默认情况下,在 Outlook 2010 及更高版本中,共享邮件文件夹在缓存模式下下载

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症状

默认情况下,如果在缓存模式下配置 Microsoft Outlook 2010 或更高版本的配置文件,并且将其他用户的邮箱或共享文件夹添加到配置文件中,则共享邮箱中有权访问的所有文件夹中的所有项目都下载到本地缓存中。 这是自 2007 Microsoft Office Outlook的一项更改,2007 年默认仅缓存共享的非邮件文件夹项目。

例如,下图显示了为表示为"管理"的共享"收件箱"文件夹。 此收件箱文件夹正在 Outlook 2010 中缓存,因为当导航窗格中选择此文件夹时,状态栏会显示"已连接"。

正在缓存的共享邮箱示例

原因

This problem is caused by a change in the default shared folder caching behavior that was introduced in Outlook 2010 and persists in later versions of Outlook.

解决方案

若要更改 Outlook 2010 或更高版本中的共享文件夹缓存行为以匹配 Office Outlook 2007 中的默认行为,必须将以下注册表数据添加到 Outlook 客户端。 在这种情况下,仅缓存非邮件文件夹,如日历、联系人和任务文件夹。

键:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office<xx.0> \Outlook\Cached 模式

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<xx.0> \Outlook\Cached 模式

注意 <xx.0> 占位符表示 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 365,15.0 = Office 2013,14.0 = Office 2010) 。

名称:CacheOthersMail
类型:DWORD:
值:0

备注

如果在注册表项中配置注册表值,则更改 \Policies 将应用于所有现有的 Outlook 配置文件。 如果在非 Policies 项中配置注册表值,则更改仅适用于您创建的新 Outlook 配置文件。

可以使用下列方法之一为 Outlook 2010 或更高版本配置此注册表数据:

  • 手动更改 Windows 注册表。
  • 使用组策略设置配置注册表。
  • 使用 Office 自定义工具部署共享邮件文件夹缓存设置。

无论使用哪种方法,如果禁用共享邮件文件夹的缓存,则当您在导航窗格中选择另一个邮箱中的共享邮件文件夹时,Outlook 状态栏将显示"联机"。 下图对此进行了说明。

显示联机的 Outlook 状态栏示例

在此配置中,当您在 Outlook 中脱机工作时,邮件文件夹中的项目不可用。 但是,当您在 Outlook 中脱机工作时,非邮件文件夹中的项目仍然可用。

方法 1 - 手动修改 Windows 注册表

重要

此部分(或称方法或任务)介绍了修改注册表的步骤。 但是,注册表修改不当可能会出现严重问题。 因此,请务必严格按照这些步骤操作。 为了加强保护,应先备份注册表,再进行修改。 如果出现问题,可以还原注册表。 若要详细了解如何备份和还原注册表,请参阅如何在 Windows 中备份 和还原注册表

若要更改 Outlook 2010 或更高版本中的共享文件夹缓存行为以匹配 Office Outlook 2007 中的默认行为,您必须向 Outlook 客户端添加注册表值。 为此,请按照下列步骤操作:

  1. 退出 Outlook。

  2. 启动注册表编辑器。 为此,请根据你的 Windows 版本,使用以下过程之一。

    • Windows 10 和 Windows 8:按 Windows 键+R 打开"运行"对话框。 键入 regedit.exe, 然后按"确定 "。
    • Windows 7 和 Windows Vista: 选择" 开始", 在regedit.exe 键入"开始",然后按 Enter。
  3. 找到注册表项,然后选择注册表项: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\xx.0\Outlook\Cached Mode

    备注

    xx.0 占位符表示 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 365,15.0 = Office 2013,14.0 = Office 2010) 。

    如果 缓存模式 密钥不存在,请执行以下步骤创建此密钥:

    1. 选择 Outlook 键。
    2. 在"编辑" 菜单上,指向 "新建", 然后选择"项 "。
    3. 键入 缓存模式,然后按 Enter。
    4. 选择 缓存模式密钥 ,然后转到步骤 4。
  4. 在"编辑" 菜单上,指向 "新建", 然后选择 "DWORD 值"。

  5. 键入 CacheOthersMail,然后按 Enter。

  6. 在"编辑 "菜单 上,选择"修改 "。

  7. 键入 0, 然后选择"确定 "。

  8. 退出注册表编辑器。

  9. 启动 Outlook。

备注

此方法仅影响您创建的任何新的 Outlook 配置文件。 若要更改所有现有 Outlook 配置文件的行为,请添加以下注册表项路径中的注册表值:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

the <xx.0> placeholder represents your version of Office (16.0 = Office 2016, Office 2019, or Outlook for Office 365, 15.0 = Office 2013, 14.0 = Office 2010) .

