Müşteri Power BI geçişlerinden öğrenme

Power BI’a geçiş serisinin sonuncusu olan bu makalede, Power BI’a başarıyla geçiş yapan iki müşterinin edindiği önemli bilgiler sunulur.

Uluslararası tüketici ürünleri şirketi örneği

Yüzlerce farklı ürün satan bir uluslararası tüketici ürünleri şirketi, bulut öncelikli bir stratejinin benimsenmesi için 2017’de geçiş yapma kararı aldı. İş zekası (BI) platformu olarak Power BI’ın seçilmesine ilişkin ana faktörlerden biri, platformun Azure ve Microsoft 365 ile derinden tümleşik olmasıydı.

Aşamalı geçiş gerçekleştirin

Şirket, 2017 yılında Power BI kullanmaya başladı. Şirketin ilk kurumsal hedefi, Power BI’ı ek bir iş zekası aracı olarak kullanmaktı. Alınan bu kararla içerik yazarları, tüketiciler ve BT departmanı iş zekası sunmaya ilişkin yeni yöntemlere uyum sağlayacak zamanı elde etmiş oldu. Bu, onların Power BI’da uzmanlaşmalarına da olanak tanıdı.

Şirket, 2018’in ikinci yarısında resmi bir duyuruyla Power BI’ın kuruluşun onaylanmış iş zekası aracı olarak belirlendiğini bildirdi. Bu doğrultuda, tüm yeni iş zekası geliştirme işlerinin Power BI’da yapılacağı da belirtildi. Power BI Premium’u kullanabilecek olmaları, bu kararın alınmasında önemli bir etkendi. Bu sırada kuruluş eski iş zekası platformunun kullanımını azalttı ve geçişe yönelik planlama yapmaya başladı.

2019’un sonuna doğru, mevcut içeriğin eski iş zekası platformundan Power BI’a geçirilmesine ilişkin çalışmalar başladı. Erken benimseyenlerden bazıları içeriklerini hızla geçirdi. Bu, kuruluşun Power BI konusunda daha da fazla ivme kazanmasına yardımcı oldu. Ardından, içerik sahiplerinden ve yazarlarından 2020 sonuna kadar Power BI’a tam olarak geçiş yapılmasına ilişkin hazırlıklara başlamaları istendi. Kuruluş hala beceriler, zaman ve finansman ile ilişkili zorluklarla karşılaşıyor. Ancak bu zorlukların hiçbiri teknoloji platformundan kaynaklanmıyor.

Farklı tepkiler almaya hazırlanın

Merkezi olmayan bu büyük kuruluşta, Power BI’a geçiş yapılmasına ilişkin farklı görüşler bildiriliyordu. Zaman ve bütçeyle ilişkili endişelerin yanı sıra, şirkette eski iş zekası platformundaki becerilerini geliştirmeye önemli yatırımlar yapan çalışanlar bulunuyordu. Bu nedenle, Power BI’ın standartlaştırılması herkesin hoşuna gitmedi. Her iş biriminin kendi bütçesi olduğundan, farklı iş birimlerinin bu tür kararlara karşı çıkabilirdi. BT araçlarına ilişkin kararlar merkezi olarak verildiğinden, yönetim destekleyicisi ve iş zekası liderleri bazı zorluklarla karşılaştı.

Büyük resme odaklanın

Şirket çalışanları, geçirilen bazı raporların özgün tasarımlarının neredeyse tamamen korunabileceğini, ancak her raporun Power BI’da bire bir çoğaltılamayacağını öğrendi. Platformdan bunu yapabilmesi beklense de her iş zekası platformu farklıdır. Ancak bununla birlikte farklı bir tasarım anlayışının benimsenmesi gerektiği anlaşıldı.

Eski raporun bire bir kopyalanmasından ziyade Power BI’da amacına uygun raporlar oluşturulmasına yönelik rehberlik içerik yazarlarına sağlandı. Bu nedenle, konu uzmanlarının danışmanlık ve doğrulama için geçiş işlemi boyunca etkin olarak hizmet vermesi gerekir. Rapora ilişkin tasarım amaçlarının incelenmesi ve uygun olan durumlarda bunların geliştirilmesine yönelik çalışmalar yapıldı.

