教程:从 Excel 工作簿变为 Power BI Desktop 中的出色报表Tutorial: From Excel workbook to stunning report in Power BI Desktop

跟随本教程,你可以在 20 分钟内从头开始生成精美的报表!In this tutorial, you build a beautiful report from start to finish in 20 minutes!

你的经理想要查看有关最新销售额的报表。Your manager wants to see a report on your latest sales figures. 经理要求提供关于以下内容的执行摘要:They've requested an executive summary of:

  • 哪年哪月的利润最大?Which month and year had the most profit?
  • 公司在哪个国家/地区取得了最大的成功?Where is the company seeing the most success (by country)?
  • 公司应继续投资哪些产品和细分市场?Which product and segment should the company continue to invest in?

使用我们的示例财务工作簿,我们可以立即生成此报表。Using our sample finance workbook, we can build this report in no time. 下面是最终报表的外观。Here’s what the final report will look like. 让我们开始吧!Let’s get started!

Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

在本教程中,将了解如何:In this tutorial, you'll learn how to:

  • 下载示例数据Download sample data
  • 使用少量转换来准备数据Prepare your data with a few transformations
  • 生成包含标题、三个视觉对象和切片器的报表Build a report with a title, three visuals, and a slicer
  • 将报表发布到 Power BI 服务,以便与同事共享Publish your report to the Power BI service so you can share it with your colleagues

先决条件Prerequisites

下载示例Download the sample

若要跟随操作,需要下载示例工作簿。To follow along, you need to download the sample workbook.

  1. 下载财务示例 Excel 工作簿Download the Financial sample Excel workbook.
  2. 打开 Power BI Desktop。Open Power BI Desktop.
  3. 在“开始”功能区的“数据”部分,选择“Excel” 。In the Data section of the Home ribbon, select Excel.
  4. 导航到保存示例工作簿的位置,然后选择“打开”。Navigate to where you saved the sample workbook, and select Open.

准备数据Prepare your data

在“导航器”中,可以选择“转换”或“加载”数据 。In Navigator, you have the option to transform or load the data. 导航器提供数据预览,以便你可以验证数据范围是否正确。The Navigator provides a preview of your data so you can verify that you have the correct range of data. 数值数据类型显示为斜体。Numeric data types are italicized. 如果需要进行更改,请在加载数据前转换数据。If you need to make changes, transform your data before loading. 为了使可视化效果在稍后更易于阅读,我们希望立即转换数据。To make the visualizations easier to read later, we do want to transform the data now. 进行每次转换时,你会看到它已添加到“应用步骤”中“查询设置”下的列表中 As you do each transformation, you see it added to the list under Query Settings in Applied Steps

  1. 选择“财务”表,然后选择“转换数据” 。Select the Financials table, and choose Transform Data.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  2. 选择“销售量”列。Select the Units Sold column. 在“开始”选项卡上,选择“数据类型”,然后选择“整数” 。On the Home tab, select Data Type, then select Whole Number. 选择“替换当前”以更改列类型。Choose Replace current to change the column type.

    用户最常执行的最重要的数据清理步骤是更改数据类型。The top data cleaning step users do most often is changing data types. 在本例中,销售量为小数形式。In this case, the units sold are in decimal form. 销售量为 0.2 或 0.5 毫无意义,对吧?It doesn’t make sense to have 0.2 or 0.5 of a unit sold, does it? 因此,我们将其更改为整数。So let’s change that to whole number.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  3. 选择“细分市场”列。Select the Segment column. 在“转换”选项卡上,选择“格式”,然后选择“大写” 。On the Transform tab, select Format, then select UPPERCASE.

    我们还希望使这些细分市场稍后在图表中更易于查看。We also want to make the segments easier to see in the chart later. 我们来设置“细分市场”列的格式。Let’s format the Segment column.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  4. 让我们将列名从“月份名称”缩短为“月份” 。Let's shorten the column name from Month Name to just Month. 双击“月份名称”列,然后将其重命名为“月份” 。Double-click the Month Name column, and rename to just Month.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  5. 在“产品”列中,选择下拉列表,并取消选中“Montana”旁边的框 。In the Product column, select the dropdown and clear the box next to Montana.

