Microsoft Dynamics GP 中应收帐款管理的年尾结束程序

本文包含 Microsoft Dynamics GP 中"应收帐款管理"中的年度结束结束流程清单。 本文还包含有关年度结束流程的每个步骤的详细信息,以及如何将年至今财务费用信息添加到 12 月和 1 月的客户对帐单中。

适用于:   Microsoft Dynamics GP
原始 KB 编号:   857444

摘要

备注

在按照本文中的说明进行操作之前,请确保具有可在出现问题时还原的数据库的完整备份副本。

本文介绍了 Microsoft Dynamics GP 中针对应收帐款管理的建议结束结束程序。 执行一个或多个过程之前,请阅读本文。

获取技术支持

如果对如何执行这些过程有疑问,请联系 Microsoft Dynamics 技术支持。 若要创建支持请求,请按照以下步骤操作:

  1. 请访问 Microsoft 商业支持
  2. 在类别列表中,选择 "Microsoft Dynamics GP"。
  3. 在子类别列表中,选择" 收帐款管理",然后选择"下一 步"。

或者,通过电话联系 Microsoft Dynamics 技术支持,电话号码为 (888) 477-7877。

年度结束结束清单

您可以在会计年度结束和日历年结束时使用此清单。

备注

尽管"应收帐款管理"对日期敏感,但以下各项根据"应收帐款管理"的关闭进行更新:

  • SmartList 对象
  • 应收帐款管理摘要报告
  • "客户摘要"窗口中的"自上次关闭以来的金额"视图

因此,我们建议您按照以下步骤操作,以便 SmartList 对象、应收帐款管理摘要报告和"自上次关闭以来的金额"视图包含正确的信息:

  1. 发布一年的所有销售和应收帐款交易。
  2. 制作一个年份前结束结束备份。
  3. 关闭一年。
  4. 关闭财政周期。 (可选步骤。)
  5. 关闭纳税年度。
  6. 进行后期结束备份。

步骤 1:发布一年的所有销售和应收帐款交易

在关闭该年份前发布该年度的所有销售和应收帐款交易。 如果要在关闭年份之前输入将来期间的任何销售和应收帐款交易,请创建一个包含这些交易的批次。 接下来,保存批处理。 然后,在关闭年份后发布批处理。

必须关闭一年,因为 Microsoft Dynamics GP 的一些区域不区分日期。 如果在输入所有当前年份交易后和输入下一年的交易之前未关闭年份,这些区域将包含不正确的信息。 但是,如果您必须更改信息,您可以更改"客户摘要"窗口的"自上次关闭以来的金额"视图中以及"客户财务费用摘要"窗口中的信息。 以下区域是 Microsoft Dynamics GP 中不区分日期的区域。

  • "客户摘要"窗口中的"自上次关闭以来的金额"视图

    若要在"客户摘要"窗口中打开"自上次关闭以来的金额"视图,请执行以下步骤:

    1. 在"卡片" 菜单上,指向 "销售", 然后选择"摘要"。
    2. 在"客户摘要"窗口中,在"客户 ID"框中键入客户 ID。
    3. 在"摘要视图"列表中,选择 "自上次关闭以来的金额"。
  • "客户财务费用摘要"窗口

    若要打开"客户财务费用摘要"窗口,请按照以下步骤操作:

    1. 在"卡片" 菜单上,指向 "销售", 然后选择"摘要"。
    2. 在"客户摘要"窗口中,在"客户 ID"字段中键入客户 ID。
    3. 选择 "财务费用"。
  • SmartList 对象

    若要查看受影响的 SmartList 列,请按照以下步骤操作:

    1. 在 Microsoft Dynamics GP 中,选择 Microsoft Dynamics GP 菜单上的"列",选择 "SmartList", 展开"销售",展开"客户",然后选择"添加 "。