Öncelikleri dikkatle değerlendirin

Eski iş zekası platformunun kullanımına ilişkin kapsamlı bilgiler edinmek için platform analiz edildi. Eski iş zekası platformunda binlerce yayımlanmış rapor bulunuyordu ve önceki yıl boyunca bu raporların neredeyse yarısına kimse erişmemişti. Erişilen raporlardan hangilerinin kuruluşa önemli değer sağladığı değerlendirilirken bu sayının bir kez daha yarıya indirilmesi mümkündü. Geçiş için ilk olarak bu raporlara öncelik verildi.

Karmaşıklığı dikkatle değerlendirin

İlk öncelikli raporlarda, ne kadar çaba sarfedilmesi gerekeceğine göre basit, orta veya karmaşık olmak üzere, süre açısından üç farklı tahmin yapıldı. Bu, oldukça basit bir işlem gibi görünse de süre tahminlerinin her bir rapor için doğru olması beklenemez. Bazı tahminler doğru olmayabilir. Örneğin, şirket tarafından oldukça karmaşık olarak görülen bir rapor vardı. Danışmanların tahminine göre raporun dönüştürülmesi 50 gün sürecekti. Ancak, Power BI’da yeniden tasarlanan rapor yaklaşık 50 saatte tamamlandı.

Değişiklik yönetiminin nasıl işlendiğini belirleyin

İş zekası varlıklarının hacmi çok yüksek olduğundan, işletmenin sahip olduğu raporlara yönelik değişiklik yönetiminde zorluklarla karşılaşıldı. BT tarafından yönetilen raporlar, standart değişiklik yönetimi yöntemleri temel alınarak işlendi. Ancak, hacmin büyüklüğünden dolayı şirketin sahip olduğu içeriklerde merkezi olarak değişiklik yapmak mümkün olmadı.

Şirket içinde bir topluluk oluşturun

Şirket, şirket içi eğitim kursları ve kaynakları sağlamak için bir Mükemmeliyet Merkezi (COE) oluşturdu. COE, içerik yazarlarına teknik sorunların çözülmesi, engellerin giderilmesi ve en iyi deneyimin elde edilmesine yönelik yardım sunan bir iç danışmanlık grubu olarak da işlev görür.

1.600’den fazla üyesi bulunan oldukça başarılı bir iç Power BI topluluğu da bulunur. Bu topluluk, Yammer’da yönetilir. Üyeler, konuyla ilgili soruları sorabilir ve kurumsal kısıtlamalar olmadan en iyi deneyimlere yönelik yanıtlar alabilir. Bu kullanıcıdan kullanıcıya etkileşim, COE’nin destek yükünü hafifletir. Ancak, uygun olan durumlarda COE soruları ve yanıtları izler ve konuşmalara dahil olur.

Yeni Power BI uzman ağı, iç topluluğun bir uzantısı gibi çalışır. Ağ, kuruluş kapsamında önceden seçilmiş az sayıda Power BI şampiyonunu içerir. İş birimlerinden seçilen ve hevesle çalışan bu kişiler, işletmenin karşılaştığı zorlukları etkin olarak gidermek için çabalayan nitelikli Power BI uzmanlarıdır. Power BI uzman ağı üyelerinden COE ile belirlenen en iyi deneyimlere ve yönergelere uymaları ve geniş kapsamlı Power BI topluluğunun bunları anlayıp uygulamasına yardımcı olmaları beklenir. Power BI uzman ağı, COE ile işbirliği yapar ve özel eğitim alabilir. Ancak, Power BI uzmanları COE’dan bağımsız olarak çalışır. Her Power BI uzmanı, resmi rollerinin sorumluluklarını ve önceliklerini de göz önünde bulundurarak çalışma şeklini kendisi belirleyebilir.

