建立和管理 Excel 範本

Microsoft Excel 提供強大的方式供您分析和呈現 Dynamics 365 Sales 資料。 使用 Excel 範本，您可以輕鬆建立自訂的分析並與組織中的其他人共用。

您可以使用 Excel 範本執行下列工作：

• 銷售預測

• 準銷售案源管理

• 潛在客戶評分

• 領域規劃

• 以及其他更多...

授權和角色需求

需求類型	您必須有
授權	Dynamics 365 Sales Premium、Dynamics 365 Sales Enterprise 或 Dynamics 365 Sales Professional 其他資訊：Dynamics 365 Sales 定價
資訊安全角色	銷售經理、銷售專業經理或銷售副總 其他資訊：預先定義 Sales 的資訊安全角色

建立 Excel 範本

範本所顯示的資訊來自針對記錄類型 (實體) 定義的檢視表。 根據您擁有的 Dynamics 365 Sales 授權，選取下列其中一個索引標籤以取得特定資訊：

Sales Premium 和 Sales Enterprise

1. 從銷售中心應用程式選取 設定 圖示 ，然後選取 進階設定。

2. 依照使用 Excel 範本分析和共用資料中的指示來建立 Excel 範本。

Sales Professional

建立 Excel 範本需要四個步驟。

步驟 1：從現有資料建立新範本

1. 確定您有 Dynamics 365 Sales Professional 中的系統管理員角色。

2. 在網站地圖中，選取 銷售設定。

3. 在 進階設定 下方，選取 Excel 和 Word 範本。

4. 選取 新增範本。

5. 在 建立範本類型 窗格中，選取 Excel 範本，然後選取 下一步。

   

6. 選取範本適用的實體。 範本將使用此實體中的資料。 您可以在下一個欄位中選取的檢視表，取決於您選取的實體。

7. 檢視表會定義用來顯示記錄查詢以及顯示的欄或欄位。 選取檢視表，然後選取 下一步。

   

8. 在 下載範本 頁面上，選取 下載。

9. 若要稍後上傳該範本，請選取 稍後上傳範本 核取方塊，然後選取 下一步。

10. 若要在自訂資料之後上傳該範本，請移至範本清單，然後選取 上傳範本。 其他資訊：上傳範本並與其他人共用。

步驟 2：自訂 Excel 中的資料

在本機 Excel 執行個體中開啟新建立的範本以自訂資料。

Wichtig

請勿使用 Excel Online 來自訂範本資料，因為這無法儲存所做的變更。 關閉索引標籤後，在 Excel Online 中對範本資料所做的任何更新都會遺失。

我們來逐步解說簡單的範例，使用 Dynamics 365 Sales Professional 範例資料自訂 Excel 範本。

自訂商機資料的範例

1. 選取 啟用編輯，允許自訂 Excel 試算表。

2. 加入新欄，並將其命名為「預期營收」。

   

3. 用於建立預期營收的公式。 不要使用位址參考儲存格；改為定義和使用名稱。

   

4. 建立樞紐分析表與圖表。

   將使用者新增的內容放置在現有資料表的上方或右側。 這樣可避免內容遭到覆寫 (如果您稍後在 Dynamics 365 Sales Professional 中新增資料，並建立新的 Excel 範本)。

   其他資訊：使用 Excel 範本的最佳做法和考量。

   

5. 儲存試算表。

現在您可以將 Excel 範本上傳到 Dynamics 365 Sales Professional。

步驟 3：上傳範本並與其他人共用

依您想要的方式自訂 Excel 範本後，將其上傳至 Dynamics 365 Sales Professional。

系統管理員可以使用 進階設定 頁面將 Excel 範本上傳至 Dynamics 365 Sales Professional。

[!NOTE]

您組織的使用者可以在記錄清單的命令列上選取 Excel 範本 按鈕，查看可用的範本。

1. 在 進階設定 下方，選取 Excel 和 Word 範本，然後選取 上傳範本。

2. 尋找並上傳檔案。

   

3. 選取 上傳。

   您會看到正在上傳的檔案摘要。

4. 選取 完成。

使用 Excel 範本的最佳做法和考量

建立和充分利用 Dynamics 365 Sales 中的 Excel 範本時，必須注意下列事項。

• 測試您的 Excel 範本。

  Excel 有許多功能。 最好測試您的自訂，查看範本中的所有 Excel 功能是否如預期運作。

• 範本中的資料和隱私權考量。

  根據預設，試算表開啟時，樞紐分析圖資料不會更新。 這種情況可能造成安全性問題，如果某些樞紐分析圖資料不應該讓未具有足夠權限的使用者看見。

  請參考下列案例：

  • Dynamics 365 Sales 系統管理員建立範本，其中的檢視表包含樞紐分析圖中的機密資料，這已上傳至 Dynamics 365 Sales。

  • 不能存取樞紐分析圖中敏感性資料的銷售人員，會使用範本建立 Excel 檔案進行資料分析。

  此案例的結果是，銷售人員可能會看見 Dynamics 365 Sales 系統管理員所上傳的樞紐分析圖資料，包括取得銷售人員沒有使用權限的檢視表。

  此外，iOS 不支援更新樞紐分析資料及樞紐分析圖，在 iOS 裝置上使用 Microsoft Excel 應用程式時。

  Wichtig

  機密資料不應包括在樞紐分析表和樞紐分析圖中。

• 設定自動重新整理樞紐分析圖資料

  樞紐分析圖資料預設不會在您開啟試算表時自動重新整理。 其他類型的圖表會自動進行更新。

  在 Excel 中，以滑鼠右鍵按一下樞紐分析圖，然後在開啟檔案時選取 樞紐分析圖選項 > 重新整理資料。

  

• 放置新資料

  如果您要新增內容至 Excel 範本，請將資料放置在現有資料的上方或右側。 另一個選項是將新內容放到另一個工作表中。

• 包含影像的 Excel 範本可能會導致錯誤

  若您嘗試使用其中儲存影像的 Excel 範本檢視 Dynamics 365 Sales 資料，您可能會看見下列錯誤：「嘗試儲存您的活頁簿時發生錯誤。 因此，該活頁簿尚未儲存」。 請嘗試從範本中移除影像，再重新將範本載入至 Dynamics 365 Sales。

• Windows 8.1 中的 Excel 範本和 Office 行動應用程式

  Excel 範本不會在 Windows 8.1 裝置中透過 Office 行動應用程式開啟。 您會收到下列錯誤訊息：「我們已盡力復原文件的內容，但您無法編輯該文件。 請嘗試在 PC 上開啟並修復此文件，以修正此問題」。

  這是已知的問題。 在公式中使用資料表資料行名稱和範圍名稱。 當您建立 Excel 公式時，不要使用欄標題或儲存格號碼。 請改用資料表資料行名稱，並定義儲存格或儲存格範圍的名稱。

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找不到應用程式中的選項嗎？

有兩種可能性：

• 您沒有執行步驟所需的 授權或角色。

• 貴組織可能會用自訂應用程式，因此網站地圖和 UI 有所不同。 確切步驟請洽您的系統管理員。 本文件所述的步驟專屬於銷售中心或 Sales Professional 等現成應用程式。

請參閱

在 Dynamics 365 Sales 中建立和管理 Word 範本

Hinweis

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言？ 請填寫問卷。 (請注意，本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。