Створіть і протестуйте робочий процес затвердження за допомогою Power Automate

За допомогою Power Automate цього ви можете керувати затвердженням документів або процесів у кількох службах, включаючи SharePoint Dynamics 365, Salesforce, for Business, OneDrive Zendesk або WordPress.

Щоб створити робочий процес затвердження, додайте до будь-якого ланцюжка Затвердження - Пуск і дочекайтеся дії затвердження . Після того, як ви додасте цю дію, ваш Flow зможе керувати затвердженням документів або процесів. Наприклад, можна створити потоки затвердження документів, які затверджують рахунки-фактури, замовлення на виконання робіт або комерційні пропозиції. Ви також можете створювати потоки затвердження процесів, які схвалюють запити на відпустку, понаднормову роботу або плани подорожей.

Затверджувачі можуть відповідати на запити зі своєї електронної поштової скриньки, центру затверджень Power Automate або програми Power Automate .

Створення потоку затвердження

Ось огляд ланцюжка, який ми створимо та протестуємо:

Процес погодження.

Потік виконує наступні етапи:

  1. Починається, коли хтось створює запит на відпустку в SharePoint онлайн-списку.

  2. Додає запит на відпустку до центру погодження, а потім надсилає його електронною поштою затверджувачу.

  3. Надсилає електронний лист із рішенням затверджувача особі, яка подала запит на відпустку.

  4. Доповнює SharePoint онлайн-список коментарями до рішення затверджувача.

Порада

Для отримання детальної інформації про використання SharePoint з Power Automate перейдіть до SharePoint документації.

Важливо

Завжди дотримуйтесь найкращих практик безпеки SharePoint та найкращих практик вашої організації, щоб забезпечити безпеку вашого середовища. Безпека виходить за рамки цієї статті.

вимоги

Щоб пройти цей урок, ви повинні мати доступ до:

  • Power Automate.
  • Онлайн-список SharePoint .
  • Office 365 Outlook і Office 365 обліковий запис користувачів.

Нотатка

Хоча в цьому покроковому керівництві ми використовуємо SharePoint Online та Office 365 Outlook, ви можете використовувати інші служби, такі як Zendesk, Salesforce або Gmail. Якщо ви використовуєте SharePoint 2010 рік, перегляньте SharePoint статтю Вихід на пенсію за 2010 рік

Перш ніж створювати ланцюжок, створіть SharePoint онлайн-список. Пізніше ми використаємо цей список, щоб надіслати запит на схвалення відпусток.

Створіть такі стовпці в онлайн-списку SharePoint :

Column Ввести
Звання Один текстовий рядок
Дата початку Дата й час
Дата завершення Дата й час
Коментарі Один текстовий рядок
Затверджені Так або ні
Коментарі менеджера Один текстовий рядок

Запишіть ім’я та URL-адресу списку Online SharePoint . Ці елементи знадобляться вам пізніше, коли ви налаштуєте SharePoint тригер- Коли елемент створено .

Створіть автоматизований хмарний потік

  1. авторизуйтесь до. Power Automate

  2. Виберіть Мої ланцюжки на панелі навігації ліворуч.

  3. У меню вгорі ліворуч виберіть Новий потік>Автоматизований хмарний потік.

Як додати тригер

  1. Дайте своєму ланцюжку назву.

  2. У розділі Виберіть тригер ланцюжка виберіть Коли створюється елемент - SharePoint, а потім натисніть Створити.

  3. На картці Під час створення елемента виберіть Адресу сайту та Ім’я списку для списку, створеного SharePoint раніше.

Адреса сайту та ім’я списку — це елементи, які ви зазначали раніше в цьому покроковому керівництві.

SharePoint Інформація.

Додавання дії профілю

  1. Виберіть Новий крок, а потім введіть профіль у полі пошуку Вибрати дію .

  2. Виберіть Office 365 Користувачі.

  3. Знайдіть і виберіть дію Отримати мій профіль (V2).

    Пошук профілю.

  4. Виберіть поля профілю, які ви хочете включити в ланцюжок, а потім натисніть «Створити », щоб зберегти виконану роботу.

Як додати дію схвалення

  1. Виберіть елемент Новий крок.

  2. Введіть схвалення в полі Виберіть дію .

  3. Виберіть Пуск і дочекайтеся дії затвердження .

    Виберіть дію «Схвалення».

  4. Налаштуйте «Пуск» і дочекайтеся картки схвалення , яка відповідатиме вашим потребам.

    Нотатка

    Поля «Тип затвердження», «Заголовок» і « Призначено до» є обов’язковими. Ви можете використовувати Markdown для форматування поля «Подробиці ».

    налаштувати Пуск і дочекатися затвердження.

Нотатка

Ця дія надсилає запит на затвердження на адресу електронної пошти, зазначену в полі Призначено.

Якщо цього вимагає сценарій, ви можете прикріпити файли до своїх запитів на схвалення, які використовують Microsoft Dataverse.

