規劃智慧型 SharePoint 內部網路

Microsoft SharePoint 提供各種選項和工具，可為您的組織建立內部網路網站。 將內部網路移動到 Microsoft 365 中的 SharePoint 可能需要一段時間，特別是如果您已經有大量的內部網路內容。 在本文中，我們將探討如何規劃新的 SharePoint 內部網路，並著重於快速讓網站上線，並獲得投資報酬率。

我們涵蓋了如何：

• 瞭解您重要的組織優先順序
• 瞭解您的物件
• 規劃治理
• 檢閱您目前的內部網路
• 識別並排定商務方案的優先順序
• 找出原型和試驗的重要案例
• 啟動試驗並與您的用戶互動

SharePoint 有哪些可能？

使用 SharePoint，任何使用者都可以快速建立高功能的內部網路頁面，而不需要撰寫程式代碼或其他困難的自定義。 這些網站在任何裝置或螢幕上看起來都很棒，併為您的使用者提供非常吸引人的體驗。

如果您目前針對內部網路使用 SharePoint Server，您會發現 Microsoft 365 中的 SharePoint 更容易使用。 回應式、動態頁面可供任何人輕鬆建立，而且IT建置和維護自定義解決方案的需求也較低。

在第一個步驟中，若要查看 SharePoint 的可能範例，建議您檢閱 SharePoint 外觀簿。 此外觀簿提供各種範例，說明如何在 SharePoint 網站中包含任何人都可以建立及維護的新聞、事件、資源和個人化內容。

如需瞭解不同元件元件如何一起運作，請檢閱 SharePoint 中新式體驗指南。

如需採用智慧型手機內部網路的靈感和示範，請造訪 智慧型手機內部網路 - Microsoft 採用。

在下列各節中，我們將探討如何尋找 SharePoint 內部網路的最佳起點，以及如何為組織所需的不同內部網路解決方案設定優先順序。 當您與項目關係人合作時，請將這些參考保持在方便處，這些參考可協助您為內部網路解決方案獲得最大價值和最佳價值時間。

瞭解目前的業務目標和重要項目關係人

最成功的內部網路不僅看起來不錯，主要著重於協助人員完成工作，而且通常著重於提升參與度。 此外觀簿可協助您思考內容的顯示方式，但您的業務成果目標對於瞭解哪些內容和功能對您的使用者和組織而言最為重要很重要。

所有組織都有推動行為和投資的重要策略目標。 如果您想要確定內部網路成功，並取得正確的資金層級，您必須確定其符合這些目標。 您也可以使用這些目標來協助排定內部網路方案的優先順序。 不同於許多技術專案，內部網路項目永遠不會「完成」，因為您的組織優先順序和興趣會隨著時間而改變。 但是，在任何指定的時間，您都想要專注於最符合組織優先順序和重要業務項目關係人的內部網路計劃。

此外，請查看最近的員工滿意度問卷數據。 讓員工更瞭解所需資訊和工具的好方法，就是查看這些問卷中所識別的痛點。

瞭解您的物件

開始思考新內部網路的好地方就是內部網路就緒時的樣子。 人們將能夠完成什麼工作？ 他們將如何開始他們的一天？ 關於內部網路，人們會怎麼說？ 解決內部網路整體目標的一個可能實用練習，就是在 封面故事 練習中與重要的內部網路項目關係人互動。 這是想像中的練習。 其目的是藉由想像關於新內部網路的雜誌封面報導，包括使用者的重要標題、提要字段和引號，來廣泛思考理想的未來狀態。

一開始，為重要使用者建立 角色 也很有説明。 角色是一般內部網路使用者 (的虛構但真實描述，例如新入門/新員工、知識工作者、現場工作者、銷售代表、人員經理或內容作者) 。 您會想要進行一些研究，與代表這些不同角色的人員互動，以瞭解其資訊需求。 您無法在不瞭解建置內部網路的人員的情況下建置內部網路。 網站擁有者本身並不夠， 他們的觀點就是想要發佈的內容。 這通常與其使用者想要取用的內容不同。

考慮治理

如果您的使用者抱怨搜尋失敗，因為發現太多無關的內容，這可能表示治理問題。 在思考新的內部網路專案之前，請先思考如何治理架構和內容。 如果您在內部網路專案中提早決定這些決策，這些決策會更容易制定並強制執行。 例如，您會想要思考：

