OneDrive小型企业快速入门指南

Microsoft OneDrive是一个可靠但简单易用的云存储平台,适用于小型企业、企业以及介于两者之间的所有内容。 与其他云存储提供商不同,OneDrive 中的大多数以企业为中心的高级功能都可用于每种订阅类型,从而使组织能够OneDrive最受益的任何方式使用云存储。 本指南重点介绍对希望使用新工具的小型企业最有意义的部署和配置OneDrive。 这些组织可以从中选择所需的任何其他管理功能。 有关完整部署指南(其中包含部署、配置和管理 OneDrive 的其他方法,请参阅OneDrive企业指南

OneDrive

OneDrive即使在最大的企业中也有效,但它仍然具有小型企业可以利用的一个小型且易于实现的占用空间。 毕竟,小型企业在出现故障的设备上丢失文件的风险通常最高,因为很少公司关注集中存储和备份。 但是,OneDrive,你的小型企业可以保证文件安全,并且你的用户可以从他们的所有设备轻松访问它们。

若要开始使用OneDrive,请按照以下步骤操作:

  1. 查看基本OneDrive信息。 首先查看"OneDrive中心"中提供的介绍性OneDrive信息。 你将获得许多问题的答案,包括OneDrive体验及其工作方式。

  2. 设置Microsoft Office 365订阅。 必须将订阅设置为使用OneDrive,但无需购买 Microsoft 365 套件中的所有应用程序。 To get started, follow the steps in Set up Microsoft 365 商业应用版.

  3. 添加OneDrive许可证。 查看比较计划中的OneDrive选项,然后添加所需的许可证。

完成这些任务后,你已准备好规划、部署和配置OneDrive 同步应用程序。 为此,请完成以下三个简单的步骤:

  1. 规划采用。 对于小型企业,规划用户采用可以非常简单,就像单独向用户展示如何使用OneDrive。 通常,小型企业客户不会考虑针对新应用程序的此步骤,这可能会对应用程序的成功产生负面影响。 采用计划OneDrive为采用提供了有用的OneDrive资源。

  2. 安装和配置。 同步应用适用于 Windows 和 macOS 操作系统,可为与其文件交互的用户提供无缝体验。 大多数小型企业首先在用户的设备上安装同步应用,然后在以后考虑OneDrive应用。 事实上,你可能已在设备上OneDrive客户端。 运行 Windows 10 操作系统的设备以及运行 Windows 或 macOS Microsoft Office 2016 或更高版本的设备将OneDrive 同步应用。 若要了解如何安装和配置 OneDrive 同步 应用和移动应用,请参阅安装和配置OneDrive。

  3. 管理OneDrive。 对于许多小型企业,管理OneDrive是可选的。 只需安装和配置OneDrive,然后保留它。 但是,如果你想要使用 OneDrive高级功能或添加设备共享或访问限制,则可以轻松地在管理中心内管理SharePoint设置。 有关管理管理OneDrive,请参阅管理OneDrive。

小型企业OneDrive关键功能

与大多数其他云存储提供商OneDrive,云存储不仅为小型企业提供开箱即用强大的功能,还使大多数高级功能可供小型企业使用。 这使小型企业能够根据组织的需要灵活地使用高级功能。

本节中列出的功能可解决常见的客户问题或特定的合规性要求,或提供仅在 OneDrive 中提供的独特功能。 有关跨计划提供的功能的完整OneDrive,请参阅Microsoft OneDrive。

备注

本节中的信息仅供了解,不需要安装和使用OneDrive。

OneDrive 文件随选

OneDrive文件随需要使用户可以从文件资源管理器中查看、搜索存储在 OneDrive 中的文件并与之交互,而无需将所有文件下载到其设备。 该功能提供了 OneDrive 和本地文件的无缝外观,而不占用本地硬盘驱动器上的空间。 如以下屏幕截图所示,尚未下载的文件的状态具有云图标。 对于已下载的文件,其状态将显示绿色复选标记。

Screenshot of Windows Explorer with some OneDrive files that have been downloaded and others that are only in the cloud

默认情况下,仅在您需要访问文件时下载文件。 但是,如果你计划在与 Internet 断开连接的情况下访问文件,只需右键单击文件,然后选择"始终在此设备上保留",即可使该文件 脱机。 或者,如果要释放设备上的空间并删除下载的文件副本,请右键单击该文件,然后选择“释放空间”。 以下屏幕截图显示了在运行 Windows 的设备上OneDrive文件的右键Windows。

右键OneDrive菜单的屏幕截图,包含"始终保留在此设备上"和"释放空间"选项

有关 OneDrive 文件随选的详细信息,请参阅了解 OneDrive 文件随选

新式附件

OneDrive与 Microsoft Outlook集成,以便能够轻松地共享OneDrive附件一样显示的文件。 此功能提供熟悉的共享体验,但是集中存储 OneDrive 中的附件。 这允许你的用户对同一个文件进行所有协作,而不是在电子邮件中来回发送不同版本。 此外,你可以直接从 Outlook 客户端配置文件的共享权限。

Screenshot of Outlook with a modern attachment and the right-click menu showing permissions options

若要减少用户选择添加副本与附加到 OneDrive 文件的链接时出现混淆的可能性,可以设置 Outlook 客户端的默认行为,如在 Outlook 2016 中附加云文件时如何控制默认附件状态中演示。

文件还原

"OneDrive文件还原"功能允许用户将文件还原到过去 30 天内的任何时间点。 若要选择所需的恢复时间,OneDrive显示文件活动的直方图,以便可以确定哪个恢复时间满足您的需求。 只需从中选择要还原到的文件历史记录条目,之后的所有更改都将回滚。

