Otomasyonun işletme etkisini değerlendirme

Otomasyonunuzu başarılı bir şekilde dağıttıktan sonra, tanımladığınız başarı ölçümlerini kullanarak orijinal iş sürecini yeni süreçle karşılaştırarak otomasyonun etkisini değerlendirebilirsiniz. Otomasyon sonuçlarınız 30 gün süreyle depolanır ve bu süre boyunca bunları, toplam eylem sayısını ve bir günde çalıştırma sayısını analiz etmek üzere görüntüleyebilirsiniz.

Akış analizlerini görüntülemek için

  1. Akışlarım'a gidin.

  2. Analiz etmek istediğiniz akışı seçin.

  3. Analizler seçeneğini belirleyin.

    Akış için analizler

  4. Kullanım sekmesini seçin.

    Akış kullanımı

Akış çalıştırma sayısını alma

Kullanım sekmesi, akışın bir gün içinde belirli bir iş sürecini otomatikleştirmek amacıyla kaç kez kullanıldığını gösterir.

Çalıştırma verilerini Excel çalışma kitabına aktarmak için

  1. Dışarı aktarmak istediğiniz verileri gösteren grafiğin üzerine gelin.

  2. Diğer Seçenekler'i seçin.

  3. Verileri Dışa Aktar'ı seçin.

    Akış çalıştırmaları grafiği

  4. İstediğiniz dosya biçimini (Excel çalışma kitabı veya CSV) seçin.

  5. Dışa aktar'ı seçin.

Akış çalıştırma süresini alma

Her akış çalıştırmasının süresini görmek için

  1. Akışlarım'a gidin.

  2. Analiz etmek istediğiniz akışı seçin.

  3. 28 günlük çalıştırma geçmişinde, Tüm çalıştırmalar'ı seçin.

  4. Bilgileri dışarı aktarmak istiyorsanız, .csv dosyasını al seçeneğini belirleyin.

    Çalıştırma geçmişi listesi

CSV dosyası, her bir çalıştırmanın başlangıç ve bitiş saatini içerir. Süreyi yeniden hesaplamak ve ek analizler yapmak (ortalama süreyi bulmak gibi) için Excel kullanabilirsiniz. Süreyi saniye cinsinden almak için şu formülü kullanın:

   (Çalıştırma bitiş saati hücresi − Çalıştırma başlangıç saati hücresi) × 24 × 60 × 60

Excel ile süreyi hesaplama

Ortalama süreyi almak için, toplam süre sayısını elde edin ve çalıştırma sayısına göre bölün (satır sayısı).

Artık çalıştırma sayısı ve çalıştırma süresine sahip olduğunuza göre, otomasyonunun ne kadar zaman kazandırdığını önceki el ile gerçekleştiren süreçle karşılaştırarak öğrenebilirsiniz.

Örnek senaryo

Örnek olarak Nakit tediye senaryosunu ele alalım.

Örnek nakit tediye senaryosu

Daha önce, Abhay muhasebe takımının muhasebe kodlarını girmesi, hareketleri girmesi ve gider raporuna eklenmiş onay e-postasında aldıkları bilgilere göre hareketleri muhasebe sisteminde deftere nakletmeleri gerekiyordu. Otomasyon planlama aşamasında Abhay'in süreleri ölçtüğünü ve çalışanın banka bilgilerini aramasının üç dakika ve başvuru yapana çevrimiçi banka web sitesinden geri ödeme yapmasının beş dakika sürdüğünü kaydettiğini kabul edelim.

Akış çalıştırması analizlerine göre Abhay otomasyonun bir günde 91 ile 110 kez arasında 107 ortalama sayıyla çalıştırıldığını görebilir.

Akış çalıştırmaları eğilim grafiği

Elde edilen otomasyon süresi ortalama 40 saniyedir. Bu nedenle, çalıştırma başına azaltılan süre şu şekilde olur:

   Otomasyondan önceki süre (3 dakika + 5 dakika) − otomasyondan sonraki süre (40 saniye) = 440 saniye

Otomasyon öncesi ve sonrası karşılaştırması

Otomasyon 30 gün içinde 3.226 defa çalıştırıldığından, tasarruf edilen toplam süre şu şekilde olur:

   Azalan süre (440 saniye) × çalıştırma sayısı (3.226 kez) = 1.419.440 saniye = 394,28 saat