi koruması uygular. Bu uygulamalar için, bu uygulamaları ve hizmetleri yöneten diğer yöneticiler için yönergeler sağlamanız gerekebilir.

Daha fazla bilgi için bkz. Uygulamalar Azure Rights Management hizmetini nasıl destekler ve Azure Rights Management hizmeti için uygulamaları yapılandırma.
Yardım masası bilgileri

Kullanıcılar Azure Information Protection istemcisine sahipse, yardım masası operatörleri Office sürümünün korumayı destekleyip desteklemediği ve şu anda oturum açmış olan kullanıcı hesabı gibi bilgiler için Yardım ve Geri Bildirim seçeneğini kullanmalarını isteyebilir. Günlük dosyalarını toplamak ve istemciyi sıfırlamak için de bu seçeneği kullanabilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Yönetici kılavuzu: Denetimleri yükleme ve sorun giderme.

Korumalı belgelere tam hak erişimine sahip olmak için yasal istekler varsa, Azure Information Protection süper kullanıcı özelliğini kullanarak yardım masasının bu erişimi istemeye yönelik işlemleri olduğundan emin olun. Örneğin, bir çalışan kuruluştan ayrıldıktan sonra bu istekler hukuk departmanından veya yöneticiden gelebilir.

Ayrıca, kullanıcıların bildirebileceği tipik sorunlardan bazıları aşağıdaki kategorileri içerir:
- Oturum açma yardımı
  
  Azure Rights Management hizmetinin bir kullanıcının kimliğini doğrulaması gerektiğinde ve önbelleğe alınmış kimlik bilgilerini kullanamadığında kullanıcılardan kimlik bilgileri istenebilir. Gerekli kimlik bilgileri genellikle kullanıcının Office 365 kiracınız veya Microsoft Entra kiracınızla ilişkili iş veya okul hesabı ve parolası içindir. Azure Rights Management hizmeti Microsoft Entra hesaplarının kimliğini doğrulasa da, kimlik doğrulaması için bir Microsoft hesabı kullanıldığında bazı uygulamalar korumalı içeriği de açabilir. Daha fazla bilgi
  
  Kullanıcılara ve yardım masanıza, Azure Rights Management hizmetini kullanan uygulamaları olan kullanıcılardan kimlik bilgileri istendiğinde hangi hesabın kullanılacağına ilişkin yönergeler sağlayın.
- İçeriği koruma veya kullanma sorunları
  
  Kullanıcıların kullandıkları uygulamalar için uygun yönergelere sahip olduğundan ve Azure Rights Management hizmeti tarafından desteklenen uygulamaları ve cihazları kullandıklarından emin olun. Desteklenen uygulamalar ve cihazlar hakkında daha fazla bilgi için bkz . Azure Information Protection gereksinimleri.
  
  Korumalı içeriği korumak veya kullanmak için belirli bir kullanıcı veya grubun Microsoft Entra Id tarafından yetkilendirilebileceğini onaylamak için Kullanıcıları ve grupları Azure Information Protection için hazırlama makalesindeki doğrulama denetimlerini kullanın.
  
  Kullanıcıların sahip olduğu haklar beklendiği gibi değilse, kullanım hakları tablosunda hakların açıklamasını ve uygulamaya özgü uygulamaları denetleyin.

Kullanıcıların belgeleri ve e-postaları korumasına yardımcı olmak için uygulamaya özgü bilgiler için aşağıdaki bölümleri kullanın.

Azure Information Protection istemcisiyle bilgi korumasını kullanma

Azure Information Protection istemcisi, bu hizmeti destekleyen tüm bilgisayarlar ve mobil cihazlar için önerilir.

Azure Information Protection istemcisi, kullanıcıların belgeleri ve e-postaları korumasını kolaylaştırmaya ek olarak, kullanıcıların korudukları belgeleri izlemesine de olanak tanır. Önceden yetkilendirilmiş kullanıcıların artık bunlara erişimi olmaması gerekiyorsa izlenen belgeler de iptal edilebilir.

Windows bilgisayarları için bu istemciyi kullanma yönergeleri için bkz . Azure Information Protection istemcisi kullanıcı kılavuzu.

