适用于 SharePoint Server 的 GDPR

应用于：

• SharePoint Server 2013
• SharePoint Server 2016
• SharePoint Server 2019

作为保护个人信息的一部分，我们建议如下：

• 使用 Azure 信息保护对数据进行分类。

• 在最低特权配置中运行 SharePoint Server。如需详细信息，请参阅在 SharePoint Server 中规划最低权限管理和 SharePoint Server 的安全性。

• 在服务器上启用 BitLocker 加密。

用户生成的内容

对于 SharePoint Server 站点和库中包含的用户生成的内容，建议使用以下基本方法：

• 使用 Azure 信息保护来标记敏感数据。

• 使用 SharePoint Server 搜索和电子数据展示，检索敏感数据。

对于文件共享和 SharePoint 站点和库，推荐的方法包括下列步骤：

1. 安装并配置 Azure 信息保护扫描程序。

   • 决定要使用的敏感数据类型。

   • 指定要使用的 SharePoint 站点。

2. 完成发现周期。

   • 以发现模式运行扫描程序并验证查找结果。

   • 如果需要，优化条件和敏感信息类型。

   • 评估自动应用标签的预期影响。

3. 运行 Azure 信息保护扫描程序以便标记合格文档。

4. 对于保护：

   a. 配置 Exchange 数据丢失防护规则以保护具有所需标签的文档。

   b. 务必要使用权限来限制可访问文件的人员。

   c. 对于 SharePoint，使用 IRM 保护对库进行保护。

5. 要进行监控，请使用 SIEM 工具集成 Windows Server 日志。

   a. 若要查找数据主体请求，请使用搜索中心或电子数据展示。

如果对敏感数据应用标签，请务必使用未配置保护的标签。保护包括可阻止服务检测文件中的敏感数据的加密。

有关使用 Azure 信息保护扫描程序查找和标记个人数据的详细信息，请参阅 Microsoft GDPR 数据发现工具包 (https://aka.ms/gdprpartners))。

有关配置条件扫描程序和使用 Office 365 数据丢失防护 (DLP) 敏感信息类型的信息，请参阅如何为 Azure 信息保护的自动推荐分类配置条件。请注意，新的 Office 365 敏感信息类型不会立即可供扫描程序使用，并且自定义敏感信息类型不能与扫描程序一起使用。

从 Office 文件中删除个人信息

必须手动从存储于 SharePoint 文档库中的 Office 文件中删除个人信息（例如 Word 文档中的元数据和批注）。请按照以下步骤操作：

1. 将文档副本从 SharePoint Server 中下载到本地磁盘。

2. 从 SharePoint 文档库中删除文档。

3. 按照通过检查文档删除隐藏数据和个人信息中的步骤操作。

4. 将文档上传到 SharePoint 文档库。

遥测和日志文件

ULS 日志

SharePoint Server 中的统一日志记录服务 (ULS) 和使用情况日志记录可跟踪各种系统功能并包含用户信息。ULS 日志和使用情况日志为文本文件，可使用各种搜索工具进行搜索。Merge-SPLogFile PowerShell cmdlet 提供了一种从场中多台服务器上的 ULS 日志中返回记录的方式。

考虑将日志保留策略设置为业务目的所需的最小值。有关如何在 SharePoint Server 中配置日志记录的信息，请参阅在 SharePoint Server 中配置诊断日志记录。

请注意，部分系统事件也记录在 Windows 事件日志中。

使用情况数据库

SharePoint Server 使用情况数据库（默认名称为 WSS_Logging）包含 ULS 日志中所找到信息的子集。此数据库中的最大数据保留时间为 30 天。建议配置为业务需求允许的最短持续时间。有关详细信息，请参阅在 SharePoint Server 中配置诊断日志记录。

个人信息和搜索

搜索查询历史记录和使用情况记录包含对用户名的引用。

查询历史记录和收藏的查询

在 SharePoint Server 中，查询历史记录和收藏的查询在 365 天后自动到期。如果用户离开你的组织，可使用以下步骤从查询历史记录中删除对用户名的引用。

下列 SQL 查询适用于 SharePoint Server，并且可以：

• 导出用户的查询历史记录或收藏的查询

• 删除查询历史记录中对用户名的引用

导出自特定日期以来的用户查询

使用以下步骤，从 Link Store 查询日志表中导出 @UserName 自 @StartTime 以来执行的查询。

[In dbo].[LinkStore_<ID>]:
CREATE PROCEDURE proc_MSS_GetQueryTermsForUser 
( 
    @UserName nvarchar(256), 
    @StartTime datetime 
) 
AS 
BEGIN 
    SET NOCOUNT ON; 
    SELECT searchTime, queryString 
    FROM 
        dbo.MSSQLogPageImpressionQuery 
    WITH 
        (NOLOCK) 
    WHERE 
        userName = @UserName AND 
        searchTime > @StartTime 
END 
GO 

