Power Automate ile onay iş akışı oluşturma ve test etme

Power Automate ile SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive İş, Zendesk veya WordPress gibi çeşitli hizmetlerdeki belge ya da işlemlerin onaylanmasını yönetebilirsiniz.

Onay iş akışı oluşturmak için Onaylar - Başlat ve onay bekle eylemini herhangi bir akışa ekleyin. Bu eylemi ekledikten sonra, akışınız belge veya işlemlerin onay süreçlerini yönetebilir. Örneğin faturaları, iş emirlerini veya satış tekliflerini onaylayan belge onay akışları oluşturabilirsiniz. Ayrıca tatil isteklerini, fazla mesaileri veya seyahat planlarını onaylamak üzere işlem onayı akışları da oluşturabilirsiniz.

Onaylayanlar, istekleri e-posta gelen kutularından, Power Automate'teki onay merkezinden ve Power Automate uygulamasından yanıtlayabilir.

Onay akışı oluşturun

Oluşturup test edeceğimiz akış, aşağıda genel hatlarıyla sunulmuştur:

Akış, aşağıdaki adımları gerçekleştirir:

1. Bir SharePoint Online listesinde tatil isteği oluşturulduğunda başlatılır.

2. Tatil isteğini onay merkezine ekler ve ardından onaylayana e-posta ile gönderir.

3. Tatil isteğinde bulunan kişiye, onaylayanın kararını içeren bir e-posta gönderir.

4. SharePoint Online listesini, onayı veren kişinin karar açıklamalarıyla güncelleştirir.

Bahşiş

SharePoint'i Power Automate ile kullanma hakkında ayrıntılı bilgi için SharePoint belgelerine gidin.

Önemli

Her zaman ortamınızın güvenli olması için SharePoint güvenliğiyle ilgili en iyi uygulamaları ve kuruluşunuzun en iyi uygulamalarını izleyin. Güvenlik, bu makalenin kapsamı dışındadır.

Önkoşullar

Bu öğreticiyi tamamlamak için şunlara erişiminiz olmalıdır:

• Power Automate.
• SharePoint Online listesi.
• Office 365 Outlook ve Office 365 Kullanıcıları hesabı.

Not

Bu kılavuzda SharePoint Online ve Office 365 Outlook uygulamalarını kullanacağız ancak dilerseniz Zendesk, Salesforce veya Gmail gibi hizmetleri de kullanabilirsiniz. SharePoint 2010 kullanıyorsanız bkz. SharePoint 2010 iş akışını kullanım dışı bırakma

Akışı oluşturmadan önce bir SharePoint Online listesi oluşturun. Daha sonra, bu listeyi tatiller için onay istemek amacıyla kullanacağız.

SharePoint Online listenizde şu sütunları oluşturun:

Column	Türü
Title	Tek satır metin
Başlangıç Tarihi	Tarih ve Saat
Bitiş Tarihi	Tarih ve Saat
Açıklamalar	Tek satır metin
Onaylandı	Evet/Hayır
Yönetici Yorumları	Tek satır metin

SharePoint Online listesinin adını ve URL'sini not edin. SharePoint - Bir öğe oluşturulduğunda tetikleyicisini yapılandırırken bu bilgilere ihtiyaç duyacaksınız.

Otomatik bulut akışı oluşturma

1. Power Automate'a oturum açın.

2. Soldaki gezinti bölmesinde Akışlarım'ı seçin.

3. Sol üst menüden Yeni akış>Otomatik bulut akışı'nı seçin.

Tetikleyici ekleme

1. Akışınıza bir ad verin.

2. Akışınızın tetikleyicisini seçin altında, Bir öğe oluşturulduğunda - SharePoint'i ve ardından Oluştur'u seçin.

3. Bir öğe oluşturulduğunda kartında, daha önce oluşturduğunuz SharePoint listesi için Site Adresi ve Liste Adı'nı seçin.

Site Adresi ve Liste Adı, bu adım adım yönergelerin önceki adımlarında not ettiğiniz öğelerdir.

Profil eylemi ekleme

1. Yeni adım'ı seçin ve ardından Bir eylem seçin arama kutusuna profil yazın.

2. Office 365 Kullanıcıları'nı seçin.

3. Profilimi al (V2) eylemini bulup seçin.

   

4. Profilinizde akışınıza eklemek istediğiniz alanları seçin ve ardından şimdiye kadar yaptığınız işlemleri kaydetmek için Oluştur'u seçin.

Onay eylemi ekleme

1. Yeni adım'ı seçin.

2. Eylem seçin arama kutusuna onay ifadesini girin.

3. Başlat ve onay bekle eylemini seçin.

   

4. Başlat ve onay bekle kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

   Not

   Onay türü, Başlık ve Atanan alanları zorunludur. Ayrıntılar alanını biçimlendirmek için Markdown'ı kullanabilirsiniz.

   

Not

Bu eylem, onay isteğini Atanan kutusundaki e-posta adresine gönderir.

Senaryonuz için gerekiyorsa, Microsoft Dataverse'i kullanan onay isteklerinize dosya ekleyebilirsiniz.

