Öğretici: İş süreci akışı oluşturma

Önemli

Ağustos 2022 tarihinden itibaren, artık çözüm gezgini dışında Power Automate'ten iş süreci akışları oluşturamaz veya yönetemezsiniz. İş süreci akışları ve örnekler; çözüm gezgini, Power Apps ve Dataverse tablo görünümleri aracılığıyla desteklenmeye devam eder.

Bu makalede Power Apps ile bir iş süreci akışının nasıl oluşturulacağı gösterilmektedir. İş süreci akışlarını kullanmanın avantajları hakkında daha fazla bilgi edinmek için İş süreci akışlarına genel bakış bölümüne gidin. Mobil görev akışlarının nasıl oluşturulacağı hakkında bilgi için Mobil görev akışı oluşturma bölümüne gidin.

Bir kullanıcı bir iş süreci akışı başlattığında, sürecin aşamaları ve adımları bir formun üstündeki işlem çubuğunda görüntülenir.

İpucu

Bir iş süreci akışı oluşturduktan sonra iş süreci akışı kurulumunu kimin oluşturabileceği, okuyabileceği, güncelleştirebileceği veya silebileceğini kontrol edebilirsiniz. Örneğin, hizmet ile ilgili işlemler için iş süreci akışı kurulumunu değiştirmek üzere müşteri hizmetleri temsilcisine tam erişim verirken satış temsilcilerine salt okunur erişim verebilirsiniz, böylece onlar da müşterileri için satış sonrası etkinlikleri izleyebilir. Oluşturduğunuz bir iş süreci akışı tanımının güvenliğini ayarlamak için eylem çubuğundaki Güvenlik Rollerini Etkinleştir'i seçin.

Önkoşullar

• İş süreci akışları oluşturmak için, bir Power Apps ya da Power Automatekullanıcı başına lisansı veya iş süreci akışı kullanım haklarını içeren Dynamics 365 lisans planına ihtiyacınız vardır.
• İş süreci akışının ilişkilendirilebileceği tablo. İş süreci akışı mevcut bir tabloyla ilgili değilse akışı oluşturmadan önce yeni bir tablo oluşturun.

İş süreci akışı oluşturma

1. Power Apps veya Power Automate içinde soldaki gezinti çubuğundan Çözümler'i seçin.

2. İş süreci akışı için kullanılacak bir çözüm seçin veya oluşturun.

3. Çözüm içinde Yeni>Otomasyon>Süreç>İş süreci akışı'nı seçin. a. Akışınıza bir Görünen ad ve Ad (LogicalName) verin. c. Akışın kullanılacağı tabloyu seçin. d. Oluştur seçeneğini belirleyin.

   Yeni iş süreci akışı oluşturulur. Artık bunu sizin için oluşturulan ilk tek aşama ile düzenleyebilirsiniz.
   

4. Aşamalar ekleyin. Kullanıcılarınız işlemde bir iş aşamasından diğerine geçiş yapıyorsa:

   1. Aşama bileşenini Bileşenler sekmesinden tasarımcıda bir + işaretine sürükleyip bırakın.

      

   2. Aşamanın özelliklerini ayarlamak için aşamayı seçin ve ardından ekranın sağ tarafındaki Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın:

      • Görünen adı girin.

      • İstenirse, aşama için bir kategori seçin. Kategori, (Uygun Bul veya Geliştir gibi) işlem çubuğunda bir köşeli çift ayraç olarak görünür.

        

      • Özellikleri değiştirmeyi bitirdiğinizde Uygula düğmesini seçin.

5. Aşamaya adımlar ekle. Aşamadaki adımları görmek için aşamanın sağ alt köşesindeki Ayrıntılar'ı seçin. Daha fazla adım eklemek için:

   1. Adım bileşenini Bileşenler sekmesinden aşamaya sürükleyin.

      

   2. Adımı seçin ve ardından Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın:

      1. Adım için bir görünen ad girin.
      2. Kullanıcıların bir adımı tamamlaması için veri girmesini istiyorsanız aşağı açılan listeden uygun sütunu seçin.
      3. İnsanların adımı tamamlamak ve işlemi bir sonraki aşamaya taşımak için sütunu doldurması gerekliyse Gerekli seçeneğini belirleyin.
      4. Bitirdiğinizde, Uygula'yı seçin.

   Not

   • İki seçenekli bir Boole sütununu Gerekli olarak belirlerseniz sütun değeri Evet olmadıkça kullanıcılar devam edemiyor. Kullanıcının sonraki aşamaya geçmeden önce sütunu tamamlandı olarak işaretlemesi gerekir.
   • Evet veya hayır değerlerinin her biri kabul edilebilir sütun değerlerinden birine sahipse iki seçenekli boole sütunu yerine sütunu bir seçenek yapmanız gerekir.

