深入瞭解 Microsoft 365 中的記錄管理

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引

所有類型的組織都需要記錄管理解決方案,用來管理其公司資料間的法規、法務及業務關鍵記錄。Microsoft 365 中的記錄管理可協助組織管理其法律義務,提供展現法規遵循的能力,並提高對於不再需要保留、不再具有價值或商業用途不再需要之項目的一般處置效率。

請使用下列功能以支援 Microsoft 365 中的記錄管理解決方案:

  • 標籤內容作為記錄。建立並設定保留標籤,以便將內容標示為 記錄,讓使用者自行套用或透過辨識敏感性資訊、關鍵字、或內容類型而自動套用。

  • 使用檔案計劃來移轉並管理您的保留需求。透過使用 檔案計劃,您可以將現有的保留計劃帶入 Microsoft 365,或是建立新的保留方案以增強管理功能。

  • 使用保留標籤以設置保留和刪除的設定值。依照各種因素,包括建立的日期或最近一次修改的日期,使用保留期間和動作設定 保留標籤

  • 利用 事件型保留當事件發生時開始不同的保留期間

  • 使用 處置檢閱記錄刪除證明來 檢閱並驗證處置

  • 使用 匯出選項匯出所有已處置項目的相關資訊

  • 為組織中的記錄管理員功能 設定特定權限,以讓其 具有適當權限

藉由使用這些功能,您可以將組織的保留排程和需求整合成一份記錄管理解決方案,以便管理保留、紀錄聲明和處置,以支援完整的內容生命週期。

除了線上文件,您可能會發現,收聽記錄管理的網路研討會錄音檔,並下載隨附的常見問題投影片組是很實用的。

記錄

當内容被宣告為記錄時:

  • 根據允許或封鎖的動作,對項目施加限制。

  • 關於項目的其他活動會予以記錄。

  • 在項目保留期結束時將其刪除時,您會有處置證明。

您可以使用 保留標籤將內容標示為 [記錄][監管記錄]。 下一章節將說明兩個二者之間的差異。 您可以發佈這些標籤,讓使用者和系統管理員手動將這些標籤套用至內容,或自動將這些標籤套用至您想要標記為記錄或監管記錄的內容。

透過使用保留標籤來宣告記錄,您可以實施單一且一致的管理記錄策略在您的 Microsoft 365 環境中管理記錄。

比較允許或封鎖動作的限制

使用下表格來找出由於套用標準保留標籤,而對內容施加的限制,以及將內容標示為記錄或監管記錄的保留標籤。

標準的保留標籤具有保留設定和動作,但不能將內容標示為記錄或監管記錄。

注意

為了完整起見,表格包含鎖定和解除鎖定記錄的欄,這適用於 SharePoint 和 OneDrive,但不適用 Exchange。 鎖定和解除鎖定記錄的功能會使用記錄版本設定,其不支援 Exchange 項目。 因此,針對標示為記錄的所有 Exchange 項目,行為會對應到 記錄 - 鎖定 欄,而 記錄 - 解除鎖定 則不相關。

動作 保留標籤 記錄 - 鎖定 記錄 - 解除鎖定 監管記錄
編輯內容 允許 封鎖 允許 封鎖
編輯內容,包括重新命名 已允許 允許 已允許 封鎖
刪除 允許 1 封鎖 封鎖 封鎖
複製 已允許 允許 已允許 允許
在容器內移動 2 已允許 允許 已允許 已允許
在容器間移動 2 允許 如果從未解除鎖定則允許 封鎖 封鎖
開啟/讀取 已允許 允許 已允許 已允許
變更標籤 允許 允許 - 僅限容器系統管理員 允許 - 僅限容器系統管理員 封鎖
移除標籤 允許 允許 - 僅限容器系統管理員 允許 - 僅限容器系統管理員 封鎖

註腳:

1 對於 SharePoint 和 OneDrive,可以在 [Microsoft 365 合規性中心] > [記錄管理] > [記錄管理設定] > [保留標籤] > [刪除項目] 中以租用戶設定來封鎖

當您將保留標籤套用至具有文件附件的清單項目時,該文件不會繼承保留設定,而且可以從清單項目刪除。 相較之下,如果清單項目宣告為具有保留標籤的記錄,則文件附件會繼承保留設定,且無法刪除。

2 容器包括 SharePoint 文件庫、OneDrive 帳戶和 Exchange 信箱。

重要

監管記錄最重要的差異是,當它套用到內容之後,沒有人 (甚至全域系統管理員),可以移除標籤。

針對法規記錄設定的保留標籤也具有下列系統管理員限制:

  • 儲存標籤後,保留期間就無法縮短,僅可以延長。
  • 自動標籤原則不支援這些標籤,而且必須使用保留標籤原則來套用。

此外,法規標籤不能套用至在 SharePoint 中簽出的檔案。

由於存在限制以及這些動作無法逆轉,請先確認您有必要使用法規記錄,再針對保留標籤選取此選項。 為了防止意外的設定,預設不提供此選項,必須先用 PowerShell 啟動。 使用保留標籤宣告記錄中包含所有説明。

配置指導方針

請參閱 開始使用記錄管理。本文具有記錄管理案例的訂閱、權限,以及端對端設定指導方針的連結。