取得入口網站上的 Dynamics 365 資料

Dynamics 365 Online 2016 年更新 1 導入的入口網站功能當中,最特別的功能之一就是呈現且後續能夠操作 Dynamics 365 資料,在對內或對外的入口網站上。 在本節中,我們將說明提供此功能基礎的實體,並討論達成此目的所需的步驟。

實體表單

實體表單記錄可讓系統管理員在入口網站上呈現 Dynamics 365 表單,以便編輯、顯示或擷取來自其使用者的一組自訂資料。 完成此操作的程序相對簡單且直接,而且不需要自訂任何程式碼,如同在部署入口網站之前達成此結果所需執行的操作。

這項功能可以基於許多原因以及在許多情況下利用,但常見的使用範例是在 Dynamics 365 [自訂系統] 介面內的 [潛在客戶] 實體底下建立新表單,然後建立實體表單記錄,能夠在入口網站上呈現以擷取潛在客戶資料,透過連絡人頁面或某種類型的資訊要求頁面。 事實上,這個特定範例用於入口網站內的預設 [與我們連絡] 頁面,隨 Microsoft Dynamics 365 (線上) 2016 年 12 月更新提供。 其他範例包括使用實體表單進行設定檔管理或單一頁面問卷。

在 Dynamics 365 中左邊的與我們連絡網頁表單,以及在入口網站右邊呈現內容

實體表單包含與網頁的關聯及額外的屬性,以控制入口網站內表單的初始化。 與網頁的關聯允許動態擷取入口網站內特定頁面節點的表單定義。

當您建立新的實體表單時,第一步是決定您要呈現的實體和表單名稱及模式:插入、編輯或唯讀。 您選取的模式將決定您要從入口網站建立新記錄、編輯現有記錄,或只是顯示有關入口網站上某項記錄的資訊。

在此示範中,我們會以 Contoso, Inc. 為案例,該公司想要建立自訂實體在 Dynamics 365 中,並連結到他們的客戶自助入口網站上呈現的表單,如此就可讓使用者提出希望看見公司改進的建議。 Contoso, Inc. 的系統管理員會採取下列步驟達成此目的:

  1. 在 Dynamics 365 中建立自訂實體,透過 [設定] > [自訂] > [自訂系統] > [實體]。 在此範例中,我們將這個實體稱為「建議」。 設定實體在 [入口網站] 導覽區域中顯示,然後儲存它。

  2. 在 Dynamics 365 中的 [建議] 實體底下建立兩個自訂欄位,與表單上應擷取的資訊相關。 在此範例中,我們將建立 “SuggestionOrigin” (選項組) 和 “SuggestionSummary” (多行文字) 欄位。 這兩個欄位會設為 [業務需求]。

  3. 在 Dynamics 365 中的 [建議] 實體底下建立新的主要表單:

    1. 插入單欄索引標籤,並將其區段的屬性變更為兩欄。

    2. 新增自訂欄位,以及現有的 [名稱] 欄位。

    3. 將索引標籤命名為 [建議]。

    4. 在 [建議表單] 的 [表單屬性] 中為表單命名。

    5. 儲存它並發行。

      在 Dynamics 365 中建立要在入口網站上呈現的自訂表單

  4. 在 Dynamics 365 中瀏覽至 [入口網站] > [實體表單],並建立新的實體表單記錄。 將它命名為 [建議],並將其 [實體名稱] 欄位設定為 [建議 (new_suggestion)]、[表單名稱] 設定為 [建議表單]、[索引標籤名稱] 設定為 [建議],以及將其 [表單類型] 設定為 [插入],然後視需要修改任何其他選項。

  5. 在入口網站上,建立名為 [建議] 的新下層頁面。 將其 [頁面範本] 值設定為 [網頁表單],將其 [實體表單] 值設定為 [建議],然後新增表單簡介。

    備註

    您也可以透過 Dynamics 365 建立下層頁面,根據使用者喜好設定。

  6. 如有需要,在入口網站中編輯主要導覽,然後按一下[+] 圖示將新的網頁連結新增至表單。 將網頁連結命名為 [建議],然後將它指派至 [建議] 頁面。 這樣就可讓使用者輕鬆瀏覽至表單。

