规划Microsoft Teams 会议室

本文介绍一种端到端方法,用于规划、交付和操作Microsoft Teams 会议室作为整个会议室策略的一部分。

你将找到下面的规划信息,这些信息涵盖了建议的方法和需要做出的关键决策,并提供了支持技术信息的链接。 建议查看“计划”、“部署和管理”部分,即使已完全部署。

Microsoft Teams 会议室概述

Microsoft Teams 会议室提供完整的会议体验,可将高清视频、音频和内容共享引入各种规模的会议,从小型拥挤区域到大型会议室。

用户点击Teams 会议室控制台,并在后台显示。 Microsoft Teams 会议室帮助是一个很好的资源,用于了解有关Microsoft Teams 会议室的详细信息,以及它如何在部署过程中增加价值。

Microsoft Teams 会议室组件

Microsoft Teams 会议室包含以下关键组件,可提供出色的用户体验:

  • 触摸屏控制台
  • 计算模块
  • Microsoft Teams 会议室应用程序
  • 相机、麦克风、扬声器) (外围设备
  • 外部屏幕最多 (两个)
  • HDMI 输入

可以从许多供应商处采购这些组件作为预安装捆绑包,也可以按照 本文中所述的要求单独购买受支持的组件。

可以使用本地部署Microsoft Teams或Skype for Business部署Microsoft Teams 会议室。 有关所需许可证的信息,请参阅Teams 会议室许可更新

   
决定部署。
决策点
  • 是否会在组织中部署Microsoft Teams 会议室?
  • 如何采购Microsoft Teams 会议室系统?
标识活动。
后续步骤
  • 确定谁将在整个部署中执行关键活动。
  • 查看已 (的会议室,并计划设置) ,了解要在何处部署Microsoft Teams 会议室以及适合会议室大小的外围设备。

确定谁将在整个部署中执行关键活动

使用下面所示的方法指导你完成部署,并根据需要自定义为组织提供的示例输出。

首先了解你拥有哪些会议室,并设想将来最适合你的会议室,然后通过选择和采购所需的设备、准备站点、配置和部署服务、管理更改和用户采用以及开发运营和维护过程来着手。

首先了解你所拥有的内容并设想最适合你的内容,然后逐步选择和采购所需的设备、准备站点、配置和部署服务、管理更改和用户采用,以及开发操作和维护过程。

可能需要跨多个团队协调这些活动。 我们提供应涵盖的主要活动的高级视图,并为通常参与部署和管理会议室系统的团队提供建议,以帮助你决定需要与谁合作。

任务 Who可能执行该任务 分配到 指向此内容的链接
清单会议室 设施/AV 团队/IT Project团队 会议室清单和功能规划
规划功能 IT Project团队 会议室清单和功能规划
设备选择 IT Project团队/AV 团队 设备选择
采购 IT Project团队/AV 团队 采购
网站就绪 设施/AV 团队/IT Project团队 网站就绪
服务就绪 IT Project团队 服务就绪
配置 IT Project团队 配置和部署
部署 设施/AV 团队/IT Project团队 部署清单
采用 设施/AV 团队/IT Project团队 采用
维护和操作 AV 团队/IT Project团队 管理概述

会议室清单和功能规划

第一步是清点组织现有的会议空间和会议室,以了解其环境、会议室大小、布局和用途。 然后,可以确定希望每个房间具有的功能,如智能相机、白板、内容相机等。

在每个现有会议室中创建设备和功能清单后,你对该会议室源的要求将纳入设备选择计划,以创建丰富的会议解决方案。 除了房间大小和用途外,每个房间所需的音频、视频) (方式在决定哪个解决方案最适合每个房间方面都起着重要作用。

