概觀:移除離職員工並保護資料

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我們經常會遇到的問題是:「我該怎麼做來保護資料,並在員工離開我的組織時保護存取權?」 本文系列說明如何封鎖對 Microsoft 365 的存取,讓這些使用者無法登入 Microsoft 365、您應該採取的步驟來保護組織資料,以及如何允許其他員工存取電子郵件和 OneDrive 資料。

提示

如果您需要本主題中步驟的協助,請考慮與 Microsoft 小型企業專家合作。 有了 [商務小幫手],您和員工會隨著業務成長,從上線到日常使用,取得小型企業專家的全天候存取權。

開始之前

您必須是全域管理員,才能完成此解決方案中的步驟。

若要完成本系列中的步驟,請使用這些 Microsoft 365 功能和功能。

產品或元件 功能
Microsoft 365 系統管理中心 轉換信箱、轉寄電子郵件、撤銷存取權、移除使用者
Exchange 系統管理中心 封鎖使用者、封鎖電子郵件存取、抹除裝置
OneDrive 和 SharePoint 將存取權授與其他使用者
Outlook 匯入 pst 檔案,新增信箱
Active Directory 移除混合式環境中的使用者

解決方案:移除離職員工

重要

雖然我們已編號此解決方案中的步驟,但您不需要使用確切的順序來完成解決方案,但建議您以這種方式執行步驟。

螢幕擷取畫面:從組織中移除離職員工的步驟



步驟 這樣做的原因
步驟 1 - 防止離職員工登入並封鎖對 Microsoft 365 服務的存取 這會封鎖您的離職員工登入 Microsoft 365,並防止該人員存取 Microsoft 365 服務。
步驟 2 - 儲存離職員工信箱的內容 這對於即將接管員工工作的人員或有訴訟的人員很有用。
步驟 3 - 抹除並封鎖離職員工的行動裝置 從手機或平板電腦中移除您的業務資料。
步驟 4 - 將離職員工的電子郵件轉寄給另一位員工,或轉換成共用信箱 這讓離職員工的電子郵件地址也能繼續保持有效。如果客戶或合作夥伴仍將電子郵件傳送到離職員工的地址,這樣做可讓他們與接掌工作的人員取得聯繫。
步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 資料的存取權 如果您只移除使用者的授權,但不刪除帳戶,則使用者 OneDrive 中的內容將會保留,即使超過 30 天後仍可存取。

刪除帳戶之前,您應該將其 OneDrive 和 Outlook 的存取權授與另一位使用者。 刪除員工的帳戶之後,其 OneDrive 和 Outlook 中的內容會保留 30 天。 不過,在這 30 天內,您可以還原使用者的帳戶,並取得其內容的存取權。 如果您還原使用者的帳戶,即使 30 天后,您仍可存取 OneDrive 和 Outlook 內容。

步驟 6 - 從離職員工中移除和刪除 Microsoft 365 授權 當您移除授權時,您可將授權指派給其他人員。或者,您也可以刪除授權,這樣就不必在雇用另一位人員之前繼續付費。

當您移除或刪除授權時,使用者的舊電子郵件、連絡人和行事曆會保留 30 天,然後永久刪除。 如果您移除或刪除使用者的授權,但不刪除帳戶,則使用者 OneDrive 中的將會保留,即使超過 30 天後仍可存取。

步驟 7 - 刪除離職員工的使用者帳戶 這會從您的系統管理中心移除帳戶。 保持有條不紊。

觀看:刪除使用者

請查看此影片和 YouTube 頻道上的其他人。

當員工離職時,您必須將其從商務用 Microsoft 365 中移除。 這麼做之前,您應該封鎖他們存取公司檔案、保留他們建立的檔,以及執行數個與移除使用者相關聯的其他管理工作。

  1. 從系統管理中心,選取 [ 使用者],然後選擇 [ 作用中使用者]
  2. 選取您要移除的使用者,然後選取 [ 刪除使用者]
  3. 核取方塊以移除其授權,然後核取方塊以移除其電子郵件別名。
  4. 核取方塊,讓另一位使用者能夠存取離職員工的電子郵件,然後選擇 [選取使用者] 並設定電子郵件選項
  5. 若要移除相關聯的電子郵件別名,請選取其別名旁邊的 X
  6. 檢閱共用信箱資訊,然後選取 [ 完成]
  7. 確認您的選項已正確設定,然後選擇 [ 指派並轉換]
  8. 檢閱您的結果,然後選取 [ 關閉]

移除使用者之後,您最多需要 30 天的時間來還原其帳戶。

) \ 還原使用者 (文章 將新員工新增至 Microsoft 365 (文章)
將授權指派給使用者 (文章)
取消指派使用者的授權 (文章)