办公室会议

“协作”视觉图像

现在是上午 10:00,开会时间到了。 本节将介绍如何提高会议效率。 这涉及与会议准备和 Office 365 工具相关的最佳做法。

工具

  • Outlook
  • Microsoft Teams
  • Skype for Business
  • OneNote

“会议”清单

  • 计划和预订会议
  • 加入会议
  • 在会议中展示信息
  • 在会议中使用 OneNote 实现共同创建和会议记录
  • 在会议中使用 Planner 跟踪相应项目的拟办事项
  • 结束会议

计划和预订会议

下面的措施可确保尽可能提高会议效率:

  1. 是否需要会议? 考虑先与必要的审批者在聊天中共享文件。
  2. 明确日程。 在联机会议邀请的“注释”部分中添加会议日程,以便与会者做好准备。
  3. 录制会议。 使用 Microsoft Teams 中的会议录制功能,与无法参加会议的人员共享会议,或稍后转录会议记录。

现在可以预订会议了:在 Outlook 中使用 Microsoft Teams 或 Skype for Business 详细信息预订会议。 这样做可以让来自不同位置的团队成员加入会议,并能录制会议,同时使用视频(若有)来加强交流。

Outlook 中的 Teams

加入会议

随时随地加入会议。 可以随时随地使用移动设备加入 Microsoft Teams 或 Skype for Business 会议,具体方法是拨打会议详细信息中的拨入号码,或使用移动应用。 使用移动应用时,请注意适用于你或你所在国家/地区的移动数据使用限制。

Teams 会议加入通知

提示

使用耳机。 若要从办公桌上的计算机进行连接,请使用耳机(而不是计算机内置的麦克风和扬声器),以确保更优质的通话质量。

提示

启用视频! 使用摄像头(若有)是值得的,因为面对面交流会提供一些非言语暗示,而只使用语音可能会漏掉这些。 别担心,你的发型看起来很不错。

在会议中展示信息

通过共享设备中的内容,可以有效专注于会议,并提供上下文以供讨论使用。 一般来说,不建议共享整个屏幕。 共享整个屏幕意味着,屏幕上出现的所有内容都会显示在每个与会者的屏幕上。 为了避免这种情况,只需在 Microsoft Teams 中选择要共享的内容。

在会议中使用 OneNote

OneNote 可实现实时协作和共同创建,因此成为头脑风暴和会议记录的理想工具。 只要每个人都有权访问 OneNote 的共享位置,你就可以发布笔记本链接,并立即开始头脑风暴。

可以在团队笔记本中创建特定的会议记录部分。 还可以使用 OneNote 中的“会议详细信息”功能,以创建包含会议详细信息摘要的页面。

在会议中使用 Planner

将拟办事项直接添加到项目计划中,可以避免事后转录它们。 最佳做法是,在大型项目会议中,指定某人来跟踪拟办事项和完成会议记录。 这通常是主持会议人以外的其他人。 如果拟办事项过了截止日期,拟办事项提醒就会直接发送给提醒指定对象。

Planner 任务

结束会议

在日程中的所有内容都经过讨论后,可以随时结束会议。 向所有与会者分配并发送拟办事项。 如果是在 Microsoft Teams 中开展协作,可以轻松地在相应渠道中共享拟办事项。 也可以在会议期间在 Planner 中输入和分配拟办事项,这样可以快速跟踪完成情况(也可以在 Microsoft Teams 中访问)。