导出用户过去 100 天的查询

DECLARE @FROMDATE datetime 
SET @FROMDATE = DATEADD(day, -100, GETUTCDATE()) 
EXECUTE proc_MSS_GetQueryTermsForUser '0#.w|domain\username', @FROMDATE 

导出用户收藏的查询

使用以下步骤，从 Search Admin DB 个人结果表中导出 @UserName 自 以来执行的用户收藏的查询。

In [dbo].[Search_<ID>]:
CREATE PROCEDURE proc_MSS_GetPersonalFavoriteQueries 
( 
    @UserName nvarchar(256), 
    @SearchTime datetime 
) 
AS 
BEGIN 
    SET NOCOUNT ON; 
    SELECT max(queries.SearchTime) as SearchTime, 
           max(queries.querystring) as queryString, 
           max(url.url) as URL 
    FROM MSSQLogOwner owners WITH(NOLOCK) 
    JOIN MSSQLogPersonalResults results WITH(NOLOCK) on owners.OwnerId = results.OwnerId 
    JOIN MSSQLogUrl url WITH(NOLOCK) on results.ClickedUrlId = url.urlId 
    JOIN MSSQLogPersonalQueries queries WITH(NOLOCK) on results.OwnerId = queries.OwnerId 
    WHERE queries.SearchTime > @SearchTime 
        AND queries.UserName = @UserName 
        GROUP BY queries.QueryString,url.url 
END 
GO 

导出用户过去 100 天收藏的查询

DECLARE @FROMDATE datetime 
SET @FROMDATE = DATEADD(day, -100, GETUTCDATE()) 
EXECUTE proc_MSS_GetPersonalFavoriteQueries '0#.w|domain\username', @FROMDATE 

删除超过 X 天的用户名引用

使用以下步骤，从 Links Store 查询日志表中删除超过 @Days 的 所有 用户名引用。该过程仅删除时间倒退到 @LastCleanupTime 之前的引用。

In [dbo].[LinksStore_<ID>]:  
CREATE PROCEDURE proc_MSS_QLog_Cleanup_Users 
( 
    @LastCleanupTime datetime, 
    @Days int 
) 
AS 
BEGIN 
    DECLARE @TooOld datetime 
    SET @TooOld = DATEADD(day, -@Days, GETUTCDATE()) 
    DECLARE @FromLast datetime 
    SET @FromLast = DATEADD(day, -@Days, @LastCleanupTime) 
    BEGIN TRANSACTION 
         UPDATE MSSQLogPageImpressionQuery 
    SET userName = 'NA' 
    WHERE @FromLast <= searchTime AND searchTime < @TooOld 
    UPDATE MSSQLogO14PageClick 
    SET userName = 'NA' 
    WHERE @FromLast <= searchTime AND searchTime < @TooOld 
    COMMIT TRANSACTION 
END 
GO 

删除超过 X 天的特定用户名引用

使用以下步骤，从 Links Store 查询日志表中删除超过 @Days 的 特定 用户名引用。该过程仅删除时间倒退到 @LastCleanupTime 之前的引用。

In [dbo].[LinksStore_<ID>]:
CREATE PROCEDURE proc_MSS_QLog_Cleanup_Users 
( 
    @UserName nvarchar(256),
    @LastCleanupTime datetime, 
    @Days int 
) 
AS 
BEGIN 
    DECLARE @TooOld datetime 
    SET @TooOld = DATEADD(day, -@Days, GETUTCDATE()) 
    DECLARE @FromLast datetime 
    SET @FromLast = DATEADD(day, -@Days, @LastCleanupTime) 
    BEGIN TRANSACTION 
         UPDATE MSSQLogPageImpressionQuery 
    SET userName = 'NA' 
    WHERE @FromLast <= searchTime AND searchTime < @TooOld AND userName = @UserName
    UPDATE MSSQLogO14PageClick 
    SET userName = 'NA' 
    WHERE @FromLast <= searchTime AND searchTime < @TooOld AND userName = @UserName
    COMMIT TRANSACTION 
END 
GO 

从查询历史记录中删除自某个日期起到过去 30 天内的所有用户名引用

EXECUTE proc_MSS_QLog_Cleanup_Users '1-1-2017', 30 

删除使用情况记录

SharePoint Server 自动在 3 年后删除使用情况记录。可使用以下步骤手动删除此类记录：

删除与已删除文档相关联的所有使用情况记录：

1. 确保已安装最新 SharePoint 更新。

2. 启动 SharePoint 命令行管理程序。

3. 停止并清除“使用情况分析”分析：

   $tj = Get-SPTimerJob -Type Microsoft.Office.Server.Search.Analytics.UsageAnalyticsJobDefinition 
   $tj.DisableTimerjobSchedule()
   $tj.StopAnalysis() 
   $tj.ClearAnalysis() 
   $tj.EnableTimerjobSchedule()
   

