Akışları daha küçük otomatik süreçlere ayırma
Bir otomasyon ayarladığınızda, akışlarınızın mimarisini tüm süreci kapsayan tek bir otomasyonunuz olmayacak şekilde oluşturmayı deneyin. Birden fazla, küçük akışlar oluşturmanızı gerektiren birçok neden vardır:
Bakımı daha kolaydır.
Hata işlemenin karmaşık olması gerekmez.
Otomasyon üzerinde birden çok kişi çalışabilir.
Bir adım başarısız olursa otomasyonunun en başından yeniden başlatılması gerekmez.
Aşağıdaki örnekte, bir onay süreci için tek bir otomasyonla birden çok süreci kapsayan bir otoamsyon ayarlanmıştır.
Gider raporunun oluşturulduğu bir iş sürecini gösteren diyagram. Tüm iş süreci, tamamlanması gereken on adımdan oluşan tek bir uzun otomasyon olarak ayarlanmıştır.
Örneğin, nakit tediye işlemi başarısız olursa, tüm otomasyon hatalı olarak kabul edilecektir. Çalışanın banka bilgilerini aramaya yönelik bir gereksinim veya belirtim değişirse, güncelleştirmeler gerçekleştirilene kadar tüm süreç askıya alınır.
Bunun yerine, aşağıdaki resimde gösterildiği gibi, otomasyonu modüller halinde ayırabilirsiniz.
Durum Uyumluluk denetimi tamamlandı olarak güncelleştirildiğinde ikinci otomasyon başlar. Onaylanırsa, sonuç e-postayla gönderilir ve durum Onaylandı olarak ayarlanır. İstek reddedilirse, düzeltme yapılmasını gerektirir. Durum onaylandı olarak güncelleştirildiğinde üçüncü otomasyon başlar. Sistem otomatik olarak çalışanın banka bilgilerine bakar ve çalışana nakit geri ödeme yapar ve gider raporunu arşivler.
Bu örnekte, Otomasyon #2, gider raporunun durumunu "Uyumluluk denetimi tamamlandı" şeklinde ayarlamak için önceki otomasyona bağlıdır. Ancak, posta sistemiyle ilgili bir sorun varsa ve Otomasyon #2 başarısız olursa Otomasyon #1'deki görevler yine de tamamlanacaktır. Yalnızca Otomasyon #2'nin yeniden başlatılması gerekir.