Özel formların yayım yeri Outlook belirleme

Özgün KB numarası:   290802

Özet

Bu makalede, özel bir form yayımlamaya nereden karar vermek istediğinize karar vermek için dikkate alınması gereken bazı Outlook açıklanmıştır.

Daha fazla bilgi

Form Outlook, özel formlar normalde bir form kitaplığında yayımlanır ve böylelikle bir formun yalnızca bir kopyası bilgisayarınızda depolanır. Tek tek öğeler, öğenin içinde yer alan verileri görüntülemek için hangi formun kullanıla olduğunu belirten bir İleti Sınıfı alanı içerir. Form kitaplığına özel formlar yayımlarken, Microsoft Exchange Server tabanlı bilgisayarlarda ve Outlook fazla kaynak ve bant genişliği kullanırsanız, formun tek tek her öğe içinde depo gerçekleştirilebilir olması gerekli değildir.

Outlook, özellikle de Outlook çok çeşitli standart form türleri olduğundan, form çözümlerinde önemli farklar olabilir. Formu yayımlamak için en uygun yeri belirlemek çoğu zaman zor olabilir ve karara varmanız gereken birçok faktör vardır.

Formları yayımy yeri

Formlar üç konuma yayımlanır. Aşağıdaki tabloda bu konumlar ana hatlarıyla açık almaktadır.

Konum Açıklama
Klasör (veya Klasör Formları Kitaplığı) Klasör tabanlı form çözümlerinin çoğu için, formu klasöre yayımlayın; böylece birisi klasörü her kullansa bu klasöre hazır olur. Formu bir ortak klasörde yayımlarsanız, bu forma klasöre erişen herkes tarafından kullanılabilir. Formu kişisel klasörlerinizin birsinde yayımlarsanız, bu formu yalnızca bu klasörü kullanırken siz kullanabilirsiniz. Kişi, Gönderi, Görev ve Günlük formları, normalde bir klasörle ilişkilendirilmiş form türlerine örnektir. Formu bir klasöre yayımlamanın bir avantajı, klasörün içindeyken bu formun Eylemler menüsünde mevcut olduğunu ifade etmektir.
Kuruluş Formları Kitaplığı Formun, örneğin tatil zamanlarını raporlayacak bir form gibi tüm kuruluşta herkesin kullanılabilir durumda olduğunu görmek için formu bu kitaplıkta yayımlayın. Bu kitaplık çoğunlukla e-posta iletisi formları için kullanılır, çünkü bunlar genellikle belirli bir klasörü temel alır. Aynı özel formu birden çok klasörde kullanmak istediğiniz zaman, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nın içinde yayımlayın. Bunu yapmak için, yalnızca tek bir yayımlanan formu koruyabilirsiniz. Bu kitaplıkta yayımlanan formlara yönetici tarafından kitaplık izinleri verildiği sürece kuruluşta herkes tarafından erişilebilir. Kitaplık, Microsoft Exchange Server bilgisayarda depolanır. Yöneticinin size Kuruluş Formları Kitaplığı'nın yayımı için izin vermesi gerekir. Bu izin genellikle yalnızca birkaç kişi veya bilgisayarı kendi tabanlı bilgisayarı yöneten Exchange Server verilir.
Kişisel Formlar Kitaplığı Bu kitaplı kitaplılarda kayıtlı olan formlara yalnızca siz erişebilirsiniz. Bir formu Kişisel Formlar Kitaplığı'nın içinde yayımlarken form, posta kutunuz veya Kişisel Klasörler (.pst) dosyanın kök klasöründe (varsayılan posta teslim konumunuzsa) gizli bir öğe olarak depolanır. Kuruluş Formları Kitaplığı'na depolanmış formlar gibi, bu formlar da Form Seç komutu kullanılarak açılabilir. Kişisel kullanımınız için bir form ekleyebilirsiniz; örneğin, alıcılara önceden adresli olan standart bir e-posta iletisi formu ekleyebilirsiniz.

Bir dosya formunu, Outlook sisteminde dosya olarak veya bir Outlook klasöründe de Outlook mümkündür. Öte yandan Microsoft, bu yaklaşımlardan her ikisini de önlemenizi önerir, çünkü form bir tek-off formu olacak.