    我们知道 Montana 产品在上个月已停产,因此我们希望从报表中筛选掉该数据,以避免混淆。We know the Montana product was discontinued last month, so we want to filter this data from our report to avoid confusion.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  6. 你会看到每个转换都已添加到“应用步骤”中“查询设置”下的列表中 。You see that each transformation has been added to the list under Query Settings in Applied Steps.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  7. 返回“开始”选项卡,选择“关闭并应用” 。Back on the Home tab, select Close & Apply. 数据即将可用于生成报表。Our data is almost ready for building a report.

    “字段”列表中显示 Sigma 符号?You see the Sigma symbol in the Fields list? Power BI 检测到这些字段为数值字段。Power BI has detected that those fields are numeric. Power BI 还使用日历符号指示日期字段。Power BI also indicates the date field with a calendar symbol.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

加分做法:使用 DAX 编写度量值Extra credit: Write a measure in DAX

对于数据建模而言,使用 DAX 公式语言编写度量值功能非常强大 。Writing measures in the DAX formula language is super powerful for data modeling. Power BI 文档中有很多关于 DAX 的知识。There's lots to learn about DAX in the Power BI documentation. 现在,让我们编写一个基本度量值并将两个表联接起来。For now, let's write a basic measure and join two tables.

  1. 选择左侧的“数据视图”。Select Data View on the left.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  2. 在“开始”功能区中选择“新建表格” 。On the Home ribbon, select New Table.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  3. 键入此度量值以生成一个日历表,日期范围介于 2013 年 1 月 1 日至 2014 年 12 月 31 日之间。Type this measure to generate a Calendar table of all dates between January 1, 2013, and December 31, 2014.

    Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),Date(2014,12,31))

  4. 选中复选标记以提交。Select the check mark to commit.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  5. 现在,选择左侧的“模型视图”。Now select Model View on the left.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  6. 将“日期”字段从“财务”表拖到“日历”表中的“日期”字段以联接表,并在它们之间创建关系 。Drag the Date field from the Financials table to the Date field in the Calendar table to join the tables, and create a relationship between them.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

生成报表Build your report

现在,你已经转换并加载了数据,可以创建报表了。Now that you've transformed and loaded your data, it's time to create your report. 在右侧的“字段”窗格中,可以看到创建的数据模型中的字段。In the Fields pane on the right, you see the fields in the data model you created.

让我们为视觉对象逐一生成最终报表。Let’s build the final report, one visual at a time.

Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

视觉对象 1:添加标题Visual 1: Add a title

  1. 在“插入”功能区中选择“文本框” 。On the Insert ribbon, select Text Box. 键入“执行摘要 - 财务报表”。Type “Executive Summary – Finance Report”.

  2. 选择键入的文本。Select the text you typed. 将字号设置为“20”并加粗。Set the font size to 20 and bold.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  3. 在“可视化效果”窗格中,将“背景”切换为“关” 。In the Visualizations pane, toggle the Background to Off.

  4. 调整框的大小,使其显示在一行内。Resize the box to fit on one line.

视觉对象 2:按日列出的利润Visual 2: Profit by Date

现在创建一个折线图,以查看哪年哪月的利润最大。Now, you create a line chart to see which month and year had the highest profit.

  1. 从“字段”窗格中,将“利润”字段拖到报表画布上的空白区域。From the Fields pane, drag the Profit field to a blank area on the report canvas. 默认情况下,Power BI 显示带有一列的柱形图(即“利润”)。By default, Power BI displays a column chart with one column, Profit.

  2. 将“日期”字段拖至同一视觉对象。Drag the Date field to the same visual. Power BI 将更新柱形图以显示两年的利润。Power BI updates the column chart to show profit by the two years.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  3. 在“可视化效果”窗格的“字段”部分,选择“轴”值中的下拉列表 。In the Fields section of the Visualizations pane, select the drop-down in the Axis value. 将“日期”从“日期层次结构”更改为“日期” 。Change Date from Date Hierarchy to Date.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

    Power BI 将更新柱形图以显示每个月的利润。Power BI updates the column chart to show profit for each month.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  4. 在“可视化效果”窗格中,将可视化效果类型更改为“折线图”。In the Visualizations pane, change the visualization type to Line chart.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

    现在,可以轻松看到 2014 年 12 月的利润最大。Now you can easily see that December 2014 had the most profit.

