Otomatik Arşiv özelliğinin Outlook

Özgün KB numarası:   830119

Daha fazla bilgi

Öğeleriniz Outlook kağıtlar masanızda yığmayla aynı şekilde oluşturulduklarında, posta kutunuz da büyür. Kağıt tabanlı dünyada, belgeleriniz arasında ara sıra karıştırarak önemli ama nadiren kullanılan belgeleri depoabilirsiniz. Yaşına bağlı olarak gazete ve dergi gibi daha az önemli olan belgeleri atabilirsiniz.

Aynı işlemi 2003 ve Outlook sürümlerinde de hızla tamamabilirsiniz. Dosya menüsünde Arşivle'yi seçerek eski öğeleri elle bir depolama dosyasına aktarabilirsiniz. Bunun yerine, Otomatik Arşiv özelliği kullanılarak eski öğelerin otomatik olarak aktarnmalarını da sebilirsiniz. Belirttiğiniz yaşa ulaşan öğeler eski kabul edilir. Otomatik Arşiv özelliğiyle, eski öğeleri silebilir veya taşıabilirsiniz. Outlook her türlü öğeyi arşivleyebilirsiniz, ancak yalnızca e-posta iletisine eklenmiş Microsoft Excel elektronik tablosu veya Microsoft Word belgesi gibi bir e-posta klasöründe depolanan dosyaları bulamaz. E-posta klasöründe depolanmış olmayan bir dosya arşivlenir.

Otomatik Arşiv özelliğinin iki adımlı bir işlemi vardır. İlk olarak, Otomatik Arşiv özelliğini açabilirsiniz. İkinci olarak, arşivlemek istediğiniz her klasör için Otomatik Arşivleme özelliğinin özelliklerini ayarlayın.

Not

Aynı profilde Exchange çok kullanıcı hesabınız Outlook, varsayılan Otomatik Arşiv ayarı tüm hesaplara uygulanır. Bunu önlemek için, Otomatik Arşiv ayarını klasör düzeyinde uygulayabilirsiniz.

Klasör düzeyinde, arşivlenen öğeleri ve bunların ne sıklıkta arşivlenmiş olduğunu bulabilirsiniz. Tek tek klasörleri otomatik olarak arşivler veya tüm klasörler için varsayılan bir Otomatik Arşiv ayarı yapılandırabilirsiniz. Ardından, varsayılan Otomatik Arşiv ayarlarını kullanmak istemiyorsanız, tek tek klasörler için Otomatik Arşiv ayarlarını yapılandırabilirsiniz. Otomatik Arşiv özelliği, siz her başlatıcıda otomatik Outlook. Outlook, her klasörün Otomatik Arşivleme özelliklerini tarihe göre denetler ve eski öğeleri arşiv dosyanıza taşır. Silinmiş Öğeler klasörüne taşınan öğeler silinir.

Outlook 2003 ve Outlook 2007

Varsayılan olarak, Outlook Çok Sayıda Dosya klasörü Otomatik Arşiv özelliği açık olarak ayarlanmıştır. Aşağıdaki liste, Otomatik Arşiv özelliğinin açık olduğu klasörler ve her klasörün varsayılan eskime dönemini gösterir:

  • Takvim klasörü (altı ay)
  • Görevler klasörü (altı ay)
  • Günlük klasörü (altı ay)
  • Gönderilmiş Öğeler klasörü (iki ay)
  • Silinmiş Öğeler klasörü (iki ay)

Gelen Kutusu, Notlar, Kişiler ve Taslaklar klasörlerinin Otomatik Arşiv özelliği otomatik olarak açık değildir. Kişiler klasöründe arşiv özelliği yer a etmemektedir, çünkü Otomatik Arşivleme özelliğini Kişiler klasörüyle birlikte kullanasınız.

Outlook 2010 ve sonraki sürümleri

Otomatik Arşiv özelliği varsayılan olarak 2010 ve Outlook sürümlerinde kapalıdır. Otomatik Arşiv özelliği, Outlook 2003 ve Outlook 2007'de etkindir. Outlook 2003 veya Outlook 2007'de Otomatik Arşiv özelliğini devre dışı bıraksanız ve Outlook 2010 veya daha sonraki sürümlere yükseltin, Otomatik Arşiv özelliği etkin kalır.

Öğeleri Arşivleme ve Dışarı Aktarma Arasındaki Fark

Öğeleri arşivlerken, öğeleri yalnızca kişisel klasörler (.pst) dosyasına arşivebilirsiniz. Öğeleri dışarı aktarken, öğeleri .pst dosyaları ve sınırlandırılmış metin dosyaları gibi birçok farklı dosya türüne aktarabilirsiniz. Var olan klasör yapınız yeni arşiv dosyanız içinde korunur. Arşivle oluşturduğunuz klasörün üzerinde bir üst klasör varsa, bu üst klasör arşiv dosyasında oluşturulur. Ancak üst klasörde yer alan öğeler arşivlanmaz. Bu şekilde, arşiv dosyasıyla posta kutunuz arasında aynı klasör yapısı vardır. Klasörler arşivlendikten sonra boş olsalar bile yerinde kalırlar. Yalnızca bir dosya türünü (.pst dosyası) arşivebilirsiniz.

