管理 SharePoint 文件

文章
03/16/2023

注意

自 2022 年 10 月 12 日起，Power Apps 入口網站為 Power Pages。其他資訊：Microsoft Power Pages 現在已推出 (部落格)
我們很快就會遷移並將 Power Apps 入口網站文件與 Power Pages 文件併合。

Microsoft Dataverse 支援與 SharePoint Online 的整合，可讓您從 Dataverse 中使用 SharePoint 的文件管理功能。 Power Apps 入口網站現在支援直接在入口網站的基本表單或多步驟表單中對 SharePoint 往來上傳和顯示文件。這可讓入口網站使用者從入口網站檢視、下載、新增和刪除文件。入口網站使用者也可以建立子資料夾來組織管理其文件。

注意

您也可以在 Power Pages 中管理 SharePoint 文件。更多資訊：何謂 Power Pages

注意

文件管理只能與 SharePoint Online 搭配使用。
文件管理支援與伺服器架構整合搭配使用。

若要從 Dataverse 中使用 SharePoint 的文件管理功能，您必須：

啟用環境的文件管理功能
從 Power Apps 入口網站管理中心設定 SharePoint 整合
啟用資料表的文件管理
在 Power Apps 文件中設定適當的表單
建立適當資料表權限，並將其指派給適當的 Web 角色

步驟 1：在模型導向應用程式中啟用文件管理功能

您必須使用伺服器架構 SharePoint 整合，啟用模型導向應用程式中的文件管理功能。伺服器架構 SharePoint 整合可讓模型導向應用程式和 SharePoint Online 執行伺服器對伺服器連線。入口網站會使用預設 SharePoint 網站記錄。如需如何在模型導向應用程式中啟用文件管理功能的資訊，請參閱設定模型導向應用程式以使用 SharePoint Online。

步驟 2：從 Power Apps 入口網站系統管理中心設定 SharePoint 整合

若要使用 SharePoint 的文件管理功能，您必須從 Power Apps 入口網站系統管理中心啟用 SharePoint 整合。

注意

您必須是全域管理員才能執行這個動作。

開啟 Power Apps 入口網站系統管理中心
移至設定 SharePoint 整合 > 啟用 SharePoint 整合。
選取確認視窗中的啟用。這可讓入口網站與 SharePoint 進行通訊。當 SharePoint 整合正在啟用時，入口網站會重新啟動，而且會有幾分鐘的時間無法使用。啟用 SharePoint 整合時，會出現訊息。

啟用 SharePoint 整合後，即可執行下列動作：

停用 SharePoint 整合：可讓您停用 SharePoint 與入口網站的整合。當 SharePoint 整合正在停用時，入口網站會重新啟動，而且會有幾分鐘的時間無法使用。停用 SharePoint 整合時，會出現訊息。

啟用或停用 SharePoint 整合會更新入口網站的 Microsoft Entra ID (Azure AD) 應用程式，並分別新增或移除必要的 SharePoint 權限。系統也會將您重新導向，以徵求您同意在 Azure AD 應用程式中進行變更。

停用 SharePoint 整合同意畫面。

如果您沒有表示同意：

啟用或停用 SharePoint 整合將無法完成，並且會顯示錯誤訊息。
您在入口網站上的內建 Azure AD 登入將無法運作。

步驟 3：啟用資料表的文件管理

您必須啟用資料表的文件管理，才能在 SharePoint 中存放與資料表記錄相關的文件。如需有關如何資料表文件管理的詳細資訊，請參閱針對特定資料表啟用 SharePoint 文件管理。

步驟 4：設定要顯示文件的適當表單

Power Apps 自訂

找出您要在其中使用文件管理功能的表單。您必須使用模型導向應用程式表單編輯器編輯表單，並在其中新增子格。子格會將區段新增至表單，這可讓您從管理入口網站中使用的文件。您必須設定子格中的下列屬性，才能使此功能運作：