视觉对象 3:按国家/地区列出的利润Visual 3: Profit by Country

创建一个地图,以查看利润最大的国家/地区。Create a map to see which country had the highest profits.

  1. 从“字段”窗格将“国家/地区”字段拖到报表画布上的空白区域,以创建一个地图。From the Fields pane, drag the Country field to a blank area on your report canvas to create a map.

  2. 将“利润”字段拖到地图中。Drag the Profit field to the map.

    Power BI 将创建一个地图视觉对象,其中的气泡代表每个位置的相对利润。Power BI creates a map visual with bubbles representing the relative profit of each location.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

    欧洲的利润比北美的利润更大。Europe seems to be doing better than North America.

视觉对象 4:按产品和细分市场列出的销售额Visual 4: Sales by Product and Segment

创建条形图以确定要投资的公司和细分市场。Create a bar chart to determine which companies and segments to invest in.

  1. 将你创建的两个图表并排拖动到画布的上半部分。Drag the two charts you've created to be side by side in the top half of the canvas. 在画布的左侧保留一些空间。Save some room on the left side of the canvas.

  2. 在报表画布的下半部分选择一个空白区域。Select a blank area in the lower half of your report canvas.

  3. 在“字段”窗格中,选择“销售”、“产品”和“细分市场”字段 。In the Fields pane, select the Sales, Product, and Segment fields.

    Power BI 会自动创建簇状柱形图。Power BI automatically creates a clustered column chart.

  4. 拖动图表,使其足够宽以填充上方两个图表下方的空间。Drag the chart so it's wide enough to fill the space under the two upper charts.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

    看起来公司应该继续投资 Paseo 产品并以小型企业和政府部门为目标消费者。Looks like the company should continue to invest in the Paseo product and target the Small Business and Government segments.

视觉对象 5:年份切片器Visual 5: Year slicer

切片器是一种有价值的工具,可用于将报表页面上的视觉对象筛选为特定的一部分。Slicers are a valuable tool for filtering the visuals on a report page to a specific selection. 在本例中,我们可以创建一个切片器来缩小显示范围,仅显示每月和每年的业绩。In this case, we can create a slicer to narrow in on performance for each month and year.

  1. 在“字段”窗格中,选择“日期”字段并将其拖到画布左侧的空白区域。In the Fields pane, select the Date field and drag it to the blank area on the left of the canvas.

  2. 在“可视化效果”窗格中,选择“切片器”。In the Visualizations pane, choose Slicer.

  3. 在“可视化效果”窗格的“字段”部分,选择“字段”中的下拉列表。In the Fields section of the Visualizations pane, select the drop-down in Fields. 删除“季度”和“天”,仅保留“年”和“月”。Remove Quarter and Day so only Year and Month are left.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  4. 展开每年并调整视觉对象的大小,以显示所有月份。Expand each year and resize the visual, so all months are visible.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

现在,如果经理要求仅查看 2013 年的数据,你可以使用切片器在年份或每年的特定月份之间进行切换。Now if your manager asks to see just 2013 data, you can use the slicer to switch between years, or specific months of each year.

加分做法:设置报表格式Extra credit: Format the report

如果要对此报表进行少量格式设置以进行润色,请执行以下几个简单步骤。If you want to do some light formatting on this report to add more polish, here are a few easy steps.

主题Theme

  • 在“查看”功能区上,将主题更改为“执行” 。On the View ribbon, change the theme to Executive.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

修饰视觉对象Spruce up the visuals

在“可视化效果”窗格的“格式”选项卡上进行以下更改。Make the following changes on the Format tab in the Visualizations pane.

Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  1. 选择视觉对象 2。Select Visual 2. 在“标题”部分,将“标题文本”更改为“按月和年划分的利润”,并将“文本大小”更改为“16 磅” 。In the Title section, change Title text to “Profit by Month and Year” and Text size to 16 pt. 将“阴影”切换为“开” 。Toggle Shadow to On.

  2. 选择视觉对象 3。Select Visual 3. 在“地图样式”部分,将“主题”更改为“灰度” 。In the Map styles section, change Theme to Grayscale. 在“标题”部分,将标题“文本大小”更改为“16 磅” 。In the Title section, change title Text size to 16 pt. 将“阴影”切换为“开” 。Toggle Shadow to On.

