Atama kurallarında kayıt dağıtımını anlama
Dynamics 365 Sales'te atama kuralları yeni ve güncelleştirilmiş müşteri adaylarını, fırsatları ve içgörüleri satış takımınıza otomatik olarak dağıtır ya da atar. Otomatikleştirilmiş süreçler harcadığınız zamanı ve çabayı azaltmanızı sağlar ve satış takımınızın iş yükünü en iyi duruma getirir.
Atama kuralları bu kayıtları iki şekilde dağıtabilir: dönüşümlü dağıtım veya yük dengeleme dağıtımı.
- Dönüşümlü dağıtımda en önemli nokta, satıcılara en son ne zaman bir kayıt atandığıdır.
- Yük dengeleme dağıtımında en önemli nokta, satıcıların kapasiteleri veya üzerinde çalıştıkları etkin kayıt sayısıdır.
Tanımına bağlı olarak yük dengelemeye öncelik veren bir kural, kayıtları satıcılara atamak için dönüşümlü dağıtım ölçütlerini de kullanabilir.
Aralarındaki farkları ve satıcılarınızın iş yükü ve zamanlamaları gibi diğer ölçütlerin kayıtların atanma şeklini nasıl etkilediğini anlamak önemlidir.
Segmentler ve atama kuralları, iş atama özelliğinin parçasıdır. Çalışma ataması satış hızlandırıcı 9.1.23074.10021 sürümünde kullanılabilir ve farklı bölgeler arasında aşamalı olarak sunulur. İş ataması hakkında daha fazla bilgi edinin.
Dönüşümlü dağıtım
Dönüşümlü atama, yeni veya güncelleştirilmiş bir kaydı kuralın ölçütlerini karşılayan satıcılar arasında eşit bir şekilde dağıtır. El ile veya bir eklenti tarafından atanan kayıtlar da dahil olmak üzere yeni bir müşteri adayı, fırsat veya içgörü için kaydı en uzun süre bekleyen satıcıya sağlar.
Dönüşümlü dağıtımı anlamak için bir örneği inceleyelim.
Bir müşteri adayı saat 13:33'te sisteme girmiş olsun. Atama kuralında tanımlanan seçim ölçütlerine göre müşteri adayıyla potansiyel olarak üç satıcı çalışabilir:
| Satıcı | en son müşteri adayı atandığı tarih |
|---|---|
| Miriam | 02:02 |
| Sanjay | 31:31 |
| Susana | 17:17 |
Miriam'ın en son ataması Sanjay ve Susana'nın atamasından daha öncedir. En uzun süre bekleyen Miriam olduğundan müşteri adayı Miriam'a atanır ve en son atama zamanı güncelleştirilir.
Başka bir müşteri adayı saat 13:50'de sisteme girmiş olsun. Bu durumda yalnızca Miriam ve Sanjay müşteri adayıyla çalışmak için gerekli niteliklere sahiptir:
| Satıcı | en son müşteri adayı atandığı tarih |
|---|---|
| Miriam | 1:33 |
| Sanjay | 31:31 |
Ancak bu kez Sanjay'ın bekleme süresi Miriam'ın bekleme süresinden daha uzundur. Sanjay müşteri adayını alır.
Yük dengeleme dağıtımı
Yük dengeleme ataması, kuralın ölçütlerini karşılayan satıcıları bulur ve kaydı daha fazla iş üstlenebilecek kişiye sağlar. Bu yöntem, tüm satış temsilcilerinin eşit iş payına sahip olmasını sağlar ve eşit olmayan iş yüklerini azaltır.
Yük dengeleme dağıtımını anlamak için bir örneği inceleyelim.
Bir müşteri adayı sisteme girmiş olsun. Atama kuralında tanımlanan seçim ölçütlerine göre müşteri adayıyla potansiyel olarak üç satıcı çalışabilir:
| Satıcı | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana şu anda Miriam ya da Sanjay'dan daha fazla iş üstlenebilir. Susana müşteri adayını alır ve müsaitlik kapasitesi 14 olur.
Bu örnekle devam edersek Miriam, Sanjay ve Susana'nın potansiyel olarak sonraki birkaç müşteri adayıyla çalışabileceğini varsayalım.