• 誰可以布建新網站，以及布建這些網站時，確保在導覽中探索網站或在搜尋中作為重要 書籤 的程序為何？
• 您希望所有網站都遵循類似的模式，讓用戶可以在從網站移至網站時輕鬆找到重要內容嗎？
• 誰負責及負責網站上的內容？ 需要檢閱內容的頻率為何？
• 內部網路網站的內容管理是否位於效能目標或具有編輯許可權或擁有者許可權之人員的作業描述中？
• 內部網路內容是否需要根據您的保留原則 來保留 ，或根據其敏感度 分類 ？

您不需要事先做出每個治理決策，但如果您沒有計劃如何治理新的智慧型手機內部網路，它很快就會成為無法達成重要商務目標的資訊浪費。

檢閱您現有的內部網路

您目前的內部網路可能由來自不同商務群組的網站所組成，例如 HR、IT、設施、工程等等。 作為規劃新 SharePoint 內部網路的第一個步驟，建議您清查現有的網站，並與每個網站的擁有者開會，以判斷新網站的業務成果目標。 進一步瞭解您的內容所在位置，以及建立新的內部網路網站時，您需要移動多少內容。 查看您目前的內容，以瞭解其是否為最新或需要在移至新網站之前更新。 尋找留下現有內容的移轉策略並不罕見。 您不需要移轉任何專案 ，您可能會發現建立針對新式 SharePoint 體驗優化的新內容，而不是將現有過時的內容移轉至新位置會更有效率。

在這些會議中，您可以識別每個現有網站所解決的商務需求，以及您對於新網站可能擁有的任何需求。

除了與目前的網站擁有者開會之外，您也可以召集新員工的焦點群組。 新員工是內部網路的主要物件，在過去兩到三個月內加入組織的人員可以提供一些寶貴的見解，瞭解您目前的內部網路中遺漏或難以學習的內容，或他們第一次啟動時希望擁有的資源。 他們也可以為您提供一些來自組織的重要想法，這些組織先前在其中努力協助您思考要納入的新功能和重要功能。

請將此步驟視為學習的機會。 您正在瞭解對用戶和企業而言重要的事項。 您將使用此資訊來識別內部網路的方案。

識別計劃

使用您在研究期間收集的資訊，與重要的內部網路項目關係人合作，找出反映組織優先順序的方案，以及在實作這些計劃時可能存在的任何障礙。

雖然您最終可能會實作解決方案來處理所有已識別的方案，但優先設定要執行哪些專案的優先順序，可協助您盡可能有效率地達成早期成功和用戶參與。

檢閱您針對下列準則所識別的每個方案：

• 它能解決真正的問題嗎？
• 有多少人會使用它？
• 是否可以在合理的時間範圍中建置？
• 投資報酬率為何？

分析每個方案，以瞭解其對於使用者在輕鬆實作方面的正面影響。 最小自定義可建置的高影響力方案，可以是理想的第一個專案。

請考慮在方格上繪製您的商務計劃，如下所示，並與您的內部網路項目關係人和 IT 部門一起檢閱，以選擇最佳的開頭選項。

若要協助決定要先解決的方案，請與該領域的業務主管合作，以找出解決方案的目標、誰將負責推動此領域的成功，以及您將用來衡量成功的計量。 不要只專注於系統計量。 請考慮實際的業務影響。 例如：

主動	重要內容	企業主	系統成功計量	商務成功度量
教育員工權益網站 ()	-公告 - 訓練影片	人力資源	- 新聞文章檢視 - 訓練視訊檢視	說明要求減少 x%
資深領導者的每周新聞文章	- 串流事件 - 正式訓練	工程	- 針對卓越編碼的所有層面所產生的訓練內容 - 每月串流事件	由 x% 的工程人員順利完成訓練
促進有關公司策略的正面員工合約 (主管領導 Viva Engage 社群)	新聞文章 - 串流事件 - Viva Engage 交談	人力資源	由領導階層和員工留言進行中的每月活動貼文	- Viva Engage 交談顯示正面情感 - 在 24 小時內處理的批注 –「沒有留下任何問題/批注」 - 主管通訊的員工滿意度分數增加 x%
改善行銷網站 (提案開發的時效性)	- 公司商業價值投影片 - 提案範本	行銷	- 投影片下載 - 銷售小組一致性	x% 減少建立提案的時間

