İşbirliği idare planınızı oluşturma

  • Makale

Microsoft 365'e geçiş işleminize net bir vizyonla başlamak her zaman en iyisidir:

  • Önemli iş hedefleriniz nelerdir?

  • Araçlar ve yetenekler kuruluşa bir bütün olarak ve tek tek çalışanlara nasıl değer sağlayacak?

  • Başarıyı nasıl ölçeceksiniz?

Net bir vizyon bildirimi, idare planınızı düşünürken yapmanız gereken kaçınılmaz karar dengeleri için kritik rehberlik sağlar. Formalite derecesi ve idare planını belgelediğiniz derinlik, elde etmek istediğiniz sonuçlarla uyumlu olmalıdır. Bu nedenle vizyon, idareye hem bağlam hem de yatırım için bir çerçeve sağlar.

Microsoft 365, işletmeyi destekleyen teknolojiler için yeni paradigmalar oluşturur. Bu yeni paradigmalar, bu teknolojilerin benimsendiği, yönetildiği ve yönetildiği yöntemi değiştirir.

Microsoft 365 idaresi, şirket içi ortamları yöneten mevcut ilkeleri tamamlamalıdır. Ancak bulut, işletmeyi desteklemek için yeni fırsatlar sunduğundan, bu fırsatları anlamak ve kullanıcı hedefleri, iş riski ile sektör ve mevzuat gereksinimleri arasında uygun bir denge oluşturan bir idare yaklaşımını düşünmek önemlidir.

İlk olarak idareyi düşünmek, Microsoft 365 yolculuğunuza genel başarı için en iyi konuma getirmek için bazı önemli kararlarla başlamanız anlamına gelir. Bu kararlardan bazıları şunlardır:

Bu soruların mükemmel bir yanıtı yoktur; doğru yanıtlar, kuruluşunuz için risk ve faydayı dengeleyen yanıtlardır.

Microsoft 365 için idare ne anlama gelir?

Microsoft 365 için idare planlaması, kritik bilgi varlıklarınızı korurken riski en aza indirdiğinizden emin olmaktır. İdare, her birinin değişen kurumsal gereksinimlerle ve teknolojinin gelişimiyle uyumlu olacak şekilde planlanması, koordine edilmesi ve uyarlanması gereken çeşitli önemli alanları içerir.

  • Operasyonel Güvence – platformu çalışır durumda tutarak performansı güvence altına alma. Bu büyük ölçüde Microsoft tarafından sağlanan çalışmanın çoğuna sahip bir BT görevidir.

  • Bilgi Güvencesi : Yaşam döngüsü boyunca içeriği yönetme, kayıt yönetimi, uyumluluk ve güvenlik gibi bilgileri varlık olarak ele alma. Bilgi güvencesi, hem iş hedeflerinin hem de mevzuat gereksinimlerinin anlaşılmasını gerektirir. İdeal olarak, kullanıcıların hata yapmasını engelleyen otomatik ilkeler kullanmak veya bilinçli bir karar vermeleri gereken senaryolarda onları uyarmak istersiniz. İlkeyle zorlamanın mümkün olmadığı durumlarda, eğitim ve öğretim için planlama yapmanız gerekir.

  • Sonuç Güvencesi – iş sonuçları elde etmek için güçlendirilmiş site veya ekip sahiplerini doğru yönde yönlendirme. Sonuç güvencesi büyük ölçüde içerik yazarlarına ve site, grup ve ekip sahiplerine rehberlik sağlamayı ve genel kuruluş standartları ve uygulamalarında istenen sonuçları elde etmek için iyi seçimler yapmayı bildiklerinden emin olmak için uygun eğitimin kullanılabilir olmasını sağlamayı içerir.

İdare planlaması önce gelmelidir, ancak idarenin yinelemeli bir süreçte sürekli olarak yeniden ziyaret ettiğiniz bir şey olması gerekir. Veri varlığınız zaman içinde değiştikçe değişen iş gereksinimlerine ve özellik kullanılabilirliğine uyum sağlamak için idare kararlarınızı yeniden gözden geçirmek isteyeceksiniz. Uyumluluğu sağlamak için daha fazla gözetime ihtiyacınız olduğunu fark edebilirsiniz. Temel özelliklerin daha yaratıcı bir şekilde uygulanmasını teşvik etmek için daha az gözetime ihtiyacınız olduğunu fark edebilirsiniz. Rollerin ve sorumlulukların çözümdeki değişiklikleri veya kullanıcıların farklı uygulamaları kullanma şeklindeki değişiklikleri yansıtacak şekilde güncelleştirilmiş olması gerektiğini fark edebilirsiniz.