當使用者造訪 Contoso 入口網站、瀏覽至此建立的表單、輸入相關資料並送出表單時,新紀錄將會自動在 Dynamics 365 中產生並包含送出的資訊。

在入口網站上呈現自訂建議表單

實體表單中繼資料

實體表單中繼資料記錄包含額外的行為修改邏輯,可增強或覆寫表單欄位的功能,而 Dynamics 365 中的原生實體表單編輯功能可能無法做到。

這些記錄允許對特定表單元素進行額外的設定和操作,包括欄位、子格或整個區段/索引標籤。 每個需要某種形式修改的表單元素,都需要不同的中繼資料記錄,以便後續與實體表單記錄產生關聯。

若要新增中繼資料記錄至實體表單,您可以從 Dynamics 365 導覽功能表瀏覽至 [實體表單中繼資料相關檢視表],或者,這些記錄也可以直接從實體表單本身建立,使用實體表單中繼資料子格,位於記錄表單的最底部。

實體表單中繼資料

實體表單中繼資料記錄可用於不同的案例,包括控制欄位樣式、以特定值預先填入欄位、儲存時設定表單上的值、驗證使用者輸入的值等。

實體清單

實體表單記錄可讓入口網站系統管理員對入口網站使用者公開 Dynamics 365 表單,實體清單則提供系統管理員新增網頁至入口網站以呈現 Dynamics 365 記錄清單的功能,而開發人員不需要使用自訂程式碼在入口網站上呈現檢視表。

實體清單支援排序和篩選,而且如果記錄數目大於實體清單記錄上指定的 [頁面大小] 值,則會分頁。 如果同時指定了 [詳細資料檢視網頁],則每一筆記錄都會包含頁面連結,而且會附加記錄識別碼至查詢字串,連同識別碼查詢字串參數名稱。

實體清單也支援多個檢視表和動作。 如果在 Dynamics 365 中指定了多個檢視表,將會呈現下拉式功能表,讓使用者能夠隨意切換不同的檢視表。 同樣地,如果動作 (如 [編輯] 或 [刪除]) 已新增為動作按鈕,則具有正確權限的使用者將看到這些選項在檢視表中呈現。

以先前的 Contoso, Inc. 系統管理員範例為基礎,建立實體表單來收集使用者建議,我們現在將納入系統管理員採取的步驟 (非常簡化),用來在入口網站上公開送出的記錄,讓其他使用者能夠檢閱,並且方便存取以送出新的記錄:

  1. 在 Dynamics 365 中,移至 [設定] > [自訂] > [自訂系統] > [實體] > [建議] > [檢視表] 並編輯 [使用中建議] 檢視表。 將應在入口網站上公開的欄新增至這個檢視表。

  2. 移至 [入口網站] > [實體清單] 及建立新的實體清單記錄。

    1. 輸入「建議名單」做為名稱,將其 [實體名稱] 值設定為 [建議 (new_suggestion)]。

    2. 新增預設 [使用中建議] 檢視表或自訂建立的檢視表至 [檢視表] 清單。

    3. 將 [用於建立的網頁] 值設定 [建議],並視需要新增建立按鈕/空白清單文字。

      建立實體清單

  3. 在入口網站上,建立名為 [建議清單] 的新下層頁面。 將其 [頁面範本] 值設定為 [完整頁面],將其 [實體清單] 值設定為 [建議清單],然後新增公開檢視表的簡介。

  4. 如您想要的話,在入口網站中編輯 [主要導覽],然後按一下 [新增] 按鈕 (+) 將新的網頁連結新增至清單。 將網頁連結命名為 [建議清單],然後將它指派至 [建議清單] 頁面。 您可以將先前建立的 [建議] 表單連結拖曳至新清單連結下方,使它成為下層。