4. 等待分析再次启动（可能最多需要 24 小时）。

5. 下一次运行分析时，它会转储分析报告数据库中的所有记录。对于包含许多条目的大型数据库，这一完整转储可能需要一段时间。

6. 等待 10 天。分析每日运行，并且与已删除文档相关联的记录将在运行 10 次后删除。如果需要删除许多记录，此运行所花费的时间可能会比平时长。

SharePoint Server 2010 中的个人信息和搜索

FAST Search Server 2010 for SharePoint

除了存储索引中的文件，FAST Search Server 2010 加载项还以 FixML 中间格式存储文件。FixML 文件定期在每晚 3 点到 5 点之间压缩。压缩可自动从 FiXML 文件中删除已删除的文件。若要确保及时删除属于已删除用户或文档的信息，请确保始终启用压缩。

混合搜索

混合搜索解决方案的建议操作与 SharePoint Server 或 SharePoint Online 中的搜索相同。存在两种混合搜索解决方案：

云混合搜索解决方案 - 借助 SharePoint 的云混合搜索解决方案，你可以将所有爬网内容（包括本地内容）索引到 Office 365 中的搜索索引中。当用户在 Office 365 中查询你的搜索索引时，他们可以同时获取本地和 Office 365 内容中的搜索结果。当从 SharePoint Server 环境中删除文档时，他们也会从 Office 365 的搜索索引中删除。请参阅 深入了解云混合搜索解决方案和 搜索组件和数据库在云混合搜索中的交互方式，更好地了解 GDPR 如何影响混合环境。

混合联合搜索解决方案 - 借助混合联合搜索解决方案，你既可以在 SharePoint Server 中使用索引，也可以在 Office 365 中使用索引。SharePoint Server 和 SharePoint Online Search 服务都可以查询其他环境中的搜索索引并返回联合结果。当用户从搜索中心搜索时，搜索结果将来自 SharePoint Server 中的搜索索引和 Office 365 中的搜索索引。请参阅 深入了解混合联合搜索解决方案，以更好地了解 GDPR 如何影响混合环境。

本地到云的迁移

将数据从 SharePoint Server 迁移到 SharePoint Online 时，一段时间内，重复数据可能同时存在于这两个位置。如有需要删除正在迁移中的数据，建议首先完成迁移，然后从这两个位置删除该数据。可从任一位置查询要导出的数据。

用户配置文件数据

User Profile Service 支持从各种外部源导入配置文件数据。应在掌握此类用户配置文件数据的系统中处理数据的查询和更新。如果对外部系统进行更新，请务必在 SharePoint Server 中再次同步用户配置文件。

按照以下基本步骤操作，从用户的 SharePoint Server 用户配置文件中删除其个人信息：

1. 从馈送到 SharePoint Server 用户配置文件的任何外部系统中删除用户信息。如果要使用目录同步，必须从本地 Active Directory 环境中删除用户。

2. 在 SharePoint Server 上运行配置文件同步。

3. 从 SharePoint Server 中删除配置文件。该操作完成后，SharePoint Server 将在 30 天内从用户配置文件数据库中彻底删除该配置文件。用户配置文件页和个人网站将被删除。

删除用户配置文件后，该用户访问过的网站集中可能仍记录有有限的一些信息（如用户 ID）。如果限制从给定网站集中删除此数据，可使用 CSOM 完成。示例脚本如下所示：

$username = "<admin@company.sharepoint.com>"
$password = "password"
$url = "<https://site.sharepoint.com>"
$securePassword = ConvertTo-SecureString $Password -AsPlainText -Force

# the path here may need to change if you used e.g. C:Lib.
Add-Type -Path "c:\Program Files\Common Files\microsoft shared\Web Server Extensions\16ISAPIMicrosoft.SharePoint.Client.dll"
Add-Type -Path "c:\Program Files\Common Files\microsoft shared\Web Server Extensions\16ISAPIMicrosoft.SharePoint.Client.Runtime.dll"

# connect/authenticate to SharePoint Online and get ClientContext object.
$clientContext = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.ClientContext($url)
$credentials = New-Object Microsoft.SharePoint.Client.SharePointOnlineCredentials($username, $securePassword)
$clientContext.Credentials = $credentials
if (!$clientContext.ServerObjectIsNull.Value)
{
    Write-Host "Connected to SharePoint Online site: '$Url'" -ForegroundColor Green
}

# Get user
$user = $clientContext.Web.SiteUsers.GetByLoginName("i:0#.f|membership|user@company.sharepoint.com")

# Redact user
$user.Email = "Redacted"
$user.Title = "Redacted"
$user.Update()
$clientContext.Load($user)
$clientContext.ExecuteQuery()

# Get users
$users = $clientContext.Web.SiteUsers

# Remove user from site
$users.RemoveById($user.Id)
$clientContext.Load($users)
$clientContext.ExecuteQuery()