在 Microsoft 365 中存取其他人的信箱

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本文說明如何將存取權限指派給使用者信箱、多個信箱,以及 Microsoft 365 中的個別使用者。

誰是?

Microsoft 365 系統管理員可協助設定使用者的存取權限,以開啟其他人的信箱。

它的運作方式為何?

我們會從詢問您要執行的工作開始。 然後,我們將引導您完成特定狀況的一系列步驟。

預估完成時間:

10-15 分鐘。

歡迎使用指南

選取您要為使用者設定的案例。 在您選取下列適當的案例之後,將會提供逐步指示。

您使用哪個 Microsoft 365 方案

選取您的組織在 Microsoft 365 中所訂閱的計畫。

不確定貴組織使用哪個 Microsoft 365 方案? 移至 https://portal.microsoftonline.com 並使用您的 Microsoft 365 系統管理員認證登入。

如何存取信箱 (小型企業)

使用 Exchange 系統管理中心 (EAC) 指派許可權

下列程式顯示如何將完整許可權指派給使用者信箱:

開始之前, https://outlook.office365.com/ecp/ 使用您的 Microsoft 365 租使用者系統管理員認證,登入 Exchange 系統管理中心 (EAC) 。 做為 Microsoft 365 Small Business admin,您必須使用直接 URL 來存取 EAC。 Microsoft 365 Small Business Microsoft Online 入口網站沒有存取 EAC 的選項。

  1. 在 EAC 中,流覽至 [ 收件者] [ > 信箱]。

  2. 在信箱清單中,選取您要指派許可權的信箱,然後選取 編輯 ![ 編輯圖示]

  3. 在信箱屬性頁面上,選取 [ 信箱委派]。

  4. 若要指派許可權給代理人,請選取 [完整存取] 底下的 [新增]  圖示, 可顯示一個頁面,列出 Exchange 組織中可指派許可權的所有收件者。 Full Access 選取您想要的收件者,將它們新增至清單,然後選取 [確定]。 您也可以在搜尋方塊中輸入收件者的名稱,然後選取 [搜尋搜尋] 圖示來搜尋特定的收件者  。 若要移除收件者的許可權,請在適當的許可權之下,選取收件者,然後選取 移除 ![ 移除圖示]

  5. 選取 [儲存] 以儲存變更。

如何存取信箱

視您所選擇的電子郵件客戶程式而定,下列是存取您具有「完整存取」許可權之信箱的詳細指示:

Outlook

如果您是使用 Outlook 2013 或 Outlook 2010,您已授與存取權的信箱會自動顯示在您的資料夾清單中。 在下列範例中,Adam Barr 已授與對 Kim Akers 信箱的存取權。 在 Outlook 2013 中,Kim 的信箱會自動顯示在 Adam 的資料夾清單中。

注意

如果您最近被授與信箱的存取權,可能需要數小時的時間,另一個使用者的信箱才會顯示在您的資料夾清單中。

您資料夾中顯示的其他使用者信箱

Outlook Web App

在您完成此程式後,每次開啟 Outlook Web App 時,您已提供存取權的人員信箱會顯示在 Outlook Web App 資料夾清單中。

  1. 使用 Outlook Web App 登入您的信箱。

  2. 在資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您的名稱,然後選取 [ 新增共用資料夾]。

    新增共用資料夾

  3. 在 [ 新增共用資料夾 ] 對話方塊中,輸入您已提供存取權的信箱名稱,然後選取 [ 新增]。

    新增共用資料夾

  4. 信箱會顯示在 [Outlook Web App 資料夾] 清單中。

    信箱會顯示在 Outlook Web App 中

    如果您只是在其他使用者的信箱中提供特定資料夾的存取權,您只會看到您已授與存取權的資料夾。

如果您決定每次開啟 Outlook Web App 時,您不想再看到其他人的信箱,請以滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取 [ 移除共用資料夾]。

移除共用資料夾

這是否解決問題?

