使用 [保留標籤] 宣告記錄

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引

若要將文件和電子郵件宣告為 [紀錄],您可使用 [保留標籤] 將内容標記為 [紀錄][監管記錄]

如果您不確定要使用記錄還是監管記錄,請參閱 比較允許或封鎖哪些動作的限制。 如果您需要使用監管記錄,您必須先執行 PowerShell 命令(如下個章節所述)。

您可以在保留標籤原則中發佈這些標籤,讓使用者和系統管理員將這些標籤套用至內容,或針對可將項目標示為記錄 (而非監管記錄) 的標籤,您還可以自動將這些標籤套用到您想要宣告為記錄的內容。

如何顯示將內容標示為監管記錄的選項

注意

下列程序是可審核的動作,在審核記錄的 [保留原則和保留標籤活動] 章節中記錄 [為保留標籤啟動的監管記錄選項]

根據預設,用以將內容標示為監管記錄的保留標籤選項,不會在保留標籤精靈中顯示。 若要顯示此選項,您必須先執行 PowerShell 命令:

  1. 連接到 Office 365 安全性與合規性中心 PowerShell

  2. 執行下列 Cmdlet:

    Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $true
    

    系統不會提示您確認,且設定會立即生效。

如果您改變主意,想在保留標籤精靈中變更這個選項,要將它再次隱藏您可以執行相同的 Cmdlet 並使用 [false] 值:Set-RegulatoryComplianceUI -Enabled $false

設定 [保留標籤] 以宣告記錄

當您在 Microsoft 365 合規性中心的 [記錄管理] 解決方案中建立保留標籤時,您可以選擇將項目標示為記錄。 如果您執行上一章節的 PowerShell 命令,則可將項目標示為監管記錄。

例如:

設定保留標籤,將內容標示為記錄或監管。

您可視需要將保留標籤套用至 SharePoint 或 OneDrive 文件和 Exchange 電子郵件。

如需完整指示:

將已設定的保留標籤套用至內容

將內容標示為記錄或監管記錄的保留標籤,可供使用者在應用程式中套用:

  • 針對 Exchange,任何信箱存取權的使用者都可以套用這些標籤。
  • 對於 SharePoint 和 OneDrive,預設 [成員] 群組 ([參與] 權限等級) 中的任何使用者都能套用這些標籤。

使用保留標籤將文件標示為記錄的範例:

標記為記錄之文件的詳細資料窗格。

搜尋已宣告記錄的具標籤項目的稽核記錄

將項目標示為記錄的動作會記錄在稽核記錄中。

對於 SharePoint 項目:

  • [檔案和頁面活動],選取 [已變更檔案的保留標籤]。 此稽核事件適用於將項目標記為記錄、法規記錄或標準保留標記的保留標記。

對於 Exchange 項目:

  • [Exchange 信箱活動],選取 [已將訊息標記成一筆記錄]。 此稽核事件適用於將項目標記為記錄或法規記錄的保留標記。

如需搜尋這些事件的詳細資訊,請參閱在安全性與合規性中心搜尋稽核記錄

後續步驟

若需記錄管理支援的案例清單,請參閱 [記錄管理的常見案例]