Örneğin, Microsoft 365'in önemli güçlendirici özelliklerinden biri, kuruluşunuzun dışındaki kişilerle kolayca işbirliği yapabilme özelliğidir. Bazı sektörlerdeki bazı kuruluşlar tüm dış paylaşımı engellemeyi tercih eder. Diğerleri, belirli senaryolarda veya belirli kuruluşlarla dış paylaşımı etkinleştirir. Dış paylaşım söz konusu olduğunda doğru veya yanlış idare kararı yoktur ve microsoft 365'te bazı durumlarda paylaşıma izin vermek ve bazı durumlarda bunu engellemek için farklı ayarları etkinleştirebileceğiniz birçok farklı senaryo vardır. Şirket içi ortamdan buluta yolculuğunuza yeni başlıyorsanız, dış paylaşım kararlarını düşünmek ve farklı kullanılabilir seçeneklerle ilişkili avantajları ve riskleri anlamak önemlidir.

Önce idareyi düşünün

Microsoft 365'e yaptığınız yatırım, yalnızca etkinleştirdiğiniz içerik ve deneyimlerin değeri kadar iyidir. Bu nedenle, yolculuğunuzun başında idareyi düşünmek, her kararın etkilerini anlama ve değerlendirme fırsatı elde etmeden önce çok fazla şeyi kilitlememenizi veya etkinleştirmemenizi sağlar. Microsoft 365'i teslim edebilirsiniz birden çok "düğme ve arama" vardır. Etkili bir idare planı, iş hedeflerine ulaşmak için kritik öneme sahiptir, ancak idare riski avantajlarla dengelemektir. Her şeyi kilitlersek, insanlar işleri halletmek için gerekliyse kuralların geçici bir yolunu bulurlar.

İlk olarak idareyi düşünmek şunları yapmanızı sağlar:

  • Riskleri ve avantajları dengeleyin. Dağıtımın başlarında idare kararlarını dikkatle gözden geçirmek, kuruluşların tüm ortamı (iş, mevzuat, yasal, uyumluluk) anlamasına ve tüm sonuçlar için iyileştirici bir çözüm planlamasına (riskleri avantajlarla dengeleme) bazen riski ve diğer zamanları kabul ederek riski kabul etmemeye karar vermelerini sağlar. Önceden bilinçli kararlar alırsanız, yayılmadan ve yönetilmeyen içerik olmadan daha iyi sonuçlar elde edersiniz.

  • Farklı kuruluşlara ve farklı içerik ve senaryo türlerine uyum sağlama. İdare kararları her kuruluş için benzersiz kararlardır; tek bir boyut tümüne uymaz. Her kuruluşun farklı idare gereksinimleri olmakla kalmaz, aynı zamanda idare kararları genellikle Microsoft 365'teki her içerik türü için aynı değildir. Örneğin, ekip içeriği idaresi intranet içeriği idaresinden ve OneDrive'daki tek tek içerikten farklı olabilir.

  • İş önceliklerine uygun hale getirme. İdareyi düşünmeye başlamanın zamanı, Microsoft 365'te oluşturduğunuz çözümlerin temel iş önceliklerini belirlemenizdir. Bu önemli iş sonuçları, idare planlamasının bağlamını tanımlar. İş hedefleriniz, idareye ne kadar zaman ve enerji yatırım yapmanız gerektiğini tanımlamanıza yardımcı olabileceği için bu önemlidir. Örneğin, kuruluş genelinde içerik bulunabilirliğini geliştirmek çok önemli değilse, büyük olasılıkla dosya adlandırma kurallarını zorunlu tutma veya planlamaya odaklanmış çok fazla zaman harcamanız gerekmez. Öte yandan, kuruluş genelindeki çeşitli depolarda aynı belgenin birden çok sürümünün örneklerini azaltmaya yardımcı olmak istiyorsanız, içerik yazarlarının dosyaları adlandırmayı anlamasını sağlamak ve içeriğin yalnızca bir konumda paylaşıldığından emin olmak için "belgenin bir kopyası" yönergelerini izlemesini sağlamak için idare kararlarınızın süreçlere ve ilkelere ve eğitime ihtiyacı vardır. Ayrıca aynı amaç için gereksiz yere birden fazla site veya ekip oluşturmadığınızdan emin olmak için bir işleme ihtiyacınız olduğu anlamına gelir.

İdare hakkında nasıl iletişim kurmalıyız?

