引導式逐步解說:使用中樞網站為您的組織設定新聞

使用 SharePoint,您即可以以有意義且具探索性的方式在整個組織中共用新聞內容。 根據預設,SharePoint 新聞會依新聞與使用者之間的相關性,顯示在 SharePoint 開始畫面、小組網站、通訊網站、中樞網站,以及行動應用程式上。 例如,如果重要新聞報導是由您親近的工作環境中的某人所張貼,或張貼到您使用中的網站,則便會向使用者顯示。

針對要顯示的新聞類型、顯示位置、誰可以撰寫文章等等,組織有許多選項可以進行選擇。

在本文中,我們將顯示如何針對組織的所有層級設定新聞,實施全面策略。

策略

在本逐步解說中,我們不只會在各種網站上設定新聞網頁組件。 我們將顯示完整的策略,包括為視覺上區分為組織新聞的新聞設定「官方」新聞網站;設定不同類型的新聞類別;甚至設定新聞文章的核准程序。 我們將在內部網路 中樞網站 上顯示來自公司 通訊網站、部門通訊網站和部門 小組網站 的新聞。

中樞網站首頁會顯示與中樞相關聯之任何網站的所有核准新聞報導。 這表示使用者會看到在 [公司新聞] 網站中建立的所有新聞文章、部門通訊網站中建立的所有新聞文章,以及只有部門小組網站的新聞報導。

顯示來自公司通訊網站、部門通訊網站和部門小組網站的新聞的中樞網站的影像

  1. 來自屬於中樞網站一部分之正式公司通訊網站的新聞
  2. 來自屬於中樞網站一部分之部門通訊網站的新聞
  3. 來自屬於中樞網站一部分之部門小組網站的新聞

內容會以下列方式顯示在中樞的網站上:

  • 每個部門通訊網站只會顯示該部門的新聞文章。
  • 每個部門小組網站會顯示該小組網站中建立的新聞文章,以及公司新聞網站中建立的文章。

以下是新聞流程的運作方式:

  • 所有員工都有權限在其小組網站上 建立新聞。 文章可以標記為「里程碑」或只是「部門」。
  • 每個部門都有一或多個員工被指派在其部門通訊網站中建立新聞文章的工作。
  • 在部門通訊網站中建立的所有新聞報導,都經過 頁面核准流程,在其中,[公司通訊] 部門的指定人員會核准文章。
  • [公司通訊] 部門的正式新聞文章是在一個名為 [公司新聞] 的特殊網站中所建立,該網站與中樞網站沒有關聯。 此網站已指定為「官方」新聞
  • 每月會將包含 [公司通訊] 所選新聞報導的電子報 以電子郵件寄給所有員工

中樞網站結構

除了 [公司通訊] 網站之外,所有小組和通訊網站都與單一中樞網站相關聯。

每個部門都有一個通訊網站,可與組織的其他人員共用資訊,以及一個 小組網站,供部門員工間進行內部通訊。

網站結構影像。人力資源、財務和銷售通訊和小組網站會嵌套在內部網路中樞通訊網站下,而指定的公司通訊網站則位於側邊。

實施策略

在本節中,您將逐步完成設定 SharePoint 環境以符合此新聞策略要求的流程。 此流程包括設定 [新聞] 網頁組件,以及建立 [網頁] 文件庫中的 [頁面]、建立新聞類別,以及將一個網站指定為「官方新聞」的核准程序。

在此範例中,假設每個通訊和小組網站已與中樞網站相關聯 ([公司通訊] 除外),而且 [公司通訊] 網站中已有數個新聞文章。 如果您需要瞭解如何設定這些類型的網站,請參閱 [設定 SharePoint 中樞網站][在 SharePoint Online 中建立通訊網站],以及 [在 SharePoint 中建立小組網站]

設定您的公司通訊網站以使用官方組織新聞

將公司通訊網站設定為「官方」組織新聞,可強調顯示 [公司通訊] 的新聞報導,讓使用者立即知道這是官方公司新聞,如此範例所示:

