瞭解 Viva Engage的保留期

  • 文章

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

本文中的資訊補充瞭解保留，因為它具有 Viva Engage 特有的資訊。

若為其他工作負載，請參閱：

提示

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保留與刪除包含的內容

Viva Engage 可以使用 Viva Engage 的保留原則來刪除使用者訊息和社群訊息，而且除了這些訊息中的文字之外，還可以基於合規性理由保留下列專案：超文本連結和其他 Viva Engage 訊息的連結。

注意事項

如下一節所述，使用者訊息包含個別使用者的私人郵件，以及與該使用者關聯的所有群組訊息。

使用者訊息也包含保留原則所支援的 劇本文章。

使用者訊息包括交談中所有人員的名稱，社群訊息包括社群名稱和訊息標題 (如果有)。

當您針對 Viva Engage 使用保留原則時，不會保留其他人以圖釋形式發出的反應。

與 Viva Engage 搭配使用的檔案不會包含在 Viva Engage 的保留原則中。 這些項目有各自的保留原則。

保留如何與 Viva Engage

使用本節來瞭解後端記憶體和程式如何符合您的合規性需求，並且應該由電子檔探索工具進行驗證，而不是由目前在 Viva Engage 應用程式中顯示的訊息來驗證。

您可以使用保留原則，在 Viva Engage 中保留社群訊息和使用者訊息的數據，並刪除這些訊息。 在幕後，會使用 Exchange 信箱來儲存複製自這些郵件的資料。 來自 Viva Engage 使用者訊息的數據會儲存在使用者訊息中每個使用者信箱的隱藏資料夾中，而群組信箱中的類似隱藏資料夾則用於社群訊息。

當訊息 @ 提及使用者或通知使用者回覆時，社群訊息的複本也可以儲存在使用者信箱的隱藏資料夾中。 雖然這些訊息源自社群訊息，但 Viva Engage 使用者訊息的保留原則通常會包含社群訊息的複本。 因此，使用者訊息不會只限定於私人訊息。

這些隱藏資料夾不是為使用者或管理員直接存取而設計的，而是儲存合規性系統管理員可以使用電子文件探索工具搜尋的資料。

即使它們儲存在 Exchange 中，Viva Engage 訊息只會包含在針對 Viva Engage 社群訊息或 Viva Engage 使用者訊息位置所設定的保留原則中。

注意事項

如果使用者包含在保留 Viva Engage 數據的作用中保留原則中，而且您刪除包含在此原則中之使用者的信箱，則若要保留 Viva Engage 數據，信箱會轉換成非作用中的信箱。 如果您不需要為使用者保留此 Viva Engage 數據，請先從保留原則中排除用戶帳戶，再刪除其信箱。

針對 Viva Engage 訊息設定保留原則之後，Exchange 服務的定時器工作會定期評估儲存這些 Viva Engage 訊息之隱藏資料夾中的專案。 計時器工作最多需要七天的時間來執行。 當這些項目超過其保留期間時，就會移至 SubstrateHolds 資料夾 (進行永久刪除前，每個使用者或群組信箱中用來儲存「虛刪除」項目的隱藏資料夾)。

重要事項

由於保留的第一個原則，而且由於 Viva Engage 郵件會儲存在 Exchange Online 信箱中，因此如果信箱受到另一個信箱的影響，則一律會暫停對 SubstrateHolds 資料夾的永久刪除 Viva Engage相同位置的保留原則、訴訟保留、延遲保留，或因法律或調查原因而將電子檔探索保留套用至信箱。