Geçiş ilerlemesini ve başarısını izleyin

Anahtar performans göstergeleri (KPI’lar), Power BI’a geçiş esnasında sürekli olarak izlenir. Bu göstergeler, şirketin raporun ziyaret edilme sayısı, etkin rapor sayısı ve aylık farklı kullanıcı sayısı gibi ölçümlere yönelik eğilimleri anlamasına yardımcı olur. Artan Power BI kullanımı ve azalan eski iş zekası plaformu kullanımıyla birlikte ölçülür ve ters bir ilişki elde etme hedeflenir. Değişikliklere uyum sağlanması için hedefler her ay güncelleştirilir. Kullanım istenen hızda gerçekleşmiyorsa, uygun eylemlerin uygulanması için sorunlar belirlenir.

Büyük taşımacılık ve lojistik şirketi örneği

Kuzey Amerika merkezli büyük bir taşımacılık ve lojistik şirketi, veri altyapısını ve analiz sistemini modernleştirmek için etkin olarak yatırım yapıyor.

Aşamalı büyüme sürecine olanak tanıyın

Şirket, 2018’de Power BI kullanmaya başladı. Power BI, 2019’un ortasında tüm yeni iş zekası kullanım örnekleri için tercih edilen platform haline geldi. Şirket, 2020’de mevcut iş zekası platformunu ve özel olarak geliştirilen çeşitli ASP.NET iş zekası çözümlerini aşamalı olarak kullanımdan kaldırmaya odaklandı.

Merkezi ve dağıtılmış grupları dengeleyin

Şirketin, merkezi bir iş zekası ekibi ve kuruluş genelinde dağıtılmış analiz grupları olmak üzere iki farklı türde iş zekası ekibi bulunuyor. Hiçbir içerik, platform olarak Power BI’ın sahibi olan merkezi iş zekası ekibine ait değil. Bu şekilde, merkezi iş zekası ekibi, dağıtılmış analiz gruplarını destekleyen bir teknik merkez olarak görev yapıyor.

Analiz gruplarının her biri belirli bir iş birimi veya bir paylaşılan hizmet işlevine atanmış. Küçük gruplar tek bir analistten oluşabiliyor ve büyük gruplar 10-15 analisti içerebiliyor.

Veri kümesi yeniden kullanılabilirliğine odaklanın

Özel ASP.NET iş zekası çözümlerinin kullanılması yeni iş zekası çözümlerinin geliştirilmesini engelliyordu. Gereken yetenek kümesi, self servis içerik yazarlarının sayısının yetersiz kalmasına neden oluyordu. Self servis iş zekası için özel olarak tasarlanan Power BI daha kullanıcı dostu bir platform olduğundan, kullanımı kuruluş genelinde hızla yaygınlaştı.

Şirketteki veri analistlerinin güçlendirilmesiyle anında olumlu sonuçlar elde edildi. Ancak, Power BI ile ilk olarak görselleştirmeye odaklanıldı. Bunun sonucunda, değerli iş zekası çözümleri elde edilse de her birinin rapor ve veri kümesi arasında bire bir ilişkisi bulunan çok sayıda Power BI Desktop dosyası oluştu. Bu, birçok veri kümesinin oluşturulmasına ve verilerin ve iş mantığının çoğaltılmasına neden oldu. Şirket, verilerin, mantığın ve çalışmanın çoğaltılmasını azaltmak için eğitim sundu ve içerik yazarlarına destek sağladı.

Veri erişimini çok yönlü olarak test edin

Şirket, veri ambarı platformu olarak DB2’yi kullanıyordu. Şirket, mevcut veri ambarı tasarımını temel alarak, içeri aktarma modellerinin yerine DirectQuery modellerinin gereksinimlere daha uygun olduğunu belirledi.

Yazarlara Premium lisanslamaya ilişkin eğitim sunun

Power BI’ı kullanmaya başlama eski iş zekası platformuna kıyasla daha kolay olduğundan, önceki iş zekası aracına yönelik lisansı bulunmayan kişiler erken benimseyenilerin çoğunluğunu oluşturuyordu. Beklendiği gibi, içerik yazarlarının sayısı önemli ölçüde arttı. Bu içerik yazarları doğal olarak içeriklerini diğerleriyle paylaşmak istedi. Bu nedenle, sürekli olarak daha fazla Power BI Pro lisansına ihtiyaç duyuldu.