顯示標示為「公司通訊」的新聞報導的 [新聞] 網頁組件影像

若要啟用此功能並指定組織新聞的網站,SharePoint 系統管理員必須使用 [ SharePoint Online PowerShell 命令]

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

在部門小組網站上設定新聞

在部門小組網站中,您將新增 [新聞] 網頁組件至頁面三次。 每個網頁組件都會根據新聞來源和類別顯示不同的新聞資訊。 若要建立類別,請新增欄位至 [網頁] 文件庫,讓作者以適當的類別標記其頁面

建立類別欄位

  1. 在部門小組網站上,選取網站版面配置的 [網頁] 連結,以前往網頁文件庫。

  2. 選取 [+ 新增欄位]+ 在頁面頂端的右方或最後一欄名稱。

    [建立欄位] 窗格的影像

  3. [名稱] 欄位中,輸入名稱 [文章類型]

  4. 在下拉式功能表中,選擇 [選擇] 作為欄位類型。

  5. 提供兩個選項:「部門新聞」和「里程碑」。

  6. 選取 [儲存]

接下來,我們會將 [新聞] 網頁組件新增到部門小組網站首頁,以顯示部門新聞、里程碑新聞,以及貴組織網站的新聞。

新增部門新聞

  1. [將三分之一的右區段新增] 到首頁。
  2. 在首欄中,新增 [新聞] 網頁組件,並將標題命名為「部門新聞」。
  3. 選取網頁組件工具列中的 編輯鉛筆圖示編輯 影像。
  4. 在網頁組件屬性窗格中設定下列選項:
    • 新聞來源: 此網站
    • 顯示標題和命令: 開啟
    • 版面配置:頂端故事
    • 篩選條件:頁面屬性
    • 屬性名稱:張貼類型 等於 部門新聞
  5. 選取 [套用] 以儲存變更。

新增 [里程碑] 新聞

  1. 在同一欄位中,于您剛新增的網頁組件下方,再次新增 [新聞] 網頁組件,並將標題命名為「里程碑」。
  2. 選取網頁組件工具列中的 編輯鉛筆圖示編輯 影像。
  3. 在網頁組件屬性窗格中設定下列選項:
    • 新聞來源: 此網站
    • 顯示標題和命令: 開啟
    • 版面配置:並排
    • 篩選條件:頁面屬性
    • 屬性名稱:張貼類型 等於 里程碑
  4. 選取 [套用] 以儲存變更。

新增 [公司] 新聞

  1. 在第二 (右方) 欄位中,再次新增 [新聞] 網頁組件,並將標題命名為「公司新聞」。
  2. 選取網頁組件工具列中的 編輯鉛筆圖示編輯 影像。
  3. 在網頁組件屬性窗格中設定下列選項:
    • 新聞來源:選擇 [選取網站],然後選取您的公司新聞網站。
    • 顯示標題和命令: 開啟
    • 版面配置:並排
    • 篩選條件:頁面屬性
    • 屬性名稱:張貼類型 等於 里程碑
  4. 選取 [套用] 以儲存變更。

若要測試您到目前為止已完成的作業,請于部門網站中建立數個新聞文章。 設定新聞報導頁面上的頁面屬性,以便某些 [文章類型] 可設定為 [部門新聞],而其他部分則將 [文章類型] 設定為 [里程碑]。 若要對設定頁面內容進行重新設定,請參閱 [檢視、編輯並新增頁面詳細資料]

完成之後,部門首頁看起來會如下所示:

部門首頁的影像,會在左上方顯示 [部門新聞]、在右上方顯示 [公司新聞],以及在底部顯示 [里程碑]

設定您的部門通訊網站

在此範例中,必須核准在通訊網站中建立的新聞文章。 您可以使用 Power Automate 來設定頁面核准。 為 [流程] 命名,其中包含網站名稱 (例如「人力資源頁面核准」),並且將核准者設定為 [公司通訊] 部門中的員工。