Як додати дію електронної пошти для схвалення

Виконайте ці дії, щоб надіслати електронний лист, якщо запит на відпустку схвалено.

  1. Виберіть Додати дію в гілці умови Якщо так .

    Додайте новий крок.

  2. Введіть надіслати електронний лист у поле пошуку на картці Вибрати дію .

  3. Виберіть дію Надіслати електронний лист (V2).

    Виберіть Надіслати дію електронною поштою.

  4. Налаштуйте електронну картку відповідно до своїх потреб.

    Нотатка

    Кому, Суб’єкту таТілу обов’язкові .

    Ця картка є шаблоном для листа, який надсилається при зміні статусу запиту на відпустку.

    У полі Тіло на картці Надіслати електронний лист (V2) використовуйте маркер коментарів із розділу Схвалення - Почати дію.

Налаштуйте затверджений шаблон листа.

Як додати дію оновлення для схвалених запитів

  1. Виберіть Додати дію в гілці Якщо так .

  2. Введіть SharePoint у полі пошуку на картці Вибрати дію, виберіть фільтр, а потім виберіть SharePoint дію Оновити елемент .

    Виберіть пункт Оновити.

  3. Налаштуйте картку елемента Оновити відповідно до своїх потреб.

Нотатка

Адреса сайту, ім’я списку, ідентифікатор ізаголовок обов’язкові .

Оновити конфігурацію елемента.

Як додати дію з електронною поштою для відхилень

  1. Виберіть Додати дію на панелі Якщо гілки немає .

  2. Введіть Надіслати в поле пошуку картки Вибір дії, виберіть Outlook, щоб відфільтрувати дії , а потім виберітьOffice 365 дію Надіслати електронний лист (V2) - Outlook Office 365 .

    Виберіть дію Надіслати електронний лист.

  3. Налаштуйте електронну картку відповідно до своїх потреб.

    Ця картка є шаблоном електронного листа, який надсилається в разі зміни статусу запиту на відпустку.

конфігурація відхилених запитів.

Додано дію оновлення для відхилених запитів

  1. Виберіть Додати дію.

  2. Введіть оновлення в поле пошуку на картці Вибрати дію , а потім виберіть елемент Оновити - SharePoint дія.

    Виберіть пункт Оновити.

  3. Налаштуйте картку відповідно до ваших потреб.

Нотатка

Адреса сайту, ім’я списку, ідентифікатор ізаголовок обов’язкові .

Оновити картку товару.

  1. Виберіть Зберегти , щоб зберегти виконану роботу.

Якщо ви слідкували за цим, ваш ланцюжок має нагадувати цей скріншот:

Завершений потік.

Тепер, коли ми створили ланцюжок, настав час його протестувати!

Надішліть запит на схвалення, щоб протестувати ланцюжок

Створіть запит на відпустку в SharePoint онлайн-списку, який ви створили раніше.

Після того, як ви збережете цей запит, ланцюжок спрацює, а потім:

  1. Створює запит у центрі погоджень.
  2. Надсилає електронний лист із запитом на схвалення затверджувачам.

Створюйте довготривалі схвалення

Якщо ланцюжок триватиме понад 30 днів, збережіть схвалення Microsoft Dataverse. Це дає змогу створювати ланцюжки, які реагують на відповіді на запити на схвалення, навіть після закінчення часу очікування початкового запуску ланцюжка.

Для цього використовуйте два ланцюжки: один для надсилання запиту на затвердження, а інший для запуску бізнес-логіки відповідей на запит на схвалення на основі дії Створити схвалення (v2). Докладніше про довготривалі схвалення.

Порада

Якщо ви користуєтеся сучасними поштовими клієнтами, вам не потрібно замислюватися, чи потрібен запит, оскільки Power Automate автоматично оновлюється лист, який вказує на те, що запит на схвалення виконано.

Як скасувати запит на схвалення

Іноді може виникнути потреба скасувати надісланий запит на підтвердження. Можливо, ви припустилися помилки в запиті, або він більше не актуальний. У будь-якому випадку особа, яка надіслала запит, може скасувати його, виконавши такі дії:

  1. Виберіть схвалення
  2. Виберіть Скасувати затвердження на бічній панелі.

Порада

Ви завжди можете вибрати вкладку Історія , щоб переглянути скасовані запити на підтвердження.

Нотатка

Функція скасування підтримується дією Створити схвалення (v2).

Запит на схвалення від гостьових користувачів

Ви можете надсилати запити на затвердження особам за межами вашої організації. Для цього використовуйте Microsoft Entra гостьових користувачів, запрошуючи в гості користувачів з інших клієнтів.

Коли ви призначаєте роль гостю, він отримує дозвіл, необхідний для участі в процесі затвердження.

Тепер, коли ви створили та протестували свій ланцюжок, обов’язково розкажіть іншим, як ним користуватися.

Див. також