除了先前討論的簡化設定之外,實體清單還支援許多其他選項,包括 (但不限於):

  • 可讓使用者在入口網站上的個別實體內篩選和搜尋記錄。
  • 可讓使用者建立、編輯或刪除記錄,以及將記錄下載至 Excel 工作表。
  • 可讓使用者執行指定工作流程,針對清單中選取的記錄。
  • 使用 Bing 地圖服務檢視表的資料顯示清單中的記錄
  • 使用行事曆檢視表的資料顯示清單中的記錄。

網頁表單

網頁表單可讓使用者定義 Dynamics 365 內的實體表單和自訂邏輯,在入口網站上呈現資料輸入表單,而不需要自訂程式碼。 網頁表單支援單一和多步驟導覽,以及分支邏輯。 網頁表單常用來製作問卷,例如現成的「個案滿意度問卷」網頁表單,或簡化要求,像是現成的「開啟新的支援要求」網頁表單。

網頁表單與實體表單不同之處在於,它們可讓系統管理員指定一個或多個要載入的表單,用來產生單一表單或精靈樣式的多步驟程序,採用條件分支邏輯。 網頁表單也有其他屬性,可在 Dynamics 365 中指定,以覆寫部分預設行為及處理一些 Dynamics 365 實體中繼資料和表單設計師限制。

充分了解如何在入口網站內使用網頁表單的最佳方式,就是提供使用案例的範例,然後進行建構表單及其所有基礎部分的程序。 在本文件前段,我們詳細說明了建立自訂實體表單讓使用者送出建議的程序,以及自訂實體表單,用來在入口網站上的檢視表中公開這些建議。 現在我們假設 Contoso 想要透過問卷調查其使用者比較希望實施哪些送出的建議,同時收集有關其使用者群的其他資訊。 系統管理員在入口網站上建立這份問卷會採取的步驟如下:

  1. 建立自訂實體,透過 [設定] > [自訂] > [自訂系統] > [實體]。 針對此範例,我們將這個實體稱為「問卷」。

  2. 設定實體在 [入口網站] 導覽區域中顯示,然後儲存它。

  3. 在 [問卷] 實體底下建立數個自訂欄位,代表將在問卷上提供給使用者選擇的答案:

    1. 系統管理員規劃的選擇題「您最希望 Contoso 未來改進的建議是哪一項?」,有三個自訂欄位標題分別為 [延長的支援時間]、[新產品] 和 [更多商店]。 每個欄位會設定為資料類型 [兩個選項]。

    2. 系統管理員規劃的選擇題「您是如何得知 Contoso Ltd.?」,有四個自訂欄位標題分別為 [零售店]、[搜尋引擎]、[網頁廣告] 和 [口耳相傳]。 每個欄位會設定為資料類型 [兩個選項]。

    3. 自訂欄位標題為 [Contoso Ltd. 評等],其資料類型為 [選項組]。 針對 [使用現有選項組] 選取 [],並從下拉式清單選取 [李克特量表品質]。

    4. 若要追蹤填寫問卷的目前入口網站使用者,自訂欄位標題為 [相關連絡人],資料類型為 [查詢] 且目標記錄為 [連絡人]。
  4. 開啟 [問卷] 實體底下的主要 [資訊] 表單,按一下 [一般] 索引標籤,然後按一下 [變更屬性]。 在 [格式設定] 索引標籤上,選取 [一欄],然後按一下 [確定]。

  5. 切換至 [資訊] 表單的 [插入] 索引標籤,按一下 [區段],然後選擇 [兩欄]。 將預設的 [名稱] 和 [擁有者] 欄位移至此區段,並刪除舊的。 開啟 [名稱] 欄位的屬性,並清除 [顯示] 索引標籤上的 [預設為可見] 選項。

