設定 Microsoft 365 群組的到期原則

本文將告訴您如何設定 Microsoft 365 群組的到期原則,以管理這類群組的生命週期。 您只能為 Azure Active Directory (Azure AD) 中的 Microsoft 365 群組設定到期日。

一旦您為群組設定到期日:

  • 具有使用者活動的群組會在接近到期時自動續約。
  • 如果群組未自動續約,則群組的擁有者會收到群組續約通知。
  • 未續約的群組會予以刪除。
  • 群組擁有者或管理員可以在 30 天內還原任何已刪除的 Microsoft 365 群組。

目前,您只能為 Azure AD 組織中的所有 Microsoft 365 群組設定一個到期原則。

注意

設定和使用 Microsoft 365 群組的到期原則時,需要您擁有但不一定要為套用到期原則的所有群組成員指派 Azure AD Premium 授權。

如需有關如何下載及安裝 Azure AD PowerShell Cmdlet 的資訊,請參閱 Azure Active Directory PowerShell for Graph 2.0.0.137

以活動為基礎的自動更新

運用 Azure AD 情報,現在會根據最近是否使用過群組,來自動續約群組。 此功能不需要群組擁有者手動採取動作,因為它是以跨 Microsoft 365 服務 (例如 Outlook、SharePoint、Teams 或 Yammer) 群組中的使用者活動為基礎。 例如,如果擁有者或群組成員確實執行作業 (例如,將文件上傳至 SharePoint、造訪 Teams 頻道、將電子郵件傳送至 Outlook 中的群組,或檢視 Yammer 中的貼文),則大約會在群組到期之前的 35 天自動續約群組,而且擁有者不會收到任何續約通知。

例如,請考慮設定到期原則,讓群組在閒置 30 天後到期。 不過,若要避免在啟用群組到期的那天傳送到期電子郵件 (因為沒有任何記錄活動),Azure AD 會先等待五天。 如果這五天內有活動,則到期原則會如預期運作。 如果五天內沒有任何活動,則我們會傳送到期/續約電子郵件。 當然,如果群組有五天未作用,則會傳送一封電子郵件,然後群組就會變成作用中,而我們會自動續約該群組,並再次開始到期期間。

自動續約群組到期日的活動

下列使用者動作會導致自動群組續約:

  • SharePoint:檢視、編輯、下載、移動、共用或上傳檔案
  • Outlook:加入群組、讀取/寫入群組空間中的群組訊息,例如訊息 (在 Outlook Web Access 中)
  • Teams:造訪 Teams 頻道
  • Yammer:檢視 Yammer 社區內的貼文或 Outlook 中的互動式電子郵件

稽核與報告

管理員可以從 Azure AD 中的活動稽核記錄取得自動續約的群組清單。

Automatic renewal of groups based on activity

角色和權限

下列角色可以針對 Azure AD 中的 Microsoft 365 群組設定和使用到期日。

角色 權限
全域管理員、群組管理員或使用者管理員 可以建立、讀取、更新或刪除 Microsoft 365 群組到期原則設定
可以續約任何 Microsoft 365 群組
User 可以續約他們擁有的 Microsoft 365 群組
可以還原他們擁有的 Microsoft 365 群組
可以讀取到期原則設定

如需還原已刪除群組之權限的詳細資訊,請參閱在 Azure Active Directory 中還原已刪除的 Microsoft 365 群組

設定群組到期日

  1. 使用帳戶來開啟 Azure AD 管理中心,而此帳戶是 Azure AD 組織中的全域管理員。

  2. 選取 [群組],然後選取 [到期],以開啟到期設定。

    Expiration settings for groups

  3. 在 [到期] 頁面上,您可以:

    • 設定群組的存留期 (以天為單位)。 您可以選取其中一個預設值或自訂值 (應該是 30 天或以上)。
    • 指定當群組沒有擁有者時應該傳送續訂和到期通知的電子郵件地址。
    • 選取過期的 Microsoft 365 群組。 您可以設定下列項目的到期日:
      • 「所有」Microsoft 365 群組
      • 「所選取」Microsoft 365 群組的清單
      • 「無」以限制所有群組的到期日
    • 當您完成時,選取 [儲存] 會儲存您的設定。

注意

  • 當您第一次設定到期日時,除非自動續約群組或由擁有者進行續約,否則會將任何早於到期間隔的群組都設定為 35 天,直到到期日為止。
  • 刪除並還原動態群組時,會將其視為新群組,並根據規則重新填入。 此程序最多可能需要 24 小時。
  • Teams 中所使用群組的到期通知會出現在 [Teams 擁有者] 摘要中。
  • 當您啟用所選取群組的到期日時,最多可以將 500 個群組新增至清單。 如果您需要新增 500 個以上的群組,則可以啟用所有群組的到期日。 在該案例中,500 個群組的限制並不適用。

電子郵件通知

如果未自動續約群組,則會在群組到期日之前的 30 天、15 天和 1 天,將這種電子郵件通知傳送給 Microsoft 365 群組擁有者。 電子郵件的語言取決於群組擁有者的慣用語言或 Azure AD 語言設定。 如果群組擁有者已定義慣用語言,或多個擁有者都有相同的慣用語言,則會使用該語言。 針對其他所有情況,則會使用 Azure AD 語言設定。

Expiration email notifications

從 [續約群組] 通知電子郵件中,群組擁有者可以直接存取存取面板中的群組詳細資料頁面。 使用者可以從該處取得群組的相關詳細資訊,例如其描述、其最後更新時間、其到期時間,還能夠更新群組。 群組詳細資料頁面現在也包括 Microsoft 365 群組資源的連結,以方便群組擁有者檢視其群組中的內容和活動。

