Power Automate ile onay iş akışı oluşturma ve test etme

Power Automate ile SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive İş, Zendesk veya WordPress gibi çeşitli hizmetlerdeki belge ya da işlemlerin onaylanmasını yönetebilirsiniz.

Onay iş akışı oluşturmak için Onaylar - Onay başlat eylemini herhangi bir akışa ekleyin. Bu eylemi ekledikten sonra, akışınız belge veya işlemlerin onay süreçlerini yönetebilir. Örneğin faturaları, iş emirlerini veya satış tekliflerini onaylayan belge onay akışları oluşturabilirsiniz. Ayrıca tatil isteklerini, fazla mesaileri veya seyahat planlarını onaylamak üzere işlem onayı akışları da oluşturabilirsiniz.

Onaylayanlar istekleri e-posta gelen kutularından, Power Automate web sitesindeki onay merkezinden veya Power Automate uygulamasından yanıtlayabilir.

Onay akışı oluşturun

Oluşturup test edeceğimiz akış, aşağıda genel hatlarıyla sunulmuştur:

Bu makalede oluşturulan akışın genel görünümünü gösteren bir ekran görüntüsü

Akış, aşağıdaki adımları gerçekleştirir:

  1. Bir SharePoint Online listesinde tatil isteği oluşturulduğunda başlatılır.
  2. Tatil isteğini onay merkezine ekler ve ardından onaylayana e-posta ile gönderir.
  3. Tatil isteğinde bulunan kişiye, onaylayanın kararını içeren bir e-posta gönderir.
  4. SharePoint Online listesini, onayı veren kişinin karar açıklamalarıyla güncelleştirir.

İpucu

SharePoint'i Power Automate ile kullanma hakkında ayrıntılı bilgi için SharePoint belgelerine bakın.

Ön koşullar

Bu kılavuzu tamamlamak için şunlara erişiminiz olmalıdır:

  • Power Automate.
  • SharePoint Online listesi.
  • Office 365 Outlook ve Office 365 Kullanıcıları hesabı.

Not

Bu kılavuzda SharePoint Online ve Office 365 Outlook uygulamalarını kullanacağız ancak dilerseniz Zendesk, Salesforce veya Gmail gibi hizmetleri de kullanabilirsiniz. SharePoint 2010 kullanıyorsanız bkz. SharePoint 2010 iş akışını kullanım dışı bırakma

Akışı oluşturmadan önce bir SharePoint Online listesi oluşturun. Daha sonra, bu listeyi tatiller için onay istemek amacıyla kullanacağız.

SharePoint Online listenizde şu sütunları oluşturun:

Sütun Tür
Başlık Tek satır metin
Başlangıç tarihi Tarih ve Saat
Bitiş Tarihi Tarih ve Saat
Açıklamalar Tek satır metin
Onaylandı Evet/Hayır
Yönetici Yorumları Tek satır metin

SharePoint Online listesinin adını ve URL'sini not edin. SharePoint - Bir öğe oluşturulduğunda tetikleyicisini yapılandırırken bu bilgilere ihtiyaç duyacaksınız.

Akışınızı boş şablondan oluşturma

  1. Power Automate'te oturum açın.
  2. Soldaki gezinti bölmesinde, Akışlarım'ı seçin.
  3. Sol üst menüden +Yeni > + Otomatik - sıfırdan'ı seçin.

Tetikleyici ekleme

  1. Akışınızın tetikleyicisini seçin altında, Bir öğe oluşturulduğunda - SharePoint'i ve ardından Oluştur'u seçin.
  2. Bir öğe oluşturulduğunda - SharePoint ekranında, akışınızın yeni öğeleri izlediği SharePoint listesine ait Site Adresi ve Liste Adı bilgilerini girin.

Site Adresi ve Liste Adı, bu adım adım yönergelerin önceki adımlarında not ettiğiniz öğelerdir.

SharePoint bilgileri

Profil eylemi ekleme

  1. Yeni adım'ı seçin ve ardından Bir eylem seçin arama kutusuna profil yazın.

  2. Office 365 Kullanıcıları - Profilimi al eylemini bulun ve seçin.

    profil araması yapma

  3. Profilinizden akışınıza dahil etmek istediğiniz alanları seçin ve ardından şimdiye kadar yaptığınız işi kaydetmek için Oluştur'a tıklayın.

Onay eylemi ekleme

  1. +Yeni adım'ı seçin

  2. Eylem seçin arama kutusuna onay ifadesini girin.

  3. Başlat ve onay bekle eylemini seçin.

    onaylar eylemini seçin

  4. Onay başlat kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Not

    Onay türü, Başlık ve Atanan alanları gereklidir. Ayrıntılar alanını biçimlendirmek için Markdown'ı kullanabilirsiniz.

    onayı yapılandırın

Not

Bu eylem, onay isteğini Atanan kutusundaki e-posta adresine gönderir.

Senaryonuz için gerekiyorsa, Microsoft Dataverse'i kullanan onay isteklerinize dosya ekleyebilirsiniz.

Bir koşul ekleyin

  1. Yeni adım'ı seçin ve ardından eylem listesinde Koşul seçeneğini belirleyin.

  2. Koşul ekranında, sol kısımda Bir değer seçin alanını işaretleyin.

    Dinamik değerler listesi görüntülenir.