雖然信箱包含在適用的保留中，但已刪除的 Viva Engage 訊息將不再顯示在 Viva Engage 中，但會繼續透過電子檔探索來探索。

針對 Viva Engage 訊息設定保留原則之後，內容所採用的路徑取決於保留原則是要保留，然後刪除、僅保留或只刪除。

當保留原則為保留然後刪除時：

Viva Engage 訊息的保留流程圖表。

針對圖表中的兩個路徑：

  1. 如果使用者在保留期間編輯或刪除 Viva Engage 訊息，如果編輯) 原始訊息，則會立即將原始訊息複製 (，或在刪除) 至 SubstrateHolds 資料夾時將 (。 訊息會儲存在那裡直到保留期間到期為止，然後永久刪除訊息。

  2. 如果未刪除 Viva Engage 訊息，且在編輯後針對目前的訊息，則在保留期間到期之後，訊息會移至 SubstrateHolds 資料夾。 此動作從到期日起最多需要七天才會完成。 當訊息位於 [SubstrateHolds] 資料夾，即會立即永久刪除。

注意事項

SubstrateHolds 資料夾中的訊息可供電子文件探索工具搜尋。 在 [SubstrateHolds] 資料夾中訊息遭到永久刪除前，電子文件探索工具都可以搜尋到這些訊息。

當保留期間到期並將訊息移至 SubstrateHolds 資料夾時，會將刪除作業傳達給 Viva Engage 服務，然後將相同的作業轉送至 Viva Engage 客戶端應用程式。 此通訊或快取的延遲可以解釋為什麼使用者會在短時間內繼續在其 Viva Engage 應用程式中看到這些訊息。

在此案例中，Viva Engage 服務會因為保留原則而收到刪除命令，而 Viva Engage 應用程式中的對應訊息會針對交談中的所有用戶刪除。 有些使用者可能來自其他組織、具有較長保留期的保留原則，或未指派保留原則。 對於這些使用者，郵件複本仍會儲存在其信箱中，並可在電子檔探索中繼續搜尋，直到其他保留原則永久刪除郵件為止。

重要事項

在 Viva Engage 應用程式中顯示的訊息，無法精確反映是否要保留或永久刪除這些訊息，以符合合規性需求。

當保留原則為僅保留或僅刪除時，內容路徑為保留和刪除的變化。

「僅保留」保留原則的內容路徑

  1. 如果編輯或刪除 Viva Engage 訊息：原始訊息的複本會立即建立在 SubstrateHolds 資料夾中，並保留到保留期間到期為止。 然後訊息會從立即從 SubstrateHolds 資料夾中永久刪除。

  2. 如果未修改或刪除 Viva Engage 訊息，且在保留期間編輯之後，目前訊息不會發生任何事：保留期間前後不會發生任何情況;訊息會保留在其原始位置。

僅刪除保留原則的內容路徑

  1. 如果在保留期間內未刪除 Viva Engage 訊息：在保留期間結束時，訊息會移至 SubstrateHolds 資料夾。 此動作從到期日起最多需要七天才會完成。 然後訊息會從立即從 SubstrateHolds 資料夾中永久刪除。

  2. 如果使用者在這段期間刪除 Viva Engage 訊息，專案會立即移至 [SubstrateHolds] 資料夾，而該專案會立即永久刪除。

保留原則的流程和計時範例

使用以下範例可以了解上一節中介紹的流程和計時如何套用於具有以下設定的保留原則：

對於所有涉及永久删除的範例，根據保留原則，如果郵件受另一個保留原則的約束以保留該項目，或者受電子文件探索保留的約束，則此動作將暫止。

範例 1：只保留 7 年

第 1 天，用戶會張貼新的 Viva Engage 訊息。

在第 5 天，使用者編輯該訊息。

在第 30 天，使用者删除目前訊息。

保留結果：

  • 對於原始訊息：

    • 在第 5 天，將複製訊息至 [SubstrateHolds] 資料夾，在該資料夾中，從第 1 天 (保留期) 起至少 7 年內仍可使用電子文件探索工具對其進行搜尋。

  • 對於目前 (已編輯) 訊息：

    • 在第 30 天，訊息將移動至 [SubstrateHolds] 資料夾，在該資料夾中，從第 1 天 (保留期) 起至少 7 年內仍可使用電子文件探索工具對其進行搜尋。