    2. 选择"可用列 "列表中的以下 项。

      备注

      使用星号标记的项目受日历年末关闭的影响。 所有其他项目都受会计年度末关闭的影响。

      • 平均支付天数 - 年份
      • 财务费用 CYTD
      • 财务费用 LYR 日历
      • 高余额 LYR
      • 高余额 YTD
      • ADTP 文档数 - LYR
      • ADTP 文档数 - 年份
      • NSF 检查 YTD 的数量
      • Total # FC LYR
      • Total # FC YTD
      • 发票总和 LYR
      • 发票总数 #A0 YTD
      • NSF 检查总数量 YTD
      • 总坏帐 LYR
      • 总坏帐 YTD
      • 收到的总现金 LYR
      • 收到的总现金 YTD
      • 总折扣可用 YTD
      • LYR 的总折扣
      • YTD 的总折扣
      • 总财务费用 LYR
      • 总财务费用 YTD
      • 总返回 LYR
      • Total 返回 YTD
      • 总销售额 LYR
      • 总销售额 YTD
      • Total 为一百万的 FC LYR
      • Total 为时 Fc YTD
      • 总写入数 LYR
      • 总写入数 YTD
      • 未付款财务费用 YTD
      • Write Offs LYR
      • Write Offs YTD
    3. 选择“确定”。

    4. 选择“确定”。

步骤 2:制作一个预年份结束结束备份

在关闭年份之前创建备份。 将备份置于安全的永久存储中。 此备份确保你拥有今年末公司财务职位的永久记录。 如果需要,可以从此备份还原信息。 例如,如果电源波动或年份结束关闭过程中出现另一个问题,此备份将让您快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份,请按照以下步骤操作:

  1. 在 Microsoft Dynamics GP中,指向"Microsoft Dynamics GP"菜单上的"维护",然后选择"备份 "。
  2. 在"备份公司"窗口中,在"公司名称"列表中选择 公司 名称。
  3. 如果需要,请更改备份文件的路径,然后选择"确定 "。

备注

我们建议你为此备份命名 PreYearEndClosingBackup20XX。 (输入 XX 占位符的年份。)

步骤 3:关闭一年

  1. 在 Microsoft Dynamics GP中,指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的"工具",指向 "例程",指向"销售",然后选择"年结束关闭"。

  2. 如果同时关闭会计年度和日历年,请选择"全部 "。 如果仅关闭日历年,请选择"日历 "。 如果仅关闭会计年度,请选择"会计 "。

  3. 选中"打印报告" 复选框,然后选择"关闭年份"。

    备注

    我们建议您将年尾报告的白皮书与永久的年末审核记录一起保留。

日历年详细信息

Microsoft Dynamics GP 中的日历年度结束流程在"客户摘要"窗口中清除以下字段:

  • 财务费用 CYTD
  • Total # FC YTD
  • 总财务费用 YTD
  • Total 为时 Fc YTD
  • 未付款财务费用 YTD

日历年度结束进程更新以下字段中的金额:

  • 财务费用 LYR 日历
  • Total # FC LYR

会计年度详细信息

Microsoft Dynamics GP 中的会计年度结束流程在"客户摘要"窗口中清除以下字段:

  • 平均支付天数 - 年份
  • 高余额 YTD
  • ADTP 文档数 - 年份
  • NSF 检查 YTD 的数量
  • 发票总数 #A0 YTD
  • NSF 检查总数量 YTD
  • 总坏帐 YTD
  • 收到的总现金 YTD
  • 总折扣可用 YTD
  • YTD 的总折扣
  • Total 返回 YTD
  • 总销售额 YTD
  • 总写入数 YTD
  • Write Offs YTD

会计年度末流程将更新以下字段中的金额:

  • 高余额 LYR
  • ADTP 文档数 - LYR
  • 发票总和 LYR
  • 总坏帐 LYR
  • 收到的总现金 LYR
  • LYR 的总折扣
  • 总返回 LYR
  • 总销售额 LYR
  • 总写入数 LYR
  • Write Offs LYR

步骤 4:关闭财政周期 (此步骤是可选的)

若要防止用户意外地将交易发布到错误期间或错误年份,请使用"财政周期设置"窗口关闭仍在该年度中打开的所有财政周期。 在关闭财政周期之前,请验证您是否已发布该期间的所有交易以及所有模块的一年的所有交易。 如果您稍后必须将事务张贴到已关闭的会计期间,可以返回到"财政周期设置"窗口以重新打开该期间,以便可以发布这些交易。