Dosya formunu Outlook Şablon (.oft) Outlook olarak kaydedebilirsiniz. Bu, formu bir e-posta iletisine iliştirmenize ve sonra da başka birine göndermenize olanak sağlar. Bu .oft dosyasını formun yedeği olarak da kullanabilirsiniz. Formu .oft dosyası olarak kaydetmek için:

  1. Dosya menüsünde, Farklı Kaydet'i tıklayın.
  2. Dosya adı kutusuna form için bir ad yazın.
  3. Kayıt türü kutusunda Şablona Kaydet'Outlook ardından Kaydet'i seçin.

Ayrıca formu geçerli klasöre öğe olarak da kaydedebilirsiniz. Ancak Microsoft, aşağıdaki nedenlerden dolayı bunu yapmamanizi önerilmez:

  • Formu yanlışlıkla silmek kolaydır.
  • Formlar ve öğeler arasındaki farkı bulanıklaştırma eğilimindedir ve normal sonuç da aynı formun çeşitli sürümlerini içeren farklı öğelerle doldurulmuş bir klasördür. Form tasarlarken bu genellikle iyi bir Outlook değildir.
  • Bir klasörde depolanan öğeler genellikle verilerle ilişkilendirilmiş veriler içerir ve genellikle formla ilişkilendirilmiş verileri istemiyorsanız. Bu nedenle Microsoft, bir klasördeki öğeyi açmamanizi ve sonra tasarım moduna girmenizi önermektedir; formun yeni bir örneğini açın ve ardından tasarım moduna girin.
  • Öğe olarak depolanan formlar bir tanelik formlardır ve istenmeyen yan etkilere sahiptir.

Formu geçerli klasöre kaydetmek için, Dosya menüsünde Kaydet'i seçin.

Formun nerede yayımla ilgili olarak yayımla ilgili karar verirken dikkate alınması gereken noktalar

Formun nerede yayım tarihine karar verirken dikkate alacak birçok soru vardır:

  • Form bir klasör çözümünü temel alır mı yoksa alıcılara gönderilmek üzere tasarlanmış bir e-posta iletisi mi?
  • Exchange Server tabanlı bir bilgisayar mı kullanıyorsunuz? Exchange Server tabanlı bir bilgisayar kullanıyorsanız, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nın içinde yayımlamak mümkün mü yoksa yoksa formunuz orada hangi form türlerini depolandırabilir?
  • Forma kaç kişinin erişimi gerekiyor?
  • Formun tek bir kopyasının merkezi olarak dağıtılması önemli olacak şekilde form sık sık güncelleştirilecek mi?
  • Formun çevrimdışı kullanılabilir olması gerekiyor mu?
  • Bu bir e-posta iletisi formu ise, yalnızca kuruluşun içinde mi kullanılacak yoksa kuruluş dışındaki diğer alıcılara mı gönderilecek?
  • Yeni form nasıl açılır?

Klasör tabanlı formların yayım yeri karar verme

Formun birincil odağı öğelerin tek bir klasördeki öğeleri görüntülemek olduğu klasör tabanlı bir çözüm oluşturursanız, normalde formu klasörün kendisinde yayımlarsınız. Formu klasöre yayımlarken, klasör kendi içinde bulunan bir varlıktır ve form Eylemler menüsünde kullanılabilir.

Bununla birlikte, klasör tabanlı normal bir formu klasöre yayımlamak istemeyebilirsiniz. Formu birden çok klasörde kullanıyorsanız ve her klasör her zaman formun aynı sürümünü kullanıyorsa, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'na veya Kişisel Formlar Kitaplığı'na yayımlamayı göz önünde bulundurabilirsiniz. Bunu yapmak için, yayımlanan formun yalnızca bir kopyası olur ve değişiklik yapmak gerekirse güncelleştirilmesi daha kolay olur. Bu forma erişmesi gereken tek kişi sizsanız, formu Kişisel Formlar Kitaplığı'nın içinde yayımlayın. Başka kişilerin forma erişmesi gerekirse ve bu form Exchange Server tabanlı bir bilgisayarın ortak klasöründe normal bir durumsa, formu Kuruluş Formları Kitaplığı'nın içinde yayımlayın. Bu yaklaşımın olası dezavantajlarından biri, formun klasörde yayımlanmazsa Eylemler menüsü altında kullanılamaz olmasıdır. Bununla birlikte, bu klasör için varsayılan form ise, normalde olduğu gibi bu da çok fazla fark yaratmayacak çünkü siz veya kullanıcılar yeni öğeleri açmak için bir araç çubuğu düğmesi kullanabilirsiniz.

