在 Dynamics 365 中使用 Word 範本

 

適用對象： Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

有興趣取得此功能？ 尋找您的 Dynamics 365 系統管理員或支援人員。

當您建立 Microsoft Office Word 範本並將它匯入至 Microsoft Dynamics 365，只要按一下，使用者就能產生標準化的文件，且當中自動填入 Dynamics 365 資料。 此功能有一些特殊考量，請先了解以成功建立 Word 範本。

提示

觀看下列影片：使用 Word 和 Excel 範本直接從 Dynamics CRM 建立文件 (2:38)

警告

在 Word 中建立範本有已知問題。 本主題包含的資訊，告訴您如何避免可能造成 Word 不穩定的互動。 請參閱：重要！ 已知問題以及如何避免

以下是支援的 Word 版本。

區域圖	Word 版本
建立 Word 範本	2013、2016
使用 Dynamics 365 中產生的 Word 文件	2010、2013、2016

請遵循本主題中的步驟，就可以成功建立和使用 Dynamics 365 中的 Word 範本。

步驟 1：建立 Word 範本

可以建立範本的位置

Dynamics 365 中有三個地方可讓您建立 Word 範本：

• 從 [設定] 頁面。 移至 [設定] > [範本] > [文件範本] > [新增] ()。 您需具備足夠的權限，才能存取 [設定] 頁面，例如系統管理員或系統自訂員。

• 從記錄。 開啟記錄，例如 [銷售] 中的客戶。 移至 [銷售] > [Client_Accounts] > [我的現行客戶]。 按一下客戶將它開啟，然後按一下 [其他] (…) > [Word 範本] > [建立 Word 範本]。 在這裡建立的範本為個人範本，僅供建立此範本的使用者使用。

• 從記錄清單。 例如，移至 [銷售] > [Client_Accounts] > [我的現行客戶]。 選取單一客戶，然後按一下 [其他] (…) > [Word 範本] > [建立 Word 範本]。

  

提示

若要刪除個人文件範本，請執行下列操作：

1. 按一下 [進階尋找] ()。

2. 針對 [尋找]，選取 [個人文件範本]。

3. 按一下 [結果] (!)。

4. 選取要刪除的個人文件範本，然後按一下 [刪除] ()。

按一下 [建立 Word 範本] 後，選取要做為篩選依據的實體，然後按一下 [Word 範本] > [選取實體]。

關聯選取頁面隨即出現。

什麼是 1:N、N:1 和 N:N 關聯？

此畫面需要您對 Dynamics 365 資料結構有所了解。 您的 Dynamics 365 管理員或自訂員可提供實體關聯的相關資訊。 如需管理內容，請參閱 TechNet：建立和編輯實體關聯。

以下是客戶實體的一些範例關聯。

關係​​	描述
	客戶可以有多個連絡人。
	潛在客戶、客戶或連絡人可以有多個客戶。
	客戶可以有多份行銷名單。 行銷名單可以包含多個客戶。

您在此畫面上選取的關聯決定稍後可用的實體和欄位，當您定義 Word 範本時。 僅選取您將 Dynamics 365 資料新增至 Word 範本所需的關聯。

備註

為確保能夠即時下載文件，每一項關聯最多只可傳回 100 筆相關記錄。 例如，如果您要匯出客戶的範本，並且想要包含其連絡人的名單，文件將會傳回最多 100 個客戶的連絡人。

下載範本

按一下 [選取實體] 頁面上的 [下載範本]，在您的本機電腦上建立 Word 檔案，當中包含匯出為 XML 資料的實體。

步驟 2：啟用 [開發人員] 索引標籤

開啟 Word 範本檔案。 此時文件會是空白。

若要查看並新增 Dynamics 365 XML 資料，您需要啟用 Word [開發人員] 索引標籤。

1. 移至 [檔案] > [選項] > [自訂功能區]，然後啟用 [開發人員]。

   

2. 按一下 [ 確定]。

[開發人員] 現在會出現在 Word 功能區中。

重要！ 已知問題以及如何避免

Dynamics 365 產生的 Word 範本及 Microsoft Office Word 有已知問題。 在下一節中，您會將 XML 內容控制項欄位新增至 Word 範本。

警告

某些項目會造成 Word 凍結，您需要使用 工作管理員 停止 Word：

• 您插入 [圖片] 或 [純文字] 以外的內容控制項。

• 您對內容控制項進行文字變更，例如變更大小寫或加入文字。 這些變更可能透過自動校正以及使用者編輯發生。 根據預設，Microsoft Word 自動校正會將句子首字母變成大寫。 當您新增內容控制項欄位時，Word 會將它視為新句子，並將它的首字母變成大寫，當焦點移出欄位時。

為避免控制項欄位發生問題，請執行下列操作：

僅新增純文字或圖片欄位

1. 使用 [XML 對應窗格] 新增 Dynamics 365 實體欄位到 Word 範本。 確定僅新增 [純文字] 或 [圖片] 欄位。

   

請勿對新增的內容控制項進行任何文字變更

1. 您可以對內容控制項欄位進行格式變更，例如，將文字設為粗體，但不可進行其他文字變更，包括大小寫變更。

   

如果您遇到 Word 凍結或效能低落的情況，請嘗試關閉自動校正。

關閉自動校正

1. 在 Word 中開啟範本檔案，然後移至 [檔案] > [選項] > [校訂] > [自動校正選項]。

   

2. 取消選取 [英文句子第一個字母大小] 和 [使用拼字檢查的自動建議功能]。

   