Sisteme iki yeni müşteri adayı girmiş olsun. Susana, en yüksek kapasiteye sahip kişi olduğundan müşteri adayları ona verilir. Ardından müsaitlik kapasiteleri şu şekilde görünür:
| Satıcı | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
Bir müşteri adayı daha sisteme girmiş olsun. Sanjay ve Susana eşit miktarda uygundur. Susana daha yakın zamanda bir müşteri adayı almıştır, bu nedenle yeni müşteri adayı dönüşüm ölçütlerine göre Sanjay'a verilir. Artık müsaitlik kapasiteleri şu şekilde görünür:
| Satıcı | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam üç müşteri adayını kapatarak müsaitlik kapasitesini 13'e yükseltir. Yeni bir müşteri adayı sisteme girmiş olsun. Miriam şu anda en yüksek kapasiteye sahip olduğundan müşteri adayı ona atanır.
Diğer dağıtım ölçütleri
Atama kuralları, dönüşümlü dağıtımı veya yük dengeleme dağıtımını seçmenize bağlı olarak eşitliği farklı şekillerde önceliklendirir. Ancak kayıtların atanması gerektiğinde tek önemli nokta eşitlik değildir. Ayrıca satıcıların daha fazla iş üstlenmeye uygun olup olmadıkları, başka bir değişle satıcıların iş yükü ve iş zamanlaması da göz önünde bulundurulabilir.
Satıcının iş yükünü göz önünde bulundurun
Atama kuralı tanımlarında, satıcı kapasitesine göre Kayıt türü ata seçeneğini belirleyebilirsiniz. Bu seçenek, kayıtları yalnızca üzerinde çalışabilecek kapasiteye sahip satıcılara dağıtır. Hiç kimsenin kapasitesi yoksa kayıtlar atanmadan kalır.
Aynı günün ilerleyen saatlerinde satış takımımızı tekrar inceleyelim.
Yeni bir müşteri adayı sisteme girmiş olsun. Atama kuralında tanımlanan seçim ölçütlerine göre müşteri adayıyla potansiyel olarak dört satıcı çalışabilir:
| Satıcı | En son atama | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|---|
| Sanjay | 2:37 | 0 |
| Susana | 2:57 | 4 |
| David | 3:02 | Kategori 1 |
| Miriam | 2:35 | –2 |
Yalnızca dönüşümlü dağıtımla Miriam bir görev için diğerlerinden daha uzun süredir beklediğinden müşteri adayını alır. Ancak kuralı Müşteri adaylarını satıcı kapasitesine göre ata olarak belirlediniz ve şu anda Miriam'ın müsaitlik kapasitesi -2. En uzun süre bekleyen Sanjay ancak müsaitlik kapasitesi 0. Müşteri adayını Susana alır.
Ölçütleri karşılayan hiçbir satıcının sıfırdan yüksek müsaitlik kapasitesi yoksa müşteri adayı atanmadan kalır.
Satıcının çalışma programını göz önünde bulundurun
Atama kuralı tanımlarınızda, N 1'den 120'ye kadar bir tam sayı olmak üzere bir satıcı N saat müsaitse ata seçeneğini belirleyebilirsiniz. Bu seçenek, kayıtları yalnızca seçtiğiniz süre içinde iş zamanlamasında müsait olduğu gösterilen satıcılara dağıtır. Hiç kimse müsait değilse kayıtlar atanmadan kalır. Satıcının müsaitliğini ayarlamayı öğrenin.
Kural değerlendirmeyi önce eşleşen satıcılar atama önceliğine göre (yük dengeleme veya dönüşümlü) ve ardından şu andan itibaren izin verilen maksimum süreye kadar kimin müsait olduğuna göre yapar.
Aşağıdaki diyagramda gösterildiği gibi eşleşen satıcılar iş zamanlamalarına göre her biri 24 saat olan altı demete ayrılır. İlk demete hiçbir satıcı girmezse yük dengeleme dağıtımına öncelik verilse bile dönüşümlü dağıtım yük dengelemenin önüne geçer. Kural, demetleri yukarıdan aşağıya doğru değerlendirmeye devam eder. Kural, boş olmayan bir demetle karşılaştığında dönüşümlü dağıtım ölçütlerine göre demetteki satıcılara müşteri adayı atar.
Satıcıların iş zamanlamalarının kayıtların atanmasını nasıl etkilediğini anlamak için bir örneği inceleyelim.
Atama kurallarınızda, dönüşümlü dağıtıma öncelik veriyorsunuz ve 48 saatlik bir süre sınırı belirliyorsunuz.
Cuma akşamı web sitenizdeki bir sorgulama formundan yeni bir müşteri adayı sisteme girmiş olsun. Birkaç satıcı atama kuralı ölçütlerini karşılıyor ancak şu anda hiçbiri çalışmıyor. Ardından kural önümüzdeki 24 saat içinde müsait olan satıcıları eşleştirmeyi dener. İlgili gün Cumartesidir. Normalde Sanjay çalışabilirdi ama takvimine göre tatilde. Başka satıcı müsait olmadığından kural önümüzdeki 24 saate bakar. Pazar günü de kimse çalışmıyor olsun. Kural 48 saat sınırına ulaşmıştır, bu nedenle müşteri adayı atanmadan kalır. Süre sınırı 60 saat olsaydı müşteri adayı Pazartesi sabahı müsait olan ilk satıcıya atanacaktı.