Öğeleri dışarı aktarsanız da, özgün öğeler dışarı aktarma dosyasına kopyalanır, ancak geçerli klasörden kaldırılamaz.

Otomatik Arşiv özelliğini açma

2010 Outlook sonraki sürümler için:

  1. Dosya sekmesini seçin ve sonra Dosya menüsünde Seçenekler sekmesini seçin.
  2. Gelişmiş sekmesine tıklayın.
  3. Otomatik Arşivle'yi Ayarlar.
  4. Otomatik ArşivLe onay kutusunu seçin. Otomatik Arşiv işleminin ne sıklıkta çalıştıracaklarını belirtmek için Günler kutusuna bir sayı yazın.
  5. Öğeler arşivlendirmeden önce size bildirilecekse, Otomatik Arşivlemeden Önce Sor onay kutusunu seçin.
  6. Varsayılan arşiv dosyası kutusunda, arşivlenen öğelerin aktar aktarıla birlikte bir dosya adı yazın veya listeden seçim yapmak için Gözat'ı seçin.
  7. İki kez Tamam'ı seçin.

Outlook 2007 ve Outlook 2003 için:

  1. Araçlar menüsünde Seçenekler'i ve ardından Diğer sekmesini seçin.
  2. Otomatik Arşiv'i seçin.
  3. Otomatik ArşivLe onay kutusunu seçmek için seçin ve ardından gün kutusuna bir sayı yazarak Otomatik Arşiv işleminin ne sıklıkta çalıştırıcağin belirtebilirsiniz.
  4. Öğeler arşivlendirmeden önce size bildirilecekse, Otomatik Arşivlemeden Önce Sor onay kutusunu seçin.
  5. Varsayılan arşiv dosyası kutusunda, arşivlenen öğelerin aktar aktarıla birlikte bir dosya adı yazın veya listeden seçim yapmak için Gözat'ı seçin.
  6. İki kez Tamam'ı seçin.

Artık Otomatik Arşiv özelliğini açık olduğunu göre, her klasör için Otomatik Arşiv özelliklerini ayarlayabilirsiniz.

Önemli

Varsayılan Outlook olarak seçtiğiniz veri dosyası (.pst) yerel bilgisayarda bulun olmalıdır. Ağlı .pst dosyalarının kullanımı yalnızca Outlook 2010'da ve çok özel koşullarda kullanılabilir. Ağ üzerinden .pst dosyalarını kullanma sınırlamaları hakkında daha fazla bilgi için bkz. LAN ve WAN bağlantıları üzerinden kişisel klasör (.pst)dosyalarını kullanma sınırları.

Klasör için Otomatik Arşiv Özelliklerini Ayarlama

2010 Outlook sonraki sürümler için:

Yöntem 1:

  1. Otomatik Arşivle'yi istediğiniz klasörü seçin.
  2. Klasör sekmesini seçin ve sonra da Otomatik Arşiv'i Ayarlar.

Yöntem 2:

  1. Otomatik Arşivle'ye eklemek istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve Özellikler'i seçin.
  2. Otomatik Arşiv sekmesini seçin.
  3. Bu klasörün Otomatik Arşiv özelliklerini ayarlamak için Bu klasörden daha eski öğeleri temizle onay kutusunu seçin.
  4. Öğelerin ne zaman arşiv dosyanıza otomatik olarak aktarıla olacağını belirtmek için Ay kutusuna bir sayı yazın.
  5. Arşivlenen öğelerin aktarıla birlikte bir dosya belirtmek için, Eski öğeleri şu yere taşı'ya seçin:
  6. Eski öğeleri taşı kutusunda, arşivlenen öğeler için bir dosya adı yazın. Bir listeden seçim yapmak için Gözat'ı ve sonra Tamam'ı da seçebilirsiniz.

Outlook 2007 ve Outlook 2003 için:

  1. Klasör Listesi'nde, Otomatik Arşivle'yi istediğiniz klasöre sağ tıklayın ve Özellikler'i seçin.
  2. Otomatik Arşiv sekmesini seçin.
  3. Bu klasörün Otomatik Arşiv özelliklerini ayarlamak için, Bu klasörden eski öğeleri temizle'yi seçin.
  4. Öğelerin ne zaman arşiv dosyanıza otomatik olarak aktarıla olacağını belirtmek için Ay kutusuna bir sayı yazın.
  5. Arşivlenen öğelerin aktarıla birlikte bir dosya belirtmek için, Eski öğeleri şu yere taşı'ya seçin:
  6. Eski öğeleri taşı kutusunda, arşivlenen öğeler için bir dosya adı yazın. Bir listeden seçim yapmak için Gözat'ı ve sonra Tamam'ı da seçebilirsiniz.