建立和管理 Word 範本

Microsoft Word 提供強大的方式，讓您以標準化且格式正確的文件呈現 Dynamics 365 Sales 資料。 使用 Word 範本來確保所有發送給客戶的文件都有遵循組織品牌方針的一致外觀。 您可以輕鬆地建立範本，並與其他人分享您的範本。

授權和角色需求

需求類型	您必須有
授權	Dynamics 365 Sales Premium、Dynamics 365 Sales Enterprise 或 Dynamics 365 Sales Professional 其他資訊：Dynamics 365 Sales 定價
資訊安全角色	銷售經理、銷售專業經理或銷售副總 其他資訊：預先定義 Sales 的資訊安全角色

建立 Word 範本

範本可協助使用者產生包含 Dynamics 365 Sales 資料的標準化檔案。

視您擁有的授權而定，選取下列其中一個索引標籤，以了解如何為 Dynamics 365 建立 Word 範本：

Sales Premium 和 Sales Enterprise

1. 從銷售中心應用程式選取 設定 圖示 ，然後選取 進階設定。

2. 依照使用 Word 範本以建立標準化文件中的指示建立 Word 範本。

Sales Professional

依照本主題中的步驟，在 Dynamics 365 Sales Professional 中成功建立 Word 範本。

步驟 1：建立 Word 範本

1. 確定您有 Dynamics 365 Sales Professional 中的系統管理員角色。

2. 在網站地圖中，選取 銷售設定。

3. 在 進階設定 下方，選取 Excel 和 Word 範本。

4. 選取 新增範本。

5. 在 建立範本類型 窗格中，選取 Word 範本，然後選取 下一步。

   

6. 選取範本套用到的實體。 範本將使用此實體中的資料。

   

7. 若要新增您要納入 Word 範本中的欄位，請選取 選擇相關實體。 選擇相關實體 對話方塊隨即開啟。

   您在此畫面選取的關聯會決定後來定義 Word 範本時，可用的實體和欄位。 僅選取您將 Dynamics 365 Sales Professional 資料新增至 Word 範本所需的關聯。 完成時，選取 完成。

   以下是客戶實體的一些範例關聯：

   • 1:N 關聯。 客戶可以有多個連絡人。

   • N:1 關聯。 潛在客戶、客戶或連絡人可以有多個客戶。

   • N:N 關聯。 客戶可以有多份行銷名單。 行銷名單可以包含多個客戶。

   Hinweis

   為確保能夠即時下載文件，每一項關聯最多只可傳回 100 筆相關記錄。 例如，如果您要匯出客戶的範本，並且想要包含其連絡人的名單，文件將會傳回最多 100 個客戶的連絡人。

8. 在 選取實體 對話方塊中，選取 下一步。

9. 選取 下載，在您的本機電腦上建立 Word 檔案，並以 XML 資料的形式將匯出的實體包含在其中。

10. 若要稍後再上傳範本，請選取 稍後上傳範本 核取方塊，然後選取 下一步。

11. 若要在自訂資料之後上傳該範本，請移至範本清單，然後選取 上傳範本。

如需詳細資訊，請參閱步驟 4：將 Word 範本上傳回 Sales 應用程式。

步驟 2：啟用 [開發人員] 索引標籤

開啟 Word 範本檔案。 此時文件會是空白。

若要查看和新增 Dynamics 365 Sales Professional XML 資料，您需要啟用 Word 的 [開發人員] 索引標籤。

1. 移至 檔案 > 選項 > 自訂功能區，然後選取 開發人員 核取方塊。

   

2. 選取 確定。

   開發人員 索引標籤現在會出現在 Word 功能區中。

   

步驟 3：定義 Word 範本

使用 [XML 對應窗格] 定義 Word 範本與 Dynamics 365 Sales Professional 實體欄位。

1. 在 Word 範本中，選取 開發人員 > XML 對應窗格。

   

   預設 XML 結構描述已選取。

   

2. 選取 Dynamics 365 Sales Professional XML 結構描述。 它的開頭是「urn:microsoft-crm/document-template/」。

   

   Wichtig

   如果您經常意外編輯而造成 Word 凍結或是效能低落，務必根據＜已知問題以及如何避免＞一節關閉自動校正選項。

3. 展開實體以查看所有可用的欄位，以滑鼠右鍵按一下您想要新增的欄位，然後選取 插入內容控制項 > 純文字。

   

   Dynamics 365 Sales Professional 中的欄位會新增至 Word 範本。

   

   新增其他實體欄位、新增描述標籤和文字，並格式化文件。

   完成的範本可能看起來像這樣：

   

   您輸入的某些內容控制項欄位可能有多行資料。 例如，客戶有多個連絡人。 若要將所有資料包含在 Word 範本中，請設定讓內容控制項欄位重複。

設定讓內容控制項欄位重複

1. 將具有重複資料的欄位放入表格列中。

2. 選取範本中的整個表格列。

   

3. 在 [XML 對應窗格] 中，以滑鼠右鍵按一下包含內容控制項欄位的關聯，然後選取 重複。

   

當您使用 Word 範本在 Dynamics 365 Sales Professional 中建立文件時，表格中將會填入多列資料。

當範本有您想要的欄位和格式設定時，將其儲存並上傳至 Dynamics 365 Sales Professional 中。

步驟 4：將 Word 範本上傳至 Sales 應用程式

依您想要的方式建立 Word 範本後，儲存此範本，以便上傳至 Dynamics 365 Sales Professional 應用程式。

系統管理員可以使用 進階設定 頁面將 Word 範本上傳至 Dynamics 365 Sales Professional。

Hinweis

您組織的使用者可以在記錄清單的命令列上選取 Word 範本 按鈕，查看可用的範本。

1. 在 Sales Professional 應用程式中，移至 進階設定 > Excel 和 Word 範本。

2. 選取 上傳範本。

3. 尋找並上傳檔案。

   

4. 選取 上傳。

   您會看到正在上傳的檔案摘要。

5. 選取 完成。

找不到應用程式中的選項嗎？

有兩種可能性：

• 您沒有執行步驟所需的 授權或角色。

• 貴組織可能會用自訂應用程式，因此網站地圖和 UI 有所不同。 確切步驟請洽您的系統管理員。 本文件所述的步驟專屬於銷售中心或 Sales Professional 等現成應用程式。

請參閱

• 將銷售記錄匯出至 PDF
• 在 Sales Professional 中允許自動產生報價和發票文件

Hinweis

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言？ 請填寫問卷。 (請注意，本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。