在資料來源下方，從資料表清單選取文件位置。
在資料來源下方，從預設檢視表清單選取使用中文件位置。

您可以根據您的需求指定名稱和標籤。新增並設定子格後，即儲存並發行表單。

注意

您編輯表單所針對的資料表必須啟用文件管理。其他資訊：啟用資料表的文件管理

Power Apps 入口網站設定

除了資料表表單或多步驟表單所需的標準設定之外，您也必須設定下列屬性，才能啟用文件管理：

資料表名稱和表單名稱：分別輸入上一個步驟中自訂的資料表和表單名稱。
選取表單上的啟用資料表權限核取方塊，以允許使用者讀取文件。
將模式設定為編輯以允許文件上傳。

注意

文件上傳必須有上層資料表記錄存在。如果將 [模式] 設定為 [插入]，文件上傳將無法運作，因為在送出表單之前，不會建立上層資料表記錄。

步驟 5：建立適當資料表權限，並將其指派給適當的 Web 角色

必須有兩筆資料表權限記錄，才能建立檢視和上傳文件所需的存取權。

資料表表單或多步驟表單在資料表上的權限：
- 建立資料表權限記錄，並將資料表名稱指定為先前所設定基礎表單或多步驟表單的資料表。
- 選取適用於您所需表單行為的存取類型和存取類型關聯。
- 啟用讀取和附加至權限以允許文件的讀取存取，並選擇性啟用寫入權限以允許文件上傳。暫時忽略下層資料表權限區段，因為下一個步驟會填入。
上層存取類型參照上一筆權限記錄的文件位置上的權限：
- 建立資料表權限記錄，並將資料表名稱指定為存取類型設定成上層的文件位置資料表。
- 選取上一個步驟所建立資料表權限記錄的上層實體權限。
- 權限
  - 允許文件讀取存取的最低權限為讀取、建立和附加。
  - 包含寫入權限以進行文件上傳存取。
  - 包含刪除以允許刪除文件。

注意

文件位置資料表上對應的下層資料表權限需要針對上層資料表權限記錄 (存在於需要顯示文件之資料表或多步驟表單的資料表) 的每個執行個體來建立。

設定檔案上傳大小

根據預設，檔案大小設定為 10 MB。不過，您可以使用網站設定 SharePoint/MaxUploadSize，將檔案大小設定為 50 MB 的上限。

最大檔案下載大小

建議將可下載的單一檔案大小限制為 250 MB 或更小。如果您使用入口網站從 SharePoint 下載較大的檔案，則該作業可能會在幾分鐘後逾時。

要在案例基本表單上啟用文件管理的範例設定

下面的範例以案例資料表為前提，這種配置需要 Dynamics 365 Customer Service 應用程式做為預備專案。雖然此範例使用案例資料表，但這只是上述步驟的圖解，而且後面可以跟著其他自訂資料表或 SharePoint 中任何支援管理文件的 Dataverse 資料表。

依照步驟 1 中的指示，確保完成您的環境及 SharePoint 整合的伺服器架構設定。
依照步驟 2 中的指示，確保入口網站具有與 SharePoint 整合的權限。
依照下列步驟 3 中的指示，確保啟用案例資料表的文件管理。
依照下列步驟 4 中的指示，進行下列設定：
- 模型導向應用程式自訂
  
  a. 移至設定 > 自訂 > 自訂系統。
  
  b. 在預設解決方案中，移至案例資料表 > 表單。
  
  c. 在表單編輯器中開啟 Web – 編輯案例。
  
  d. 選取表單上的建立日期欄位，並在插入索引標籤上選取子格。
  
  e. 在設定屬性對話方塊中，設定下列屬性，然後選取確定：
  - 名稱 (可以是任何名稱)：CaseDocuments
  - 標籤 (可以是任何標籤名稱)：案例文件
  - 資料表：文件位置
  - 預設檢視表：使用中文件位置
  f. 在表單編輯器中，選取儲存，然後選取發行。
- Power Apps 入口網站設定
  
  a. 開啟入口網站管理應用程式 -> 基本表單。
  
  b. 尋找並開啟Customer Service - 編輯案例基本表單。
  
  c. 檢閱下列屬性，並確定這些屬性已設定：
  - 資料表名稱：案例 (事件)
  - 表單名稱：Web – 編輯案例
  - 模式：編輯
  - 資料表權限：啟用
  d. 如果您已對表單進行任何變更，請選取儲存。
依照步驟 5，確保已將資料表權限授與使用者。
1. 移至與使用者相關聯 Web 角色記錄。在此範例中，我們假設使用者具有系統管理員 Web 角色。
2. 依據 Customer Service - 案例，其中連絡人是客戶的名稱，確認資料表權限記錄已存在。
  
  注意
  
  確認您的 Web 角色已將此資料表權限加入。如果您的使用者已經是系統管理員，則不需要明確指派上述資料表權限。
3. 建立新的資料表權限、輸入下列詳細資料，然後選取儲存：
- 名稱 (可以是任何名稱)：Customer Service - 相關文件
- 資料表名稱：文件位置
- 存取類型：上層
- 上層資料表權限：Customer Service - 案例，其中連絡人的帳戶是客戶
- 上層關聯：incident_SharePointDocumentLocations
- 權限：讀取、建立、附加、寫入、刪除
1. 登入至入口網站以確認案例資料表已啟用文件管理。
  
  a. 移至支援頁面。
  
  b. 選取清單中的現有案例記錄。移至頁面上的案例文件區段，並查看新增的文件清單。