概觀：移除離職員工並保護資料
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我們經常會遇到的問題是：「我該怎麼做來保護資料，並在員工離開我的組織時保護存取權？」 本文系列說明如何封鎖對 Microsoft 365 的存取，讓這些使用者無法登入 Microsoft 365、您應該採取的步驟來保護組織資料，以及如何允許其他員工存取電子郵件和 OneDrive 資料。
提示
如果您需要本主題中步驟的協助，請考慮與 Microsoft 小型企業專家合作。 有了 [商務小幫手]，您和員工會隨著業務成長，從上線到日常使用，取得小型企業專家的全天候存取權。
開始之前
您必須是全域管理員，才能完成此解決方案中的步驟。
若要完成本系列中的步驟，請使用這些 Microsoft 365 功能和功能。
| 產品或元件 | 功能 |
|---|---|
| Microsoft 365 系統管理中心 | 轉換信箱、轉寄電子郵件、撤銷存取權、移除使用者 |
| Exchange 系統管理中心 | 封鎖使用者、封鎖電子郵件存取、抹除裝置 |
| OneDrive 和 SharePoint | 將存取權授與其他使用者 |
| Outlook | 匯入 pst 檔案，新增信箱 |
| Active Directory | 移除混合式環境中的使用者 |
解決方案：移除離職員工
重要
雖然我們已編號此解決方案中的步驟，但您不需要使用確切的順序來完成解決方案，但建議您以這種方式執行步驟。
| 步驟 | 這樣做的原因 |
|---|---|
| 步驟 1 - 防止離職員工登入並封鎖對 Microsoft 365 服務的存取 | 這會封鎖您的離職員工登入 Microsoft 365，並防止該人員存取 Microsoft 365 服務。 |
| 步驟 2 - 儲存離職員工信箱的內容 | 這對於即將接管員工工作的人員或有訴訟的人員很有用。 |
| 步驟 3 - 抹除並封鎖離職員工的行動裝置 | 從手機或平板電腦中移除您的業務資料。 |
| 步驟 4 - 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工，或轉換成共用信箱 | 這讓離職員工的電子郵件地址也能繼續保持有效。如果客戶或合作夥伴仍將電子郵件傳送到離職員工的地址，這樣做可讓他們與接掌工作的人員取得聯繫。 |
| 步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 資料的存取權 | 如果您只移除使用者的授權，但不刪除帳戶，則使用者 OneDrive 中的內容將會保留，即使超過 30 天後仍可存取。 刪除帳戶之前，您應該將其 OneDrive 和 Outlook 的存取權授與另一位使用者。 刪除員工的帳戶之後，其 OneDrive 和 Outlook 中的內容會保留 30 天。 不過，在這 30 天內，您可以還原使用者的帳戶，並取得其內容的存取權。 如果您還原使用者的帳戶，即使 30 天后，您仍可存取 OneDrive 和 Outlook 內容。 |
| 步驟 6 - 從離職員工中移除和刪除 Microsoft 365 授權 | 當您移除授權時，您可將授權指派給其他人員。或者，您也可以刪除授權，這樣就不必在雇用另一位人員之前繼續付費。 當您移除或刪除授權時，使用者的舊電子郵件、連絡人和行事曆會保留 30 天，然後永久刪除。 如果您移除或刪除使用者的授權，但不刪除帳戶，則使用者 OneDrive 中的將會保留，即使超過 30 天後仍可存取。 |
| 步驟 7 - 刪除離職員工的使用者帳戶 | 這會從您的系統管理中心移除帳戶。 保持有條不紊。 |
觀看：刪除使用者
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當員工離職時，您必須將其從商務用 Microsoft 365 中移除。 這麼做之前，您應該封鎖他們存取公司檔案、保留他們建立的檔，以及執行數個與移除使用者相關聯的其他管理工作。
- 從系統管理中心，選取 [ 使用者]，然後選擇 [ 作用中使用者]。
- 選取您要移除的使用者，然後選取 [ 刪除使用者]。
- 核取方塊以移除其授權，然後核取方塊以移除其電子郵件別名。
- 核取方塊，讓另一位使用者能夠存取離職員工的電子郵件，然後選擇 [選取使用者] 並設定電子郵件選項。
- 若要移除相關聯的電子郵件別名，請選取其別名旁邊的 X 。
- 檢閱共用信箱資訊，然後選取 [ 完成]。
- 確認您的選項已正確設定，然後選擇 [ 指派並轉換]。
- 檢閱您的結果，然後選取 [ 關閉]。
移除使用者之後，您最多需要 30 天的時間來還原其帳戶。
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