Screenshot of the Restore my OneDrive page in Microsoft 365

此外,由于直方图显示文件上的单个活动,因此您可以使用此功能快速查看文件的修改历史记录。 有关此功能的详细信息,请参阅还原 OneDrive

回收站

OneDrive 包含一个回收站,它类似于 Windows 桌面上的回收站。 删除的文件将移动到回收站,并在永久删除之前保留指定的时间。 对于工作或学校帐户,删除的文件会在 93 天后清除,除非已进行配置。 有关回收站工作方式的演示,请参阅在 OneDrive 中恢复已删除的文件或文件夹

已知文件夹移动

已知文件夹移动允许用户选择Windows文件夹(如桌面、文档或图片)自动同步到OneDrive。 你可以在 OneDrive 的初始设置期间或配置完成后添加此功能。 此功能为希望将已知文件夹添加到其现有同步文件夹列表的用户提供了简单的迁移选项。 有关已知文件夹移动详细信息,请参阅通过保存文件将其保存为文件OneDrive。

采用OneDrive

用户采用对于任何新应用程序的整体成功非常重要。 理想情况下,为了最大化 Office 365 和 OneDrive 的投资回报,你需要最大限度地提高用户与它们的互动。 对于小型企业,推动用户采用可以像在安装用户时OneDrive或向用户显示 Office 365 培训中心中提供的任何视频一样简单

在用户可能执行手动安装OneDrive向用户个人展示如何在网站中保存和共享文档OneDrive是推动采用的最有效选项。 小型企业的主要价值主张是文件可用性和冗余。 保存在本地存储上的文档可能会随设备一起丢失;无法保存到OneDrive文档。 只需事先与用户进行此讨论,并演示应用程序的易用性,就可以推动为此工作产生积极的结果。

有关更正式的用户采用Microsoft 365,请参阅最终用户采用Microsoft 365指南。 有关通过类似、更正式的流程推动用户参与度的信息,请参阅最终用户参与Office 365成功因素。 你还可以在推动采用技术社区中提供与采用相关的创意或发表评论。

安装和设置OneDrive应用程序

你可以从 Web 浏览器上载、下载 OneDrive 文件并与之交互,但理想的 OneDrive 体验来自 Windows 和 Mac 同步应用以及 iOS 和 Android 移动应用。 借助这些客户端和应用,将文件OneDrive并与其进行交互比每次需要一些内容时访问网站要容易得多。 通过此体验,你可以将OneDrive集成到现有文件交互体验中。

可以在任何OneDrive安装客户端。 对于小型企业,手动安装通常最有意义。 对于一些设备,安装过程可能与从应用商店安装应用一样简单。 对于其他设备,你可能需要先删除旧版本的 OneDrive。 本部分将指导你在 iOS 和 Android OneDrive、Windows和运行 macOS 的计算机上安装和配置设备。 你可能不需要在所有这些OneDrive安装安装程序,具体取决于组织中使用的设备。

大多数小型企业首先在用户的 OneDrive 同步 和 macOS Windows安装 Windows 应用,然后考虑OneDrive移动应用。 无需在所有设备上安装和配置OneDrive,然后开始使用它。

在设备上安装和配置同步Windows应用

如果你Windows具有 Office 2016 或 Windows 10,则它已有 OneDrive 同步 应用。

对于运行早期版本的 Windows或未安装 Office 2016 的设备,你可以从 下载 OneDrive 同步 应用Windows https://onedrive.live.com/about/download 应用。

备注

如果设备具有较旧版本的同步应用,则安装新应用时将要求您卸载该应用。

配置OneDrive应用程序Windows很简单,但如果你想要看到演示,请参阅在 Windows 中将文件与 OneDrive 同步应用同步Windows

在 macOS OneDrive安装和配置设备

若要在OneDrive 同步 macOS 计算机上安装 OneDrive 同步 应用,只需按照在 macOS 上将文件与 OneDrive 同步应用同步中的步骤操作。 设置体验类似于 Windows。 有关 macOS 上的OneDrive,请参阅 OneDrive (Mac 版) – FAQ

在移动设备上OneDrive和配置客户端

在移动设备上OneDrive应用非常简单:从任何 Android、iOS 或移动设备上的应用商店Windows应用。 如果要进一步简化手动安装过程,请转到 并输入要安装此密码的设备的移动 https://onedrive.live.com/about/download OneDrive。 Microsoft 将向移动设备发送短信,其中包含指向设备应用商店中应用的链接。 安装后,通过打开应用并响应提示开始配置过程。

若要了解如何在 iOS OneDrive中执行任务,请参阅在iOS OneDrive应用

若要了解如何在 Android OneDrive中执行任务,请参阅在Android OneDrive应用

管理 OneDrive

许多小型企业使用 OneDrive而不更改任何选项。 若要更改这些设置,请使用SharePoint中心。

获取有关OneDrive

如果需要有关解决方案OneDrive,有许多方法可以查找常见问题的解决方案或请求帮助:

  • 技术社区。 查看 OneDrive Tech Community 中的讨论,从社区中查找其他客户的有用Microsoft OneDrive博客

  • 支持文档。 有关最新问题列表,OneDrive如何解决或解决这些问题,请参阅修复或解决 OneDrive 中的最新问题。 有关入门信息,请参阅OneDrive 入门、员工文件存储 (视频培训) 和为什么OneDrive使用文件存储文档

  • Microsoft 支持。 如果需要 Microsoft 的帮助来解决问题或配置或部署OneDrive,请参阅联系 Microsoft。

  • OneDrive UserVoice。 You can review and submit feature requests and provide feature feedback at OneDrive UserVoice.

备注

在 2021 年,Microsoft 将按产品从 UserVoice 移动到我们自己的客户反馈解决方案。 了解更多信息