[建立頁面核准流程] 窗格的影像

接下來,設定網站首頁以顯示此網站的新聞報導。

  1. 在部門通訊網站的首頁上,新增 [新聞] 網頁組件。
  2. 選取網頁組件工具列中的 編輯鉛筆圖示編輯 影像。
  3. 在網頁組件屬性窗格中設定下列選項:
    • 新聞來源: 此網站
    • 版面配置 頂端故事
  4. 建立要顯示在首頁的新聞文章。 完成後,請選取頁面右上方的 [提交以核准] 以提交頁面,以待核准。

當您設定 [流程] 時,指定為核准者的員工會收到頁面正在等待核准的電子郵件。 一旦他們核准頁面,它就會出現在部門通訊網站的 [新聞] 網頁組件。

繼續並在此網站中建立數個新聞文章。 確保每一頁都已提交,等待核准,然後進行核准。

在此範例中,您可以看見 [人力資源] 部門的部門通訊網站上顯示的新聞類型:

[新聞] 網頁組件的影像會顯示新聞文章,包括健康公平公告、註冊健康福利通話,以及有關學習工作階段的公告

設定 [內部網路] 中樞網站首頁

  1. 兩欄區段 新增到中樞網站首頁。
  2. 在左欄中,新增 [新聞] 網頁組件。
  3. 選取網頁組件工具列中的 編輯鉛筆圖示編輯 影像。
  4. 在網頁組件屬性窗格中設定下列選項:
    • 新聞來源:選擇 [選取網站],然後選擇 [公司通訊網站]
    • 版面配置:頂端故事
  5. 在右欄中,再次新增 [新聞] 網頁組件。
  6. 在網頁組件屬性窗格中設定下列選項:
    • 新聞來源:中樞內的所有網站
    • 版面配置:中樞新聞

完成後,您應該只會看到頁面左側來自 [公司通訊] 的新聞文章,以及右側網頁組件中每個與中樞相關聯的網站新聞文章。

在左側顯示 [公司新聞] 文章,及在右側顯示 [所有新聞] 文章的網頁組件影像

開發您自己的新聞策略

現在,您已經瞭解如何設定特定策略以進行運作,您可以思考自己的策略。 以下是一些您可以詢問自己和貴組織的問題,以協助準備:

  • 新聞目前的傳達方式為何?使用新方法時,如何使用您已有的相同人員或程式?
  • 您要共享何種類型的新聞內容?
  • 誰將撰寫內容?
  • 新聞需要受到核准嗎? 如果是,核准程序應該為何?
  • 新聞目前的傳達方式?

組織和全部門通訊

在許多組織中,已經有正式的方式可以與全組織的員工傳達資訊。 此外,在許多情況下,部門中的員工會以較不正式的方式彼此通訊。 請務必完全理解這些流程,因為在某些情況下,您可以繼續在 SharePoint 中使用相同的人員或程式。

考量全組織的通訊時,請詢問自己下列類型的問題:

  • 貴組織的人是否建立及傳送了電子報?
  • 他們是否收到電子郵件? 如果是,讓該人員知道需要包含哪些新聞的目前流程為何? 電子報多久會寄出一次?
  • 判斷要包含哪些新聞,以及不會包含哪些新聞的流程為何?誰做出該決定?
  • 編輯內容的流程為何?
  • 決定故事要包含哪些影像的流程為何?

在部門層級,詢問自己這類問題:

  • 是否有工作職責包含與部門其他人員共用資訊的人?
  • 員工是否使用電子郵件或訊息等工具,以非正式的方式彼此共用資訊?
  • 正在共用哪些內容?