方法 2 - 使用组策略设置配置注册表

可以使用组策略设置配置在 Outlook 2010 或更高版本中更改默认共享文件夹缓存行为所需的注册表项值

Outlook 2013 或更高版本

Outlook 的默认组策略模板文件包含控制此功能的策略设置。 这些为适用于 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Outlook for Office 365 和 Outlk15.admx 和 Outlk15.adml for Outlook 2013 的 Outlk16.admx 和 Outlk16.adml。

若要使用 Outlook 组策略模板部署此设置,请按照以下步骤操作:

  1. 从 Microsoft 下载中心下载以下文件:

  2. 将admintemplates_32bit.exe或admintemplates_64bit.exe文件解压缩到磁盘上的文件夹中。

  3. 将适用于 Outlook 版本的文件复制到 C:\Windows\PolicyDefinitions 文件夹。

    Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 36:Outlk16.admx
    Office 2013:Outlk15.admx

  4. 将适用于 Outlook 版本的文件复制到 C:\Windows\PolicyDefinitions \ xx-xx

    Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 36:Outlk16.adml
    Office 2013:Outlk15.adml

    其中 xx-xx 是语言区域性名称。 例如,对于英语 (美国) ,语言区域性名称为 en-us。 有关语言区域性名称详细信息,请参阅语言区域性名称、代码和 ISO 值 表 [C++]

    备注

    必须从正确的语言文件夹复制 .adml 文件。

  5. 启动组策略对象编辑器或组策略管理控制台。

    备注

    由于您可能将策略设置应用于组织单位而不是整个域,因此在应用策略设置的这一方面,步骤也可能有所不同。 因此,请查看 Windows 文档了解详细信息。

  6. 在组策略对象编辑器或组策略管理控制台的"用户配置"下,展开"管理模板",展开 Microsoft Outlook 版本,展开 "Outlook 选项",然后选择"委派" 节点。

    Outlook 2013 的屏幕截图:

    Outlook 2013 的屏幕截图

  7. "代理" 下,双击"禁用共享邮件文件夹缓存"。

  8. 选择 "已启用",然后选择"确定 "。

    此时,在复制组策略设置更新时,策略设置将应用于 Outlook 2013 客户端工作站。 若要测试此更改,请在命令提示符下键入 gpupdate /force 命令,然后按 Enter:

运行此命令后,在客户端工作站上启动注册表编辑器,以确保注册表值存在于客户端上,并且其 CacheOthersMail 值为 0:

键:HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<xx.0> \Outlook\Cached Mode

注意 <xx.0> 占位符表示 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 365,15.0 = Office 2013) 。

名称:CacheOthersMail
类型:DWORD:
值:0

如果在注册表中看到此注册表数据,则组策略设置已应用于此客户端。 启动 Outlook 2013 以验证此更改是否实现。

Outlook 2010

Outlook 2010 的默认组策略 (Outlk14.adm) 不包含控制此功能的策略设置。 因此,必须使用自定义组策略模板来管理此功能。

若要使用自定义组策略模板部署此设置,请按照以下步骤操作:

  1. 从 Microsoft 下载中心下载以下文件:

    https://download.microsoft.com/download/2/1/F/21FB30E6-C526-4B65-BAF1-7FE0E2252879/outlk14-DisableCachingSharedMailFolders.zip

    备注

    自定义 .adm 模板包含以下文本。

    类用户
    CATEGORY ?L_MicrosoftOfficeOutlookCachedSharedMailFolders
    POLICY ?L_TurnOnOffSharedMailFolderCaching
    KEYNAME "Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Cached Mode"
    EXPLAIN ?L_TurnOnOffSharedMailFolderCachingExplain
    VALUENAME "CacheOthersMail"
    VALUEON NUMERIC 0
    VALUEOFF NUMERIC 1
    结束策略结束类别
    [strings]
    L_MicrosoftOfficeOutlookCachedSharedMailFolders="Outlook 2010 共享邮件文件夹缓存"
    L_TurnOnOffSharedMailFolderCaching="禁用共享邮件文件夹缓存"
    L_TurnOnOffSharedMailFolderCachingExplain="此策略控制 Outlook 2010 \n \n 中的共享邮件文件夹的缓存 默认情况下,Outlook 2010 缓存您有权访问的共享邮件和非邮件 (日历、联系人、任务) 。\n \n 启用此策略以将 Outlook 配置为仅缓存共享的非邮件文件夹。 这将镜像 Outlook 2007 中的默认共享文件夹缓存行为。\n \n 如果禁用此策略或不配置此策略,则当您向配置文件中添加其他邮箱时,您有权访问的共享邮件和非邮件文件夹将缓存在 .ost 文件中。"