Onaylar için e-posta eylemi ekleme

Tatil isteği onaylandığında e-posta göndermek için şu adımları izleyin.

1. Koşulun If yes dalında Eylem ekle'yi seçin.

   

2. Eylem seçin kartındaki arama kutusuna e-posta gönder yazın.

3. E-posta gönder (V2) eylemini seçin.

   

4. E-posta kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

   Not

   Kime, Konu ve Gövde alanları gereklidir.

   Bu kart, tatil isteğinin durumu değiştiğinde gönderilecek e-postaya yönelik bir şablondur.

   E-posta gönder (V2) kartının Gövde kutusunda Onaylar - Onay başlat eyleminin Açıklamalar belirtecini kullanın.

Onaylanan istekler için güncelleştirme eylemi ekleme

1. Evet ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

2. Eylem seçin kartının arama kutusuna SharePoint yazın, SharePoint filtresini ve ardından Öğeyi güncelleştir eylemini seçin.

   

3. Öğeyi güncelleştir kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

Not

Site Adresi, Liste Adı, Kimlik ve Başlık alanları gereklidir.

Reddedilen istekler için e-posta eylemi ekleme

1. Hayır ise dalında Eylem ekle'yi seçin.

2. Eylem seçin kartının arama kutusuna Gönder yazın, eylemleri filtrelemek için Office 365 Outlook'u seçin ve ardından E-posta gönder (V2) - Office 365 Outlook eylemini seçin.

   

3. E-posta kartını ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

   Bu kart, tatil isteği durumu değiştiğinde gönderilecek e-postanın şablonu temsil eder.

Reddedilen istekler için güncelleştirme eylemi ekleme

1. Eylem ekle'yi seçin.

2. Eylem seçin kartının arama kutusuna güncelleştir ifadesini girin ve ardından Öğeyi güncelleştir - SharePoint eylemini seçin.

   

3. Kartı ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın.

Not

Site Adresi, Liste Adı, Kimlik ve Başlık alanları gereklidir.

4. Yaptığımız işi kaydetmek için Kaydet'i seçin.

Tüm adımları uyguladıysanız akışınız şu ekran görüntüsüne benzemelidir:

Akışı oluşturduğumuza göre şimdi onu test etme zamanı!

Akışınızı test etmek için onay isteme

Önceden oluşturduğunuz SharePoint Online listesinde bir tatil isteği oluşturun.

Bu istek kaydedildikten sonra akış tetiklenir ve:

1. Onay merkezinde bir istek oluşturur.
2. Onaylayanlara onay isteği e-postası gönderir.

Uzun süre çalışan onaylar oluşturma

Akışınızın 30 günden uzun süre çalışma olasılığı varsa, onaylarınızı Microsoft Dataverse'te depolayabilirsiniz. Bu, özgün akış çalıştırması zaman aşımına uğradıktan sonra bile onay isteklerine yanıt olarak çalışan akışlar oluşturmanızı mümkün kılar.

Bunu yapmak için, Onay oluştur (v2) eylemi temelinde biri onay isteği göndermek ve diğeri de onay isteğinin yanıtlarında iş mantığını çalıştırmak için olmak üzere iki akış kullanın. Uzun süre çalışan onaylar hakkında daha fazla bilgi edinin.

Bahşiş

Modern e-posta istemcilerini kullanıyorsanız bir isteğin hala gerekli olup olmadığını düşünmeniz gerekmez çünkü Power Automate onay isteğinin tamamlandığını bildirmek için e-postayı otomatik olarak güncelleştirir.

Onay isteğini iptal etme

Bazen gönderdiğiniz onay isteğini iptal etmek isteyebilirsiniz. İstekte bir yanlışlık yapmış olabilirsiniz veya istek artık uygun olmayabilir. Her iki durumda da isteği gönderen kişi, şu adımları izleyerek isteği iptal edebilir:

1. Onayı seçme
2. Yan bölmede Onayı iptal et'i seçin.

Bahşiş

İstediğiniz zaman Geçmiş sekmesini seçerek iptal ettiğiniz onay isteklerini görüntüleyebilirsiniz.

Not

İptal özelliği Onay oluştur (v2) eyleminde desteklenir.

Konuk kullanıcılardan onay isteme

Kuruluşunuzun dışındaki kişilere onay istekleri gönderebilirsiniz. Bunu yapmak için diğer kiracılardan kullanıcıları konuk olarak davet ederek Microsoft Entra konuk kullanıcılarını kullanın.

Konuğa bir rol atadığınızda, konuk onay sürecine katılmak için gereken izni alır.

Akışınızı oluşturup test ettikten sonra diğer kişilere nasıl kullanılacağını açıklamayı unutmayın.

Ayrıca bkz.

• Bekleyen onay isteklerini görüntüleme ve yönetme
• Sıralı onay akışları oluşturma.
• Paralel onay akışları oluşturma.
• Android, iOS veya Windows Phone için Power Automate mobil uygulamasını yükleyin.