Etkinlikleri izleme ve yönetme
Dynamics 365 Sales'teki etkinliklerle müşteri iletişimlerinizi planlar, izler ve düzenlersiniz. Örneğin, bir satış üzerinde çalışırken ya da servis talebini çözümlerken notlar alabilir, e-posta gönderebilir, telefon görüşmeleri yapabilir, randevular ayarlayabilir ve kendinize görevler atayabilirsiniz. Bu eylemlerin tümü etkinlik türü olarak ele alınır.
Sistem otomatik olarak her etkinliğe zaman damgası ekler ve onu kimin oluşturduğunu gösterir. Siz ve takımınızdaki diğer kişiler, siz bir müşteriyle çalışırken geçmişi görmek için etkinliklere göz atabilir.
Dynamics 365 Sales uygulamasından en iyi şekilde faydalanmak üzere her e-posta, telefon görüşmesi ya da randevu için bir aktivite ekleyerek tüm müşteri etkileşimlerinin izlenmesi kuruluştaki herkes için önemlidir. Bu şekilde bir müşterinin geçmişi tamamlanır.
Lisans ve rol gereksinimleri
| Gereksinim türü | Olmazsa olmaz |
|---|---|
| Lisans | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise veya Dynamics 365 Sales Professional Daha fazla bilgi: Dynamics 365 Sales fiyatlandırması |
| Güvenlik rolleri | Satış temsilcisi veya satış yöneticisi gibi herhangi bir ana satış rolü Daha fazla bilgi için: Birincil satış rolleri |
Etkinliklerinizi bulma
Etkinliklerinizi site haritasında Çalışmam başlığı altında bulabilirsiniz.
Liste, takvim veya Kanban görünümündeki aktivitelere bakın
Not
- Farklı Kaydet seçeneği yalnızca yönetici sistem özelleştirmeleriyle Aktivite kılavuzuna bir veya daha fazla görünüm türü eklediğinde kullanılabilir.
- Aktivite ızgarasına Kanban görünümünü eklemek için bkz Fırsat veya Aktivite varlıklarına Kanban denetimi ekleme. Makaledeki adımları izleyerek, Takvim ve Kanal görünümü gibi diğer görünümleri ekleyebilirsiniz.
Site haritasında Etkinlikler'i seçin.
Komut çubuğunda Göster'i seçin ve Kanban veya Takvim gibi bir görünüm türü seçin.
Aktivite kılavuzu için aşağıdaki görünüm türleri desteklenir:
- Salt Okunur Izgara. Tüm aktiviteler listesi görüntülenir.
- Takvim. Günün zamanlanmış aktivitelerinin ve ilişkili anlaşmaların listesini içeren bir takvim gösterir.
- Kanban. Satış aktivitelerinin farklı durumlarında görsel temsilini gösterir. Bu, ardışık düzenin her etkinliğinin durumunu görmenize ve bir durum diğerine (örneğin, açık, tamamlanmış, iptal edildi, zamanlanmış) gitmek için sürüklemenize olanak sağlar. Daha fazla bilgi: Kanban görünümündeki aktivitelerle çalışma
Etkinlikler görünümünüzü değiştirin
İstediğiniz aktiviteleri görmek için görünümleri kullanabilirsiniz. Örneğin, takımınızın aktivitelerini görmek için size atanan aktiviteleri ve Takım Üyelerimin Aktiviteleri görünümünü görmek için Aktivitelerim görünümünü kullanabilirsiniz.
Etkinliklerin listesini filtreleyin
Yalnızca ilgilendiğiniz aktiviteleri görmek için aktivite listesini filtreleyebilirsiniz. Örneğin etkinlik türü filtresini kullanarak görünümde gördüğünüz etkinlikleri daha da sınırlayabilirsiniz. Etkinlik türü filtresi e-posta, görev, Telefon Görüşmesi, vb. türüne göre aktiviteleri filtrelemenize olanak sağlar.
Ayrıca son tarihi geçmiş aktiviteleri (bugün veya önceki yedi gün veya önceki tarihte son tarihi olan etkinlikler gibi) görmek için de vadesi gelen filtresini kullanabilirsiniz.
Yeni Aktivite oluşturma veya düzenleme
Herhangi bir müşteri veya satış kaydıyla ilişkilendirilmemiş bağımsız aktiviteler oluşturabilirsiniz. Bunu yapmak için site haritasında Aktiviteler'i seçin ve ardından komut çubuğunda, oluşturmak istediğiniz aktiviteye bağlı olarak **E-posta, Telefon Görüşmesi veya Görev'i seçin.
Varolan bir aktivite kaydını düzenlemek için, başlığını seçerek aktiviteyi açın.
Not
Dynamics 365 Sales Nisan 2020 sürümünde yeni bir aktivite oluşturduğunuzda veya düzenlediğinizde kayıt, Ana form iletişim kutusunda açılır. Ana form iletişim kutusu, bir iletişim kutusunda açılan ana formdur (açılır pencere). Ana form iletişim kutuları, bir kayıt üzerinde çalışırken uygulamasında ikinci veya üçüncü bir kaydı diyalog deneyiminde açma yeteneğiyle birlikte kalmanızı sağlar. Bu, kayıtları düzenlemeyi kolaylaştırır.
Müşteri için yeni bir etkinlik ekleme
Çoğu zaman, bir müşteriyle sahip olduğunuz tüm iletişim geçmişini izlemenize yardımcı olması için bir ilgili kişi, fırsat, firma veya başka bir kayıt türüyle ilişkili bir aktivite eklemek istersiniz. (Herhangi bir etkinliği kendiniz de ekleyebilirsiniz.)