6. Süreç akışına bir dal (koşul) ekleyin. Dallanma koşulu eklemek için:

   1. Koşul bileşenini Bileşenler sekmesinden iki aşama arasında bir + işaretine sürükleyin.

      

   2. Koşulu seçin ve Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın. Dallanma özellikleri hakkında daha fazla bilgi için Dallanma ile iş süreci akışlarını geliştirme bölümüne gidin. Koşulun özelliklerini ayarlamayı bitirdiğinizde Uygula'yı seçin.

7. Bir iş akışı ekle. Bir iş akışını başlatmak için:

   1. İş Akışı bileşenini Bileşenler sekmesinden bir aşamaya veya tasarımcıda Global İş Akışı öğesine sürükleyin. Hangisine ekleyeceğiniz aşağıdakilere bağlıdır:

      • İş akışını bir aşamaya sürükleme: İş akışını, aşamanın girişinde veya çıkışında tetiklemek istediğinizde tercih edin. İş akışı bileşeni aşama ile aynı birincil tablo temelinde olmalıdır.
      • Global İş Akışı öğesine sürükleme: İş akışını işlem etkinleştirildiğinde veya işlem arşivlendiğinde tetiklemek istediğinizde (durum Tamamlandı veya Terk Edilmiş olarak değiştiğinde) tercih edin. İş akışı bileşeni işlem ile aynı birincil tablo temelinde olmalıdır.

   2. İş akışını seçin ve ardından Özellikler sekmesinde özellikleri ayarlayın:

      1. Görünen adı girin.
      2. İş akışının ne zaman tetiklenmesi gerektiğini seçin.
      3. Aşama tablosu ile eşleşen mevcut, isteğe bağlı bir etkin iş akışı arayın veya Yeni'yi seçerek yeni bir iş akışı oluşturun.
      4. Bitirdiğinizde, Uygula'yı seçin.

   İş akışları hakkında daha fazla bilgi için İş akışı işlemleri bölümüne gidin.

8. İş süreci akışını doğrulamak için eylem çubuğundaki Doğrula'yı seçin.

9. İşlem üzerinde çalışmaya devam ederken işlemi bir taslak olarak kaydetmek için eylem çubuğunda Kaydet'i seçin.

   Önemli

   İşlem taslak halindeyken insanlar onu kullanamaz.

10. İşlemi etkinleştirmek ve ekibiniz için kullanılabilir hale getirmek için eylem çubuğundaki Etkinleştir'i seçin.

11. İş süreci akışı kurulumunu kimin oluşturabileceği, okuyabileceği, güncelleştirebileceği veya silebileceği üzerinde denetim sağlamak için tasarımcının komut çubuğunda Güvenlik Rollerini Düzenle'yi seçin. Örneğin, hizmet ile ilgili işlemler için iş süreci akışı kurulumunu değiştirmek üzere müşteri hizmetleri temsilcisine tam erişim verirken satış temsilcilerine salt okunur erişim verebilirsiniz, böylece onlar da müşterileri için satış sonrası etkinlikleri izleyebilir.

Güvenlik Rolleri ekranında güvenlik rolü bilgileri sayfasını açmak için rolün adını seçin. İş Süreci Akışları sekmesini seçin ve ardından iş süreci akışında bir güvenlik rolü için uygun ayrıcalıkları atayın.

Not

Varsayılan olarak Sistem Yöneticisi ve Sistem Özelleştirici güvenlik rollerinin yeni iş süreci akışlarına erişimi vardır.

Uygun radyo düğmelerini seçerek ayrıcalıkları belirleyin ve Kaydet'e tıklayın. Ayrıcalıklar hakkında daha fazla bilgi için İş süreci akışı ayrıcalıkları bölümüne gidin.

Ardından kuruluşunuzdaki uygun kullanıcılara güvenlik rolü atamayı unutmayın.

Bahşiş

Tasarımcı pencerenizde iş akışınız üzerinde çalışırken aklınızda tutmanız için birkaç ipucu:

• İş süreci akışı penceresindeki her şeyin anlık bir görüntüsünü almak için eylem çubuğundaki Anlık Görüntü'yü seçin. Bu, örneğin işlemi paylaşmak ve bir ekip üyesinin işlem hakkında yorumlarını almak istediğinizde yararlıdır.
• İşlemin farklı bölümlerine hızlı bir şekilde gitmek için mini haritayı kullanın. Ekranın dışına kayan karmaşık bir işleminiz varsa bu yararlıdır.
• İş sürecinin bir açıklamasını eklemek için iş süreci akışı penceresinin sol köşesinde işlem adının altındaki Ayrıntılar'ı seçin. En fazla 2000 karakter kullanabilirsiniz.