  3. Dinamik değerler listesinden Onaylayan yanıtını yanıtlar'ı seçin.

    yanıt belirtecini seçin

  4. Sağ kısımda, Bir değer seçin kutusunu işaretleyin ve kutuya Onayla yazın.

    Not

    Onaylar - Onay başlat eylemi için geçerli yanıtlar "Onayla" ve "Reddet" şeklindedir. Bu yanıtlar büyük/küçük harfe duyarlıdır.

  5. Koşul kartınız gösterilir:

    Koşul kartı görünümü

Onaylar için e-posta eylemi ekleme

Tatil isteği onaylandığında e-posta göndermek için şu adımları izleyin:

  1. Koşulun Evet ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

    yeni adım ekleyin

  2. Eylem seçin kartındaki arama kutusuna e-posta gönder yazın.

  3. E-posta gönder - Office 365 Outlook eylemini seçin.

    e-posta gönder eylemini seçin

  4. E-posta kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Not

    Kime, Konu ve Gövde alanları gereklidir.

    Bu kart, tatil isteğinin durumu değiştiğinde gönderilecek e-postaya yönelik bir şablondur.

    E-posta gönder kartının Gövde kutusunda Onaylar - Onay başlat eyleminin Açıklamalar belirtecini kullanın.

onay e-postası şablonunu yapılandırma

Onaylanan istekler için güncelleştirme eylemi ekleme

  1. EVET İSE dalında Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna güncelleştir yazın ve ardından Öğeyi güncelleştir - SharePoint eylemini seçin.

    öğeyi güncelleştir eylemini seçin

  3. Öğeyi güncelleştir kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

Not

Site Adresi, Liste Adı, Kimlik ve Başlık alanları gereklidir.

öğe yapılandırmasını güncelleştirme

Reddedilen istekler için e-posta eylemi ekleme

  1. Hayır ise dalında +Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna Gönder yazın ve ardından E-posta gönder - Office 365 Outlook eylemini seçin.

    e-posta gönder eylemini seçin

  3. E-posta kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

    Bu kart, tatil isteklerinin durumu değiştiğinde gönderilecek e-postanın şablonu ifade eder.

reddedilen istekler için yapılandırma

Reddedilen istekler için güncelleştirme eylemi ekleme

  1. Eylem ekle'yi seçin.

  2. Eylem seçin kartının arama kutusuna güncelleştir ifadesini girin ve ardından Öğeyi güncelleştir - SharePoint eylemini seçin.

    öğeyi güncelleştir eylemini seçin

  3. Kartı ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

Not

Site Adresi, Liste Adı, Kimlik ve Başlık alanları gereklidir.

öğe kartını güncelleştirme

  1. Yaptığımız işi kaydetmek için Kaydet'i seçin.

Tüm adımları uyguladıysanız akışınız şu ekran görüntüsüne benzemelidir:

Tamamlanan akışı gösteren ekran görüntüsü

Akışı oluşturduğumuza göre şimdi onu test etme zamanı!

Onay isteği gönderme

Önceden oluşturduğunuz SharePoint Online listesinde bir tatil isteği oluşturun.

Bu istek kaydedildikten sonra akış tetiklenir ve:

  1. Onay merkezinde bir istek oluşturur.
  2. Onaylayanlara onay isteği e-postası gönderir.

Uzun süre çalışan onaylar oluşturma

Akışınızın 30 günden uzun süre çalışma olasılığı varsa onaylarınızı Dataverse'te depolayabilirsiniz. Bu, orijinal akış çalışma süreleri dolduktan sonra bile onay isteklerine verilen yanıtlara göre hareket eden akışlar oluşturmanızı mümkün kılar. Bunu yapmak için, biri onay isteği göndermek için, diğeri onay isteğine verilen yanıtlarda iş mantığını çalıştırmak için olmak üzere Onay isteği oluştur (v2) eylemini temel alan iki akış kullanın. Uzun süre çalışan onaylar hakkında daha fazla bilgi edinin.

İpucu

Modern e-posta istemcilerini kullanıyorsanız bir isteğin hala gerekli olup olmadığını düşünmeniz gerekmez çünkü Power Automate onayın tamamlandığını bildirmek için e-postayı otomatik olarak güncelleştirir.

Onay isteklerini iptal etme

Bazen gönderdiğiniz onay isteğini iptal etmek isteyebilirsiniz. İstekte bir yanlışlık yapmış olabilirsiniz veya istek artık uygun olmayabilir. Her iki durumda da isteği gönderen kişi, şu adımları izleyerek isteği iptal edebilir:

  1. Onayı seçme
  2. Yan bölmede Onayı iptal et'i seçin.

İpucu

İstediğiniz zaman Geçmiş sekmesini seçerek iptal ettiğiniz onay isteklerini görüntüleyebilirsiniz.

Not

İptal özelliği Onay oluştur (v2) eyleminde desteklenir.

Konuk kullanıcılardan onay isteme

Kuruluşunuzun dışındaki kişilere onay istekleri gönderebilirsiniz. Bunu yapmak için, diğer kiracılardan kullanıcıları konuk olarak davet edip Azure Active Directory (Azure AD) konuk kullanıcılarını kullanın.

Konuğa bir rol atadığınızda, konuk onay sürecine katılmak için gereken izni alır.

Akışınızı oluşturup test ettikten sonra diğer kişilere nasıl kullanılacağını açıklamayı unutmayın.

Daha Fazla Bilgi