自动存档功能在Outlook

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你的Outlook邮箱会随着项目的创建而增长,方式与桌面上的纸张一样。 在基于纸张的世界,您有时可能会收缩文档,并存储重要但很少使用的文档。 你可以根据年龄丢弃不太重要的文档,如杂志和杂志。

您可以在 2003 和更高版本中Outlook同一过程。 通过在"文件"菜单上选择"存档", 可以手动 将旧项目转移到 存储 文件。 或者,您可以使用自动存档功能自动传输旧项目。 当项目达到指定的年龄时,它们将被视为旧的。 使用自动存档功能,可以删除或移动旧项目。 Outlook可以存档所有类型的项目,但只能找到电子邮件文件夹中存储的文件,例如附加到电子邮件的 Microsoft Excel 电子表格或 Microsoft Word 文档。 无法存档未存储在电子邮件文件夹中的文件。

自动存档功能有两个步骤。 首先,打开自动存档功能。 其次,为要存档的每个文件夹设置自动存档功能的属性。

备注

如果在同一Exchange配置文件中有多个Outlook帐户,则默认自动存档设置将应用于所有帐户。 若要避免这种情况,请对文件夹级别应用自动存档设置。

在文件夹级别,您可以确定要存档的项目以及存档这些项目的频率。 可以自动存档各个文件夹,也可以配置所有文件夹的默认自动存档设置。 然后为不希望使用默认自动存档设置的单个文件夹配置自动存档设置。 每次启动自动存档时,自动存档功能Outlook。 Outlook按日期检查每个文件夹的自动存档属性,将旧项目移动到存档文件。 移动到"已删除邮件"文件夹的项目将被删除。

Outlook 2003 和 Outlook 2007

默认情况下,在Outlook自动存档功能时设置多个文件夹。 以下列表是启用自动存档功能的文件夹以及每个文件夹的默认分页周期:

  • 日历文件夹 (六个月)
  • 任务文件夹 (六个月)
  • "日记"文件夹 (六个月)
  • The Sent Items folder (two months)
  • "已删除邮件"文件夹 (两个月)

收件箱、便笺、联系人和草稿文件夹不会自动打开自动存档功能。 不能将"自动存档"功能与"联系人"文件夹一同使用,因为"联系人"文件夹没有存档属性。

Outlook 2010 及更高版本

默认情况下,自动存档功能在 2010 Outlook版本中关闭。 默认情况下,2003 和 Outlook 2007 Outlook启用自动存档功能。 如果不在 Outlook 2003 或 Outlook 2007 中禁用自动存档功能并升级到 Outlook 2010 或更高版本,则自动存档功能将保持启用状态。

存档和导出项目之间的区别

在存档项目时,只能将项目存档到 (.pst) 文件夹中。 导出项目时,您可以将项目导出到许多不同的文件类型,包括 .pst 文件和分隔的文本文件。 现有文件夹结构将保留到新的存档文件中。 如果存档的文件夹上方有一个父文件夹,则父文件夹是在存档文件中创建的。 但是不会存档父文件夹中的项目。 这样,存档文件和邮箱之间存在相同的文件夹结构。 文件夹在存档后就地保留,即使它们为空。 只能存档一种文件类型,即 .pst 文件。

导出项目时,原始项目会复制到导出文件中,但它们不会从当前文件夹中删除。

如何打开自动存档功能

对于 Outlook 2010 及更高版本:

  1. 选择" 文件 "选项卡,然后选择" 文件"菜单上的 "选项 " 选项卡。
  2. 选择“高级”选项卡。
  3. 选择 "自动存档设置"。
  4. 选中" 自动存档每个" 复选框。 在" 天"框中 键入一个数字,以指定自动存档过程的运行频率。
  5. 如果要在存档项目之前收到通知,请选中"自动 存档 前提示"复选框。
  6. 在"默认存档文件"框中,键入要传输到的存档项目的文件名,或选择"浏览"从列表中选择。
  7. 选择“确定”两次。

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003:

  1. 在" 工具" 菜单上,选择 "选项",然后选择"其他 " 选项卡。
  2. 选择 "自动存档"。
  3. 选中以选中" 自动存档每个 "复选框,然后通过键入天数框中的一个数字来指定自动存档 过程的运行频率
  4. 如果要在存档项目之前收到通知,请选中"自动 存档 前提示"复选框。
  5. 在"默认存档文件"框中,键入要传输到的存档项目的文件名,或选择"浏览"从列表中选择。
  6. 选择“确定”两次。

现在,你已打开自动存档功能,必须设置每个文件夹的自动存档属性。

重要

您Outlook默认存档 (.pst) 文件必须位于本地计算机上。 仅在 2010 Outlook和非常具体的条件下才支持使用网络 .pst 文件。 有关限制通过网络使用 .pst 文件的信息,请参阅通过 LAN 和 WAN 链接 (.pst) 文件使用个人文件夹的限制

如何设置文件夹的自动存档属性

对于 Outlook 2010 及更高版本:

方法 1:

  1. 选择要自动存档的文件夹。
  2. 选择"文件夹" 选项卡,然后选择"自动存档设置"。

方法 2:

  1. 右键单击要自动存档的文件夹, 然后选择属性
  2. 选择" 自动存档" 选项卡。
  3. 若要设置 此文件夹的自动存档 属性,请选中" 清除项目之前的项目" 复选框。
  4. 若要指定何时必须将项目自动传输到存档文件,在"月"框中 键入一个数字
  5. 若要指定要传输到的存档项目的文件,请选择"将旧项目移动到"。
  6. "将旧项目移动到 "框中,键入存档项目的文件名。 或者,选择"浏览"从列表中选择,然后选择"确定 "。

对于 Outlook 2007 和 Outlook 2003:

  1. "文件夹列表"中,右键单击要自动存档的文件夹,然后选择"属性 "。
  2. 选择" 自动存档" 选项卡。
  3. 若要设置此文件夹的自动存档属性,请选择"清除低于 的项目"。
  4. 若要指定何时必须将项目自动传输到存档文件,在"月"框中 键入一个数字
  5. 若要指定要传输到的存档项目的文件,请选择"将旧项目移动到"。
  6. "将旧项目移动到 "框中,键入存档项目的文件名。 或者,选择"浏览"从列表中选择,然后选择"确定 "。