İş süreci akışını düzenleme

İş süreci akışını düzenlemek için, çözüm gezginini açın, Süreçleri ve ardından listeden düzenlemek istediğiniz İş Süreci Akışını seçin.

Düzenlemek istediğiniz iş süreci akışı adını süreçler listesinden seçtiğinizce, akış istediğiniz tüm güncelleştirmeleri yapabileceğiniz tasarımcıda açılır. Bir süreci yeniden adlandırmak veya bir açıklama eklemek ve ek bilgileri görüntülemek için sürecin adının altında bulunan Ayrıntılar'ı genişletin.

İş süreci akışı hakkında bilinmesi gereken diğer şeyler

Aşamaları Düzenle
İş süreci akışları 30 adede kadar aşamaya sahip olabilir.

Bir aşamada aşağıdaki özellikleri ekleyebilir veya değiştirebilirsiniz:

• Aşama Adı

• Tablo. Herhangi bir aşamada ilk tablo dışında tüm tabloları değiştirebilirsiniz.

• Aşama Kategorisi. Kategori, aşamaları bir eylem türüne göre gruplandırmanızı sağlar. Satırları içinde bulundukları aşamaya göre gruplandıracak raporlar için yararlıdır. Aşama kategorisi için seçenekler Aşama Kategorisi global seçenekten gelir. Bu genel seçeneğe ilave seçenekler de ekleyebilir ve isterseniz var olan seçeneklerin etiketlerini değiştirebilirsiniz. Ayrıca isterseniz bu seçenekleri silebilirsiniz, ancak varolan seçenekleri tutmanızı öneririz. Silerseniz, tekrar tam olarak aynı seçeneği eklemeniz mümkün olmayacaktır. Kullanılmalarını istemiyorsanız, etiketi "Kullanmayın" şeklinde değiştirin.

• İlişki. Süreçte bir önceki aşama farklı bir tabloyu temel alıyorsa bir ilişki girin. Tanımlanmakta olan aşamada, iki aşama arasında hareket ederken kullanılacak bir ilişki tanımlamak için İlişki seç'i belirtin . Aşağıdaki avantajlarından dolayı bir ilişki seçmeniz önerilir:

  • İlişkiler genelde satırlar arasında otomatik veri taşıyarak veri girişini en aza indiren tanımlı sütun eşlemlerine sahiptir.

  • Bir satır için işlem çubuğunda Sonraki Aşama'yı seçtiğinizde, ilişkiyi kullanan tüm satırlar yeniden işlem sürecinde listelenir, böylece işlemdeki satırların yeniden kullanımını teşvik eder. Ayrıca, süreci daha da düzenli bir hale getirmek için iş akışlarını kullanarak satır oluşturmayı otomatikleştirebilir kullanıcının yeni bir kayıt oluşturmak yerine bunu seçmesine imkan tanıyabilirsiniz.

Adımları Düzenleme
Her aşama, en fazla 30 adım içerebilir.

Dal ekle
Aşamaya bir dal ekleme hakkında bilgi edinmek için Dallanma ile iş süreci akışlarını geliştirme bölümüne gidin.

Bir iş süreci akışını, kişilerin kullanımı için hazır hale getirmek amacıyla, iş akışını düzenlemeniz, güvenlik rollerini ve bu akışı etkinleştirmeniz gerekir.

İş Süreci Akışı Sırasını Ayarlama
Bir tablo (satır türü) için birden fazla iş süreci akışınız varsa yeni satırlara hangi sürecin otomatik olarak atanacağını ayarlamanız gerekir. Komut çubuğunda, Süreç Akışını Düzenle'yi seçin. Yeni satırlar veya bunlarla ilişkili bir işlem akışı olmayan satırlar için bir kullanıcının erişimi olan ilk iş süreci akışı kullanılır.

Güvenlik Rollerini Etkinleştir
Kullanıcılar, kullanıcıya atanan güvenlik rolündeki iş süreci akışında tanımlanan ayrıcalığa bağlı olarak bir iş süreci akışı erişimine sahip olur.

Varsayılan olarak, yalnızca Sistem Yöneticisi ve Sistem Özelleştirici güvenlik rolleri, yeni bir iş süreci akışını görüntüleyebilir.

Bir iş süreci akışındaki ayrıcalıkları belirlemek için düzenlenecek iş süreci akışını açın ve iş süreci akışı tasarımcısının komut çubuğunda Güvenlik Rollerini Düzenle'yi seçin. Bu konunun üst kısımlarındaki İş süreci akışı oluşturma bölümünün 13. adımına bakın.

