訂購單總覽
本文提供有關訂購單 (PO) 的一般資訊，以及與訂購單所經歷的各個階段相關的其他文章連結。
訂購單 (PO) 是代表與供應商協議購買商品或服務的文件。 該文件也有助於追蹤依據訂單的產品收據，以及後續供應商向訂單開立帳單之供應商發票的會計處理。
訂購單 頁面包含可用訂單的總覽，同時允許您修改這些訂單。 打開訂購單時，您可以選擇 標題 檢視模式，其中包含只為每個訂購單指定一次的資訊，例如供應商詳細資料。 或者，您可以選擇 明細 檢視模式，您可以在其中修改訂單明細。 一般來說，您在修改訂購單時會在這兩個檢視模式之間切換。 費用未直接列在 訂購單 頁面，但可透過訂單標題和明細上的選單存取。
您可以在許多報告中查看訂購單、產品收據和供應商發票的相關資訊。 這些報告可以在 採購和開源 和 應付帳款 模組中找到。
訂購單準備 和 訂購單收據與跟進 工作區可讓您查看處於不同狀態的訂購單清單。 此外，還提供必須採取的行動摘要。 訂購單準備 工作區主要用於訂購單建立及審核、透過核准處理訂單以及與供應商確認。 訂購單收據與跟進 工作區專注於根據訂購單處理貨物或服務的接收。 其中包含清單，可以深入了解逾期或即將由供應商交付的收據。 這些工作區不用於執行在倉庫中完成的相關收貨活動。 這些活動是透過使用 庫存管理 和 倉庫管理 模組中的頁面執行。 供應商發票的處理應使用 供應商發票輸入 工作區；付款則應使用 供應商付款 工作區。
以下文章概述了訂購單所經歷的各個階段：
訂購單類型
訂購單有三種類型。 建立訂購單時，您必須指定類型。 您可以在 採購和開源參數 頁面上為新訂購單訂定預設訂單類型。
| 訂購單類型 | 描述 |
|---|---|
| 日記帳 | 使用此類型來建立草稿訂單。 此類型不會影響庫存數量或產生庫存交易。 訂購單日記帳明細不包含在總排程中。 |
| 訂購單 | 當與供應商確認訂單時，以及在向供應商付款之前透過收貨和開票處理訂單時，請使用此類型建立訂購單。 這種類型的 PO 是最常見的。 |
| 退回訂單 | 將貨物退回給供應商時，請使用此類型。 這種類型的訂單要求您指定供應商提供給您的退貨授權 (RMA) 編號。 您在訂購單的 一般 索引標籤上指定 RMA 編號。 訂單明細的數量必須為負。 |
訂購單狀態
PO 包括幾個表示訂單進度的狀態欄位。 所有這些欄位會顯示在 標題 訂單視圖，部分欄位也可以在所有訂單的網格總覽中看見。 狀態 欄位顯示訂單數量的狀態。 以下是可供使用的值：
- 開啟訂單 – 已建立訂單，數量在訂單上。
- 已收到 – 部分數量已收到，但尚未開立發票。
- 已請款 – 訂單上的全部數量已開立發票。 注意： 如果訂單已 部分 開裡發票，則不適用 已收到 狀態或 已請款 狀態的訂單。 因此，訂單的狀態仍為 開啟訂單。
- 已取消 – 訂單已確認但後來遭到取消。 因此，此狀態標示訂單中不再有任何未結數量。
文件狀態 欄位協助您快速查看已處理文件方面的訂單進度。 此欄位顯示已為訂單完成之最新文件的狀態。 以下是可供使用的值：
- 沒有 – 尚未處理該訂單的任何文件。
- 採購查詢 – 已產生採購查詢，訂單正在等待供應商的回應。
- 訂購單 – 已對訂單進行確認。
- 產品收據 – 已在訂單上處理產品收據。
- 發票 – 發票已與訂單一起核算。
當訂購單透過審核流程或工作流程時，便會使用 核准狀態 欄位。 以下是可供使用的值：
- 草稿、審查中 和 已拒絕 – 只在為訂購單使用核准工作流程時，才會使用這些狀態。
- 已核准 – 此狀態已指派給已完成工作流程核准的訂單。 未使用核准工作流程建立的訂單，會立即收到 已核准 狀態。
- 在外部審查中 – 此狀態用於向供應商傳送採購查詢的情況，以便供應商確認訂購單條款。 此狀態也會用於由 確認要求 動作啟動的過程。 對於此過程，會要求供應商透過連接到您的系統，並登記是否確認或拒絕訂單來確認訂購單條款。
- 已確認 – 此狀態在訂單確認後指派。 通常，此狀態是指派給訂單的最後一個核准狀態。
其他資源
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