    建立問卷表單簡化問卷的問題和回覆。

  6. 儲存表單,然後按一下功能區中的 [另存新檔],以建立名為「問卷步驟 2」的表單複本。 再按一下 [另存新檔] 建立另一個名為「問卷步驟 1」的複本。

  7. 開啟「問卷步驟 1」表單,切換至 [插入] 索引標籤,然後按一下 [區段] > [兩欄]。

  8. 開啟新區段的屬性,將它的標籤變更為「您最希望 Contoso 未來改進的建議是哪一項?」,並選取核取方塊 [在表單上顯示此區段的標籤]。

  9. 將 [延長的支援時間]、[新產品] 和 [更多商店] 欄位拖曳至此區段。

  10. 重複新增新的兩欄區段的步驟,但這次將標籤變更為「您是如何得知 Contoso Ltd.?」 並將 [零售店]、[搜尋引擎]、[網頁廣告] 及 [口耳相傳] 欄位拖曳至此區段。

  11. 開啟每個欄位的屬性。 在 [格式設定] 索引標籤上,將 [控制格式] 設定為 [核取方塊]。 儲存後關閉表單。

    問卷表單的步驟 1 有兩個問題要讓使用者回答。

  12. 開啟「問卷步驟 2」表單,切換至 [插入] 索引標籤,然後選取 [區段] > [一欄]。

  13. 拖曳 [Contoso Ltd. 評等] 欄位至新區段,然後開啟表單上欄位的屬性,並將其標籤變更為「告訴我們您的想法! 請為 Contoso Ltd. 的各種產品系列的品質評分。」 儲存後關閉表單。

  14. 在 [問卷表單] 區域內選擇 [表單順序] > [主要表單組]。 這可讓您設定表單順序,依照 [資訊] > [問卷步驟 1] > [問卷步驟 2] 進行。

  15. 在主要 [資訊] 表單和 [插入] 索引標籤上,按一下 [區段] > [兩欄]。

  16. 開啟新區段的屬性,將它的標籤變更為「您最希望 Contoso 未來改進的建議是哪一項?」,並核取 [在表單上顯示此區段的標籤] 方塊。 將 [延長的支援時間]、[新產品] 和 [更多商店] 欄位拖曳至此區段。

    重複新增新的兩欄區段的步驟,但這次將標籤變更為「您是如何得知 Contoso Ltd.?」 並將 [零售店]、[搜尋引擎]、[網頁廣告] 及 [口耳相傳] 欄位拖曳至此區段。 分別開啟目前為止新增至表單的七個欄位的屬性,選取 [格式設定] 索引標籤,並將 [控制格式] 設定為 [核取方塊]。

    重複新增區段的步驟,但這次選擇一欄式區段。 拖曳 [Contoso Ltd. 評等] 欄位至此區段,然後開啟表單上欄位的屬性,並將其標籤變更為「告訴我們您的想法! 請為 Contoso Ltd. 的各種產品系列的品質評分。」

    最後,將 [相關連絡人] 欄位拖曳到 [一般] 索引標籤的第一個區段,以追蹤哪一位使用者填寫了問卷。 儲存後關閉表單,然後按一下 [發行所有自訂]。

    主要 [資訊] 表單包含新增的所有問卷欄位。

  17. 移至 [入口網站] > [網頁表單],並建立新的網頁表單,標題為「Contoso Ltd. 問卷」。 將 [需要驗證] 欄位設定為 [是],以及 [允許每個使用者多筆記錄] 欄位設定為 [否],然後儲存表單,但讓它保持開啟。

  18. 在 [Contoso Ltd. 問卷] 網頁表單記錄上:

    1. 開啟 [開始步驟] 查詢欄位,然後按一下 [新增] 建立新的網頁表單步驟。
    2. 將步驟命名為「問卷步驟 1」。
    3. 將 [目標實體邏輯名稱] 設定為 [問卷 (new_survey)]。
    4. 將 [表單名稱] 設定為 [問卷步驟 1]。
    5. 選取 [關聯目前入口網站使用者] 核取方塊。
    6. 將 [目標實體入口網站使用者查詢屬性] 設定為 [相關連絡人 (new_regardingcontact)]。
    7. 儲存表單,但讓它保持開啟。