作为发现的一部分,考虑房间音响效果和布局是关键。 例如,检查会议室中的椅子不会阻止相机视图。 验证房间没有过多的回显或嘈杂的空调,并且它确实有足够的电源用于屏幕和Microsoft Teams 会议室。 有许多因素需要考虑,你的视听 (AV) 团队或合作伙伴将能够提供建议。

   
deplyment 会议室。
后续步骤
  • 查看范围内的会议室,并为其定义Microsoft Teams 会议室配置。

示例会议室/会议室清单

站点 会议室名称 会议室类型 人数 在范围中? 当前房间功能 未来会议室容量
伦敦总部 Curie 中型 6–12 扬声器 1 个屏幕、音频和视频以及演示文稿
PSTN 访问
悉尼总部 Hill 大型 12–16 旧版 AV 单元、1 个屏幕和相机 2 个屏幕、音频和视频以及演示文稿
PSTN 访问

设备选择

根据所需空间的未来功能,评估哪个Microsoft Teams 会议室解决方案最适合每个会议室。 根据房间大小和布局确定最适合的 AV 外围设备。

有关系统和外围设备类型(按房间类型和大小)的指导,请参阅Microsoft Teams 会议室要求文章。

根据你喜欢的供应商,使用要求文章中提供的信息来定义每个房间类型的Microsoft Teams 会议室和支持的外围设备配置,并将其用作部署的模板。

Pro提示 – 某些房间类型可能不适用于部署。

   
范围中的会议室。
决策点
  • 从清单中,哪些类型的会议室在部署范围内?
  • 将为每个房间类型部署哪些系统?
收集材料。
后续步骤
  • "开始"菜单收集所选系统的关键操作材料,并与采购团队联系。

组织Microsoft Teams 会议室部署模板示例

会议室类型/大小 人数 Microsoft Teams 会议室系统 外围设备 显示 (的)
焦点 10' by 9' 2–4
小 16' 由 16' 4–6
中等 18' 到 20' 6–12
大 15' 由 32' 12–16

Pro提示 - 现在是开始收集所选Microsoft Teams 会议室解决方案信息的好时机。

采购

可以通过设备合作伙伴以捆绑包或集成解决方案方式采购所选系统。

可以从要求文章中列出的多个合作伙伴获取Microsoft Teams 会议室。 请访问合作伙伴的网站,详细了解这些解决方案和采购选项。

根据部署规模和方法,你可能决定将Microsoft Teams 会议室和支持的外围设备运到中心位置进行初始配置和分配。 对于跨多个站点分阶段推出而言,这可能是一种不错的方法。 或者,可以选择将捆绑包直接寄送到站点。

   
寄送组件。
决策点
  • 是将组件直接寄送到站点还是临时设施?
  • 如果决定使用一个) ,Who会管理过渡设施 (?
计划操作。
后续步骤
  • 规划操作。
  • 规划采用和更改管理。

规划操作

你的组织必须持续执行监视、管理和管理任务,并且必须同意谁将在部署早期执行这些任务。

许多组织都有一个 AV 团队或合作伙伴来管理其会议室和设备。 或者,你可以利用Microsoft Teams 会议室高级版让 Microsoft 帮助管理Teams 会议室。 确定谁将管理Microsoft Teams 会议室设备,以监视性能以及部署软件更新和修补程序。

考虑要将Microsoft Teams 会议室相关调用路由到的帮助台队列,并向支持人员团队提供常见问题解答,以便他们更好地了解如何使用Microsoft Teams 会议室以及可以采取的关键故障排除步骤。 此常见问题解答的一个好起点是 用户帮助已知问题

   
选择管理器。
决策点
  • 确定谁将管理Microsoft Teams 会议室。
  • 确定要将Microsoft Teams 会议室相关调用路由到的帮助台队列。
准备主机帐户。
后续步骤
  • 准备托管帐户。

规划采用和更改管理

Microsoft Teams 会议室系统为用户引入了新功能。 请务必认识到,这将会对用户造成更改,并且应确保内部营销活动确定新系统将为用户带来的好处,以及潜在客户可用于与其团队讨论的关键谈话要点。

请考虑在每个站点上安排显示和讲述事件和海报投递,以通知用户新功能。 还可以创建室内“快速入门指南”。 请考虑在每个站点找到一个会议冠军,帮助其他人提高速度并开始使用设备。