選擇試驗案例

請與每個案例的擁有者合作，以判斷理想解決方案的外觀：

• 您的訪客是誰？
• 網站的訪客想要完成或學習什麼？
• 他們現在使用什麼工具或技術？
• 您要推廣哪些資訊？
• 您希望訪客使用什麼工具或技術來完成他們的重要工作？
• 誰是將協助他們轉換到新網站或解決方案的風雲人物？
• 如何得知您的解決方案是否成功？

例如，建立如下的數據表，以列出您想要在整個組織中使用內部網路網站處理的商務案例：

作爲...	我需要...	以便...	我知道這是成功的，因為...
員工	瞭解並能夠更新我的優勢	我可以利用關鍵生命周期權益	已減少說明要求
員工	瞭解如何使用自助權益入口網站	自行進行更新	已減少說明要求
HR 員工	提升自助權益入口網站的使用	我可以花更多的時間與員工討論獨特的福利問題和案例	我所有的員工互動都與個人重要案例有關

從高優先順序案例中，識別哪些符合下列三個重要準則：

• 您可以 (幾天) 快速建置原型嗎？
• 是否有認可的贊助者？
• 是否有足夠的最新內容可示範重要功能？
• 試驗是否有特定物件？

編譯此信息之後，請建立設計簡短資訊，以協助對應使用者旅程圖，瞭解您希望網站如何運作。 例如：

使用者旅程圖元件	描述
案例	領導網站：一站式網站，讓員工聆聽公司領導階層的意見、瞭解公司的目標，以及聆聽來自客戶會議和產業活動的最新消息。
使用者	所有公司員工。
值	提高員工意識，並與公司策略和商務計劃保持一致。
使用者旅程圖	- 公告文章傳送給公司，宣告領導 Q&A 會議 - Allan 移至領導入口網站以即時 watch 活動 - Allan 使用 Viva Engage 在會議中詢問問題 - Allan 與同事共用錄製連結。
度量	- 實時活動檢視 - 事件錄製檢視 - Viva Engage 參與
延展目標	- 持續 Viva Engage 參與 - 改善員工情感 (問卷)

選擇解決方案元件

SharePoint 提供各種建置組塊，可用來建立內部網路：

• 通訊網站 - 使用通訊網站透過各種範本和網頁元件共用新聞、報表、狀態和其他資訊。
• 首頁網站 - 主 網站是您設定為組織內部網路登陸頁面的通訊網站。
• 中樞網站 - 使用中樞網站來組織相關的網站和小組，並集中新聞、搜尋和內容管理。
• SharePoint 新聞 - 使用新聞網頁元件來張貼重要或有趣的報導、公告、人員新聞、狀態更新等等，包括圖形和豐富的格式設定。
• Viva Engage - 使用 Viva Engage 與貴組織中超出專案、功能和部門界限的人員連線。
• Dynamics 365 Customer Voice - 使用 Dynamics 365 Customer Voice 建立自定義測驗、問卷、問卷、註冊等等。
• Stream - 使用 Stream 來傳遞即時和隨選會議、活動和訓練。

針對您決定要建置的案例，請選擇您需要用來符合網站商務目標的元件。 建議您建立快速原型，並將存取權授與重要的項目關係人。 這會提供一個實質架構，以供進一步討論和修訂設計。

在這個階段，我們建議您讓技術支持人員參與，讓他們準備好在網站推出給更多對象之後回答問題。

如需啟動內部網路網站的最佳做法，請檢閱 建立和啟動狀況良好的 SharePoint 入口網站。

推出試驗

當原型演進到您想要更廣泛地共用時，您可以將它推出至試驗群組，甚至向整個組織推出。 用戶採用是新內部網路網站成功的關鍵部分。 若要推動網站使用量，建議您使用上下兩種方法：

• 招募可確保內部網路專案有資金的主管贊助者，並協助將新網站的重要性訊息給組織中的其他人。
• 讓整個組織的風雲人物能夠在草根階層上推廣新網站。

若要推動成功，您可以執行的其他動作包括：

• 有啟動活動和通訊活動。
• 提供正式訓練。
• 保留使用者可以詢問問題的一般上班時間。

當網站推出且有更多用戶參與時，請 watch 您的成功計量，並視需要進行調整，以提升參與度和用戶滿意度。

當網站成功時，請充分了解程式中所學到的任何課程，並繼續進行您想要執行的下一個內部網路專案。

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