  2. 将 Outlk14-DisableCachingSharedMailFolders.adm 文件添加到组策略对象编辑器或组策略管理控制台。

    备注

    将 .adm 文件添加到组策略对象编辑器或组策略管理控制台的步骤会有所不同,具体取决于正在运行的 Windows 版本。 此外,由于您可能将策略设置应用于组织单位而不是整个域,因此在应用策略设置的这一方面,步骤也可能有所不同。 因此,请查看 Windows 文档了解详细信息。

    将 .adm 模板添加到组策略对象编辑器或组策略管理控制台后,转到步骤 3。

  3. 在组策略对象编辑器或组策略管理控制台的"用户配置"下,展开"经典管理模板 (ADM) " 以找到自定义模板的策略节点。 通过使用步骤 1 中提供的自定义 *.adm 模板,此节点名为 "Outlook 2010 共享邮件文件夹缓存"。

    Outlook 2010 共享邮件文件夹缓存

  4. "Outlook 2010 共享邮件文件夹缓存" 下,双击"禁用共享邮件文件夹缓存"。

  5. 选择 "已启用",然后选择"确定 "。

    此时,在复制组策略设置更新时,策略设置将应用于 Outlook 2010 客户端工作站。 若要测试此更改,请在命令提示符下键入 gpupdate /force 命令,然后按 Enter。

运行此命令后,在客户端工作站上启动注册表编辑器,以确保 CacheOthersMail 注册表值存在于客户端上,并且其值为 0:

键:HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Cached Mode

名称:CacheOthersMail
类型:DWORD:
值:0

如果在注册表中看到此注册表数据,则组策略设置已应用于此客户端。 启动 Outlook 2010 以验证此更改是否实现。

方法 3 - 使用 Office 自定义工具部署共享邮件文件夹缓存设置

您可以使用 OFFICE 自定义工具 (OCT) 部署"共享邮件文件夹缓存"设置。

Outlook 2013 或更高版本

若要在 Outlook 2013 或更高版本中部署此设置,请使用 Office 自定义工具 (OCT) 内置设置。 为此,请按照下列步骤操作:

备注

必须具有企业版本的Microsoft Office OCT。 如果您拥有 Office 零售版,当您尝试启动 OCT:找不到运行 Office 自定义工具所需的文件时,会收到以下错误。 从符合条件的产品的安装点运行安装程序。

  1. 选择 "开始",在"开始搜索"框中 键入 cmd, 然后按 Enter。

  2. 在命令提示符处,键入 Office 安装文件的路径,后跟"/admin",如下所示,然后按 Enter:

    \\Server\share\Office\Setup.exe /admin

  3. "选择产品"对话框中,为以下产品选择"新建 安装程序自定义文件"。

  4. 在"选择产品"对话框中 选择 Office 产品,然后选择"确定 "。

  5. 在 OCT 的导航窗格中,选择"修改用户设置",展开 您的 Microsoft Outlook 版本,展开 "Outlook 选项",然后选择"代理"。

  6. 双击"禁用 共享邮件文件夹缓存"。

  7. 选择 "已启用",然后选择"确定 "。

  8. 在 OCT 中完成所有剩余任务,然后保存 .msp 文件。

  9. 通过此 .msp 文件部署 Office。

备注

此方法仅影响您创建的任何新的 Outlook 配置文件。 若要更改所有现有 Outlook 配置文件的行为,请添加以下注册表项路径中的注册表值:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\\<xx.0>\Outlook\Cached Mode

the <xx.0> placeholder represents your version of Office (16.0 = Office 2016, Office 2019, or Outlook for Office 365, 15.0 = Office 2013) .