Microsoft 365'teki özellikleri açıp kapatarak birçok idare kararı uygulanabilir. Bu, idare standartlarınızın uygulanmasına yardımcı olabilir, ancak kuruluşunuzdaki kişilerin kendilerine sunulanları ve neden (veya neden olmadığını) anlamasına yardımcı olmayabilir.

Geleneksel olarak idare ekipleri, her idare kararının ana hatlarını oluşturan uzun belgeler oluşturmuştur. Ne yazık ki, bu uzun belgeler nadiren okundu; bu da insanları zorlayan idare gereksinimlerinin nadiren işe yaradığı anlamına geliyordu. Temel idare kararlarınızı nasıl iletebileceğinizi düşünürken birden çok hedef kitleyi hedefleyen uzun belgeler oluşturmaktan kaçınmaya çalışın. Bunun yerine şu alternatifleri düşünün:

  • İdare kararlarını doğrudan oluşturduğunuz çözümlere ekleyin. Hassas bilgilerin Microsoft 365 genelinde korunduğundan emin olmak istiyorsanız, kullanıcılarınızın yanlışlıkla göstermemeleri gereken bilgileri açığa çıkarmadığından emin olmak için duyarlılık etiketleri uygulayın. Uygun korumayı sağlayabildiğiniz uygulamaları engelleyin. Duyarlılık etiketleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

  • Eğitimle güçlendirin. Kuruluşunuza özgü beklentilerin Microsoft tarafından sağlanan eğitimle pekiştirildiğinden emin olmak için Microsoft 365 öğrenme yolları gibi çözümleri uyarlar.

  • Belge olarak değil site olarak teslim edin. İçerik yazarlarınızın ve sitenizin ve ekip sahiplerinizin yalnızca "nasıl yapılır" değil aynı zamanda "nasıl yapılır" ifadesini anlamasını sağlamak için sharepoint iletişim sitesinde kendi Microsoft 365 Benimseme Merkezinizi oluşturun. SharePoint ve Teams'de ve diğer uygulamalarda iş sonuçları elde etmek için farklı özellikleri kullanmak veya etkinleştirmek için hem rehberlik hem de en iyi uygulama sağlamak için farklı iş senaryolarını ele alan konuya özgü sayfalar oluşturun. Bu sayfaları SharePoint intranetinizin bir parçası yapın.

Önemli başarı faktörleri nelerdir?

Microsoft 365 için başarılı bir idare planlaması sağlamak için bu önemli başarı faktörlerini birleştirin.

İdare çekirdek ekibinizin kimliğini belirleme

İdare bir takım sporudur. Temel idare planlama ekibinizin hem işletmeden hem de BT'den temsilciler içerdiğinden emin olun. Ekibinizin büyük olasılıkla dağıtımınızın başında daha sık bir şekilde buluşması ve ardından yeni özellikleri ve yeni iş beklentilerini gözden geçirmek için düzenli aralıklarla karşılaması gerekir.

Temel idare kararlarını inceleyin, ancak her kararı aynı anda vermeye çalışmayın. Sağlama, adlandırma ve dış erişimle ilgili kritik kararları alın ve kalan kararları gözden geçirin.

Daha önce açıklanan dış paylaşıma ek olarak, her kuruluş için bir diğer önemli karar da sitelerin ve grupların nasıl sağlandığıdır. Örneğin, aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

  • Kullanıcıların Microsoft 365 grupları ve ekipleri oluşturması çok kolay olduğundan, BT'nin diğer kişiler adına oluşturma istekleriyle dolmaması için grup ve ekip oluşturmayı açmak isteyebilirsiniz. Yayılmayı önlemek için, grup ve ekip oluşturucularına idare, eğitim ve diğer bilgileri içeren bir e-posta gönderen özel bir iş akışı oluşturabilirsiniz. (Örneğin, "Az önce bir site/ekip, topluluk vb. oluşturdunuz. -- işte sorumluluklarınız ve eğitim bağlantıları...") Öte yandan, işletmenize bağlı olarak, kimlerin grup oluşturma yeteneğine sahip olduğunu denetlemek isteyebilirsiniz.

  • SharePoint sitelerinin nasıl oluşturulduğunu denetlemek istiyorsanız, SharePoint başlangıç sayfasında Site oluştur bağlantısını gizleyebilirsiniz. Özel bir form oluşturun veya idare ve eğitim en iyi yöntemlerinizin bağlantılarını içerebilen önceden tanımlanmış bir site yapısı kullanarak yeni modern SharePoint sitelerini sağlamayı otomatikleştirmek için özel bir site tasarımı ve site betiği oluşturun.

