Proje onaylarını yöneten bir akış oluşturmaCreate a flow to manage project approvals

Not

Bu makale SharePoint Online ile PowerApps, Microsoft Flow ve Power BI uygulamalarını kullanmaya ilişkin öğretici serisinin bir parçasıdır.This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. İlgili indirmelerin yanı sıra büyük resmi görmek için seri tanıtımını okuduğunuzdan emin olun.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

Bu görevde, projelere ilişkin onay işlemlerini yöneten bir akış oluşturacağız.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. Microsoft Flow, SharePoint ile tümleşik olduğundan doğrudan listelerden akış oluşturmak oldukça kolaydır.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. Oluşturacağımız akış, Project Requests listesine bir öğe eklendiğinde tetiklenecek.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. Akış, projeyi onaylayana bir e-posta gönderecek ve onaylayan, isteği doğrudan e-postanın içinden onaylama veya reddetme seçeneğine sahip olacak.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. Akış, ardından proje istek sahibine ilgili onay veya ret e-postasını gönderecek ve SharePoint listelerini gerekli şekilde güncelleştirecek.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

1. Adım: Akış şablonunu yapılandırmaStep 1: Configure the flow template

  1. Project Requests listesinde Akış'a ve ardından Akış oluştur'a tıklayın veya dokunun.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Akış oluşturma

  2. Sağ bölmede Yeni bir öğe eklendiğinde onay başlat'a tıklayın veya dokunun.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Onay akışı oluşturma

  3. Oturum açmadıysanız SharePoint ve Outlook oturumu açıp Devam'a tıklayın veya dokunun.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Şablon kullanmak için oturum açma

    Bu adımda akışın şablonunu görebilir ve doldurabilirsiniz.You now see the template for this flow, ready for you to complete. Akıştaki kutular adımları temsil eder.The boxes in the flow represent steps. Bu kutular önceki adımlardan gelenlerin yanı sıra sizin sağladığınız girişleri alır.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Her adım, sonraki adımlara çıkış sağlayabilir.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Onay şablonu

  4. Assigned To kutusuna kiracınızda geçerli olan bir ad girin.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Onay e-postası ilgili kişisi

    Akıştaki bir sonraki kutu, projeyi onaylayanın kararına göre akışı iki daldan birine yönlendirir: Evet ise veya Hayır ise.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Onay koşulu

2. Adım: Onay için eylem oluşturma = evetStep 2: Create actions for Approve = yes

Bu dal varsayılan olarak istek sahibine bir onay e-postası gönderir.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Bu adımda ayrıca Project Requests listesini güncelleştirecek ve proje onaylandığından Project Details listesine bir öğe ekleyeceğiz.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Evet ise dalında Inform item creator of approval (Öğeyi oluşturanı onay konusunda bilgilendir) öğesine ve ardından istek sahibine gönderilen e-posta için varsayılan seçenekleri görmek üzere Düzenle'ye tıklayın veya dokunun.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    E-posta ayarlarını düzenleme

  2. Varsayılan olarak, liste öğesini oluşturmuş olan kişiye aşağıda gördüğünüz konu satırı ve ileti gövdesini içeren bir e-posta gönderilir.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. İsterseniz bunları güncelleştirebilirsiniz.You can update these if you like.

    Varsayılan e-posta ayarları

  3. Eylem ekle'ye tıklayın veya dokunun.Click or tap Add an Action.

    Eylem ekle

  4. Eylem seçin bölümünde "SharePoint" ifadesini aratıp SharePoint - Update item'a (SharePoint - Öğeyi güncelleştir) tıklayın veya dokunun.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Öğeyi güncelleştir eylemi

  5. SharePoint sitesinin URL'sini ve listenin adını girin.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Öğeyi güncelleştir eylemine ilişkin parametreler

  6. Id kutusunu seçin, ardından Dinamik içerik iletişim kutusunda Kimlik'e tıklayın veya dokunun.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Liste kimliği dinamik içerik ekranı

    Dinamik içerik, önceki adımlara bağlı olarak akışın tamamında kullanılabilir.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. Bu durumda SharePoint listesi bilgileri mevcuttur ve bunu oluşturacağımız eylemlerde kullanabiliriz.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Title kutusunu seçin, dinamik içerik iletişim kutusunda "Başlık" ifadesini aratın ve Başlık'a tıklayın veya dokunun.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Liste başlığı dinamik içerik ekranı

  8. Approved kutusuna "Yes" yazın.In the Approved box, enter "Yes". Akışın bu bölümü aşağıdaki görüntüye benzer olmalıdır.This part of the flow should now look like the following image.