Şirket, özellikle Power BI içeriğini Power BI ücretsiz lisanslarıyla birçok kullanıcıya dağıtmak için Premium çalışma alanlarına büyük bir yatırım yaptı. Destek ekibi, Premium çalışma alanlarının uygun durumlarda kullanıldığından emin olmak için içerik yazarlarıyla birlikte çalışır. Bu, kullanıcının içeriği yalnızca kullanmasını gerektiren durumlarda Power BI Pro lisansının gereksiz tahsis edilmemesini sağlar.

Veri ağ geçitlerini anlama

Önceden, şirket birçok kişisel ağ geçidini kullanıyordu. Bir şirket içi veri ağ geçidi kümesinin kullanılmasıyla yönetim çalışmalarının sorumluluğu merkezi iş zekası ekibine verilir ve içerik yazarı topluluğunun içerik üretmeye odaklanmasına olanak tanınır. Merkezi iş zekası ekibi, kişisel ağ geçitlerinin sayısını azaltmak için iç Power BI kullanıcı topluluğuyla birlikte çalıştı.

Destek planınızı resmi hale getirin

Power BI şirket genelinde daha yaygın olarak benimsendi ve çok katmanlı bir destek yaklaşımının iyi çalıştığı belirlendi:

• 1. katman: Ekip içi: Ekip üyeleri her gün bilgi alışverişinde bulunur.
• 2. katman: Power BI topluluğu: Topluluk üyeleri, bilgi alışverişinde bulunmak ve önemli bilgileri sunmak için iç Teams topluluğunun belirlediği soruları sorar.
• 3. katman: Merkezi iş zekası ekibi ve COE: Ekip üyeleri yardım almak için e-posta isteği gönderir. Haftada iki kez gerçekleştirilen mesai saati oturumları, üyelere sorunları toplu olarak tartışma ve fikir paylaşma olanağı sunar.

Eğitime ve yönetime yatırım yapın

Şirket, geçen yıl boyunca iç eğitim tekliflerini geliştirdi ve veri idaresi programını iyileştirdi. İdare komitesi, dağıtılan her analiz grubunun ve COE’nin önemli üyelerini içerir.

Şirketin iç kataloğunda artık altı iç Power BI kursu sunuluyor. Dashboard in a Day kursu yeni başlayanlara yönelik popüler bir kurs olma unvanını koruyor. Şirket, kullanıcıların becerilerini geliştirmesine yardımcı olmak için üç Power BI kursu ve iki DAX kursundan oluşan bir kurs serisi sunuyor.

Bu, Premium kapasitelerin yönetilmesiyle ilişkili en önemli veri idaresi kararlarından biriydi. Şirket, sahip oldukları kapasiteyi, iş birimleri ve paylaşılan hizmetlerdeki önemli analiz alanlarıyla uyumlu hale getirmeye karar verdi. Böylece, verimsizliklerin yalnızca verimsizliğin oluştuğu bölgeyi etkilemesi sağlandı ve merkezi olmayan kapasite yöneticilerine kapasiteyi uygun buldukları şekilde yönetme olanağı tanındı.

Sonraki adımlar

Diğer faydalı kaynakları da inceleyebilirsiniz:

• Microsoft’un BI dönüşümü
• Power BI kuruluş dağıtımı planlama teknik incelemesi
• Bir günde pano
• Sorularınız mı var? Power BI Topluluğu'na sorun
• Önerileriniz mi var? Power BI'ı geliştirmek için fikirlerinizi paylaşın

Deneyimli Power BI iş ortakları, kuruluşunuzun başarıyla geçiş yapmasına yardımcı olabilir. Bir Power BI iş ortağından yardım almak için Power BI iş ortağı portalını ziyaret edin.