Etkinleştirme
Herhangi birinin, iş süreci akışını kullanabilmesi için önce onu etkinleştirmeniz gerekir. Komut çubuğunda Etkinleştir öğesini seçin. Etkinleştirmeyi onayladıktan sonra, iş süreci akışı kullanıma hazırdır. Bir iş süreci akışında hatalar varsa, hatalar giderilene kadar onu etkinleştirmeniz mümkün olmayacaktır.

İş süreci akışına isteğe bağlı eylem ekleme

Dynamics 365 (online) sürüm 9.0 güncelleştirmesi, Eylem Adımları olan iş süreci akışı otomasyonu adlı yeni bir iş süreci akışı özelliği getirir. İş süreci akışına bir eylemi veya iş akışını tetikleyecek bir düğme ekleyebilirsiniz.

Eylem Adımı kullanarak isteğe bağlı iş akışları veya eylemler ekleme

Fırsat değerlendirme işleminin parçası olarak Contoso kuruluşunun tüm fırsatların belirlenen bir gözden geçiren tarafından incelenmesini gerektirdiğini varsayalım. Sonuç olarak Contoso kuruluşu şöyle bir eylem oluşturur:

• Fırsatı gözden geçirene atanan bir görev satırı oluşturur.
• Fırsat konusuna "İncelemeye hazır" ifadesini ekler. Ayrıca, Contoso'nun bu eylemleri isteğe bağlı olarak çalıştırabilmesi gerekir. Bu görevleri fırsat değerlendirme işlemine dahil edebilmek için eylemlerin fırsat iş süreci akışında yer alması gerekir. Bu işlevselliği etkinleştirmek için İş Süreci Akışı eylem adımı olarak seçeneğini belirleyin.

Bundan sonra Eylem Adımı, Contoso'nun fırsat iş süreci akışına eklenir. Ardından süreç akışı doğrulanır ve güncelleştirilir.

Artık Contoso satış ekibinin üyeleri Yürüt'ü seçerek eylemi Fırsata Uygun iş süreci akışından isteğe bağlı olarak başlatabilirler.

Önemli

• Eylemi veya iş akışını isteğe bağlı olarak yürütebilmek için iş süreci akışının bir Eylem Adımı içermesi gerekir. Eylem Adımı bir iş akışı çalıştırıyorsa iş akışı isteğe bağlı olarak çalıştırılacak şekilde yapılandırılmalıdır.
• Eylem veya iş akışıyla ilişkili tablo ve iş süreci akışıyla ilişkili tablo aynı olmalıdır.

Eylem Adımlarını bir iş süreci akışında kullanma sınırlaması

• Giriş veya çıkış parametreleri Table, EntityCollection ya da OptionSet (Choice) türünde olduğunda eylemler Eylem Adımı olarak kullanılamaz. Birden çok EntityReference çıkış parametresi veya herhangi bir sayıda EntityReference giriş parametresi olan eylemler Eylem Adımı olarak kullanılamaz. Birincil tabloyla ilişkilendirilmemiş eylemler (genel eylem) Eylem Adımı olarak kullanılamaz.

İşlem merkezi

Dahil olduğunuz iş süreci akışlarının listesini görmek için birleşik işlem merkezine bakın.

Birleşik işlem merkezinde, içindeki en az bir Microsoft Dataverse tablo satırının size atanmış olduğu tüm iş süreçlerini görebilirsiniz. Örneğin, iş sürecinizde Dataverse'teki Müşteri Adayı ve Fırsat tabloları kullanılıyorsa Müşteri Adayı veya Fırsat satırının size atanmış olduğu tüm süreç örneklerini görürsünüz.

Etkin sekmesi altında şu anda çalışan tüm örnekleri görüntüleyin. Bu sekmeden aşağıdaki ayrıntıları görüntüleyebilirsiniz:

• Sürecin adı.
• Her bir sürecin mevcut aşaması.
• Etkin aşamayla ilişkili Dataverse satırının sahibi.
• Örnek oluşturulduktan itibaren geçen süre.

Bir örneği seçerek yeni bir sekmede açabilir, bağlantısını kopyalayabilir, bağlantısını e-posta ile paylaşabilir, bırakabilir veya silebilirsiniz.

Sonraki adımlar

• İş süreci akışlarına genel bakış
• Dalları ile iş süreci akışı geliştirme
• Onaylara genel bakış
• İş süreci akışına anlık akış eklemek için izlenmesi gereken ayrıntılı adımlar