若要关闭财政周期,请按照以下步骤操作:

  1. 在 Microsoft Dynamics GP中,指向"Microsoft Dynamics GP"菜单上的"工具",指向"设置",指向"公司 ",然后选择"财政周期"。
  2. 选中 关闭的时间段的"销售"复选框。

步骤 5:关闭纳税年度

备注

只有在完成所有销售和采购模块的结束结束程序后,才执行这些步骤。

若要关闭纳税年度,请按照以下步骤操作:

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中,指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的"工具",指向"例程",指向"公司",然后选择"税务Year-End 关闭"。

  2. 选中" 关闭年份 "复选框,然后选中" 打印报表 "复选框。

  3. 选择 进程

    备注

    我们建议您将年尾报告的白皮书与永久的年末审核记录一起保留。

步骤 6:进行后期结束结束备份

在关闭年份后创建备份。 将备份置于安全的永久存储中。 此备份确保你拥有今年末公司财务职位的永久记录。 如果需要,可以从此备份还原信息。 例如,如果电源波动或年份结束关闭过程中出现另一个问题,此备份将让您快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份,请按照以下步骤操作:

  1. 在 Microsoft Dynamics GP中,指向"Microsoft Dynamics GP"菜单上的"维护",然后选择"备份 "。
  2. 在"备份公司"窗口中,在"公司名称"列表中选择 公司 名称。
  3. 如果需要,请更改备份文件的路径,然后选择"确定 "。

备注

我们建议你为此备份命名 PostYearEndClosingBackup20XX。 (输入 XX 占位符的年份。)

12 月和 1 月客户对帐单的年至今财务费用

年至今财务费用不会自动打印在 12 月和 1 月的客户对帐单上。

12 月语句

若要将年至今财务费用添加到 12 月帐单中,请按照以下步骤操作:

  1. 在 Microsoft Dynamics GP中,指向"Microsoft Dynamics GP"菜单上的"工具",指向"自定义 ",然后选择"报告编写器"。

  2. 在"产品" 列表中,选择 "Microsoft Dynamics GP", 然后选择"确定 "。

  3. 选择“报表”。

  4. 使用适当的方法:

    • 如果以前尚未修改该语句窗体,请选择"原始报告"列表中打印的语句窗体,再选择"插入",然后在"修改的报告"列表中选择该 语句窗体。
    • 如果之前修改了该语句窗体,请在"已修改的报告" 列表中选择该语句 窗体。
  5. 选择 “打开”

  6. 在"报表定义"窗口中,选择"表 "。

  7. 在"报告表关系"窗口中,选择 "RM 客户 MSTR", 然后选择"新建 "。

  8. 在"相关表"窗口中,选择 "客户主摘要", 然后选择"确定 "。

  9. 选择“关闭”。

  10. 选择 布局

  11. 在"工具箱"框中的资源 列表中,选择"客户主控母版摘要"。

  12. 在字段列表中,将 财务费用 CYTD 拖动 到报表的布局中。 可以将此字段定位到报表的任何部分。

  13. 在"文件" 菜单上,选择 "Microsoft Dynamics GP"。 当系统提示保存更改时,请选择"保存 "。

  14. 如果之前尚未修改此报告,则必须向报告授予安全性。 为此,请使用以下步骤:

    1. Microsoft Dynamics GP 菜单上,指向"工具",指向"设置",指向"系统",然后选择"备用/修改的窗体和报表"。
    2. "ID" 框中,输入用户 ID。
    3. 在"产品" 列表中,选择 "Microsoft Dynamics GP"。
    4. 在"类型" 列表中,选择"报告 "。
    5. 展开 "销售",然后展开已修改表单的节点。
    6. 选择 "Microsoft Dynamics GP (修改) "。

January 语句

若要将年度至今财务费用添加到 1 月帐单中,请按照以下步骤操作:

  1. 按照"12 月语句"部分的步骤 1 11 操作。
  2. 在字段列表中,将 "财务费用 LYR 日历 "拖动到报表的布局中。 可以将此字段定位到报表的任何部分。
  3. 按照"12 月语句"部分的步骤 13 14 操作。