Akışları daha küçük otomatik süreçlere ayırma

Bir otomasyon ayarladığınızda, akışlarınızın mimarisini tüm süreci kapsayan tek bir otomasyonunuz olmayacak şekilde oluşturmayı deneyin. Birden fazla, küçük akışlar oluşturmanızı gerektiren birçok neden vardır:

  • Bakımı daha kolaydır.

  • Hata işlemenin karmaşık olması gerekmez.

  • Otomasyon üzerinde birden çok kişi çalışabilir.

  • Bir adım başarısız olursa otomasyonunun en başından yeniden başlatılması gerekmez.

Aşağıdaki örnekte, bir onay süreci için tek bir otomasyonla birden çok süreci kapsayan bir otoamsyon ayarlanmıştır.

Otomasyon için ayarlanmış çok uzun süreç diyagramı örneği

Gider raporunun oluşturulduğu bir iş sürecini gösteren diyagram. Tüm iş süreci, tamamlanması gereken on adımdan oluşan tek bir uzun otomasyon olarak ayarlanmıştır.

Örneğin, nakit tediye işlemi başarısız olursa, tüm otomasyon hatalı olarak kabul edilecektir. Çalışanın banka bilgilerini aramaya yönelik bir gereksinim veya belirtim değişirse, güncelleştirmeler gerçekleştirilene kadar tüm süreç askıya alınır.

Bunun yerine, aşağıdaki resimde gösterildiği gibi, otomasyonu modüller halinde ayırabilirsiniz.

Üç küçik sürece bölünmüş süreç diyagramı örneği

Her otomasyon yalnızca üç veya dört adım içerecek şekilde üç daha küçük otomasyona bölünmüş bir otomasyonu gösteren diyagram. İlk otomasyon bir gider raporu oluşturulduğunda başlar ve oluşturulan raporların uyumluluğu karşılayıp karşılamadığını kontrol eder. Uyumluysa, durum Uyumluluk denetimi tamamlandı olarak güncelleştirilir. Değilse, düzeltme istenir. Durum Uyumluluk denetimi tamamlandı olarak güncelleştirildiğinde ikinci otomasyon başlar. Onaylanırsa, sonuç e-postayla gönderilir ve durum Onaylandı olarak ayarlanır. İstek reddedilirse, düzeltme yapılmasını gerektirir. Durum onaylandı olarak güncelleştirildiğinde üçüncü otomasyon başlar. Sistem otomatik olarak çalışanın banka bilgilerine bakar ve çalışana nakit geri ödeme yapar ve gider raporunu arşivler.

Bu örnekte, Otomasyon #2, gider raporunun durumunu "Uyumluluk denetimi tamamlandı" olarak ayarlamak için önceki otomasyonu temel alır. Ancak, posta sistemiyle ilgili bir sorun oluşursa ve Otomasyon #2 başarısız olursa, Otomasyon #1'deki görevler yine de tamamlanır. Yalnızca Otomasyon #2'nin yeniden başlatılması gerekir.