3. 取消選取 [自動格式設定] 和 [輸入時自動套用格式] 索引標籤中的 [將連字號 (--) 取代為破折號 (-)]。

4. 按一下 [ 確定]。

如果您已依照上述建議執行，即可開始定義 Word 範本。

步驟 3：定義 Word 範本

使用 [XML 對應窗格] 定義 Word 範本與 Dynamics 365 實體欄位。

1. 在您的 Word 範本中，按一下 [開發人員] > [XML 對應窗格]。

   

   預設 XML 結構描述已選取。

   

2. 選取 Dynamics 365 XML 結構描述。 它的開頭是 “urn:microsoft-crm/document-template/”。

   

   重要

   如果您經常意外編輯而造成 Word 凍結或是效能低落，務必根據＜已知問題以及如何避免＞一節關閉自動校正選項。

3. 展開 Dynamics 365 實體，使用滑鼠右鍵按一下實體欄位，然後按一下 [插入內容控制項] > [純文字]。

   

Dynamics 365 實體欄位已新增至 Word 範本。

新增其他實體欄位、新增描述標籤和文字，並格式化文件。

完成的範本可能看起來像這樣：

您輸入的某些內容控制項欄位可能有多行資料。 例如，客戶有多個連絡人。 若要將所有資料包含在 Word 範本中，請設定讓內容控制項欄位重複。

設定讓內容控制項欄位重複

1. 將具有重複資料的欄位放入表格列中。

2. 選取範本中的整個表格列。

   

3. 在 [XML 對應窗格] 中，使用滑鼠右鍵按一下包含內容控制項欄位的關聯，然後按一下 [重複]。

   

當您使用 Word 範本在 Dynamics 365 中建立文件時，表格中將會填入多列資料。

當範本包含您要的欄位和格式設定，請將它儲存並上傳至 Dynamics 365。

步驟 4：將 Word 範本上傳至 Dynamics 365

依您想要的方式建立 Word 範本後，將它儲存，以便上傳至 Dynamics 365。

新建立的 Word 範本是根據您上傳的方式存取，以及授與資訊安全角色的存取權限而定。 務必查看使用 [資訊安全角色] 控制範本的存取。

Dynamics 365 管理員可以使用 [設定] 頁面上傳 Word 範本至 Dynamics 365。 在 [設定] 中上傳的範本可供您 Dynamics 365 組織內的所有使用者使用。

針對管理員：將 Word 範本上傳至 Dynamics 365

1. 在 Dynamics 365 中，移至 [設定] > [範本] > [文件範本]。

2. 按一下 [上傳範本]。

3. 在對話方塊中拖曳 Word 檔案，或瀏覽至檔案。

   

4. 按一下 [上傳]。

非管理使用者可以從記錄清單上傳供自用的範本。

對於想要建立個人範本的非管理員或管理員：將 Word 範本上傳到 Dynamics 365

1. 在 Dynamics 365 中，開啟包含記錄清單的頁面，例如 [銷售] 中的客戶帳戶清單。

2. 選取單一項目 (例如客戶)，然後按一下 [其他] (…) > [Word 範本] > [建立 Word 範本]。

3. 按一下 [Word 範本] > [上傳]。

   

4. 在對話方塊中拖曳 Word 檔案，或瀏覽至檔案。

5. 按一下 [上傳]。

步驟 5：從 Word 範本產生文件

若要使用已建立的 Word 範本，請執行下列操作：

1. 開啟包含您要建立文件的資訊的記錄。 例如，開啟 [銷售] 中客戶的客戶記錄。

2. 按一下 [其他] (…) > [Word 範本]，然後在 [Word 範本] 底下選取您建立的範本。

   如果您建立的範本未顯示，有兩種可能：

   1. 只有針對所選取記錄類型 (實體) 建立的範本會顯示。 例如，如果您開啟商機記錄，則不會看到您為客戶實體建立的範本。

   2. 您必須重新整理 Dynamics 365 才能看見範本。 重新整理您的瀏覽器，或關閉後再開啟 Dynamics 365。

選取您的 Word 範本後，Dynamics 365 會從您選取的記錄建立 Word 文件。

嘗試使用範例 Word 範本

Microsoft Dynamics 365 中包含五種 Word 範本。

範例 Word 範本是以特殊記錄類型 (實體) 建立。 您只能將範本套用至相同記錄類型的記錄。

名稱	實體
商機摘要	商機 ([銷售] 區域)
行銷活動摘要	行銷活動 ([行銷] 區域)
案例摘要	案例 ([服務] 區域)
發票	發票 ([銷售] 區域)
客戶摘要	Client_Account ([銷售]、[服務] 和 [行銷] 區域)

若要套用範例 Word 範本

1. 開啟包含資訊的記錄，其實體類型符合範例範本。 例如，在 [銷售] 中開啟客戶的客戶記錄，套用 [客戶摘要] 範本。

2. 按一下 [其他] (…) > [Word 範本]，然後在 [Word 範本] 底下選取範例範本。

開啟新建的 Word 範本並查看內容。

備註

您可以檢視，但無法編輯 Microsoft Dynamics 365 內的範本。

其他考量

使用 [資訊安全角色] 控制範本的存取

Dynamics 365 管理員可以對 Word 範本進行某種程度的細部存取控制。 例如，您可以讓銷售人員 [讀取]，但不可 [寫入] Word 範本。

1. 在 Dynamics 365 中，按一下 [設定] > [安全性] > [資訊安全角色]。

2. 選取角色，然後按一下 [商業管理] 索引標籤。

3. 選取 [文件範本] 設定供整個組織使用的範本的存取權限。 針對與個別使用者共用的範本選取 [個人文件範本]。

4. 按一下圖形，調整存取層級。

所建立文件中的清單與記錄的順序不同

從自訂範本建立的記錄清單在 Word 文件中與在 Dynamics 365 中的顯示順序不一定相同。 記錄是按建立的時間和日期順序列出。

另請參閱

使用 Excel 範本分析資料