Örnekler
Satıcı müsaitliği ve iş yükünün dönüşümlü dağıtım ve yük dengeleme dağıtımını nasıl etkilediğini anlamak için birkaç örneği daha ayrıntılı olarak inceleyelim. Bir satıcının yönlendirme sırasındaki müsaitliği için aşağıdaki gösterimi kullanacağız:
- 0D - Şu anda kullanılabilir
- 1D - En erken 24 saat içinde Kullanılabilir
- 2D - En erken 24 ila 48 saat içinde kullanılabilir
- 3D - En erken 48 ila 72 saat içinde kullanılabilir
- 4D - En erken 72 ila 96 saat içinde kullanılabilir
- 5D - En erken 96 ila 120 saat içinde kullanılabilir
Örnek 1: Dönüşümlü, yalnızca satıcının müsaitliği göz önünde bulundurulur
Kural şu satıcılarla eşleştirilir:
| Satıcı | Uygunluk | en son müşteri adayı atandığı tarih |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 2:37 |
| Maya | 1D | 2:15 |
| Vivek | 0D | 3:02 |
| Maria | 2D | 3:10 |
| Sal | 0D | 2:29 |
Önce Vivek ve Sal adlı iki satıcı müsaittir. Vivek, Sal'den daha yakın zamanda bir müşteri adayı almıştır, bu nedenle kural müşteri adayını Sal'e dağıtır.
Sisteme giriş yapan bir sonraki müşteri adayı Vivek'e, sonraki Sal'a atanır ve eşleşen satıcıların müsaitliği değişene kadar bu böyle devam eder. Satıcıların kapasitesi göz önünde bulundurulmaz.
Örnek 2: Yük dengeleme, yalnızca satıcının müsaitliği göz önünde bulundurulur
Aynı şekilde kural şu satıcılarla eşleştirilir:
| Satıcı | Uygunluk | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
Aynı şekilde önce Vivek ve Sal müsaittir. Bu kez Vivek daha yüksek kapasiteye sahip olduğundan kural müşteri adayını ona dağıtır.
Sisteme giriş yapan bir sonraki müşteri adayı, kapasitesi Sal'ınkinin altına düşene kadar Vivek'e atanır. Takip eden müşteri adayları, kapasitesi Vivek'in kapasitesinin altına düşene kadar Sal'a atanır ve eşleşen satıcıların müsaitliği değişene kadar bu böyle devam eder. Bu senaryoda, satıcıların kapasitesi göz önünde bulundurulmaz. Vivek ve Sal'in müsaitlik kapasitesi, diğerlerinden önce olduğu sürece sıfırın altına düşebilir.
Örnek 3: Yük dengeleme, satıcının müsaitliği ve kapasitesi göz önünde bulundurulur
Aynı şekilde kural şu satıcılarla eşleştirilir:
| Satıcı | Uygunluk | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 0 |
Atama kuralı tanımında Müşteri adayını satıcı kapasitesine göre ata seçildiğinden kural, müsaitlikleri önce olmasına rağmen Vivek ve Sal'i yok sayar. Geriye Burt, Maya ve Maria kalır:
| Satıcı | Uygunluk | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt ve Maya'nın müsaitliği Maria'dan önce olduğundan Maria değerlendirme dışı bırakılır:
| Satıcı | Uygunluk | Kullanılabilir kapasite |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
Kural, yük dengelemeye öncelik verecek şekilde yapılandırılır. Ancak yük dengeleme dağıtımı yalnızca yönlendirme sırasında müsait olan satıcılarla çalışır. Burt ve Maya şu anda müsait olmadığından kural bunun yerine dönüşümlü dağıtım ölçütlerini kullanır.
Kapasite artık göz önünde bulundurulmadığından kural kimin bir müşteri adayını daha uzun süre beklediğini değerlendirir:
| Satıcı | en son müşteri adayı atandığı tarih |
|---|---|
| Burt | 2:37 |
| Maya | 2:15 |
Kural müşteri adayını Maya'ya atar. Sisteme giriş yapan bir sonraki müşteri adayı Burt'e, sonraki Maya'ya atanır ve eşleşen satıcıların müsaitliği değişene kadar bu böyle devam eder.