  3. 选择视觉对象 4。Select Visual 4. 在“标题”部分,将标题“文本大小”更改为“16 磅” 。In the Title section, change title Text size to 16 pt. 将“阴影”切换为“开” 。Toggle Shadow to On.

  4. 选择视觉对象 5。Select Visual 5. 在“选择控件”部分,将“显示‘全选’选项”切换为“开” 。In the Selection controls section, toggle Show "Select all" option to On. 在“切片器标头”部分,将“文本大小”增加为“16 磅” 。In the Slicer header section, increase Text size to 16 pt.

为标题添加背景形状Add a background shape for the title

  1. 在“插入”功能区中,选择“形状” > “矩形” 。On the Insert ribbon, select Shapes > Rectangle. 将其放在页面顶部,然后将其拉伸为页面的宽度和标题的高度。Place it at the top of the page, and stretch it to be the width of the page and height of the title.

  2. 在“格式形状”窗格的“行”部分,将“透明度”更改为“100%” 。In the Format shape pane, in the Line section, change Transparency to 100%.

  3. 在“填充”部分,将“填充颜色”更改为“主题颜色 5 #6B91C9”(蓝色) 。In the Fill section, change Fill color to Theme color 5 #6B91C9 (blue).

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  4. 在“格式”选项卡上,选择“下移一层” > “置于底层” 。On the Format tab, select Send backward > Send to back.

  5. 选择视觉对象 1 中的文本,并选择标题,然后将字体颜色更改为“白色”。Select the text in Visual 1, the title, and change the font color to White.

为视觉对象 2 和 3 添加背景形状Add a background shape for visuals 2 and 3

  1. 在“插入”功能区上,选择形状” > “矩形”,并将其拉伸为视觉对象 2 和 3 的宽度和高度 。On the Insert ribbon, select Shapes > Rectangle, and stretch it to be the width and height of Visuals 2 and 3.
  2. 在“格式形状”窗格的“行”部分,将“透明度”更改为“100%” 。In the Format shape pane, in the Line section, change Transparency to 100%.
  3. 在“格式”选项卡上,选择“下移一层” > “置于底层” 。On the Format tab, select Send backward > Send to back.

完成的报表Finished report

最终的精美报表外观如下所示:Here's how your final polished report will look:

Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

总的来说,此报表回答了你经理提出的主要问题:In summary, this report answers your manager’s top questions:

  • 哪年哪月的利润最大?Which month and year had the most profit?

    2014 年 12 月December 2014

  • 公司在哪个国家/地区取得了最大的成功?Which country is the company seeing the most success in?

    欧洲,特别是法国和德国。In Europe, specifically France and Germany.

  • 公司应继续投资哪些产品和细分市场?Which product and segment should the company continue to invest in?

    公司应该继续投资 Paseo 产品并以小型企业和政府部门为目标消费者。The company should continue to invest in the Paseo product and target the Small Business and Government segments.

保存报表Save your report

  • 在“文件”菜单上,选择“保存” 。On the File menu, select Save.

发布到 Power BI 服务以便共享Publish to the Power BI service to share

若要与经理和同事共享你的报表,请将其发布到 Power BI 服务。To share your report with your manager and colleagues, publish it to the Power BI service. 当你与拥有 Power BI 帐户的同事共享时,他们可以与你的报表进行交互,但是无法保存更改。When you share with colleagues that have a Power BI account, they can interact with your report, but can’t save changes.

  1. 在 Power BI Desktop 的“开始”功能区,选择“发布” 。In Power BI Desktop, select Publish on the Home ribbon.

    你可能需要登录 Power BI 服务。You may need to sign in to the Power BI service. 如果还没有帐户,可以注册免费试用版If you don't have an account yet, you can sign up for a free trial.

  2. 在 Power BI 服务中选择一个目标(例如“我的工作区”),然后选择“选择” 。Select a destination such as My workspace in the Power BI service > Select.

  3. 选择“在 Power BI 中打开‘你的文件名’”。Select Open 'your-file-name' in Power BI.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

    已完成的报表将在浏览器中打开。Your completed report opens in the browser.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

  4. 选择报表顶部的“共享”,将报表与他人共享。Select Share at the top of the report to share your report with others.

    Power BI 服务中的 Power BI 报表的屏幕截图。

后续步骤Next steps

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