      問卷表單的第一個步驟已建立。

  19. 在 [問卷步驟 1] 網頁表單步驟記錄上:

    1. 開啟 [後續步驟] 查詢欄位,然後按一下 [新增] 建立新的網頁表單步驟。
    2. 將步驟命名為「問卷步驟 2」。
    3. 將網頁表單設定為「Contoso Ltd. 問卷」。
    4. 將 [目標實體邏輯名稱] 設定為 [問卷 (new_survey)]。
    5. 將 [模式] 設定為 [編輯]。
    6. 將 [表單名稱] 設定為 [問卷步驟 2]。
    7. 將 [來源類型] 設定為 [來自上一個步驟的結果]。
    8. 將 [成功訊息] 設定為 [感謝您花時間完成這份問卷!」
    9. 確定 [後續步驟] 欄位是空白的,然後儲存表單,但讓它保持開啟。
  20. 在 [問卷步驟 2] 網頁表單步驟記錄上:

    1. 按一下最右邊的 > 符號,在主要 Dynamics 365 導覽中,並選取 [中繼資料] 開啟 [網頁表單中繼資料相關檢視表],位於 [問卷步驟 2] 記錄下方。
    2. 按一下 [新增網頁表單中繼資料],並將此新記錄上的 [屬性邏輯名稱] 設定為 [Contoso Ltd. 評等 (new_contosoltdrating)],以及 [樣式] 設定為 [選項組做為水平選項按鈕清單]。
    3. 儲存後關閉所有開啟的表單。

      問卷表單的第二個步驟已建立。

  21. 在 Dynamics 365 中瀏覽至 [入口網站] > [網頁表單],並建立新的網頁,標題為「Contoso Ltd. 問卷」。 將網站設定為 [Contoso Ltd.]、上層頁面設定為 [首頁]、部分 URL 設定為 [contoso-ltd-survey]、PageTemplate 設定為 [完整頁面]、發行狀態設定為 [已發行],以及網頁表單設定為 Contoso Ltd. 問卷。 儲存記錄。

好吧,這些步驟非常複雜,需要數個 Dynamics 365 記錄接連執行才能達成結果。 不過,此程序完成後,使用者就可以瀏覽至您在入口網站上建立的頁面,並如預期般填寫問卷。

入口網站上呈現的問卷表單中的第一個步驟。

入口網站上呈現的問卷表單中的第二個步驟。

每一份完成並送出的問卷都會變成 Dynamics 365 中 [入口網站] > [問卷] 實體內的記錄,而此記錄將包含完成網頁表單的相關連絡人及其所有回覆以便製表。

表單元素顯示

雖然大部分 Dynamics 365 表單都能在入口網站中成功呈現,但是會有一些需要注意的標註,因為有些功能負責處理實體表單實際呈現的 Dynamics 365 EntityFormView 控制項並不支援。

支援的表單元素 可支援,但包含警告表單元素 不支援的表單元素
所有 Dynamics 365 欄位驗證規則 所有 Dynamics 365 欄位類型,[當事人清單] 欄位除外 表單頁首與頁尾不會在入口網站中顯示
單一和多欄版面配置 只支援 [網頁 (HTML)] 和影像相關 Web 資源類型 iFrame
Dynamics 365 標籤語言翻譯 支援查詢欄位中的記錄篩選,但僅適用於 N:1 關聯 Dynamics 365 表單指令碼
附註 (在表單上插入) 支援查詢欄位,但不支援透過表單上的查詢檢視表建立新記錄
子格 (在表單上插入)

最後值得一提的是,Microsoft Dynamics 365 中的實體表單記錄有一種選項,能夠視需要微調,包括 [附加檔案] 選項的區段。 如果表單需要附加檔案,則選取 [附加檔案1] 核取方塊,並設定 [附加檔案儲存位置] 選項,針對 [Dynamics 365 附註附件] 或 [Azure Blob 儲存體]。