電子郵件共同作業

Microsoft 365 鼓勵透過 Outlook 中的群組進行共同作業、通訊群組清單 (也稱為通訊群組) 、共用信箱及公用資料夾。 這裡的每個選項都有不同的用途、使用者經驗與功能設定。 使用哪個選項取決於使用者需要執行的操作以及組織所提供的工具。

共同作業選項的摘要

此表說明您可以使用的各種共同作業選項。

共同作業工具 描述
Outlook 中的群組
在 Microsoft 365 中的所有應用程式都可以運作的共用工作區。 包含用於儲存檔案的共用收件匣、行事曆和商務用 OneDrive 網站。 使用者可以從他們的電子郵件或行事曆的 Outlook 右邊建立、尋找及加入群組。 具有 Exchange Online 或 Microsoft 365 訂閱的新和現有使用者可以使用 Outlook 中的群組。
共用信箱
特定使用者的信箱,用來選取閱讀及傳送電子郵件訊息及共用一般行事曆。共用信箱也可以做為一般的電子郵件地址 (例如 info@contoso.com 或 sales@contoso.com) 使用,讓客戶可以用來查詢您公司的相關資訊。當在共用信箱上啟用 [傳送為] 權限時,從信箱傳送的電子郵件將會使用一般地址 (例如 sales@contoso.com)。
通訊群組清單 (也稱為通訊群組)
用來同時將電子郵件訊息發送給兩個或多個人員。通訊群組也稱為具備郵件功能的通訊群組。另外一種通訊群組 (稱為動態通訊群組) 是具備郵件功能的 Active Directory 群組物件,可用來將電子郵件傳送到大型且不斷擴展的收件者群組。確切的收件者可由您所指定的篩選條件與條件 (例如特定地區設定的所有成員或所有全職員工) 來決定。

Microsoft 365在 Outlook 中的群組提供比通訊群組共同作業的更強大解決方案。 若要深入瞭解,請參閱為何您應該將通訊群組清單升級為 Outlook 中的群組,並將通訊群組清單遷移至 Microsoft 365 群組
公用資料夾
公用資料夾是針對共用存取而設計的,可讓您輕鬆且有效地收集、組織及與組織中的其他人員共用資訊。 公用資料夾將內容組織在深層階層中,其可輕鬆瀏覽並永遠可在 Outlook 資料夾檢視中看見。 公用資料夾可以具備郵件功能並新增為通訊群組的成員。 傳送至通訊群組的電子郵件會自動新增至公用資料夾,以供封存或供日後參考。 如果您沒有 SharePoint Online 訂閱,公用資料夾也會提供簡單的文件共用。

要使用哪種共同作業工具?

下表可讓您快速流覽各種類型的群組,並說明何時及如何使用各種共同作業功能。

Outlook 中的群組 通訊群組清單 共用信箱 公用資料夾
誰會使用?
需要共同作業工作區的群組郵件、檔案和行事曆(與其已使用的服務整合)的使用者 (Outlook Web App,商務用 OneDrive)
需要將電子郵件傳送給具有共同興趣或特性之收件者群組的使用者。
共用信箱是處理客戶電子郵件問題的極佳方式,因為組織中的數名人員可以共用監控信箱及回應查詢的責任。 您的客戶問題可獲得更快速的答案,而且相關的電子郵件全部都儲存在一個信箱中。

代表虛擬身分識別的代理人,例如 support@contoso.com。代理人可以使用該共用信箱身分識別回覆電子郵件。
如果具有適當權限,您組織中的每個人都可以存取及搜尋公用資料夾。它們非常適合電子郵件封存或共用文件。
理想的群組大小
任何一個



存取
Exchange Online 和使用者
對於通訊群組,必須手動新增成員。對於動態通訊群組,成員則是根據篩選準則而新增。
使用者可獲授與 [完整存取] 和/或 [傳送為] 權限。如果使用者獲授與 [完整存取] 權限,也必須將共用信箱新增至其 Outlook 設定檔,以便存取共用信箱。
您組織中的任何人都可以存取
共用行事曆




電子郵件是否送達使用者的個人收件匣?
否。使用者可以訂閱群組,然後將所有 [群組] 訊息轉寄至其收件匣
是。電子郵件會送達所有通訊群組成員的收件匣。
否。電子郵件會送達共用信箱的收件匣。
否。電子郵件會送達公用資料夾。
支援的用戶端
Outlook 2016
Outlook 2013 (訂閱之後轉寄)
Outlook Web App
Outlook 2010 (訂閱之後轉寄)
Outlook 2007 (訂閱之後轉寄)
Outlook 2016
Outlook 2013
Outlook Web App
Outlook 2010
Outlook 2007
Outlook 2016
Outlook 2013
Outlook Web App
Outlook 2010
Outlook 2007
Outlook 2016
Outlook 2013
Outlook Web App
Outlook 2010
Outlook 2007

管理通訊群組

使用 Microsoft 365 群組,而不是網站信箱

在 Microsoft 365 中建立共用信箱

Microsoft 365 和 Exchange Online 中的公用資料夾