重要

如果通知電子郵件有任何問題,但未寄出或延遲,則請確保 Microsoft 絕不會在傳送最後一封電子郵件之前刪除群組。

當群組到期時,會在到期日隔天刪除群組。 這種電子郵件通知會傳送給 Microsoft 365 群組擁有者,通知他們 Microsoft 365 群組的到期日和後續刪除。

Group deletion email notifications

在刪除群組後的 30 天內,您可以選取 [還原群組] 或使用 PowerShell Cmdlet 來還原群組,如在 Azure Active Directory 中還原已刪除的 Microsoft 365 群組所述。 請注意,您無法自訂 30 天的群組還原期間。

如果您要還原的群組包含文件、SharePoint 網站或其他持續物件,則可能需要 24 小時,才能完全還原群組及其內容。

如何擷取 Microsoft 365 群組到期日

除了可讓使用者檢視群組詳細資料 (包括到期日和上次續約日期) 的 [存取面板] 之外,還可以從 Microsoft Graph REST API 搶鮮版 (Beta) 中擷取 Microsoft 365 群組的到期日。 已在 Microsoft Graph 搶鮮版 (Beta) 中啟用作為群組屬性的 expirationDateTime。 您可以使用 GET 要求進行擷取。 如需更多詳細資料,請參閱此範例

注意

若要在 [存取面板] 上管理群組成員資格,需要將 [Azure Active Directory 群組一般設定] 中的 [在存取面板中限制群組存取權] 設定為 [否]。

當群組到期而被刪除時,在刪除後的 30 天之後,系統就會將來自應用程式 (例如「行事曆」、「網站」或「小組」) 的群組資料永久刪除,但是會保留法務保留中的群組信箱,而不會永久刪除。 系統管理員可以使用 Exchange Cmdlet 來還原信箱以擷取資料。

Microsoft 365 群組到期如何與保留原則搭配運作

保留原則的設定是透過 [安全性與合規性中心]。 如果您已設定 Microsoft 365 群組的保留原則,則在群組到期而被刪除時,系統會根據保留原則中所定義的特定天數,將群組信箱中的群組交談以及群組網站中的檔案保留在保留容器中。 在群組到期後,使用者將看不到該群組及其內容,但可以透過電子文件探索來復原網站和信箱資料。

PowerShell 範例

以下範例說明如何使用 PowerShell Cmdlet 來設定 Azure AD 組織中 Microsoft 365 群組的到期設定:

  1. 安裝 PowerShell v2.0 模組,並在 PowerShell 提示處登入:

    Install-Module -Name AzureAD
    Connect-AzureAD
    
  2. 設定到期設定:使用 New-AzureADMSGroupLifecyclePolicy Cmdlet,將 Azure AD 組織中所有 Microsoft 365 群組的存留期都設定為 365 天。 如果 Microsoft 365 群組沒有擁有者,則會將其續約通知傳送給 'emailaddress@contoso.com'

    New-AzureADMSGroupLifecyclePolicy -GroupLifetimeInDays 365 -ManagedGroupTypes All -AlternateNotificationEmails emailaddress@contoso.com
    
  3. 擷取現有原則 Get-AzureADMSGroupLifecyclePolicy:此 Cmdlet 會擷取目前已設定的 Microsoft 365 群組到期設定。 在此範例中,您可以看見:

    • 原則識別碼
    • Azure AD 組織中所有 Microsoft 365 群組的存留期都設定為 365 天
    • 如果 Microsoft 365 群組沒有擁有者,則會將其續約通知傳送給 'emailaddress@contoso.com'。
    Get-AzureADMSGroupLifecyclePolicy
    
    ID                                    GroupLifetimeInDays ManagedGroupTypes AlternateNotificationEmails
    --                                    ------------------- ----------------- ---------------------------
    26fcc232-d1c3-4375-b68d-15c296f1f077  365                 All               emailaddress@contoso.com
    
  4. 更新現有的原則 Set-AzureADMSGroupLifecyclePolicy:此 Cmdlet 可用來更新現有的原則。 在以下範例中,現有原則中的群組存留期會從 365 天變更為 180 天。

    Set-AzureADMSGroupLifecyclePolicy -Id "26fcc232-d1c3-4375-b68d-15c296f1f077" -GroupLifetimeInDays 180 -AlternateNotificationEmails "emailaddress@contoso.com"
    
  5. 將特定群組新增至原則 Add-AzureADMSLifecyclePolicyGroup:此 Cmdlet 會將群組新增至生命週期原則。 例如:

    Add-AzureADMSLifecyclePolicyGroup -Id "26fcc232-d1c3-4375-b68d-15c296f1f077" -groupId "cffd97bd-6b91-4c4e-b553-6918a320211c"
    
  6. 移除現有原則 Remove-AzureADMSGroupLifecyclePolicy:此 Cmdlet 會刪除 Microsoft 365 群組到期設定,但需要原則識別碼。 此 Cmdlet 會停用 Microsoft 365 群組的到期日。

    Remove-AzureADMSGroupLifecyclePolicy -Id "26fcc232-d1c3-4375-b68d-15c296f1f077"
    

下列 Cmdlet 可用來更詳細地設定原則。 如需詳細資訊,請參閱 PowerShell 文件

  • Get-AzureADMSGroupLifecyclePolicy
  • New-AzureADMSGroupLifecyclePolicy
  • Set-AzureADMSGroupLifecyclePolicy
  • Remove-AzureADMSGroupLifecyclePolicy
  • Add-AzureADMSLifecyclePolicyGroup
  • Remove-AzureADMSLifecyclePolicyGroup
  • Reset-AzureADMSLifeCycleGroup
  • Get-AzureADMSLifecyclePolicyGroup

後續步驟

這些文章提供有關 Azure AD 群組的其他資訊。