Outlook 2010

若要在 Outlook 2010 中部署此设置,请使用 Office Customization Tool (OCT) 中的"添加注册表项"选项。 为此,请按照下列步骤操作:

备注

必须具有企业版的 Microsoft Office 2010,以使用 OCT。 如果您有 Office 2010 的零售版本,当您尝试启动 OCT:找不到运行 Office 自定义工具所需的文件时,会收到以下错误。 从符合条件的产品的安装点运行安装程序。

  1. 选择 "开始",在"开始搜索"框中 键入 cmd, 然后按 Enter。

  2. 在命令提示符下,键入以下内容,然后按 Enter:

    \\Server\share\Office2010\Setup.exe /admin

  3. "选择产品"对话框中,为以下产品选择"新建 安装程序自定义文件"。

  4. 在"选择产品"对话框中 选择 Office 产品,然后选择"确定 "。

  5. 在 OCT 的导航窗格中,选择"修改用户设置", 然后选择"添加 "。

  6. 在"添加/修改注册表项"对话框中,进行以下更改,然后选择"确定 "。

    1. :HKEY_CURRENT_USER
    2. 日期类型**:REG_DWORD**
    3. :Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Cached Mode
    4. 值名称:CacheOthersMail
    5. 值数据: 0

    下图显示了在"添加/修改注册表项"对话框中 所做的更改

    添加/修改注册表项

    "添加**/** 修改注册表项"对话框中选择"确定"后,OCT 将显示此注册表数据。 此更改显示在下图中。

    添加/修改注册表项的结果

  7. 在 OCT 中完成所有剩余任务,然后保存 .msp 文件。

  8. 通过此 .msp 文件部署 Office 2010。

备注

此方法仅影响您创建的任何新的 Outlook 配置文件。 若要更改所有现有 Outlook 配置文件的行为,请添加以下注册表项路径中的注册表值:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Cached Mode

更多信息

禁用下载所有共享文件夹

在使用缓存模式配置文件时,可以禁用所有共享文件夹的缓存。 这包括共享邮件文件夹和共享的非邮件文件夹。 此设置在 OCT 和组策略模板中可用。

OCT

在 OUTLOOK 2010 及更高版本的 OCT 中,控制所有共享文件夹缓存的设置位于修改用户设置、Microsoft Outlook 版本、帐户设置、Exchange、缓存 Exchange 模式下,该设置名为下载共享的非邮件文件夹。

下图显示了 Outlook 2010 OCT 中的此设置。

Outlook 2010 OCT 中的设置

使用 OCT 禁用此设置时,Outlook 客户端上配置了以下注册表项值。

密钥 \ :HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office<xx.0>\Outlook\Cached Mode

注意 <xx.0> 占位符表示 Office 版本 (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 365,15.0 = Office 2013,14.0 = Office 2010) 。

名称:DownloadSharedFolders
类型:DWORD
值:0

组策略模板

在 Outlook 2010 及更高版本的组策略模板中,控制所有共享文件夹缓存的设置位于"用户配置"、"管理模板"、Microsoft Outlook 版本、"帐户设置"、"Exchange"和"缓存 Exchange 模式"下,该设置名为"下载共享的非邮件文件夹"。

下图显示了在 Outlook 2010 中控制此设置的组策略管理编辑器。

该图显示了在 Outlook 2010 中控制此设置的组策略管理编辑器

使用组策略设置禁用此设置时,在 Outlook 2010 客户端上配置以下注册表项值。

密钥 \ :HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office<xx.0>\Outlook\Cached Mode

注意 <xx.0> 占位符表示 Office (16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Office 365,15.0 = Office 2013,14.0 = Office 2010) 。

名称:DownloadSharedFolders
类型:DWORD
值:0

对脱机 Outlook Data (.ost 文件) 的影响

如果将 Outlook 配置为下载共享文件夹,共享文件夹的内容将存储在本地脱机 Outlook 数据 (.ost) 文件中。 如果共享文件夹包含许多项目或大型附件,则 .ost 文件大小可能会显著增加。

此外,Outlook 2013 还引入了对站点邮箱的支持。 网站邮箱功能需要 Exchange Server 2013 或更高版本以及 SharePoint 2013 或更高版本。 如果您在其中一个环境中工作并被授予网站邮箱权限,则网站邮箱将自动添加到 Outlook 2013 或更高版本。 如果已启用下载共享文件夹,网站邮箱内容将同步到本地 .ost 文件。 这可能会导致 .ost 文件大大增大。

有关大型 Outlook 数据文件和性能的信息,请参阅 You may experience application pauses if you have a large Outlook data file

如果 .ost 文件的大小受策略限制,则缓存共享文件夹可能会导致达到 .ost 文件大小限制。 有关管理员可能用于限制 Outlook 数据文件大小的策略详细信息,请参阅如何在 Outlook 中为 (.pst) 和 (.ost) 文件配置大小限制。