  • 如果是的話,恭喜! 您的案例已完成。
  • 若否,請參閱 未解決問題

如何存取信箱 (Enterprise、中型、教育版)

使用 EAC 指派權限

下列程式顯示如何將完整許可權指派給使用者信箱:

開始之前, https://outlook.office365.com/ecp/ 使用您的 Microsoft 365 租使用者系統管理員認證,登入 Exchange 系統管理中心 (EAC) 。 Microsoft 365 系統管理員若為企業、中型或教育版,您也可以Admin > 在 microsoft Online 入口網站中選取 [管理Exchange ] 來存取 EAC。

  1. 在 EAC 中,流覽至 [ 收件者] [ > 信箱]。

  2. 在信箱清單中,選取您要指派許可權的信箱,然後選取 編輯 ![ 編輯圖示]

  3. 在信箱屬性頁面上,選取 [ 信箱委派]。

  4. 若要指派許可權給代理人,請選取 [完整存取] 底下的 [新增]  圖示, 可顯示一個頁面,列出 Exchange 組織中可指派許可權的所有收件者。 Full Access 選取您想要的收件者,將它們新增至清單,然後選取 [確定]。 您也可以在搜尋方塊中輸入收件者的名稱,然後選取 [ 搜尋搜尋] 圖示來搜尋特定的收件者

    [ 完整存取 ] 許可權可讓代理人開啟使用者的信箱,並存取信箱的內容。

    注意

    指派 [ 完整存取 ] 許可權不允許代理人從信箱傳送電子郵件。您必須將 [ 以如下 傳送] 或 [代理 傳送 者] 許可權指派給代理人以傳送電子郵件。

  5. 選取 [儲存] 以儲存變更。

如何存取信箱

視您所選擇的電子郵件客戶程式而定,下列是存取您具有「完整存取」許可權之信箱的詳細指示:

Outlook

如果您是使用 Outlook 2013 或 Outlook 2010,您已授與存取權的信箱會自動顯示在您的資料夾清單中。 在下列範例中,Adam Barr 已授與對 Kim Akers 信箱的存取權。 在 Outlook 2013 中,Kim 的信箱會自動顯示在 Adam 的資料夾清單中。

注意

如果您最近被授與信箱的存取權,可能需要數小時的時間,另一個使用者的信箱才會顯示在您的資料夾清單中。

您資料夾中顯示的其他使用者信箱

Outlook Web App

在您完成此程式後,每次開啟 Outlook Web App 時,您已提供存取權的人員信箱會顯示在 Outlook Web App 資料夾清單中。

  1. 使用 Outlook Web App 登入您的信箱。

  2. 在資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您的名稱,然後選取 [ 新增共用資料夾]。

    新增共用資料夾

  3. 在 [ 新增共用資料夾 ] 對話方塊中,輸入您已提供存取權的信箱名稱,然後選取 [ 新增]。

    新增共用資料夾

  4. 信箱會顯示在 [Outlook Web App 資料夾] 清單中。

    信箱會顯示在 Outlook Web App 中

如果您決定每次開啟 Outlook Web App 時,您不想再看到其他人的信箱,請以滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取 [ 移除共用資料夾]。

移除共用資料夾

這是否解決問題?

  • 如果是的話,恭喜! 您的案例已完成。
  • 若否,請參閱 未解決問題

設定存取多個信箱的許可權

您可以針對整個信箱或信箱中的特定資料夾,將存取權限指派給多個信箱。 您也可以選擇將存取權限指派給個別的使用者或群組。

如果您想要在信箱層級指派許可權 (存取所有信箱資料夾) 或僅限信箱內的特定資料夾 (只會存取專門共用) 的資料夾。

如何存取信箱 (整個信箱)

將許可權指派給整個信箱

您可能想要執行此程式,就如同組織中的系統管理員必須能夠存取組織中的所有信箱。

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online。 如需如何執行此動作的詳細資訊,請前往下列 Microsoft 網站:

    連線到 Exchange Online PowerShell

  2. 輸入下列命令,然後按 Enter:

    Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox') -and (Alias -ne 'Admin')} | Add-MailboxPermission -User AdministratorAccount@contoso.com -AccessRights fullaccess -InheritanceType all
    

執行這些步驟之後,指定的使用者將可以存取 Microsoft 365 中的 所有 使用者信箱。 使用者將可以從 Outlook 或 Outlook Web App 查看信箱的內容。

如需詳細資訊,請參閱 how to Use Windows PowerShell,授與 Office 365 中所有使用者信箱的系統管理員存取權

如何存取信箱

您可以使用 Outlook 或 Outlook Web App 來存取使用者的信箱。 使用下列步驟,開啟已獲授與存取權的信箱。 視您所選擇的電子郵件客戶程式而定,下列是存取共用信箱的詳細指示:

Outlook

如果您是使用 Outlook 2013 或 Outlook 2010,您已授與存取權的信箱會自動顯示在您的資料夾清單中。 在下列範例中,Adam Barr 已授與對 Kim Akers 信箱的存取權。 在 Outlook 2013 中,Kim 的信箱會自動顯示在 Adam 的資料夾清單中。

您資料夾中顯示的其他使用者信箱

Outlook Web App

在您完成此程式後,每次開啟 Outlook Web App 時,您已提供存取權的人員信箱會顯示在 Outlook Web App 資料夾清單中。

  1. 使用 Outlook Web App 登入您的信箱。

  2. 在資料夾清單中,以滑鼠右鍵按一下您的名稱,然後選取 [ 新增共用資料夾]。

    新增共用資料夾

  3. 在 [ 新增共用資料夾 ] 對話方塊中,輸入您已提供存取權的信箱名稱,然後選取 [ 新增]。

    新增共用資料夾

  4. 信箱會顯示在 [Outlook Web App 資料夾] 清單中。

    信箱會顯示在 Outlook Web App 中

如果您只是在其他使用者的信箱中提供特定資料夾的存取權,您只會看到您已授與存取權的資料夾。

如果您決定每次開啟 Outlook Web App 時,您不想再看到其他人的信箱,請以滑鼠右鍵按一下該資料夾,然後選取 [ 移除共用資料夾]。

移除共用資料夾

這是否解決問題?

  • 如果是的話,恭喜! 您的案例已完成。
  • 若否,請參閱 未解決問題

指派使用者信箱中特定資料夾的存取權

這個範例會指派使用者的許可權,以在 Exchange Online 或 Microsoft 365 環境中存取另一個使用者信箱中的特定資料夾。 執行下列動作:

  1. 使用遠端 PowerShell 連線到 Exchange Online。 如需如何執行此動作的詳細資訊,請移至 [連線至 Exchange Online PowerShell]

  2. 使用下列語法輸入命令,將存取權限指派給特定資料夾:

    Add-MailboxFolderPermission -Identity <SMTP address or alias of recipient> : <Folder path>-AccessRights <Permission you want to grant the recipient> -User <SMTP address or alias of recipient to be granted access>
    
  3. 這個範例會指派用於存取 Ayla 之行銷信箱資料夾的許可權,並將擁有者角色套用至該資料夾的存取權。

    Add-MailboxFolderPermission -Identity ayla@contoso.com:\Marketing -User Ed@contoso.com -AccessRights Owner
    

如需詳細資訊,請參閱 Add-MailboxFolderPermission

這是否解決問題?

  • 如果是的話,恭喜! 您的案例已完成。
  • 若否,請參閱 未解決問題

問題未解決

對不起,我們無法使用本指南解決您的問題。 在此逐步解說中提供意見反應,然後使用下列資源繼續疑難排解。

請造訪 Microsoft 365 社區 以取得自助支援。 執行下列其中一項:

  • 使用搜尋尋找您問題的解決方案。
  • 使用可從每個社區頁面頂端取得的説明中心或疑難排解工具。
  • 使用您的 Microsoft 365 系統管理員認證登入,然後將問題張貼到社區。