    Listeyi güncelleştirme

  9. Eylem ekle'ye tekrar tıklayın veya dokunun.Click or tap Add an Action again. Bu kez, onaylanan proje için Project Details listesine bir öğe ekleyeceğiz.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Eylem ekle

  10. Eylem seçin bölümünde "SharePoint" ifadesini aratıp SharePoint - Create item'ı (SharePoint - Öğe oluştur) seçin.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Öğe oluştur eylemi

  11. SharePoint sitesinin URL'sini ve listenin adını girin.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Öğe oluştur eylemine ilişkin parametreler

  12. Title kutusunu seçin, dinamik içerik iletişim kutusunda "Başlık" ifadesini aratın ve Başlık'a tıklayın veya dokunun.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Liste başlığı dinamik içerik ekranı

  13. RequestId kutusunu seçin, ardından dinamik içerik iletişim kutusunda Kimlik'e tıklayın veya dokunun.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Liste kimliği dinamik içerik ekranı

  14. PMAssigned kutusuna "Unassigned" yazın.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Akışın bu bölümü aşağıdaki görüntüye benzer olmalıdır.This part of the flow should now look like the following image.

    Öğe oluşturma tamamlandı

3. Adım: Onay eylemini gözden geçirme = hayırStep 3: Review action for Approve = no

Bu dal varsayılan olarak istek sahibine bir ret e-postası gönderir.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Bu adımda Project Requests listesini de güncelleştireceğiz.We'll also update the Project Requests list. Proje devam etmediği için Project Details listesine bir öğe eklemeyeceğiz.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Hayır ise dalında Inform item creator of rejection'a (Öğeyi oluşturanı ret konusunda bilgilendir) ve ardından istek sahibine gönderilen e-posta için varsayılan seçenekleri görmek üzere Düzenle'ye tıklayın veya dokunun.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    E-posta ayarlarını düzenleme

  2. Varsayılan olarak, liste öğesini oluşturmuş olan kişiye aşağıda gördüğünüz konu satırı ve ileti gövdesini içeren bir e-posta gönderilir.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. İsterseniz bunları güncelleştirebilirsiniz.You can update these if you like.

    Varsayılan e-posta ayarları

  3. Eylem ekle'ye tıklayın veya dokunun.Click or tap Add an Action.

    Eylem ekle

  4. Eylem seçin bölümünde "SharePoint" ifadesini aratıp SharePoint - Update item'a (SharePoint - Öğeyi güncelleştir) tıklayın veya dokunun.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Öğeyi güncelleştir eylemi

  5. SharePoint sitesinin URL'sini ve listenin adını girin.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Öğeyi güncelleştir eylemine ilişkin parametreler

  6. Id kutusunu seçip dinamik içerik iletişim kutusunda Kimlik'e tıklayın veya dokunun.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Liste kimliği dinamik içerik ekranı

  7. Title kutusunu seçin, dinamik içerik iletişim kutusunda "Başlık" ifadesini aratın ve Başlık'a tıklayın veya dokunun.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Liste başlığı dinamik içerik ekranı

  8. Approved kutusuna "No" yazın.In the Approved box, enter "No". Akışın bu bölümü aşağıdaki görüntüye benzer olmalıdır.This part of the flow should now look like the following image.

    Listeyi güncelleştirme

  9. Ekranın sağ üst kısmında Akış oluştur'a tıklayın veya dokunun.At the top right of the screen, click or tap Create flow.

    Akış tamamlanır ve kutuları daralttığınızda aşağıdaki gibi görünür.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Tamamlanmış akış

  10. Ekranın sağ üst kısmında Bitti'ye tıklayın veya dokunun.At the top right of the screen, click or tap Done.

    Bitti düğmesi

4. Adım: Onay akışını çalıştırmaStep 4: Run the approval flow

  1. Project Requests listesinde Hızlı Düzenleme'ye tıklayın ve aşağıdaki gibi bir öğe ekleyin:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Title = "New monitor for Megan"Title = "New monitor for Megan"

    • Description = "Megan needs a 24" monitor"Description = "Megan needs a 24" monitor"

    • ProjectType = "New hardware"ProjectType = "New hardware"

    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"

    • Requestor = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"

    • Approved = "Pending"Approved = "Pending"

      Listeye eklenen öğe

  2. İşlemi tamamladığınızda sayfanın üst kısmındaki Bitti'ye tıklayın.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Bitti onay işareti

  3. Onaylayanın e-posta hesabına ait gelen kutusunu kontrol edin.Check the inbox of the approver's email account. Aşağıdakine benzer bir e-posta almış olmanız gerekir.You should have an email like the following.

    Allan Deyoung'a gönderilen e-posta

  4. Onayla'ya veya Reddet'e tıkladığınızda akış başka bir işlem çalıştırır ve doğrudan e-posta olarak aşağıdakine benzer bir geri bildirim alırsınız.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Onay eylemi tamamlandı

  5. Akış tarafından Megan'a, Allan'ın yanıtını içeren, aşağıdakine benzer bir e-posta gönderilir.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Akışın sahibi olduğu için, bu e-postanın göndereni Megan'dır.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Megan Bowen'a gönderilen e-posta

Sonraki adımlarNext steps

Bu öğretici serisinin bir sonraki adımında, projeleri yönetmeye yönelik bir uygulama oluşturacağız.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.