內容類型及其相關性

建立新聞策略的下一個步驟是評估貴組織所產生的新聞內容類型。新聞報導的類型可能包括:

  • 在通知員工貴公司或組織收到公開新聞的「新聞」報導中,例如出現在商業出版物或新聞節目中的新聞報導。
  • 公司公告或里程碑,例如發行新產品或開始新的計畫
  • 員工里程碑,例如當員工結婚、有子女或退休時
  • 需要員工採取行動的資訊,例如註冊權益或參加訓練

當您思考此內容時,請務必考量貴組織中各種群組的相關性和重要性。例如:

  • 貴組織中的每個人都需要知道自己何時可以註冊權益。 這對每個人都很重要且相關聯。
  • [財務] 部門的人員必須瞭解與其會計實務相關的新法律。 這對他們很重要且相關聯。 不過,對組織中的其他人來說,這不相關也不重要。
  • [銷售] 部門正于星期五在休息室進行烹飪比賽。 這可能與 [銷售] 部門中的人員相關,但不符合重要性的資格,且組織中沒有其他人認為這具有相關性或重要。

完全理解您的內容的目的是要記下哪些內容需要以更專業的方式、以次要的方式,或完全不需要進行顯示。 您對此問題的回答方式可能取決於因素,例如公司的規模。 如果您是小型公司,您可以決定員工里程碑是否應顯示于全公司,而較大的公司則可能只會向特定部門的員工顯示。

每個人在進行的作業

誰在撰寫新聞內容?

在某些組織中,新聞內容是由中央人員或一組人員 (例如 [公司通訊] 部門) 所建立和管理。 這種集中式方法可建立撰寫和管理新聞內容的簡易方法,確保只針對全公司的員工發佈重要且相關的內容。 不過,這個方法可以減少通常會產生的新聞內容量,因為它需要一個人或一組人投入大量的時間進行。 您可以開放發佈流程給貴組織的其他人,賦予其他人撰寫新聞內容的權力。 使用者於其部門所建立的新聞內容會較新,且更專注于其部門活動,提高內容的相關性。

誰在核准新聞內容?

一旦允許其他人建立新聞內容,便可能會建立出不符合您品質內容準則的內容。 這可能包括具有拼字和文法錯誤、使用不當語言或無關的內容。 您可以決定執行核准程序,以確保內容符合發佈所需的準則。

使用者如何透過 SharePoint 使用新聞?

根據傳統,內部網路網站基於假設使用者會瀏覽至內部網路首頁,並在該位置使用新聞所建。 在此案例中,重要公司新聞會呈現在首頁上,並包含從部門網站匯總之其他新聞來源的報導。 這是「提取」案例,並會於其中顯示「正式」內容 (通常對所有員工皆很重要且相關),且從其他部門網站「提取」該匯總內容。 不過,在許多情況下,使用者不會再瀏覽至內部網路首頁。 使用者可能會直接瀏覽至其部門網站首頁,因為該網站包含他們覺得相關的大部分資訊。 在某些情況下,組織可能會選擇實施「推入」案例,其中官方資訊會「推入」至其部門網站,並和剛剛在部門中建立的新聞報導一起顯示。

如果您的組織使用中樞網站,您可以在中樞層級匯總新聞內容。 如果貴組織已實施多個中樞,請務必考量該如何將這些中樞納入您的整體新聞策略。 建立內部和外部部門網站是常見的做法。 內部部門網站通常是以群組連結的 SharePoint 小組網站。 該網站僅供該部門的成員使用。 不過,還有一個公用 SharePoint 通訊網站,用以將來自該部門的資訊向外傳達給整個組織。

使用此模型,所有使用者都可以看到在部門通訊網站中建立的所有新聞文章,但使用者只會看到在所屬小組網站中建立的新聞文章。

請務必考量使用者可能會使用新聞內容的其他位置。 使用者可以使用行動裝置上的 SharePoint 應用程式,以及 Office 365 的 SharePoint 頁面來閱讀新聞報導。 此外,網站擁有者可以建立最近新聞報導的電子報,並可將之寄給使用者。 此外,使用者可以將新聞報導從以群組連結的 SharePoint 網站張貼到 Microsoft Teams 通道上。

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請參閱用於為您的組織建立網站的其他 [引導式逐步解說]