Kararları iş hedeflerine uygun hale getirme

İş sonucu hedefleri, idare kararlarınızın birincil etkeni olmalıdır:

  • Kuruluşunuzu etkileyen mevzuat gereksinimlerini anlayın. Bazı önemli kararlarınızın ve uygulama gereksinimlerinizin, içinde çalıştığınız ortama uygun olması gerekebilir.

  • "Bu her zaman yaptığımız şey"de tuzağa düşürülmemeye çalışın. Bulut ve birçok kuruluşun artan küreselleşmesi yeni fırsatlar sunuyor. İş hedefleriyle uyumlu değilse varsayımları zorlayın. Bazı senaryolar veya bazı kişiler için kuralları gevşetebilir misiniz? Bir etkinliği tamamen engellemek yerine Microsoft 365'in özelliklerini kullanarak aynı iş sonucunu elde edebilir misiniz?

  • Her şeyi kilitlerseniz, insanlar bir çözüm bulur. Kullanıcılarınızın etkinleştirmek istediği temel iş senaryolarını anlamaya çalışın ve yönergeleri ve eğitimi uygun şekilde sağlayın.

  • Site ve ekip sahiplerinin idare kılavuzunuzu izlediğini emin olmak için önemli siteleri ve etkinlikleri gözden geçirmek için etkinlikleri birleştirmeyi göz önünde bulundurun.

Rolleri ve sorumlulukları tanımlama

İdare ekibinize ek olarak, kuruluşunuzu Microsoft 365 ile başarıya taşımaya yardımcı olabilecek birkaç önemli rol veya ekip daha vardır. Bazı roller aynı kişi tarafından birleştirilebilir veya doldurulabilir ve diğerleri tüm kuruluşlar için uygun olmayabilir. Çoğu kuruluşun bir bütün olarak Microsoft 365 Yönetici Sponsoru vardır ve bazılarının da bir bütün olarak Microsoft 365 için ya da yalnızca intranet için bir Yönlendirme Komitesi veya ekibi vardır. Microsoft 365'te sağlanan kapsamlı yönetici rolleri ve izinleri hakkında daha fazla bilgi edinin.

İş ve teknoloji değiştikçe yeniden ziyaret edin

Microsoft 365 idaresi "bir kez ve bitti" değildir. Microsoft 365'te değişenlerden haberdar olmak ve gerekirse idare yönergelerinizi uyarlamak için bir plan yapın. (Bu, uzun bir idare belgesi oluşturmanın iyi bir fikir olmamasının önemli bir nedenidir. İşletmeler ve teknolojiler değişir. Web sayfasını güncelleştirmek kolaydır. Belgeyi güncelleştirmek ve yeniden dağıtmak çok daha zordur.)

İdare ilkelerini ve yönergelerini iletmek için bir stratejiniz var

Sonuç olarak, idare planlama çabalarınızın başarısı, kuruluşunuzun üyelerine beklentileri ne kadar iyi iletmiş olmanıza bağlıdır. Daha önce açıklanan önerilere ek olarak aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

  • "Nasıl yapılır" eğitiminize "nasıl yapılır" ifadesini dahil edebilir misiniz? Başka bir deyişle, microsoft 365 için kullanıcıların Microsoft 365'i etkili bir şekilde benimsemesine yardımcı olacak rehberlik ve eğitim sağlamaya yardımcı olacak kaynaklar ve eğitimler sağlayabileceğiniz bir "kullanıcı kaynak merkezi" oluşturabilir misiniz? En iyi idare içeriği, tüm kullanıcıların Microsoft 365'i benimsemesine ve en yüksek değeri almasına yardımcı olan rehberlik sağlar.

  • Site ve ekip sahipleri için bir sertifika oluşturup yeniden onaylamanız gerekir mi?

  • Kuruluşunuz için bir Microsoft 365 Şampiyonlar programı oluşturabilir misiniz? Kendi şampiyonlar programınız için fikir ve yaklaşımlar edinmek ve Microsoft'un içinden ve çevresinden benzer kişiler ve düşünce liderleriyle bağlantı kurmak için dünya çapındaki Microsoft 365 şampiyonlar programına katılmayı göz önünde bulundurun.

İşbirliği idaresi planlama önerileri

Azure için Microsoft Bulut Benimseme Çerçevesi idaresi

SharePoint idareye genel bakış

Grup hizmetleri için kuruluş ve yaşam döngüsü idaresini planlama

Microsoft 365 ile SharePoint'te dosya işbirliği