如果使用者在指定保留期之後 (而不是在保留期內) 删除了目前訊息，則訊息仍將被移動到 [SubstrateHolds] 資料夾。 但是，現在保留期已過，訊息將在至少 1 天后 (通常在 1-7 天內) 被永久删除。

範例 2：保留 30 天，然後删除

第 1 天，用戶會張貼新的 Viva Engage 訊息。

在第 10 天，使用者編輯該訊息。

使用者不進行進一步編輯，也不删除訊息。

保留結果：

  • 對於原始訊息：

    • 在第 10 天，將複製訊息至 [SubstrateHolds] 資料夾，在該資料夾中仍可使用電子文件探索工具對其進行搜尋。
    • 在保留期結束時 (第 1 天算起的第 30 天)，訊息通常會在 1 天后 (通常 1-7 天内) 被永久删除，然後不會隨電子文件探索搜尋一起退回。

  • 對於目前 (已編輯) 訊息：

    • 在保留期結束時 (從第 1 天算起的第 30 天)，訊息通常在 1-7 天內移動到 [SubstrateHolds] 資料夾，在該處仍然可以使用電子文件探索工具進行搜尋。
    • 然後訊息通常會在 1 天后 (通常 1-7 天内) 被永久删除，然後不會隨電子文件探索搜尋一起退回。
範例 3：僅在 1 天后刪除

注意事項

由於此設定和保留流程僅持續短短一天的時間，在 1-7 天的時間段內執行，因此本節顯示了一般時間範圍內的範例計時。

第 1 天，用戶會張貼新的 Viva Engage 訊息。

如果使用者不編輯或删除訊息，則保留結果範例：

  • 第 5 天 (通常在第 2 天保留期開始後 1-7 天)：

    • 訊息將移動至 [SubstrateHolds] 資料夾，並在該資料夾中保留至少 1 天，在該資料夾中仍可使用電子文件探索工具進行搜尋。

  • 第 9 天 (通常在 [SubstrateHolds] 資料夾中至少 1 天后算起的 1-7 天)：

    • 訊息將被永久删除，然後將不會隨電子文件探索搜尋退回。

如本例所示，儘管您可以將保留原則設定為僅在一天之後删除訊息，但該服務將經歷多個流程以確保合規的删除。 因此，1 天後執行的删除動作可能需要 16 天才能永久删除訊息，以便在電子文件探索搜尋中不再退回該訊息。

訊息和外部使用者

根據預設，Viva Engage 使用者訊息的保留原則會套用至組織中的所有使用者，但不適用於外部使用者。 如果您針對包含的使用者使用 [編輯] 選項，則可以將保留原則套用至外部使用者，並指定其帳戶。

目前不支援 Azure B2B 來賓使用者。

當使用者離開組織時

如果使用者離開您的組織並刪除其 Microsoft 365 帳戶，則其 Viva Engage 受保留的使用者訊息會儲存在非作用中的信箱中。 這些訊息仍受限於在他們的信箱被設成非作用中之前，對使用者設定的任何保留原則，且內容可供電子文件探索搜尋。 如需詳細資訊，請參閱了解非使用中的信箱。

如果使用者將任何檔案儲存在 Viva Engage 中，請參閱 SharePoint 和 OneDrive 的對等區段。

限制

當您使用 Viva Engage 社群訊息和使用者訊息的保留時，請注意下列限制：

  • 當您為 Viva Engage 使用者訊息位置選取 [編輯] 時，可能會看到來賓和非信箱使用者。 保留原則並非為這些使用者設計，因此請不要選取他們。

配置指導方針

如果您才剛開始在 Microsoft 365 中設定資料保留，請參閱 開始使用資料生命週期管理。

如果您已準備好設定 Viva Engage 的保留原則，請參閱建立和設定保留原則。