規劃在 SharePoint Server 中將使用中檔轉換成記錄的方式

適用于：2013 2019 訂閱版本 Microsoft 365 中的 SharePoint

在 SharePoint Server 中開發檔案計畫並設計記錄管理解決方案之後，請規劃組織中的作用中檔 - 電子和硬式複製 - 如何成為記錄。 本文會檢閱可用來將使用中檔宣告為記錄的技術，並建議一種方法來規劃檔案計畫中的專案如何變成記錄。

將使用中檔轉換成 SharePoint Server 中記錄的技術

您可以使用下列技巧，將使用中檔轉換成記錄：

• 手動將檔宣告為記錄。

• 定義原則，將檔宣告為記錄，或在指定的時間將檔傳送至記錄中心網站。

• 建立將檔傳送至記錄中心網站的工作流程。

• 使用以 SharePoint 物件模型為基礎的自訂解決方案。

手動建立記錄

如果已啟用文件庫的就地記錄管理，使用者可以編輯檔的合規性詳細資料，明確地將文件庫中的檔宣告為記錄。 當網站集合管理員啟用就地記錄管理時，網站集合管理員會指定誰應該能夠宣告和取消宣告記錄，以及使用者在成為記錄之後是否能夠編輯或刪除檔。

如果已建立與記錄中心網站的連線，使用者可以使用 [ 傳送至 ] 命令，手動將檔傳送至記錄中心網站。 當伺服器陣列管理員設定與記錄中心網站的連線時，此命令會在所有使用中檔上變成可用。 視連線的設定方式而定，檔可以複製到記錄中心網站、移至記錄中心網站，或移至記錄中心網站，並提供檔維護的連結。

雖然手動將記錄傳送至記錄中心網站並非實際的大規模解決方案，但您可以使用它來補充建立記錄的其他方法。

定義原則

保留原則會指定在特定時間點對檔採取的動作。 原則動作會自動發生。 使用者不需要啟動動作。

兩個原則動作特別與記錄管理相關：將檔案傳輸到另一個位置，以及將檔宣告為記錄。 如果記錄中心網站的連線存在，您可以建立將檔傳送至記錄中心網站的原則。 原則也會指定是否要將檔案複製到記錄中心網站、移動檔或移動它，並在文件庫中留下連結。 如果已啟用月臺的就地記錄管理，您可以建立將檔宣告為記錄的原則。 您也可以使用 SharePoint 物件模型來建立自訂動作。

保留原則可以有多個階段。 例如，您可以建立保留原則，在上次變更檔一年後刪除所有舊版的檔，並在上次變更檔五年後將檔案傳輸至記錄中心網站。

如果已啟用月臺的就地記錄管理，月臺可以同時包含使用中檔和記錄。 在此情況下，您可以為使用中檔和記錄指定不同的保留原則。 例如，您可以建立原則，將使用中檔宣告為檔建立後兩年的記錄，並建立第二個原則，在記錄宣告為記錄七年後刪除該記錄。

建立工作流程

當您使用 SharePoint Designer 建立工作流程時，可以新增動作以將專案傳送至存放庫。 藉由使用此動作，您可以建立將檔傳送至記錄中心網站的工作流程。 您也可以在工作流程中包含其他動作。 例如，您可以建立一個工作流程，將電子郵件訊息傳送給要求核准的檔作者，然後將檔傳送至記錄中心網站。 您可以藉由建立保留原則來合併原則和工作流程，以在檔建立一年後執行新的工作流程。

您也可以使用 SharePoint 物件模型來建立自訂工作流程，以將檔案複製到記錄中心網站。 將檔案傳送至記錄中心網站的工作流程可以整合到您的檔管理系統中，作為引導檔經歷其生命週期之工作流程的一部分。 對於具有可預測生命週期的檔案類型，例如費用報表，您可以實作一個工作流程，引導檔完成其各種階段，最後一個步驟是將檔的複本傳送至記錄中心網站。 建立新檔可觸發工作流程。

使用自訂解決方案

您可以開發自訂解決方案，使用 Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 命名空間中的物件，將其他資料來源的內容傳送至記錄中心網站。 如需如何使用 SharePoint Server 物件模型實作自訂解決方案的詳細資訊，請參閱 SharePoint Server 軟體發展工具組 (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) 。

完成您的計畫

開發檔案計畫並檢閱將內容移至記錄中心網站的方法之後，請決定如何將每種記錄傳送至記錄中心網站，以完成檔案計畫。 要考慮的事項包括：

• 是否強制執行合規性或是自願性？

• 您可以依賴組織中使用者的合作來遵守記錄管理程式嗎？ 一般而言，請避免手動處理。 不過，在需要時，請建立適當的訓練和監視，以確保小組合規性。

• 內容會儲存在 SharePoint Server 檔管理伺服器上嗎？

• 您是否維護實體內容？ 管理使用中的實體內容，例如硬式複製或 CD-ROM，並將它傳送至記錄保存庫以進行保留 (以及追蹤記錄中心網站中的記錄) 需要本主題中未說明的唯一規劃。 例如，如果沒有電子版本的紙張檔存在，您可能必須使用具有相關聯原則和工作流程的清單來追蹤專案。

下表顯示範例檔案計畫中的某些記錄如何移至記錄中心網站：

文件	描述	媒體	來源位置	變成記錄...
權益方案	員工福利計劃的描述。	網頁	SharePoint Server 文件庫	使用與到期原則相關聯的自訂工作流程
保險計劃	員工保險計劃的描述。	列印	與 SharePoint Server 中的清單專案相關聯的實體檔	將它傳送至實體保存庫，並在記錄中心網站中建立清單專案，以使用條碼) 來追蹤 (
薪資工時表	工作、加班及支付薪資時數的摘要。	電子文件	薪資記錄伺服器不是以 SharePoint Server 為基礎	使用自訂程式
產品開發檔案	產品規格和相關聯的檔。	電子文件	SharePoint Server 文件庫	使用與到期原則相關聯的自訂工作流程，並使用 [傳送至 ] 命令手動使用