Kuruluşunuz bir müşteri ile ilişkisini zamanla geliştirirken siz ve takımınızdaki diğer kişiler siz müşteriyle çalışırken etkinlik akışına bakabilir ve etkileşimlerinizin geçmişini görebilirsiniz. Devam eden ilerlemenizi izlemek için etkinliklere de raporlar eklenebilir.
Müşteriye bir etkinlikler eklemek için:
- Kaydı aç. Bir kaydı hızlıca bulmak için gezinti çubuğunda Hızlı Aramayı kullanabilirsiniz.
- İlgili>Etkinlikler'i seçin.
- Aktiviteler sayfasında Yeni Aktivite>Aktivite türünü seçin.
- Hızlı Oluşturma bölmesinde gerekli bilgileri girin ve Kaydet ve Kapat'ı seçin.
Kendiniz için etkinlik ekleme
Doktor randevusu zamanlamak veya bir spor etkinliğine katılmak gibi kişisel bir şey yapmak üzere anımsatıcı istediğinizde kendiniz için bir görev ya da not ekleyin.
Öte yandan, müşteri ile etkileşimlerinizin geçmişini saklamak için aktiviteleri takımınızdaki diğer kişilerin görüntüleyebileceği geçmişin bir parçası yamak için müşterinin kaydıyla ilişkili yeni aktiviteler eklemelisiniz.
Kendinize bir etkinlik eklemek için:
- Gezinti çubuğunda Oluştur'u ve sonra Aktiviteler>Aktivite türünü seçin.
- Alanları doldurup ardından Kaydet ve Kapat'ı seçin.
Belge ekleme
Belgeler, elektronik tablolar, resimler ve hemen hemen her türlü dosya notlara ve e-postalara eklenebilir.
E-postaya belge eklemek için:
- E-posta formunu açın.
- Komut çubuğunda Dosya ekle öğesini seçin.
- Göz atın ve eklemek istediğiniz dosyayı seçin.
Seçilen dosya Ekler bölmesinde görünür.
Bir nota belge eklemek için:
- Zaman Çizelgesi bölmesinde + öğesini ve Not'u seçin.
- Notu ekleyin ve Not ekle düğmesinden önce ek simgesini seçin.
- Göz atın ve eklemek istediğiniz dosyayı seçin.
Seçilen dosya Not ekle düğmesinin üzerinde görüntülenir.
Etkinliği tamamlandı olarak işaretleme
Birini aramanızın, görevi tamamlamanızın, e-posta göndermenizin ya da bir randevuya gitmenizin ardından etkinliği o eylem için tamamlandı olarak işaretleyebilirsiniz.
Etkinliği açın.
Komut çubuğunda, Tamamlandı Olarak İşaretle'yi seçin.
Aynı anda birden çok etkinliği tamamlandı olarak işaretleme
- Aktivite listesinde, tamamlandı olarak işaretlemek istediğiniz aktiviteyi seçin.
- Komut çubuğunda, Tamamlandı Olarak İşaretle'yi seçin.
Etkinlikler için en iyi uygulamalar
Aktiviteleri, kuruluşunuzun avantajına kullanmak için bazı önerileri burada bulabilirsiniz:
Her müşteri etkileşimi için bir etkinlik ekleyin. Bir müşterinin geçmişinin kendisiyle olan tüm iletişimlerin bir kaydını içerdiğinden emin olun.
Eylem için doğru etkinlik türünü kullanın. "Fiyatlandırmayı onaylamak için bir e-posta gönderildi" veya "Servis talebini görüşmek için müşteri arandı" gibi yeni bir not girmek mümkündür. Ancak, bu tür eylemleri izlemek için bir e-posta veya Telefon Görüşmesi aktivitesi eklemeniz ve daha genel metin için notları kullanmanız gerekir.
Kendiniz için de etkinlikler ekleyin. Kendi atamalarınızı, olaylarınızı ve notlarınızı bu etkinlikleri bir müşteri ile ilişkilendirmeden izleyebilirsiniz.
Gezinti çubuğundaki Oluştur komutunu kullanın. Bu aktiviteleri, aktivitenin bir müşteri kaydıyla ilişkili olmadığını size bildirmek için boş olan İlgili sütununda sıralama yaparak listede bulun.
Aktivitelerin kendi ilişkili kayıtları altında "toplandığını" göz önünde bulundurun. Wingtip Toys firmasıyla ilişkili Cecil Langer adlı ilgili kişiyi izlemeyi kendinize anımsatmak istediğinizi varsayalım. Görev aktivitesini Cecil için ilgili kişi kaydına eklemeniz gerekir (firma için değil, Wingtip Toys).
Böylece, göreviniz firma altında otomatik olarak "toplanacak", siz ve takımınızdaki diğer kişiler de, o kişinin ilgili kişiye baktığında ve Wingtip Toys için firmaya baktığında görevi görürsünüz. (Ve bu işi hallettiğinizi bilirler.)
Uygulamanızda seçenekleri bulamıyor musunuz?
Bunun üç nedeni olabilir:
- Gerekli lisans veya role sahip değilsinizdir.
- Yöneticiniz özelliği açmamıştır.
- Kuruluşunuz özel bir uygulama kullanıyordur. Tam adımlar için yöneticinize başvurun. Bu makalede açıklanan adımlar, kullanıma hazır Satış Merkezi ve Sales Professional uygulamalarına özgüdür.