İleti tabanlı formların yayım yeri karar verme

Formda bir e-posta iletisi temel kullanılıyorsa ve bu ileti siz ve yalnızca birkaç kullanıcı tarafından kullanılıyorsa, formu tüm kullanıcılar için Kişisel Formlar Kitaplığı'nın içinde yayımlayın. Bununla birlikte, bu forma dayalı olarak yeni öğeler oluşturacaksanız, Eylemler menüsünden erişmek için bu öğeleri Gelen Kutunuzda yayımlamak istiyor olabilirsiniz. Form, kuruluş kapsamındaki birçok kişi tarafından kullanılacaksa, formun yalnızca bir kopyasını korumak ve tüm kullanıcıların buna erişimi olacak şekilde Kuruluş Formları Kitaplığı'nın içinde yayımlayın. Ancak bu yaklaşım formu açmayı zorlaştırabilirsiniz.

Formları açmak için dikkate alınacak noktalar ve seçenekler

Aşağıdaki tabloda, kullanıcıların formları depolandığı yere Outlook formların normalde nasıl aç olduğu açıklanıyor:

Form Türü Nerede açılır?
Klasör formları Formları içeren klasörü açarsanız, formlar Eylemler menüsünde kullanılabilir.
Kuruluş Formları Kitaplığı

-ve-

Kişisel Formlar Kitaplığı
Kuruluş Formları Kitaplığı ve Kişisel Formlar Kitaplığı'da depolanan formlara, Form Seç iletişim kutusu kullanılarak erişilebilir şekilde tasarlanmıştır. Bu formlara erişmek için, Dosya menüsünde Yeni'nin üzerine gelin ve Form Seç'i seçin.

Formların kullanıcılar için daha erişilebilir olmasını sağlarken aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz.

Araç çubuğuna Form Seç komutunu ekleme

Outlook 2007 ve Outlook 2003

Form Seç komutuna erişmek için gereken adım sayısını kısaltmak için, bu komutu araç çubuğuna ekleyin; böylelikle iletişim kutusunu tek bir seçimle görüntüleyebilirsiniz:

  1. Görünüm menüsünde Araç Çubukları'nın üzerine gelin ve Özelleştir'i seçin.
  2. Özelleştir iletişim kutusunda Komutlar sekmesini seçin.
  3. Kategoriler kutusunda, Dosya'nın seçili olduğundan emin olun.
  4. Komutlar kutusunda Form Seç komutunu bulun ve istediğiniz araç çubuğu konuma kadar sürükleyin.
  5. Kapat'ı seçin.

Outlook 2013 ve Outlook 2010

Form Seç komutuna erişmek için gereken adımların sayısını kısaltmak için ribbona Geliştirici sekmesini ekleyin; böylelikle birkaç seçmeyle Form Seç iletişim kutusunu görüntüleyebilirsiniz:

  1. Şeritte sağ Outlook ve Şeridi Özelleştir'i seçin.
  2. Ana Sekmeler listesinde Geliştirici öğesini ve ardından Tamam'ı seçin.

Şeritteki Geliştirici sekmesinde Outlook Form Seç ifadesini görüyoruz.

Visual Basic for Applications veya COM Eklenti kullanarak Form açma

Formu Klasöre Yayımlama

Bir form Kişisel Form Kitaplığı'na veya Kuruluş Formu Kitaplığı'na yayımlanırsa, formu Bir klasöre yayımlayı göz önünde bulundurarak Eylemler menüsünde 365'ini yayımlamayı göz önünde bulundurabilirsiniz. Öte yandan, form güncelleştirildiğinde, form önbelleğinin güncelleştirilmiş olmasıyla ilgili sorun oluşturmamanızı için formun yeniden Outlook olun.

Masaüstüne veya Masaüstüne .oft dosyası Başlat menüsü

Microsoft normal olarak .oft dosyasının masaüstüne veya Başlat menüsüne kaydetmenizi önermiyor olsa da, Outlook Şablonu (.oft) dosyasını her iki konuma da kaydedebilirsiniz. Bunu yaparak oluşturulan öğeler, formun tasarımına ve nasıl kullanıldıklarına bağlı olarak genellikle istenmeyen yan etkilere neden olan bir-off formları içerir.