Office 365, Office 2019, Office 2016 veya Office 2013 ile bilgi korumasını kullanma

Azure Rights Management hizmetini kullanıyorsanız ve Azure Information Protection istemcisini yüklemediyseniz, kullanıcılar Office masaüstü uygulamalarında Azure Information Protection çubuğunu görmez. Ayrıca şeritte Duyarlılık düğmesini veya Dosya Gezgini Sınıflandırma ve koruma düğmelerini de görmezler. Bu eklemeler, kullanıcıların belgeleri ve e-postaları korumasını kolaylaştırır. Bu kullanıcılar için, aşağıdaki adımlara benzer yönergeleri izlemeleri gerekir.

Bahşiş

Uygulamaya özgü yardım ve bu uygulamalarla bilgi koruması kullanma yönergelerini bulmak için IRM ve uygulama adı ile sürümünü arayın.

Word'de bir belgeyi Office 365 ProPlus'tan korumak için

Microsoft Word'de bir belge oluşturun.
Dosya menüsünden: Bilgi>Koruma Belge>Erişimini Kısıtla.
Uygun kullanım haklarını hızla uygulamak için bir şablon seçin veya Erişimi Kısıtla'yı seçin ve kullanım haklarını kendiniz seçin.

Dekont

Daha önce bilgisayarınızda Rights Management kullanmadıysanız Erişimi Kısıtla seçeneği Azure Rights Management hizmetine bağlanır ve Office IRM istemcisini yapılandırmak için kimlik bilgileriniz istenir. Daha sonra bir şablon veya kullanım hakları seçebilirsiniz.
Belgeyi kaydedin.

Başkaları belgeyi açtığında, önce kimlikleri doğrulanır. Belgeyi açma yetkileri yoksa, belge açılmaz. Belgeyi açma yetkisi varsa, bu kullanıcı için belirtilen kısıtlı kullanım haklarıyla açılır.

Örneğin, Yalnızca görüntüleme'nin kullanım hakkı, kullanıcının belgeyi düzenlemesine veya kaydetmesine izin vermez(ilk olarak başka bir konuma kopyalanmış olsa bile).

Kullanım hakları, bir kısıtlama başlığı kullanılarak belgenin en üstünde görüntülenir. Başlık, belgeye uygulanan izinleri görüntüleyebilir veya bunları görüntülemek için bir bağlantı sağlayabilir.

Outlook'u Office 365 ProPlus'tan kullanarak Exchange Online'a bağlanan bir e-posta iletisini korumak için

Outlook'ta, kuruluşunuzdaki bir alıcıya yönelik bir posta iletisi oluşturun.
SEÇENEKLER sekmesinden: İzin> Bir seçenek belirtin. Örneğin: İletme veya <Şirket Adı>- Gizli veya <Şirket Adı> - Yalnızca Gizli Görünüm.
İletiyi gönderin.

Korumalı bir belgeyi görüntülemeye benzer şekilde, alıcılar korumalı e-posta iletisini açtığında, önce kimlikleri doğrulanır. E-posta iletisini görme yetkisine sahiplerse, bu kullanıcı için belirtilen kısıtlı kullanım haklarıyla açılır.

Örneğin, e-posta iletisi İletme seçeneği kullanılarak korunuyorsa, şeritteki İlet düğmesi kullanılamaz.

Web üzerinde Outlook kullanarak e-posta iletisini korumak için

Web üzerinde Outlook kullanarak, kuruluşunuzdaki bir alıcıya yönelik bir posta iletisi oluşturun.
Koru'yu seçin. Varsayılan ayar bir yönetici tarafından değiştirilmediği sürece İletme seçeneği otomatik olarak seçilir. Varsayılanı değiştirmek istiyorsanız İzinleri Değiştir'i seçin ve ardından açılan listeden bir seçenek belirleyin. Örneğin: Şifreleme veya <Şirket Adı>- Gizli.
İletiyi gönderin.

Korumalı bir belgeyi görüntülemeye benzer şekilde, alıcılar e-posta iletisini açtığında, önce kimlikleri doğrulanır. E-posta iletisini görme yetkisine sahiplerse, bu kullanıcı için belirtilen kısıtlı kullanım haklarıyla açılır.

Örneğin, varsayılan İletme seçeneğiyle, ileti penceresindeki İlet seçeneği kullanılamaz.